12.08.2021 Минцифры разъяснило порядок работы с электронными подписями после 1 января 2022 года :: Разъяснения государственных органов

Что нужно сделать работодателю

1. Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего. Это могут быть локальные нормативные акты, приказы о предоставлении отпуска или о направлении в командировку.
2. Получить квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре Контура или в другом УЦ, аккредитованном Минкомсвязи РФ.
3. Подготовить приказ или распоряжение о переходе компании на электронный документооборот: например, регламент об используемом типе подписи.
4. Для действующих сотрудников включить информацию о переходе на ЭДО в дополнительные соглашения. По мере приема на работу новых сотрудников вносить эту информацию в трудовые договоры с указанием порядка использования ЭП, обязанностей работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи и информации по хранению документов.
5. Обучить сотрудников работать в системе.
6. Определить статус компании относительно эксперимента Минтруда:
   • Работодатель не участвует в эксперименте Минтруда и не планирует участвовать. Тогда все электронные документы нужно дублировать на бумаге. К моменту принятия закона об ЭДО у работодателя будет настроен удобный сервис для кадрового документооборота, а бухгалтеры, экономисты и другие сотрудники будут обучены работать в системе.
   • Работодатель участвует в эксперименте Минтруда или планирует стать участником. Участники эксперимента могут не дублировать документы на бумаге.

Что нужно сделать сотрудникам

Получить электронную подпись, чтобы подписывать электронные документы. Выбор подписи зависит от типа документов, которые будет присылать работодатель. Подробнее об электронных подписях

Что будет с укэп, выданными удостоверяющими центрами, не получившими аккредитацию до 1 июля 2021 года?

В письме Минцифры России разъяснило, что УКЭП, полученные до 1 июля 2021 года удостоверяющими центрами, которые не прошли аккредитацию по новым правилам, будут действовать только до 1 января 2022 года. При этом выдача такими удостоверяющими центрами УКЭП после 1 июля 2021 года невозможна.

Такие удостоверяющие центры могут получить аккредитацию и после 1 июля 2021 года. При этом действуют следующие правила:

• УКЭП, выданные таким удостоверяющим центром с 1 июля 2021 года до получения аккредитации, недействительны;
• УКЭП, выданные до 1 июля 2021 года, в случае прохождения аккредитации по новым правилам до 31.12.2021 будут действовать после 1 января 2022 года вплоть до окончания срока ее действия.

Из приведенных разъяснений также следует, что если УКЭП выдана после прохождения аккредитации, которая произошла в период с 1 июля по 31 декабря 2021 года, то она также действует до окончания своего срока действия.

Проверить статус удостоверяющего центра, выдавшего подпись, можно на официальном сайте Минцифры России.

Выдача документов на бумажном носителе

Борис Зингерман:

«Несмотря на ЭДО, возникают ситуации, когда нужно выдать копию медицинского документа на бумаге. В 24 пункте приказа вводится понятие бумажной копии электронного медицинского документа, оригинальность которого подтверждается подписью уполномоченного сотрудника медорганизации».

Для чего нужен кадровый эдо

Кадровый электронный документооборот упрощает работу с документами для обеих сторон. Работодатель получает инструмент для быстрого сбора оригиналов документов. Сотрудникам больше не нужно приходить в отдел кадров, чтобы ознакомиться с приказом или подать заявление. Документы можно подписать удаленно — собственноручную подпись заменяет электронная.

Документ

Письмо Минцифры России от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604

Как подстраховаться на случай проверок, если компания не является участником эксперимента

Значимые документы в электронном виде нужно дублировать на бумаге.

Какие документы можно переводить в электронный формат

Практически все кадровые документы. Но если компания не является участником эксперимента Минтруда, их нужно дублировать на бумаге.

Какие компании могут переходить на кэдо

Любые компании независимо от сферы деятельности и размера штата.

Локальный акт для перехода на эдо

Борис Зингерман:

«Многие коллеги считают, что в этом пункте написано: МО может сама принять решение, какие документы вести в электронной форме, и при этом все другие организации, включая территориальные фонды, обязаны принимать такие документы. То есть у медорганизации появляется довольно большая свобода выбора, какие документы переводить в электронную форму, и все партнеры МО по электронному документообороту должны эти документы в электронной форме принимать. А как это может быть организовано? Пункт 4 приказа звучит следующим образом:

То есть медицинская организация выбирает документы и регламентирует их ведение своим локальным внутренним актом. В этом акте должны содержаться:

• перечень форм и видов электронных медицинских документов
• перечень информационных систем, с помощью которых МО их ведет
• порядок доступа медицинских работников и иных лиц к электронным медицинским документам – сегодня ни в каких нормативных документах он не отражен и устанавливается либо на уровне региональных систем, как это сделано в Санкт-​Петербурге, либо на уровне внутренних систем медицинской организации. Согласно приказу, вы должны этот порядок для своей МО определить и закрепить внутренним локальным актом
• порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные документы
• порядок предоставления медицинской документации, необходимой для проведения контроля объемов, сроков, качества и так далее по тексту пункта.

