Документооборот. Прикладные решения — Система электронного документооборота ESCOM.BPM

Документооборот. Прикладные решения — Система электронного документооборота ESCOM.BPM Электронная цифровая подпись
Содержание
  1. Замещение в ходе согласования. что делать если согласующий отсутствует?
  2. Выполнение согласования. кто заполнит лист согласования?
  3. Доверенная третья сторона
  4. Доступ к файлам документа
  5. Информация о порядке направления электронных документов при государственной регистрации с использованием сети интернет | фнс россии | 77 город москва
  6. Маршрутизация согласуемых документов
  7. Минимальные системные требования к рабочему месту
  8. Модель электронного согласования документа – последовательная или параллельная?
  9. Подписание заявления кэп второй электронной подписью.
  10. Подписание с помощью word.
  11. Подписание файлов эцп
  12. Представление согласуемых документов
  13. Преимущества электронного согласования в системе escom.bpm
  14. Противодействие мошенничеству в области применения электронной подписи
  15. Процесс электронного согласования – как это работает
  16. Сканирование и распознавание документов
  17. Соглашение о применении эцп
  18. Создание версий документов
  19. Статусы согласуемого документа
  20. Термины и определения
  21. Удостоверяющие центры
  22. Файловое хранилище
  23. Формирование и учёт замечаний к согласуемому документу
  24. Цели применения эцп
  25. Электронное согласование документов в escom.bpm
  26. Заключение договоров с помощью эп

Замещение в ходе согласования. что делать если согласующий отсутствует?

Механизм замещения в системе ESCOM.BPM предназначен для обеспечения возможности выполнения действий с документами за других лиц. Режим замещения позволяет предоставлять права доступа Руководителя замещающим его сотрудникам, как на определенный период, так и постоянно.

Если согласующее лицо отсутствует, то выполнить за него согласование может замещающий его сотрудник. Другой случай. Согласующий может рассмотреть документ в бумажном виде, не прибегая к электронной системе. Тогда отметку о согласовании и текст замечания за него в систему внесут его секретарь или помощник, для которых настроен режим «Заместитель».

Выполнение согласования. кто заполнит лист согласования?


При выполнении согласования согласующий может внести отметку «Согласовано» или «Отклонено». Отметка «Согласовано с замечаниями» в типовых процессах отсутствует, но при необходимости её нетрудно добавить в процесс. Согласующий может:

  • Одобрить документ
  • Сформировать замечание и отклонить документ

Кроме того, ему доступны следующие возможности:

  • Сформировать версию документа
  • Отправить сообщение другим участникам процесса
  • Создать напоминание

Согласующий видит замечания и версии документа созданные другими участниками процесса.

При выполнении выбранного действия в лист согласования документа автоматически заносится отметка “Согласованно” или “Отклонено”, ФИО согласующего, дата и время внесения отметки, а так же примечание “Согласовано в электронном виде”. Если электронный документ поступит на повторное согласование лицу, который ранее согласовывал документ, то после выполнения им нового согласования предыдущая отметка будет удалена и заменена на новую.

Например, если согласующий при первом согласовании поставил отметку “Отклонено”, а при повторном “Согласовано”, то лист согласования будет содержать последнюю отметку согласующего, в данном примере это будет “Согласовано”. Однако в истории работы с документом сохраняются все действия с документом, в том числе и внесение отметок о согласовании.

Доверенная третья сторона

К началу страницы

Доверенная третья сторона (ДТС) – юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.

Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ.

Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ в порядке, установленном Минцифры России.

К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.

Доступ к файлам документа

Доступ к файлам можно получить только через интерфейс карточки документа. Владельцем файла считается пользователь, прикрепивший файл к карточке процесса. Если текущий этап работы предусматривает возможность изменения файлов вложений, то владелец файла может изменить или удалить файл. Другие пользователи могут только просматривать файл и создавать его версии.

Карточку экземпляра документа могут просматривать ограниченное число пользователей. В системе ESCOM.BPM предусмотрена возможность ограничить просмотр файлов среди этой группы пользователей путем ограничения доступа к странице карточки, на которой размещены файлы вложений.

Информация о порядке направления электронных документов при государственной регистрации с использованием сети интернет
| фнс россии | 77 город москва

Федеральной налоговой службой разработан сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде», предоставляющий возможность направить в налоговый орган при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей электронные документы с использованием сети Интернет.

