- Затраты на обеспечение электронной подписи: бухгалтерский и налоговый учет
- Защитный код
- Можно ли учесть расходы на электронную подпись при усн? :: ответы по налогам и взносам
- Особенности, если документ подписан квалифицированной электронной подписью
- Особенности, если документ подписан простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью
Затраты на обеспечение электронной подписи: бухгалтерский и налоговый учет
Настоящая статья адресована организациям, работающим с электронными документами, и затрагивает вопросы, связанные с правильным оформлением одного из главных реквизитов – электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Федеральный закон от 06. 04. 11 № 63-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” регулирует отношения по вопросу использования электронных подписей при: совершении гражданско-правовых сделок; оказании государственных и муниципальных услуг; исполнении государственных и муниципальных функций; совершении иных юридически значимых действий. Бухгалтеру организации, внедряющей электронную подпись, при ее использовании необходимо знать следующее:
- Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП.
Ключи ЭЦП представляют собой уникальную последовательность символов, известную владельцу сертификата ключа и предназначенную для создания в электронных документах ЭЦП, а в случае с открытым ключом – доступную любому пользователю информационной системы и предназначенную для подтверждения их подлинности в электронном документе.
Изготовление сертификатов ключей подписей, создание самих ключей являются услугами, оказываемыми удостоверяющим центром, поэтому сама ЭЦП, как и сертификаты ключей подписей, не может быть передана накладной, так как не относится к материальным активам, приобретенным по договору с удостоверяющим центром.
Согласно нормам ст. 783 и ст. 720 ГК РФ факт приемки услуг удостоверяется актом, подписываемым сторонами договора. Затраты организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 9/99).
Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99). Порядок признания должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.
Пример 1.
Организация от удостоверяющего центра получила сертификаты ключей ЭЦП уполномоченных сотрудников на сумму 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб. Оплата произведена по безналичному расчету. Передача ключей оформлена накладной. Счет-фактура получен. Организация применяет общий режим налогообложения.
В бухгалтерском учете производятся следующие записи ( Табл.1):
Таблица 1
Содержание операции | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | |
Д-т | К-т | ||
Произведена оплата за сертификаты ключей ЭЦП удостоверяющему центру |
| 60, субсч. “Расчеты с удостоверяющим центром” | А |
Услуги по изготовлению сертификатов ключей ЭЦП списаны в составе общехозяйственных расходов | 10000 | 26 | 60, субсч. “Расчеты с удостоверяющим центром” |
Принят НДС к вычету | 1800 | 19 | 60, субсч. “Расчеты с удостоверяющим центром” |
В налоговом учете определяющим критерием для признания расходов является то, что затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме составления первичных документов в электронном виде с применением ЭЦП, налогоплательщику предоставлено право, а в некоторых случаях вменено в обязанность представление в электронном виде отчетности, следовательно, расходы по оплате услуг удостоверяющего центра полностью соответствуют критерию обоснованности, установленному п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, расходы на оплату услуг удостоверяющих центров могут быть признаны при исчислении налога на прибыль.
Налоговый кодекс РФ предусматривает учет в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции, затрат организации на: юридические и информационные услуги; оплату услуг вычислительных центров, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы); другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Их перечень не является исчерпывающим, поэтому расходы на оплату услуг удостоверяющего центра в размере 10 000 руб. могут быть признаны в составе прочих расходов. Согласно положениям п. 1 ст. 318 НК РФ эти расходы являются косвенными.
Сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Пример 2.
Компания “Альфа” 17.06.11 заплатила ООО “Бета” 2 000 руб., в том числе НДС 18%, за ключи ЭЦП, предназначенные для электронного документооборота при таможенном оформлении грузов. ООО “Бета” выписало товарную накладную и счет-фактуру 17.06.11. Электронная подпись изготовлена 18.07.11.
Акт на оказание услуг при получении ключей ЭЦП датирован 18.07.11.
