Кадровый электронный документооборот

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести “в цифру”. Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно?

Бумажные и электронные документы в трудовых отношениях

В наш век господства “цифры” над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже грядущая замена святая святых – бумажных трудовых книжек на электронные – все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Примечание. См. статьи “Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте” на с. 50 журнала N 8, 2021 и “Как суды относятся к электронным заявлениям работников” на с. 42 журнала N 7, 2021.

Минтруд России продолжает эксперимент по переводу кадровых документов из бумажной формы в электронную. Подробнее о законопроекте мы писали в прошлом номере. Работодателям – участникам эксперимента предложат самостоятельно определить, какие документы целесообразно перевести полностью в электронный формат.

Данная идея в целом правильная. Хотя нельзя не отметить и потенциальные сложности: финансовые затраты при переходе на электронный оборот, ригидность системы, недоверие работников к электронным документам (зачастую вполне оправданное, так как из электронных систем, расположенных у работодателя, практически нереально сделать заверенные нотариусом копии для возможного разбирательства в суде). И безусловно, сложность ознакомления работника с документом. Это на данный момент главное препятствие при переводе большей части документов в электронный формат. Логично, что те же личные карточки, ознакомление с приказами, графиками отпусков и прочими внутренними документами эффективнее и удобнее вести в электронной системе, в которую предоставлен доступ работникам. Гораздо проще выложить график отпусков для ознакомления на сервер, чем обходить весь коллектив и получать подписи. Однако законодатель требует от нас доказанного ознакомления работника с документом. То есть подписи работника.

Этот вопрос мог бы быть снят оформлением электронной цифровой подписи для каждого работника при приеме на работу (либо приема работника с уже оформленной подписью). Применение электронной подписи (ЭП) регламентировано Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).

Фрагмент документа. Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

Статья 6 “Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью”

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

А п. 3 ст. 4 Закона N 63-ФЗ подчеркивает недопустимость признания электронной подписи и подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что она создана не собственноручно.

Любопытно, что в ТК РФ слово “бумажный” упоминается только в отношении документов именно дистанционных работников. Ранее возможность существования документов в ином, отличном от бумажного, виде даже не предполагалась законодателем. Теперь же, допуская существование документов в ином формате, законодатель обязывает работодателя составлять трудовой договор не только в электронном виде, подписанном электронными подписями, но и в бумажном, направляя его работнику по почте. То же правило касается приказа об увольнении. Таким образом, формально подписание трудового договора, приказов и прочих документов не запрещено и с остальными работниками в виде электронных документов с использованием ЭП. По аналогии с дистанционными работниками корректно было бы также все-таки составлять трудовой договор и приказ об увольнении в бумажном виде, кроме того, само собой разумеется, невозможно пока вести трудовые книжки в электронной форме.

Однако, несмотря на формальное отсутствие запрета, мало кто из работодателей решится на подобный эксперимент самостоятельно.

Многих останавливает и финансовая сторона вопроса. Безусловно, нельзя обязать работников за свой счет оформить и поддерживать работоспособность электронной подписи. Соответственно, работодателям придется оплатить обеспечение персоналу технической возможности подписывать документы с ее использованием.

Что перевести можно

Что же мы можем на данный момент перевести в электронный формат, не нарушая трудового законодательства и без дополнительных финансовых затрат? На самом деле список не так уж и велик.

1. Документы с дистанционными работниками. Специфика взаимоотношений с ними такова, что законодатель вынужден был разработать правила электронного обмена документами (гл. 49.1 ТК РФ). Причем законность обмену документами придает использование усиленной квалифицированной электронной подписи (как со стороны работодателя, так и работника). Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, ее использование допустимо как при подписании трудового договора, так и при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя, направлении работником заявлений, служебных записок, иных документов.

Примечание. Кому можно установить дистанционный труд, какие изменения внести в трудовой договор (с примерами формулировок), а также пошаговую инструкцию для установления дистанционной работы читайте в статье “Переводим работников на дистанционный труд” на с. 11 журнала N 3, 2021.

