Электронная подпись и документы — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Между организациями подписано соглашение об электронном документообороте.имеет ли электронная доверенность в распечатанном виде силу оригинала и юридическую значимость, или электронную доверенность нужно заверить? как и кем должна быть заверена доверенность? если налоговый орган запросит доверенность, каким образом ее представить? каковы действия при получении товара на основании электронной доверенности?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:Распечатка электронной доверенности, подписанной электронной подписью, не является подлинником этого документа. Она может рассматриваться как его копия, соответствие которой подлиннику подтверждается подписью законного представителя (руководителя) организации.

В налоговый орган такая доверенность представляется на бумажном носителе в виде заверенной организацией копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Порядок представления доверенности в отношениях между сторонами гражданско-правового договора определяют сами стороны.

Обоснование позиции: Пунктом 3.1 Межгосударственного стандарта ГОСТ 6.10.4-84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения” (введен в действие постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549, далее – Стандарт) предусмотрено, что подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями этого Стандарта.

При этом подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником (п. 3.2 Стандарта).Однако положения Стандарта не могут применяться без учета нормативных правовых актов, принятых позднее и регламентирующих отношения, связанные с составлением электронных документов и использованием электронной подписи.

В настоящее время эти правоотношения регулируются, в частности, Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ), а также Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (далее – Закон N 149-ФЗ).

Согласно ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Закона N 149-ФЗ электронным документом является документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Частью 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ предусмотрено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Согласно ч. 2 той же статьи, если информация в электронной форме подписана простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, такая информация также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Как следует из изложенного, электронный документ, содержащий электронную подпись, и документ, составленный на бумажном носителе и подписанной собственноручной подписью, представляют собой различные формы документов. То есть распечатка электронного документа не является документом на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью; равнозначным электронному документу признается подлинник документа, составленного на бумажном носителе, а не распечатанный на бумаге электронный документ.

Такая распечатка, на наш взгляд, отвечает понятию копии документа, поскольку она лишь воспроизводит информацию подлинника электронного документа*(1).Таким образом, распечатанный в бумажном виде текст электронной доверенности не является подлинником этого документа и может рассматриваться как его копия*(2).

Этот вывод косвенно подтверждается судебной практикой. Так, суды полагают, что распечатанный экземпляр платежного поручения, сформированного в электронном виде в системе “Банк-Клиент”, представляет собой копию оригинала документа в электронной форме, а не подлинник (оригинал) документа (постановления АС Поволжского округа от 18.01.

2021 N Ф06-16003/16, Четырнадцатого ААС от 31.07.2021 N 14АП-6303/19). Такой же вывод судьи делают относительно выписки из ЕГРЮЛ, полученной из налогового органа в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, указывая, что самостоятельно распечатанная организацией на бумажном носителе выписка не является оригиналом выписки из ЕГРЮЛ (оригиналом является непосредственно сам электронный документ) (постановления АС Центрального округа от 24.03.

2021 N Ф10-507/17, Восьмого ААС от 31.05.2021 N 08АП-4388/18, Седьмого ААС от 16.11.2021 N 07АП-9305/17).Единообразный порядок заверения таких копий законодательством не регламентирован. Порядок подтверждения соответствия копии доверенности ее подлиннику может зависеть от того, в рамках каких правоотношений возникает необходимость подтверждать такое соответствие.

Если речь идет о порядке приемки товара в отношениях купли-продажи между организациями, заключившими соглашение об электронном документообороте, то, исходя из принципа свободы договора (п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ), стороны договора купли-продажи (поставки) вправе самостоятельно определить, каким образом должны быть подтверждены полномочия представителя поставщика или покупателя непосредственно при приемке товара.

Так, если поставщику заблаговременно была направлена доверенность в электронной форме, подтверждающая полномочия представителя покупателя, то при передаче товара он не лишен возможности удостовериться по имеющимся у него электронным носителям в наличии такой доверенности и соответствии имеющихся в ней сведений документу, удостоверяющему личность, который предъявляет представитель покупателя.

Либо стороны могут договориться о том, что для получения товара покупатель предъявляет распечатку доверенности, заверенную подписью руководителя организации-покупателя.Что касается налоговых правоотношений, то порядок представления документов по требованию налогового органа урегулирован законом.

Так, в соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

При этом документы на бумажном носителе представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий, а документы, составленные в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, представляются по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Поскольку в рассматриваемом случае доверенность составлена не по утвержденным форматам, предназначенным для целей обмена документами с налоговым органом, организации в случае запроса у нее такой доверенности следует представить ее в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 01.10.