Содержание операции | Сумма, руб. | Корреспонденция счетов | |
Д-т | К-т | ||
17. 06.11 | |||
Перечислен аванс ООО “Бета” за ключи ЭЦП |
| 60, субсч.”Расчеты по авансам выданным” |
|
НДС предъявлен к вычету с суммы | 305,08 | 68, субсч.”Расчеты по НДС” | 76,субсч.”НДС с авансов выданных” |
18.07.11 | |||
В составе общехозяйственных расходов учтены затраты на изготовление ключей ЭЦП | 1694,92 | 26 | 60, субсч.”Расчеты с ООО “Бета” |
НДС в составе затрат на изготовление ключей ЭЦП | 305,08 | 19 ,субсч.”НДС по оказанным услугам” | 60, субсч.”Расчеты с ООО “Бета” |
Учтен аванс, перечисленный поставщику | 2 000 | 60, субсч.”Расчеты с ООО “Бета” | 60, субсч.”Расчеты по авансам выданным” |
Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету | 305,08 | 76, субсч.”НДС с авансов выданных” | 68, субсч. “Расчеты по НДС” |
Принят к вычету НДС в стоимости оказанных услуг | 305,08 | 68, субсч.”Расчеты по НДС” | 19, субсч. “НДС по оказанным услугам” |
Приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н установлены процедуры взаимодействия участников электронного документооборота по выставлению и получению счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП оператором электронного документооборота. Причем выставлять и получать их компания может через нескольких операторов. Но если у продавца и покупателя разные операторы, то счет-фактура пройдет только при совместимости их программного обеспечения.
Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и только при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки, т. е. покупатель вправе по своему усмотрению отказаться принимать электронный документ, а продавец – выставлять.
Счет-фактура в электронном виде считается:
- – выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и полученного через оператора;
- – полученным покупателем, если ему поступило подтверждение оператора при наличии извещения покупателя о получении, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором.
Для введения электронного документооборота должны быть утверждены форматы счетов-фактур и журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде (письмо Минфина России от 05.05.11 № 03−02−08/52). Чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу использовались при вычете НДС, они должны быть подписаны электронной подписью.
Р. В. Филатова, руководитель направления “АКГ ВЕРДИКТУМ”
Номер журнала 09.11
Защитный код
Разберемся в учете токена или флэшки, на которые записан код защиты. Флэш-карты принимаются к учету в составе материально-производственных запасов. Фактическая себестоимость данных МПЗ определяется исходя из цены их приобретения (п. п. 2, 5, абз. 3, 6 п.
6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина от 09.06.2001 г. № 44н). При оприходовании себестоимость флэш-карт отражается по дебету счета 10 «Материалы». На дату их передачи в эксплуатацию фактическая себестоимость списывается на затраты производства (п. п.
Сформированная фактическая себестоимость МПЗ при передаче электронного устройства в бухгалтерию списывается со счета 10 в дебет счетов учета затрат (например, счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу»).
Чтобы обеспечить сохранность этих активов и контроль за их движением при эксплуатации себестоимость можно отразить, например, на забалансовом счете 013 «Материально-производственные запасы, находящиеся в пользовании» (пп. «в» п. 6 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28.12.2001 г.
№ 119н, Инструкция по применению Плана счетов). Теперь о налоговом учете. Затраты организации на приобретение флэш-карт относятся к материальным расходам в период передачи их в эксплуатацию. Стоимость такого оборудования определяется исходя из цены его приобретения без учета НДС (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).
Таким образом, токен или флэшку, на которые записан код защиты, нужно учесть на счете 10 «Материалы». Затем эту стоимость разрешается единовременно списать в бухгалтерские расходы (на счет 26 или 44) и учесть при налогообложении прибыли в составе материальных трат на дату передачи электронного устройства в бухгалтерию.
Можно ли учесть расходы на электронную подпись при усн? :: ответы по налогам и взносам
Особенности, если документ подписан квалифицированной электронной подписью
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Исключение: если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Подтверждение: ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 6 апреля 2021 г.
Особенности, если документ подписан простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в ряде случаев. А именно: в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Вывод:электронные первичные документы могут быть использованы в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль. При этом такие документы должны быть подписаны электронной подписью (либо квалифицированной электронной подписью, либо простой (усиленной неквалифицированной) электронной подписью – при выполнении необходимых условий).
Важное дополнение:электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.
Подлинность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.
Подтвердила данную позицию и ФНС России в своем недавнем письме от 19 мая 2021 г. № СД-4-3/8904.
Вместе с тем ФНС России напомнила, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).