Это, пожалуй, самая интересная часть приказа – использование электронного документооборота МО определяет своим внутренним локальным актом. И одновременно самая большая проблема. Было бы хорошо, если бы нам подарили типовое решение такого акта, которое мы бы дальше дорабатывали.

Сегодня Минздрав готовится выпускать методические рекомендации по использованию 947 приказа, и рабочая группа, обсуждая их, настаивала, чтобы прототип локального акта появился в приложении. Появится или нет мы не знаем, но, думаю, задача как всегда ляжет на пионеров и передовиков – те медицинские организации, которые дальше всех продвинулись в ЭДО. А остальные начнут у них «списывать».

Пока прототип локального акта не вышел, я рекомендую ориентироваться на ГОСТ Р 52636 – 2006 «Электронная история болезни. Общие положения». В нем описаны хотя бы ключевые элементы бизнес-​процесса, которые вы должны отразить в локальном акте. Есть хорошие формулировки, которые можно позаимствовать, и все-​таки ГОСТ является официальным документом, аналогов которому сегодня нет».

Михаил Бахтин:

«Должен сказать, что к сожалению или к счастью, здесь не произошло ничего нового для практики введения электронного документооборота на любом предприятии.

В лечебном учреждении этот номер [с локальным актом] пока не совсем проходит. То есть на самом деле он пишется очень просто, несколько вариантов есть, и, думаю, мы в ближайшее время выпустим прототип такого акта на растерзание Ассоциации. Но что-​то мне подсказывает, он вызовет больше споров, чем внесет ясность. По крайней мере, будет о чем спорить».

На какие законы опирается переход на эдо

Богатырева Анастасия Владимировна,

менеджер проектов СКБ Контур

Отказ от бумаги – да или нет?

Борис Зингерман:

«Другой ключевой пункт приказа звучит так:

Фраза, которую мы ждали 10 лет: «…без дублирования на бумажном носителе» за четыре месяца в Минюсте получила дополнение: «…в случае отсутствия заявления пациента или его законного представителя, составленного в простой письменной форме, о ведении его медицинской документации в бумажном виде…»

Что означает этот пункт, никто толком понять не может. Но что меня в этой ситуации радует – в отличие от 152-​ФЗ здесь принята другая, я бы сказал, запретительная форма. То есть мы ни о чем не должны спрашивать пациента, <….> характер организации документооборота полностью в ведении МО.

Михаил Бахтин:

«С 2021 года существует 63-​ФЗ «Об электронной подписи», в котором сказано, что электронные документы, подписанные электронной подписью, обладают абсолютно одинаковой юридической силой с бумажным документом, подписанным вручную. Но вот что сдерживает каждого главного врача.

Есть приказ о формах статучета и статотчетности, в котором прописана форма 003/​У «Медицинская карта стационарного пациента» – «….книга формата А4». И если в документе Минздрава написано, что история болезни – это книга, то федеральный закон как бы говорит: «да, можно издать книгу в электронном виде, но она все равно должна быть книгой».

Подписание электронного медицинского документа

Борис Зингерман:

«Сейчас принято, что подписывать документы можно только усиленной квалифицированной электронной подписью – УКЭП. Довольно дорого и сложно обеспечить всех врачей такими УКЭПами. Честно скажу, в рабочей группе я лоббировал подход, при котором внутри медицинской организации все подписывается простой подписью, а УКЭП – только то, что уходит вовне.

Мне не удалось этого добиться, хотя, на мой взгляд, это самая рабочая схема. Мне возражали эксперты, которые говорили, что УКЭП защищает врача от своей же МО. Это тоже правильная точка зрения и ее надо учитывать. Где найти здоровый баланс между стоимостью УКЭП и этим пунктом, вопрос сложный, но в приказе сделана попытка найти такой баланс.

Есть понятие медицинской карты, которая состоит из медицинских документов и медицинских записей. Медицинские документы – то, что надо подписать УКЭПом, а медицинские записи можно подписывать простой подписью. Чем отличаются документы от записей не совсем четко прописано, поэтому это от нас зависит, где мы проведем эту грань.