Федеральная налоговая служба предоставляет возможность физическим лицам, регистрируемым или зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя (далее – индивидуальные предприниматели), а также юридическим лицам направить документы для государственной регистрации в электронном виде через сеть Интернет.

1. Направление электронных документов в регистрирующий орган осуществляется заявителем  или нотариусом, которые обязательно должны иметь сертификат ключа подписи (СКП), обеспечивающий электронную подпись по алгоритму  ГОСТ Р 34.11/34.10-2001.
Заявителям сертификат ключа подписи выдаётся организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров, участником которой является ФНС России.
Заявителями также могут быть использованы сертификаты ключа подписи, выданные для передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по каналам связи.
Нотариусам СКП выдается удостоверяющим центром Федеральной нотариальной палаты.

Сертификат ключа подписи используется для подписи направляемых документов и для авторизации в режиме «Подача электронных документов на государственную регистрацию» для аутентификации отправителя.

2. В целях подачи документов в электронном виде указанные документы оформляются  и направляются в соответствии со следующими рекомендациями.
2.1. Для индивидуальных предпринимателей, имеющих электронную цифровую подпись (ЭЦП),
а) заявление о регистрации – в виде файла формата Excel или Word.
б) иные документы, представляемые вместе с заявлением, в том числе документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленных законодательством случаях, – в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов. Документы, содержащие несколько листов, сканируются в один файл.
Сканирование образов документов осуществляется с учетом следующих требований:
формат изображения:           BW;
разрешение:                          300*300dpi;
глубина цвета:                      1 бит;
формат готового файла:      многостраничный TIF.
Каждый из сформированных файлов, указанных в пункте 2.1, подписывается ЭЦП индивидуального предпринимателя.
Направление документов осуществляется заявителем.
2.2. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, не имеющих ЭЦП, в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации:
а) файл с отсканированным образом заявления (уведомления, сообщения) подписывается ЭЦП нотариуса, засвидетельствовавшего подпись заявителя на заявлении (уведомлении, сообщении) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
б) файлы с образами иных документов, в том числе документа, подтверждающего уплату государственной пошлины, подписываются ЭЦП нотариуса.
Направление электронных документов осуществляется нотариусом.
2.3. Для юридических лиц, имеющих ЭЦП – в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации:
а) файл с отсканированным образом заявления (уведомления, сообщения) подписывается ЭЦП нотариуса, засвидетельствовавшего подпись заявителя на заявлении (уведомлении, сообщении) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
б) файлы с образами иных документов, в том числе документа, подтверждающего уплату государственной пошлины, подписываются ЭЦП заявителя (одного из заявителей) либо ЭЦП нотариуса.
Направление электронных документов может осуществляться как заявителем, так и по согласованию с ним нотариусом.
2.4. При необходимости получения после государственной регистрации юридического лица при создании (в том числе путем реорганизации) или изменений в учредительные документы юридического лица копии учредительных документов (изменений учредительных документов):
а) запрос о предоставлении копии документа – в виде файла формата Word либо в виде файла с отсканированным с бумажного носителя образом запроса, составленного рукописным текстом;
б) документ, подтверждающий плату за предоставление копии документа, – в виде файла с отсканированным с бумажного носителя образом документа.
Указанные в настоящем пункте файлы подписываются ЭЦП заявителя, а при ее отсутствии – ЭЦП нотариуса.

Читайте также:  Для чего нужна электронная подпись в 2021 году

3. Подготовить заявление (уведомление, сообщение) в электронном виде можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:

5. Для представления документов на государственную регистрацию в электронном виде в разделе «Подача электронных документов на государственную регистрацию» после аутентификации следует выбрать режим «Отправить новую заявку на государственную  регистрацию  ИП (КФХ), ЮЛ».
После перехода в указанный режим необходимо выполнить следующие действия:
– прикрепить транспортный контейнер, указанный в пункте 4;
– нажать кнопку «Отправить».

6. После отправления документов в электронном виде, заявителю в режиме on-line направляется сообщение, содержащее уникальный номер, подтверждающий доставку документов в Межрегиональную инспекцию ФНС России по централизованной обработке данных.  Уникальный номер необходимо сохранить (записать, скопировать в текстовый редактор и т.д.).