Отдельно не оговаривается, но использование электронной подписи возможно и при ознакомлении с записями в трудовой книжке, которое фиксируется в личной карточке. А значит, можно перевести в электронный формат и ведение личных карточек, приказов о премировании, отпусках и т.п. Правда, здесь не забываем о том, что работник должен использовать свою электронную подпись для подтверждения ознакомления с соответствующими документами и записями.

Единственными документами, ведение которых для дистанционных работников должно быть в бумажном виде, являются:

– сам трудовой договор, бумажная копия которого направляется работодателем работнику;

– и приказ об увольнении.

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО “Профиль”

Когда еще дистанционному работнику и работодателю может понадобиться обмен бумажными документами, помимо трудового договора и приказа об увольнении?

Это следующие случаи:

– оплата больничного, предоставление пособий, связанных с материнством (если был выдан не электронный больничный лист, а бумажный). Работнику придется направить работодателю подлинники документов, предусмотренных законодательством, по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ);

– просьба работника выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Работодатель обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).

К тому же работодатель может потребовать от кандидата на работу направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления при поступлении на работу (перечисленных в ст. 65 ТК РФ), на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовую книжку дистанционным работникам по отдельному соглашению сторон можно не вести (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Если же работник хочет оформить запись в трудовой книжке, ему предстоит лично принести ее работодателю (либо направить по почте). Очевидно, что после введения электронной трудовой книжки и данная проблема будет снята (если только работник сам не захочет, чтобы в бумажной версии стояла соответствующая запись).

Условие о применении электронной подписи можно согласовать в трудовом договоре (Пример 1).

Пример 1. Фрагмент раздела “Общие положения” трудового договора с дистанционным работником (об обмене электронными документами).

2. Общие положения

<…>

2.8. Взаимодействие и обмен документами между Работником и Работодателем осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Каждая из Сторон обязуется своевременно оформить получение соответствующей электронной подписи и обеспечить ее работоспособность в течение всего срока действия Договора. В случае отсутствия у Работника электронной подписи он обязуется лично приезжать в место расположения Работодателя для передачи и/или получения документов, оформляемых в бумажном виде. Присутствие у Работодателя Работник должен обеспечить в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения соответствующего извещения от Работодателя.

2.9. Стороны договорились не вносить записи о работе у Работодателя в трудовую книжку Работника.

<…>

Мнение. Алевтина Калитовская, старший юрисконсульт ООО “Профиль”

Здесь есть один момент, на который хотелось бы обратить внимание. В отличие от проводимого Минтрудом России эксперимента, трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи сотрудника. Поэтому этот вопрос решается по соглашению сторон. Если работодатель заинтересован в работнике, он сам предложит оплатить все издержки сотрудника на получение электронной подписи. Либо возможна ситуация, когда работодатель имеет аккредитованный удостоверяющий центр, поскольку работает в основном с дистанционными работниками, и потому оформляет им подписи также за свой счет. В иных случаях работнику придется раскошелиться и самостоятельно оплатить расходы на получение электронной квалифицированной подписи (именно такая ситуация приведена в Примере 1).

2. Расчетные листки. Второй документ, который мы можем официально без дополнительного заверения электронной подписью направлять работникам (причем абсолютно всем, не только дистанционным) в электронном виде, – это расчетный листок. Напомним, что согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:

– о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

– размерах иных сумм, начисленных работнику (денежных компенсаций за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.);

– размерах и основаниях произведенных удержаний;

– общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Примечание. Подробнее о расчетном листке см. на с. 54.

Форму расчетного листка утверждает работодатель (с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов).

Примечание. Подробно рассмотрено, кто представляет интересы работников, чем отличается порядок учета мнения от получения согласия и уведомления профсоюза и в каких случаях это необходимо, в статье “Учет мнения представителя работников” на с. 11 журнала N 8, 2021.