Далее в пункте 12 приказа есть примеры того, что можно считать записями:

• журналы, которые формируются на основе электронных документов
• записи, предназначенные для организации взаимодействия с другими информационными системами – специальные записи, которые вы отправляете в региональную систему, ВИМИС, например

и важный подпункт г), который звучит так:

• порядок ведения аналогов электронных медицинских записей на бумажных носителях не требует подписи и (или) печати медицинской организации

На мой взгляд, его можно читать так: любой документ, на котором не ставится печать медорганизации, можно не подписывать УКЭП. Но если печать ставится, нужно подписывать УКЭПом.

Последний ключевой пункт здесь: «Медицинские записи, полученные в автоматическим режиме в результате применения медицинских изделий, допущенных к обращению, не требуют подписания электронной подписью медицинского работника».

Мы всегда задавали вопрос, как подписать DICOM-​файлы компьютерной томограммы или видеоэндоскопии. Здесь четко написано, что эти документы не требуют усиленной подписи. По-​моему, очень ценное замечание».

Михаил Бахтин:

«Количество сертификатов, которые появляются у врачей, достаточно сильно растет, и этому способствуют сервисы, которые уже запущены: электронные листки нетрудоспособности, электронные рецепты, межведомственное взаимодействие – налоговая, банк, территориальный фонд ОМС.

В какой-​то момент произойдет переход и подписи появятся у всех. Это сродни процессу перехода на банковские карты. Все знали, что они есть, но никто ими не пользовался, потому что в магазинах не было терминалов, а магазины не закупали оборудование, потому что люди приходили с наличными деньгами. Два-​три года длился переходный период, и карты появились у всех – спасибо зарплатным проектам.

Так и здесь. Если подпись покупается ради только одного сервиса, это дороговато; когда врач может ставить ее на все медицинские документы без ограничения, себестоимость владения сертификатом становится доступной для лечебного учреждения

Порядок применения “обезличенных” укэп для работы в государственных информационных системах

Минцифры России напомнило, что Закон № 476-ФЗ впервые позволил применять электронную подпись, в сертификате которой не указывается владелец – физическое лицо, действующее от имени организации (“обезличенные” квалифицированные электронные подписи юридического лица (КЭПЮЛ)).

По мнению ведомства, такие подписи можно применять не только в государственных информационных системах (при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций), но и в коммерческих информационных системах. При этом применение “обезличенной” КЭПЮЛ возможно при соблюдении двух условий:

1) подписание или проверка электронной подписи не требуют участия должностного лица организации и происходят в информационной системе, оператором которой является владелец “обезличенной” КЭПЮЛ;

2) в организации есть приказ (иной акт), определяющий лицо, ответственное за такую подпись  (впрочем, если акта нет, то ответственным признается руководитель).

Предполагается, что “обезличенные” КЭПЮЛ можно будет применять в автоматизированных информационных системах организаций, например, для автоматического подтверждения заказа в системе, размещенной на сайте интернет-магазина.

При этом для каждой системы можно получить отдельную подпись в ФНС России.

Регистрация электронного документа в рэмд

Борис Зингерман:

«Ключевую роль РЭМДа, которая на сегодняшний день заявлена, я бы назвал нотариатом электронных медицинских документов.

Мы понимаем – электронная подпись действует год, а хранить документ нужно 75 лет. Как это обеспечить? Вы зарегистрировали документ в РЭМД, получили подтверждение и это значит, что документ подписан по правилам и действует весь положенный срок, хотя электронная подпись под ним уже не действует».

Михаил Бахтин:

«Пункты 19 и 22 – это не вина приказа, а пока устоявшееся понимание или его отсутствие, какие именно данные должны и могут оставаться в медицинской системе МО, а какие должны передаваться в РЭМД. Например, мы отправляем в РЭМД сам документ или только сведения, что такой документ существует?

Пункты 4, 5 и 28 приказа не дают однозначного ответа, что именно подразумевается под электронным документом. Если по смыслу авторов мы говорим об Electronic Medical Record, то документ, в нашем понимании, это одно- или несколько страничное заключение, справка, выписка из электронной медицинской карты.

Если мы берем любимую форму 003/​у – это уже не атомарный документ, а книга, в которой последовательным образом собираются записи. И в зависимости от творчества врача, они могут занимать и три предложения, и полстраницы. Записью является и назначение, и дневник наблюдений, и результаты дополнительных методов исследования, которые мы получаем от специалистов и медоборудования.