7. В разделе «Информирование о результатах обработки поданных электронных документов», указав уникальный номер, заявитель сможет получать информацию о прохождении электронных документов в регистрирующем органе, а также направляемые ему электронные документы.

8. В случае, если транспортный контейнер не отвечает требованиям форматно-логического контроля, установленным ФНС России, заявителю по адресу электронной почты будет направлено сообщение, содержащее информацию о выявленном несоответствии. Транспортный контейнер в дальнейшую обработку не направляется.

9. Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения электронных документов регистрирующим органом, заявителю по адресу электронной почты направляется транспортный контейнер, содержащий файл с распиской в получении электронных документов, подписанной ЭЦП уполномоченного лица регистрирующего органа.

10. Документы, подтверждающие факт внесения записи в Единые государственные реестры  индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, постановку на учет (снятие с учета) в налоговом органе, решение об отказе в государственной регистрации, подготовленные регистрирующим органом в электронном виде, подписанные ЭЦП уполномоченного лица регистрирующего органа, направляются заявителю по адресу электронной почты в транспортном контейнере.
Просмотреть содержимое транспортного контейнера, полученного от регистрирующего органа, можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения по подготовке транспортного контейнера.

11. Документы, подтверждающие факт внесения записи в Единые государственные реестры  индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, постановку на учет (снятие с учета) в налоговом органе, решение об отказе в государственной регистрации на бумажном носителе выдаются (направляются) заявителю по его запросу, который может быть сформирован при направлении электронных документов в регистрирующий орган или представлен в регистрирующий орган после государственной регистрации.

Маршрутизация согласуемых документов

Набор специализированных маршрутов. Для каждого вида документа настраивается свой жесткий маршрут согласования, что делает работу пользователя максимально простой.

Недостатком такого подхода является трудоемкость разработки и оперативного изменения различных маршрутов. Учитывая ограниченность ресурсов, от такого подхода было решено отказаться.

Универсальная маршрутизация. Состоит из блоков, с помощью которых можно маршрутизировать различные виды документов. С одной стороны, это несколько усложняет работу пользователя, но, с другой стороны, позволяет разрешать практически любые нештатные ситуации, возникающие при согласовании.

Именно этот подход был и применен нами (рис. 3).

Пользователь работает с набором элементарных вариантов маршрутизации (рис. 4).

Рис. 3. Шаблон универсальной маршрутизации документа

Рис. 4. Варианты маршрутизации

***

Комбинируя перечисленные нами характеристики, можно получить большое количество сценариев электронного согласования. Некоторые из них уже успешно внедрены на нашем предприятии:

  • электронное согласование документов, имеющих хождение только внутри предприятия и только в электронном виде (простая электронная подпись);
  • электронное согласование документов, передающихся в бумажном виде в сторонние организации (простая электронная подпись плюс подпись бумажного экземпляра после завершения согласования ограниченным набором «мокрых» подписей).

Мы не старались идти широким фронтом — электронное согласование каждого вида документов внедрялось отдельно. Самое первое внедрение оказалось и самым сложным (в первую очередь организационно). В дальнейшем мы преимущественно сталкивались лишь с незначительными техническими проблемами.

Если самое первое внедрение электронного согласования было инициировано ИТ­службой и потребовало привлечения довольно серьезного административного ресурса, то последующие шаги мы делали уже по просьбам (как правило, весьма настойчивым) наших пользователей.

Основной вывод из нашего опыта таков: само по себе электронное согласование — достаточно простая и эффективная вещь, которая перестает быть простой и эффективной при необходимости отразить результаты согласования на бумаге. Каждая дополнительная «мокрая» подпись на бумажном экземпляре (удостоверяющем листе) существенно повышает трудоемкость согласования.

Несмотря на все наши успехи, внедренные нами сценарии пока еще недостаточны для нашей главной цели — электронного согласования конструкторской документации. Безусловно, сбор полного комплекта «мокрых» подписей на бумаге после завершения электронного согласования не представляет каких­либо технических сложностей.

Но, как уже упоминалось, эффективность процесса оказывается достаточно низкой. Поэтому нас не оставляет надежда реализовать полностью электронное согласование, которое позволит полноценно использовать как электронные, так и бумажные экземпляры документов.

САПР и графика 5`2021

Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;

Один из браузеров:

  • Спутник
  • Microsoft Internet Explorer 11
  • Google Chrome

КриптоПро CSP 4.0 или 5.0

Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.