Поскольку сейчас подавляющее большинство работодателей перевело работников на получение заработной платы в безналичной форме (на карточку в банке), то старая система выдачи расчетного листка в кассе одновременно с заработной платой ушла в прошлое. Соответственно, выделять ответственного сотрудника, который будет тратить время на распечатку листков, их подготовку для работников (разрезать бумагу), обход и выдачу лично в руки два раза в месяц – неразумная расточительность трудового ресурса. В связи с этим у работодателей справедливо возник вопрос: нельзя ли организовать рассылку расчетных листков на электронную почту работников? Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2021 N 14-1/ООГ-1560. Как отметили чиновники, ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника. Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте.

Предлагаем включить соответствующий пункт в трудовой договор (или дополнительное соглашение к договору) в той части, где определяется, куда будет перечисляться заработная плата работника. Адрес электронной почты следует также внести в договор либо получить от работника в виде заявления, чтобы впоследствии не возникало недоразумений (Пример 2).

Пример 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору о направлении расчетного листка по электронной почте.

3. Документы, не требующие доказанного ознакомления с ними работника. Эта группа документов также относится ко всем работникам, не только дистанционным. В электронном виде могут создаваться и храниться, например:

– записки-расчеты о предоставлении отпуска;

– штатное расписание/штатная расстановка;

– табели учета рабочего времени.

Их достаточно подписать электронной подписью ответственного лица – кадровика, главбуха, табельщика, специалиста по заработной плате.

При необходимости (например, для представления проверяющим органам или в суд в случае наличия трудового спора) все эти документы можно распечатать и заверить подписью ответственного сотрудника.

4. Документы, ведение которых не является обязанностью работодателя. Сюда относятся вспомогательные документы, которые ведутся больше для удобства работодателя, а не потому, что так предписал закон, в частности:

– журнал учета трудовых договоров;

– журнал учета должностных инструкций и инструкций по профессии;

– кадровое заполнение предприятия;

– книга регистрации приказов по кадрам и т.п.

Что вести в электронном виде нельзя

Бесспорно, что практически все кадровые документы могут составляться в электронном виде (и составляются, за отдельными исключениями). Но те, с которыми должен быть ознакомлен работник, следует распечатать и предоставить ему на подпись. Если у работника имеется электронная подпись, допустимо часть документов, где это технически возможно, подписывать с ее использованием (например, некоторые приказы). Но сделать это невозможно, если в документе упоминаются несколько лиц, часть из которых не имеет электронной подписи.

Примечание. О том, как суды воспринимают отправленные по электронной почте сообщения об открытом больничном листе, поручения директора, запросы документов, связанных с работой, согласие на отправку трудовой книжки по почте, читайте в статье “Суды об электронной переписке в трудовых отношениях” на с. 61 журнала N 9, 2021.

Кроме того, имеются документы, которые изначально составляются в бумажном виде, и ознакомить работника с оригиналами этих документов в электронном формате невозможно. Например, предписания проверяющих органов, распоряжения вышестоящих организаций, книги учета, журналы инструктажей, если они составлены в бумажном виде.

Не подлежат в настоящее время составлению в электронном виде:

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;

– трудовые книжки;

– трудовые договоры (даже составленные с использованием электронной подписи должны быть продублированы в бумажном виде);

– дополнительные соглашения к трудовым договорам (по аналогии с самими трудовыми договорами);

– приказы об увольнении.

В любом случае по возможности работникам кадровых служб стоит начать поэтапный перевод документации в электронный формат в тех ситуациях, где это допустимо, постепенно подготавливая работников к тому, что рано или поздно большая часть документации перейдет в цифровой формат. Способствуют этому как законодательные инициативы Минтруда России, так и реалии современности.

<1> Утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (приложение N 3).

Н. Сенаторова

Начальник

отдела юридического

и кадрового сопровождения

ЗАО “КИА Системы”

28 Октября 2021

Теги: Трудовое право