Борис Валентинович сказал, что приказ разрешил не подписывать КТ, но на самом деле документом для истории болезни является не снимок, а заключение специалиста. Вот каким образом хранить эти многостраничные документы, это, наверное, один из самых сложных и неразрешенных вопросов с точки зрения данного приказа на сегодняшний день».

Укэп, выданные удостоверяющими центрами, аккредитованными после 1 июля 2020 года, будут действовать после 1 января 2022 года

Одним из ключевых изменений, внесенных Законом № 476-ФЗ, стала аккредитация удостоверяющих центров по новым правилам после 1 июля 2020 года.

По мнению Минцифры России, отраженному в комментируемом письме, УКЭП, выданные такими АУЦ в 2021 году, можно будет применять и после 1 января 2022 года вплоть до окончания срока их действия. УКЭП юридического лица или предпринимателя продолжает действовать независимо от того, кто является ее владельцем, – руководитель (ИП) или его представители.

Список удостоверяющих центров, аккредитованных после 1 июля 2020 года, публикуется на официальном сайте Минцифры России. Обращаем внимание, что ООО “НПЦ “1С” и АО “Калуга Астрал” получили аккредитацию по новым правилам и могут выдавать УКЭП, которые будут действовать и после 1 января 2022 года (до окончания срока действия).

После того как срок действия УКЭП истечет, руководителю организации или предпринимателю придется получать новую УКЭП в удостоверяющем центре ФНС России.

Форматэлектронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи

1. Настоящий формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи (далее – Формат), устанавливает требования к структуре и содержанию информации в электронной подписи (далее – ЭП).

В составе ЭП должна размещаться информация об исходном электронном сообщении, алгоритмах хэширования и ЭП, параметрах криптографических алгоритмов, времени создания ЭП, сертификат ключа проверки ЭП (далее – сертификат), иерархически обусловленная последовательность сертификатов, каждый последующий сертификат которой подписан ЭП, основанной на предшествующем сертификате, и иные, установленные в соответствии с пунктами 5, 6 и 7 настоящего Формата, сведения.

2. В соответствии с настоящим Форматом средства ЭП должны обеспечивать возможность создания нескольких ЭП в одном документе с сохранением данных, описывающих контекст, содержание, структуру документов, а также обеспечивающих управление документами в используемых информационных системах, – метаданных и сертификатов, на которых основаны эти ЭП, в электронном сообщении.

3. При включении в состав ЭП дополнительной информации, отличной от указанной в пунктах 5, 6 и 7 настоящего Формата, требования к ее назначению и расположению в структуре ЭП определяются заказчиком в техническом задании на разработку (модернизацию)

средств ЭП и удостоверяющего центра (далее – УЦ), в соответствии с приказом ФСБ России от 9 февраля 2005 г. N 66 “Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005)” (зарегистрирован Минюстом России 3 марта 2005 г., регистрационный N 6382), с изменениями, внесенными приказом ФСБ России от 12 апреля 2021 г.

4. Формат определяется в соответствии с основами аутентификации в открытых системах1, синтаксисом криптографических сообщений, описанием дополнительных атрибутов криптографических сообщений, спецификацией абстрактной синтаксической нотации версии один2.

——————————

1 Основы аутентификации в открытых системах определены в ГОСТ Р ИСО/МЭК 9594-8-98 “Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Справочник. Часть 8. Основы аутентификации” (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 19 мая 1998 г. N 215, опубликован в августе 1998 г. ИПК “Издательство стандартов”, ИУС 9-98).

2 Спецификация абстрактной синтаксической нотации версии один определена в ГОСТ Р ИСО/МЭК 8824-1-2001 “Информационная технология. Абстрактная синтаксическая нотация версии один (АСН.1). Часть 1. Спецификация основной нотации” (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 6 сентября 2001 г. N 375-ст, опубликован в ноябре 2001 г. ИПК “Издательство стандартов”, ИУС 11-2001).

——————————

5. В случае если участник электронного взаимодействия является владельцем действующего сертификата ключа проверки электронной подписи, Формат имеет вид следующей структуры:

 SignedData ::= SEQUENCE {

     version                         CMSVersion,

     digestAlgorithms                DigestAlgorithmIdentifiers,

     encapContentInfo                EncapsulatedContentInfo,

     certificates               [0]  IMPLICIT CertificateSet OPTIONAL,

     crls                       [1]  IMPLICIT RevocationInfoChoices

                                     OPTIONAL,

     signerInfos                     SignerInfos }

5.1. Поле version (типа CMSVersion) определяет версию синтаксиса ЭП, которая зависит от сертификатов, типа подписываемых данных и информации о подписывающих сторонах:

 CMSVersion ::= INTEGER

                      { v0(0), v1(1), v2(2), v3(3), v4(4), v5(5) }

5.2. Поле digestAlgorithms (тип DigestAlgorithmldentifiers) включает в себя идентификаторы используемых алгоритмов хэширования и связанные с ними параметры и определяется следующим образом:

 DigestAlgorithmIdentifiers ::= SET OF DigestAlgorithmIdentifier

 DigestAlgorithmIdentifier ::= AlgorithmIdentifier

В качестве идентификатора алгоритма хэширования указывается объектный идентификатор алгоритма, определенного ГОСТ Р 34.11-2021 “Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования”3(далее – ГОСТ Р 34.11-2021).