Права администратора для установки программного обеспечения.

В случае использования браузера Google Chrome, необходимо произвести дополнительные настройки Крипто Про ЭЦП Браузер плагин. 

     2. В настройках интернет-браузера выберите вкладку «Расширения» и раздел «Дополнительные инструменты». 

Модель электронного согласования документа – последовательная или параллельная?

ConcorderProc.JPGВ программе предусмотрена возможность проведения  электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает выполнение любой модели согласования:

  • Последовательной. Система автоматически доставляет документ следующему согласующему.
  • Параллельной. Все участники одновременно работают с документом.
  • Смешанной. Комбинируются возможности последовательного и параллельного согласования.

ConcorderMessage.JPGВ режиме согласования каждый согласующий может внести правки в прикрепленный файл, при этом автоматически создаётся новая версия документа, добавить новые файлы, внести замечания в журнал замечаний, внести отметку о согласовании или отклонении. При этом внесенная каждым согласующим информация будет сохранена. Такой режим одновременной работы позволяет сократить время на согласование – не нужно дожидаться уведомления об освобождении документа.

Модель согласования формируется инициатором согласования непосредственно в карточке документа на основании шаблонов или создается путем выбора участников согласования из справочника сотрудников с последующим указанием последовательности согласования.

ConcorderProc2.JPGПроцедура согласования документа осуществляется в последовательности, определенной в модели согласования.

Читайте также:  Назначение и применение электронной подписи. Курсовая работа (т). Информационное обеспечение, программирование. 2015-07-10

Документу, находящемуся на стадии согласования присваивается статус «Проводится согласование».

Подписание заявления кэп второй электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

  • подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
  • подпись руководителя организации (законного представителя).

Последовательность подписания:

     1. Документ подписанный первой подписью имеет расширение *.sig. Процедура подписания описана выше в разделе «Подписание заявления КЭП».

     2. Чтобы добавить вторую подпись, следует повторно выполнить пункты № 10 – 17 в разделе «Подписание заявления КЭП» и в пункте №14 важно выбрать файл, который подписан первой подписью с расширением *.sig.

     3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

     1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

     2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

     3. Нажмите «Подписать».

Проверить подпись.

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Подписание файлов эцп

Прикрепленные к карточке процесса или документа файлы можно подписать электронно-цифровой подписью, а так же выполнить поверку подписанных файлов.

Для подписания файла нужно наличие у пользователя электронного сертификата, выданного удостоверяющим центром.

Чтобы подписать файл ЭЦП нужно нажать на нём правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню пункт “ЭЦП” -> “Подписать”. Будет открыто окно выбора сертификата. Нужно выбрать сертификат и нажать Ок. Если сертификат защищён ПИН кодом, то отобразиться окно ввода ПИН кода. Если список сертификатов пустой, значит на данном компьютере нет сертификатов, доступных для использования.

Представление согласуемых документов

Исходный файл. Файл в формате системы, в которой он был разработан (CAD, CAM, CAE, офисные пакеты и пр.). Если есть потребность в сквозном проектировании, без исходных файлов не обойтись.

Вторичное представление. Исходный файл, преобразованный в формат: рисунка, PDF, XPS и пр. Вторичное представление удобно использовать для нужд бумажного документооборота.

Для себя мы сочли оптимальным вторичное представление в формате PDF — тут и полноценное аннотирование, и большое количество программных библиотек для «самодеятельного творчества», и простое преобразование из формата исходных файлов (конверторы, PDF­принтеры и т.п.)

Исходный файл плюс Вторичное представление. Одновременное согласование CAD­файла для сквозного проектирования и вторичного представления для бумажного документооборота.

Этот вариант наиболее сложен (требуется контроль аутентичности исходных файлов и вторичных представлений), но и наиболее функционален. Чтобы не ограничивать себя в дальнейшем, мы пошли именно по этому пути.