2021 N 03-02-07/1/70444, ФНС России от 11.12.2021 N ЕД-4-15/25048).Бумажную копию электронной доверенности необходимо заверить подписью законного представителя организации, которым может являться ее единоличный исполнительный орган (п. 1 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТЕрин Павел

Ответ прошел контроль качества

13 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-*(1) Смотрите пп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2021 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения” (утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2021 N 1185-ст).*(2) Подробнее об этом смотрите в материале:- Вопрос: Организация получает от контрагента по системе электронного документооборота (далее – ЭДО) неформализованный документ (счет плюс расчет).

Неформализованный документ – это документ, форма которого не утверждена органами государственной власти РФ (налоговой инспекцией). Данный документ распечатывается без штампа об электронной подписи. Бухгалтерию это не устраивает. Главный бухгалтер организации утверждает, что такой документ не примет налоговая инспекция.

Однако другой сотрудник считает, что в налоговую инспекцию будет подаваться “контейнер с цифровой подписью”, что и будет являться оригиналом электронного документа. Кто прав в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2021 г.)

Отметка о подписании эп – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях
к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший
по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со
штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного
документа.

Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии
ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна.
Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует
проставлять в виде штампа».

Затем в письме России
от 2021 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у
налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным
форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится
на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком
копиис отметкой о подписании документа квалифицированной
электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто
не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант
Роскомнадзора:

Вариант Министерства
связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он
проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете
его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться
примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой
вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа
ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на
100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них
приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой
копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение.

Заверьте
копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении
руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись,
печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы
работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе
создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в
коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и
электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно
упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня
готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов
государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но
этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем
недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми
органами началось в 2021 году. Представлять можно как электронные копии
бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы
(правильно – электронные копии электронных подлинников).

Со скан-копиями
проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными
оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые
были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат
– .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов
(товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем.
Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (Excel),
подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную
копию с последующей отправкой по почте (подробнее «Некоторые
особенности представления электронных документов в налоговую»).

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами
(подробнее «Электронные
документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще
недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в
качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит
документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их
правильно.

Для документов формата word и excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Получить электронную подпись

Как выглядит эцп на документе

Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.

Существует 3 вида ЭЦП:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.

Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.

Сертификат ключа — это файл с расширением .crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.

Электронная подпись на документе выглядит как:

• последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
• графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.

Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».

Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.

Образец:

Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:

Использование эп в судебной практике

Применение электронной подписи иногда осложняет судебное разбирательство. Отчетность вместо руководителя может заверить главный бухгалтер, а юрист — заявление для суда заверяет вместо истца. Похожие нарушения встречаются при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не самим владельцем ЭП.

При рассмотрении исков о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действия банка, поскольку ЭП корректна, а передачу права подписи третьему лицу рассматривает как нарушение договорных отношений и правил обслуживания клиентов.

Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных торгах. Если организация своевременно не подписала выигранный контракт, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора и вносится в реестр недобросовестных поставщиков.

В гражданско-правовых отношениях возникают споры контрагентов о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченных лиц. При вынесении решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.

В законодательстве РФ нет прямых запретов на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, и при возникновении спорных ситуаций суд признает владельца подписи лицом, подписавшим документ. Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке деятельности подписи.

Вариант 2. установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Получить электронную подпись

Сравнение программ для создания электронной подписи

Получить электронную подпись

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание
электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.
Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что
при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия =
оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала.
Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

1. Поиск и выгрузка файла электронного
   документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
2. Печать документа. Если вам доступна
   функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится
   поиском нужного документа.
3. Заверение бумажной копии. Заверить
   можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно
   понимается подписание копии документа собственноручной подписью
   руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и
   отметки «копия верна».

Для документов формата pdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

• фиксация времени создания ЭД;
• фиксация времени формирования ЭЦП;
• фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
• долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Обязательно или нет соблюдение госта

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2021. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

• расположение на носителе необходимых реквизитов;
• требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2021 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.

На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.

Вариант 3. воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

• изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
• настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2021 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий
информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в
электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Электронная подпись и документы

Что потребуется для подписания электронного документа?

Получить электронную подпись