——————————

3 ГОСТ Р 34.11-2021 “Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования” (утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2021 г. N 216-ст, опубликован в апреле 2021 г. ФГУП “СТАНДАРТИНФОРМ”, ИУС 3-2021, поправка ИУС 6-2021).

——————————

для алгоритма с длиной выхода 256 бит:

     id-tc26-gost3411-12-256 OBJECT IDENTIFIER ::= { iso(1) member-body(2) ru(643)

 rosstandart(7) tc26(1) algorithms(1) digest(2) gost3411-12-256(2) }

для алгоритма с длиной выхода 512 бит:

     id-tc26-gost3411-12-512 OBJECT IDENTIFIER ::= { iso(1) member-body(2) ru(643)

 rosstandart(7) tc26(1) algorithms(1) digest(2) gost3411-12-512(3) }

5.3. Поле encapContentlnfo (тип EncapsulatedContentlnfo) содержит подписываемые данные (eContent) вместе с их типом (eContentType) и определяется следующим образом:

 EncapsulatedContentInfo ::= SEQUENCE {

     eContentType                       ContentType,

     eContent                     [0]   EXPLICIT OCTET STRING OPTIONAL }

     ContentType ::= OBJECT IDENTIFIER

В случае если поле eContent присутствует, то в нем содержится подписываемый электронный документ. Если поле eContent отсутствует, электронный документ хранится в отдельном файле.

5.4. В поле certificates (тип CertificateSet) может включаться дополнительная информация о сертификатах. В данное поле может быть включена информация о сертификатах подписывающих сторон.

Формирование электронного медицинского документа

Борис Зингерман:

«В части формирования электронного медицинского документа в приказе есть очень важные для нас слова:

Форм первичной медицинской документации федеральным органом власти утверждено за последние 70 лет, по разным оценкам, до семисот, и среди них, все мы знаем, есть огромное количество форм, которые невозможно адаптировать для компьютера. На этот счет предусмотрен пункт номер 8:

Также указано, что даже в утвержденный документ вы можете добавлять дополнительные поля, которые вам нужны, включить qr-​код в стандартизованную форму 70-​го года, когда никто и не знал о том, что такие коды бывают, добавить какие-​то идентификаторы – то есть все дополнительные параметры, которые важны для клиники, но отсутствуют в утвержденной форме. Это можно сделать и это закреплено в приказе».

Хранение электронных медицинских документов

Борис Зингерман:

«Про хранение электронных медицинских документов сказаны понятные вещи:

• срок хранения – не менее, чем аналог на бумажном носителе
• по запросу, поступившему из РЭМД, электронный медицинский документ должен был передан в систему – это сделано для личного кабинета «Мое здоровье».

Минздравом принято политическое решение, что все документы пациенту должны быть доступны в его личном кабинете на ЕПГУ. Поэтому, регистрируя документы, вы даете пациенту сведения, что они есть и он может их запросить через РЭМД, а вы их предоставите в целости и сохранности».

Кроме того то, какие справки и медицинские заключения могут выдаваться пациенту в электронном виде, и порядок их выдачи описаны в приказе Минздрава № 972н «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений» (пп. 1 – 3 и 5)

Борис Зингерман:

Подводя итоги

Борис Зингерман:

«Я считаю, что впервые вышел такой демократический приказ, который не заставляет, а дает возможность организовать электронный документооборот в МО в той части, где это удобно, эффективно, не навязывая [определенную] организацию этого документооборота, и дает самой медорганизации задавать скорость и порядок внедрения у себя ЭДО»

Михаил Бахтин:

«То, что приказ об электронном документообороте появился в Министерстве – это здорово, он дает нам возможность двигаться дальше. К сожалению, его не будет достаточно, каким был хорошим он ни был, потому что, как сказано выше, нужно согласовать медицинское ЭДО с остальными ведомствами. Это история не сегодняшнего и, может быть, не совсем завтрашнего дня, но дорогу осилит идущий, и мы справимся».