Преимущества электронного согласования в системе escom.bpm

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:

  • Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью “мыши”
  • Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
  • Возможность запрета на изменение схемы согласования
  • Автоматическое управление статусами документа
  • Автоматические уведомления и напоминания
  • Автоматический контроль сроков согласования
  • Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
  • Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
  • Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
  • Учёт статусов замечаний – какие замечания сняты, а какие нет
  • Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
  • Автоматическое формирование журнала “Документы на согласовании”

Этот список можно продолжить…

Противодействие мошенничеству в области применения электронной подписи

К началу страницы

Подпись – один из важных реквизитов документа. Без нее он не имеет никакой юридической значимости. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) признается равнозначной «живой» подписи (ч.2 ст.6 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ). Но есть риски мошеннического использования УКЭП, выданной на ваше имя, например:  

  • На ваше имя могут оформить микрокредиты; 
  • Ваш автомобиль могут продать без вашего ведома;
  • Вас могут сделать номинальным руководителем фирмы-однодневки;
  • Вашу компанию могут переоформить на другое лицо, вывести деньги фирмы на другой счет, незаконно возместить НДС и др. 

Как избежать перечисленных рисков? В этом разделе описаны различные жизненные ситуации, которые могут привести к мошенничеству с УКЭП. ФНС обращает внимание, что это не список потенциальных преступлений, а перечень ситуаций, когда стоит быть особенно внимательным.

Процесс электронного согласования – как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Видео-курс. Согласование документов в ESCOM.BPM на примере процесса согласования проекта протокола совещания 


Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Сканирование и распознавание документов

При сканировании документа к карточке документа прикрепляется файл с отсканированного образа документа. Для того, что бы обеспечить полнотекстовый поиск по такому файлу нужно выполнить процедуру оптического распознавания. Такая процедура может выполняться автоматически при сканировании или отдельно.

Команды сканирования и оптического распознавания документа доступны из контекстного меню карточки документа. Распознанный текст документа может быть прикреплён к карточке документа в виде файла или помещён в специальное поле карточки «Содержание». Текст, размещённый в этом поле, так же участвует в полнотекстовом поиске.

Соглашение о применении эцп

Участники системы документооборота должны договориться об условиях, при выполнении которых они будут принимать к исполнению документы, удостоверенные ЭЦП. Для этого они должны заключить между собой соглашение. Данный документ является основным организационным моментом в применении ЭЦП.

Соглашение должно регламентировать все аспекты применения ЭЦП для удостоверения документов, в том числе технические. К основным аспектам, раскрываемым в соглашении, относятся:

• детализированные условия равнозначности ЭЦП собственноручной подписи;

• кто выступает в системе в качестве удостоверяющего центра;

• какие средства ЭЦП используются в системе;

• какие типы документов в электронной форме удостоверяются ЭЦП и применяются к исполнению или к сведению;

• порядок разрешения конфликтов/споров, связанных с применением ЭЦП.

Примеры таких соглашений можно найти как в Интернете, так и получить, обратившись к профессионалам, например, в ООО «ИТК».

Создание версий документов

Если открываемый файл не может быть изменён, то он может быть открыт, либо только для просмотра, либо в режиме создания новой версии, если последнее допустимо текущим этапом работы с документом.

Читайте также:  Разъяснения по использованию ЭП для дистанционной подачи документов в вузы - Единый портал ЭП

В ходе согласования документа, всем пользователям – участникам согласования предоставляется возможность создания новых версий, а на этапе корректировки замечаний, исполнитель может объединить версии файлов в файл новой ветки и внести в него необходимые правки. Так же в системе документооборота предусмотрена процедура сравнения файлов

Система документооборота ESCOM.BPM позволяет сохранить любой из прикреплённых файлов на локальный диск для редактирования их в режиме off line с последующей возможностью прикрепления изменённого файла в качестве новой версии к существующему в карточке документа файлу.

Для просмотра и редактирования файлов различных видов (doc, xls, pdf, txt и т.д.) используются зарегистрированные в windows приложения для файлов данных типов. Файл нельзя будет открыть, если для данного типа на локальном компьютере не установлено нужное приложение.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее,  то в его карточке будет отображаться статус “Согласование не проводилось”ConcorderProc3.JPG. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на “Проводится согласование”.

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус “Не согласован” и документ  отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения.


Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован»,  а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Термины и определения

Ключ подписи (эквивалентные термины: закрытый ключ, секретный ключ) – число, записанное в машинном коде на магнитном носителе (дискета, флешка, токен и т.д.), с помощью которого создается ЭЦП.

Сертификат ключа подписи (СКП) (эквивалентный термин: сертификат открытого ключа) – это своего рода электронное удостоверение, изготавливаемое и выдаваемое удостоверяющим центром, которое закрепляет факт владения физическим лицом (сотрудником организации) своим ключом подписи. С помощью СКП проверяется созданная в документе ЭЦП.

Удостоверяющий центр – это организация, которая изготавливает, выдает и управляет сертификатами ключей подписи пользователей. Например, ООО “ИТК”

Средство электронной цифровой подписи (СКЗИ) (эквивалентные термины: средство криптографической защиты информации, шифровальное (криптографическое) средство) – это средство криптографической защиты информации (чаще всего выполнено в виде программы для ЭЦМ), с помощью которого создается и проверяется ЭЦП. Средства ЭЦП сертифицируются ФСБ России. Например, КриптоПро CSP v. 3.6

Удостоверяющие центры

Удостоверяющие центры являются еще одним обязательным компонентом в применении ЭЦП.

Теоретически удостоверяющим центром может быть как юридическое, так и физическое лицо. Хотя конечно, в реальности услуги удостоверяющего центра предоставляют только юридические лица. Различают удостоверяющие центры, которые:

• оказывают на договорной основе услуги по изготовлению и выдаче сертификатов ключей подписи для нескольких систем документооборота (такие удостоверяющие центры еще называют публичными);

• обслуживают собственную систему документооборота в организации (такие удостоверяющие центры называют внутрикорпоративными).

Поэтому при внедрении системы документооборота с ЭЦП необходимо решить вопрос с удостоверяющим центром – создать собственный или заключить договор с публичным удостоверяющим центром. Какой выбрать? Создание своего удостоверяющего центра – это достаточно хлопотное и затратное мероприятие.

Целесообразно создавать свой удостоверяющий центр, если количество пользователей в системе документооборота превышает 500 человек. В противном случае, экономически целесообразно заключить договор с внешней организацией, предоставляющей подобные услуги. Например, с нами – ООО “ИТК”.

Файловое хранилище

Создание версий файлов документовСистема документооборота ESCOM.BPM позволяет прикреплять к карточкам процессов произвольные файлы вложений. Для хранения файлов вложений предусмотрено защищённое файловое хранилище, размещаемое на сервере системы. Помещение файлов в хранилище осуществляется при сохранении карточки процесса. Прикреплённые к карточке файлы предаются с персонального компьютера на сервер. Размер файла может быть любым, но следует помнить, что файл передаётся на сервер по каналу и скорость передачи будет зависеть от скорости канала. Если файл большой, то загрузка его на сервер может занять много времени. При передачи файлов они автоматически сжимаются, так что нет необходимости их архивировать.

При открытии файла из карточки документа система документооборота проверяет наличие копии данного файла в кэш на локальном компьютере и при необходимости загружает актуальную версию с сервера. Если версии файла совпадают, то файл не скачивается, а открывается с диска.

Видео-курс. Работа с вложениями. Формирование версий

Формирование и учёт замечаний к согласуемому документу

ConcorderJurnalTask.JPGВ ESCOM.BPM предусмотрена возможность внесения замечаний согласующими лицами непосредственно в файл согласования с последующим созданием версий и возможностью объединения версий. На повторное согласование согласующему лицу направляется не только новый документ, но и файл предыдущей версии с замечаниями данного согласующего. Это позволяет согласующему лицу увидеть, какие он выдал замечания и как они были устранены в новой версии.

Если на согласование поступает документ в нередактируемом формате, например в PDF, то для внесения замечаний в карточке процесса предусмотрен раздел “Замечания”. Каждое замечание содержит информацию о дате выдачи, авторе замечания и имеет статус (исправлено/не исправлено).

Цели применения эцп

Основной целью применения ЭЦП является переход с бумажной на безбумажную технологию. Т.е. подлинники (оригиналы) документов оформляются не в традиционной форме на бумажных носителях, а в виде электронных документов. 

Такой переход приводит к тому, что:

• значительно сокращаются сроки передачи документов между сотрудниками или организациями. А это, например, исключит ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период надо закрывать, а оригиналы подтверждающих документов по хозяйственной операции ещё не поступили по почте. Почта у нас в стране приходит очень не быстро.

• сокращаются накладные расходы на документирование: бумага, почтовые расходы и т.д.

Электронное согласование документов в escom.bpm


Одной из наиболее важных и востребованных функций системы электронного документооборота является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов

произвольных типов

Заключение договоров с помощью эп

 С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;

2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом. 

Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок
присоединяйтесь к нам в соц. сетях
FacebookVKYoutube
Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector