Электронно-цифровая подпись (ЭЦП): виды подписей и область их применения

Что нужно для обмена юридически значимыми электронными документами?

Чтобы наладить межкорпоративный документооборот юридически сильными (или юридически значимыми) электронными документами, необходимо решить задачи:

  1. подписания ЭП и отправки электронных документов контрагентам;
  2. приема и проверки подписи на электронных документах от контрагентов;
  3. создания, хранения (в том числе архивного), поиска и обработки подписанных электронных документов;
  4. обеспечения юридической значимости документов в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов электронного документооборота. При выборе сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

  • наличие необходимых лицензий у оператора сервиса обмена;
  • возможности интеграции сервиса обмена с вашими корпоративными информационными системами;
  • предлагаемые варианты тарификации передачи электронных документов.

Для решения других задач идеально подходят системы электронного документооборота, так как там уже есть необходимый функционал, проверенный временем. Например, система Directum.

Если системы ЭДО нет, то вышеуказанные задачи могут отчасти «закрываться» решениями оператора сервиса обмена и интегрироваться с бухгалтерскими программами или ERP-системами с выполнением дополнительных условий.

Обратите внимание на следующие факторы:

  • используемые на текущий момент в компании корпоративные информационные системы (далее – КИС) и их функциональные возможности применительно к решению задач межкорпоративного документооборота;
  • возможности интеграции КИС и сервиса обмена;
  • стоимость проекта подключения ваших КИС к сервису обмена;
  • комплексное решение всех необходимых задач на базе КИС.

Что понадобилось для эксперимента

Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.

Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.

Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.

Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера

Выбор сертификата эп

Во-первых, как уже говорилось, существуют различные типы электронной подписи. Участники электронного взаимодействия вправе использовать любой вариант по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом-основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

В межкорпоративном электронном документообороте можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре.

Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА всегда можно самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.

Для чего стоит получить сертификат эцп?

  1. Участие в онлайн-торгах и аукционах. Электронная цифровая подпись может потребоваться для коммерческих и государственных закупок. Только с ней можно оставлять на торговых платформах заявки и заверять контракты.
  2. Работа на сайте Госуслуги. Получение ЭЦП дает возможность записаться на прием в государственное учреждение, подать заявления на оформление многих личных документов, оплатить штрафы и налоги, зарегистрировать автомобиль, и многое другое.
  3. Сдача отчетностей в налоговую. Для своевременного отправления деклараций о доходах в ФНС России или об алкоголе и пиве в ЕГАИС также стоит получить ЭЦП. Она может понадобиться и для работы на сайтах Росстата и Пенсионного фонда РФ.
  4. Удаленный документооборот. С помощью электронной цифровой подписи вы сможете отправлять отчеты, заявления, договоры и иные важные бумаги в своей организации и в другие компании.

Зачем нужна электронная подпись для физических лиц?

Бытует мнение, что квалифицированная электронная подпись, (в народе прозванная ЭЦП), нужна только индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний. Но на самом деле, электронные подписи помогут решить множество повседневных задач и для физических лиц. 

Области применения электронных подписей для физических лиц

  • Доступ в Единому порталу государственных услуг 

С помощью квалифицированной электронной подписи, на Госуслугах физические лица могут заказать документы, оплатить штрафы и налоги, оформить заявки на материнский капитал, устроить ребёнка в школу или детский сад и даже проголосовать. Это экономит время, нервы, а иногда и деньги — ведь на некоторые пошлины даются скидки, если оплачивать их через Госуслуги. 

С 2020 года дистанционная подача документов в ВУЗ получила особое распространение. Подробнее о нововведениях и цифровизации поступления мы писали здесь и здесь.
Стоит получить квалифицированную электронную подпись — и для вас открыты приемные комиссии высших учебных заведений по всей стране. Нужно только отправить подписанный  электронной подписью пакет документов через информационную систему университета или через портал «‎Поступи в вуз онлайн». 

  • Новые возможности для фриланса и удаленной работы для физических лиц 

Работа из дома уже не мода, а обыденность. Облегчить заключение трудового договора или разового договора на оказание услуг также можно благодаря электронной подписи. 

  • Купля-продажа недвижимости 

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, считаются равнозначными их бумажным версиям. Поэтому, даже такую серьёзную вещь, как покупка недвижимости, теперь можно доверить интернету. Этим часто пользуются люди, желающие дистанционно купить квартиру в другом городе. Также могли заключаться сделки и во время недавней пандемии. Подробнее об этом мы писали здесь

  • Участие в торгах по банкротству и 223-ФЗ 

Мало кто знает, что физические лица могут участвовать в торгах наравне с остальными участниками аукционов. Это могут быть торги по банкротству, где можно купить недвижимость, автомобиль или спецтехнику по сниженной цене, а также «простые» закупки — это могут быть заявки на услуги переводчиков, корректоров или частных преподавателей. Чтобы участвовать в таких торгах, физическому лицу нужно зарегистрироваться на электронной торговой площадке. А для этого, в свою очередь, понадобится наличие электронной подписи. 

Предположим, что участие в торгах позволило вам перейти на новый уровень, и вы решили сделать свое хобби или подработку бизнесом. Для этого вам потребуется открыть юридическое лицо. Для этого нужно лишь зайти на онлайн-сервис Федеральной налоговой службы, и отправить им документы, заверенные электронной подписью. 

Для тех, кто изобретает нечто инновационное, придуман удобный сервис регистрации патентов. Необходимо только зайти на сайт Федерального института промышленной собственности, пройти несложную процедуру, поставить несколько электронных подписей на документах и отправить на рассмотрение. 

Как физическому лицу получить электронную подпись? 

Для того, чтобы получить ЭЦП, вам потребуется всего лишь 2 документа: паспорт и ИНН, а также немного времени. 

В удостоверяющем центре ITCOM, оформить заявку вы можете двумя способами: 

  1. Воспользовавшись нашим онлайн-сервисом
  2. Или через форму заявки.  

Вам будет необходимо отправить документы на проверку, а также написать заявление на получение электронной подписи физического лица и оплатить услугу. Это можно сделать как офисе УЦ ITCOM, так и онлайн. 

После того, как наш менеджер получит и проверит данные, вас пригласят в офис на сверку личности. Если до этого вы подавали заявку через интернет — обязательно возьмите с собой в офис оригиналы документов и подписанного заявления на выпуск. Там же вы сможете получить квалифицированный сертификат электронной подписи. 

В среднем, вся процедура оформления и получения электронной подписи занимает от 30 минут. 

Срок действия электронных подписей составляет 12 месяцев. Незадолго до истечения срока годности сертификата, наши менеджеры напомнят, что вашу ЭЦП пора продлить. В случае продления, получение нового сертификата занимает ещё меньше времени, так как не требует повторной сверки личности. Вы даже сможете продлить подпись дистанционно, воспользовавшись онлайн-сервисом от УЦ ITCOM. 

Что ещё может потребоваться для использования электронной подписи? 

Если вы получаете электронную подпись в первый раз, вам обязательно потребуется приобрести лицензию на программу «КриптоПро CSP». Данная программа устанавливается на компьютер и обеспечивает корректную работу ЭЦП. 

Также, чтобы пользоваться подписью было удобнее, рекомендуем сразу же приобрести защищенный носитель для ЭП «Рутокен». Защищенный носитель выглядит как флешка, на которую и записывается ваш электронный сертификат. В такой форме, подпись не только лучше защищена, но и пользоваться ею гораздо комфортнее. 

Если у вас нет времени или необходимых навыков для того, чтобы подготовить компьютер для работы с подписью (установить «КриптоПро CSP» и необходимые плагины), вы можете воспользоваться услугой настройки рабочего места для работы с ЭП. Наши специалисты сделают всё необходимое за вас.

Использование документов в судебной практике

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в электронном виде заявления, ходатайства и отзывы. Подать исковое заявление можно через единую систему «Мой арбитр», на официальном сайте арбитражного суда, где будет рассматриваться дело, или на сайте Высшего Арбитражного Суда РФ.

Важно соблюдать технические требования к отправляемым документам: черно-белое изображение, формат .PDF, не менее 200 точек на дюйм, наличие графической подписи ответственного лица, печати и других реквизитов. Один документ – один файл, в названии которого отражено содержание и количество страниц.

В электронном виде не принимаются такие документы, как заявление об обеспечении иска, об обеспечении имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Как получить кэп?

  1. Подайте заявление в удостоверяющий центр. УЦ — аккредитованные Минкомсвязи организации, которые имеют право выдавать электронные подписи. Компания «Сигнал-КОМ» является одной из них. Вы можете связаться с нами, оставив заявку на сайте или позвонив по номеру 8 (495) 259-40-21.
  2. Вам отправят список необходимых документов для получения ЭЦП и образцы их заполнения. Также сотрудники УЦ пришлют счет на оплату.
    • Для физических лиц:
    • Для юридических лиц и ИП:
      • Паспорт.
      • СНИЛС.
      • Свидетельство ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
      • ИНН .Вы вносите на счет удостоверяющего центра требующуюся сумму и предоставляете копии документов (позже потребуются оригиналы):
  3. Удостоверяющий центр проверяет полученные документы и подтверждает оплату. Обычно процедура занимает не более 3 дней. Если КЭП требуется срочно, за дополнительную плату можно сократить процесс до нескольких часов.
  4. После проверки документов вас приглашают в офис, куда вы приносите оригиналы всех вышеперечисленных документов и заверенные нотариусом копии.
  5. Вы получаете флешку-рутокен, которая содержит ключ, сертификат и программу для создания подписи.

Как я успешно подал жалобу в гибдд

Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.

Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.

Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.

Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.

Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.

Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.

Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.

Так выглядит подписанный документ в ворд. В гугл-документах, к сожалению, работа именно с моей ЭП не поддерживается — там свои сервисы для подписей

Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.

Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.

Штраф не мой — платить за чужое нарушение мне не нужно. Отлично!

Квалифицированная электронная подпись

КЭП – это самый совершенный вид усиленной электронной подписи. Она представляет собой ключ, который формируется с использованием надежных криптографических средств и может применяться для удаленной подачи документов, регистрации онлайн кассы в ФНС, работы с большинством государственных порталов и участия в торгах или приобретения имущества после банкротства владельца.

Получить сертификат, в котором указан ключ электронной подписи можно в удостоверяющем центре, аккредитованном в Минкомсвязи. Для этого потребуется собрать полный пакет уставных документов компании, а также подтвердить личность получателя.

КЭП обеспечивает высокую защиту информационных данных от третьих лиц, при этом установить степень конфиденциальности может сам владелец. Защита данных будет действовать даже тогда, когда его срок действия истечет. Ключ состоит из двух частей:

  • проверочного сертификата, который хранится на USB носителе;
  • лицензированного дистрибутива, представляющего собой установочный пакет специализированного ПО, который может использоваться на протяжении всего срока действия ключа.

Для того чтобы использовать КЭП потребуется приобрести флеш-накпитель и установить компьютерную программу, например КриптоПро. Функциональность ПО обеспечивается за счет установки личного сертификата и соответствующих библиотек для электронной подписи.

Кто и где использует электронную подпись

Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной. Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.

Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать. Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.

Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, человек лишился квартиры. Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие. Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным. Решение суда уже вступило в законную силу.

Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.

Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее. Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.

Настройка эцп на компьютере

Для того чтобы получить возможность применять электронной цифровую подпись для получения различных услуг необходимо установить не только соответствующее ПО, но и подходящий драйвер (при использовании eToken или Рутокен) для его полноценной работы.

ЭЦП может также хранится на флеш-накопителях, смарт-картах или в реестре. В этих случаях достаточно сложно обеспечить высокий уровень защиты конфиденциальных данных.

Инсталляция ключа ЭЦП производится на компьютер с установленным софтом и драйверами. В ситуации, когда необходимо размножить полученный ключ, производится установка ЭЦП в реестр. Чтобы ограничить доступ к сертификату можно установить пароль для электронной подписи.

С помощью мастера установки следует также осуществить загрузку считывателя «Реестр». Это действие выполняется только в учетной записи с правами администрации. Когда считыватель будет подготовлен, нужно скопировать непосредственно контейнер со съемного носителя в реестр.

Чтобы увидеть закрытый ключ на считывателе достаточно запустить тестирование контейнера. Если процесс пройдет без ошибок, можно приступать к дальнейшей установке ключа по стандартной схеме.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП – это в большинстве случаев специальный ключ, хранящийся на USB. Если он был создан в какой-то определенной программе, в которой работает пользователь, то распознать его сможет только она. Этот вид ЭЦП отличается ограниченным функционалом, однако в отличие от ПЭП он более удобен и имеет свои преимущества.

Получить НЭП могут физические лица, ИП и юридические лица, обратившись к специалистам удостоверяющих центров. Для самостоятельного создания потребуется помощь опытного программиста.

Используя НЭП следует учитывать, что она не подойдет для обработки внушительного объема данных при внутреннем или внешнем документообороте. Однако при работе с небольшими объемами информации ее будет вполне достаточно.

Нормативно-правовое поле использования электронной подписи

Основные нормативно-правовые акты (далее – НПА), регулирующие межкорпоративный обмен электронными документами:

  1. Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
  2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2021 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
  3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
  4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2021 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование.
  5. Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
  6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2021 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленное выше законодательство составляет основу обмена электронными документами между организациями. Для того чтобы начать обмен необходимо подключиться к оператору электронного документооборота или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронная цифровая подпись и нужна ли она вам. Также вы можете изучить раздел о том, как перейти на электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.

Обмен электронными документами с эп

Межкорпоративный документооборот —- обмен электронными документами между компаниями (b2b). Уже сейчас организации и компании могут наладить обмен юридически значимыми электронными документами (ЮЗЭД). Такой обмен имеет существенные преимущества перед бумажной формой:

  • быстрый срок доставки документов (вне зависимости от адреса контрагента): в десятки раз меньше, чем на бумаге;
  • сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов между контрагентами: подготовка и передача юридически значимых документов в электронной форме намного дешевле.

И это ещё не всё. Из данных преимуществ следуют реальные экономические выгоды:

  • быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компаний (например, по заключению и актированию сделок), что в свою очередь увеличивает скорость оборота денежных средств, то есть позволяет больше заработать за тот же самый период времени;
  • ниже издержки на подготовку и передачу документов ниже. Свободные деньги можно направить на решение других задач;
  • гарантия доставки документов позволяет вовремя подавать отчетность в налоговые органы и НДС к вычету. Благодаря этому денежные средства остаются в обороте;
  • электронная форма документов облегчает процедуру их обработки и позволяет ее существенно автоматизировать, что положительно влияет на скорость этих работ в целом.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, можно использовать следующие виды документов:

  • письма (требующие юридической значимости);
  • договоры;
  • счета;
  • товарные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты выполненных работ и оказания услуг;
  • акты сверки взаиморасчетов;
  • счета-фактуры.

Общие понятия

Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи — документ, который подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаются сертификаты удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

  • Закрытый ключ электронной подписи(ключ ЭП) позволяет генерировать электронную подпись и подписывать электронный документ. Владелец сертификата обязан в тайне хранить свой закрытый ключ.

  • Открытый ключ электронной подписи (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Так выглядит подписание электронного документа и проверка его неизменности:

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП): виды подписей и область их применения

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», ЭП делятся на:

  • простую электронную подпись;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись;
  • усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простая электронная подпись (ПЭП) посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП)получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Кроме того, сертификаты квалифицированной ЭП выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами (Перечень аккредитованных УЦ).

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Обязателен ли сервис эдо?

Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию.

Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов.
И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена. Также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2021 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.

Принцип работы эцп

Объяснить механизм работы этого электронного продукта можно простыми словами, поскольку он достаточно прост и понятен. Когда производится непосредственное подписание документа, создается особый блок данных, который и называют ЭЦП. Процесс его образования происходит поэтапно.

  • отпечаток не может использоваться для восстановления тела документа;
  • при создании разных сообщений отпечаток уникален, а длина его фиксирована.

Во время второго этапа происходит шифрование отпечатка при помощи программы и ключа. Для его расшифровки в последующем подойдет только открытый личный ключ электронной подписи.

При получении электронных документов принцип работы ЭЦП, следующий:

  • используя специальную программу, адресат расшифровывает документы, подписанные при помощи ЭЦП с целью восстановления отпечатка исходных данных;
  • при взаимодействии функции хэширования с ПО производится вычисление информации и создание исходного отпечатка документа;
  • для сравнения полученного и исходного отпечатка производится высокоточная проверка информации.

Если во время процесса не возникло ошибок и отпечатки оказались абсолютно идентичными, то ЭЦП подтверждает верность, а также целостность полученного документа. Если же при пересылке были произведены какие-либо изменения или нарушена целостность исходного документа, это отразится при получении результата.

К наиболее важным моментам при работе электронной подписи можно отнести отметку времени подписания документа. С ее помощью можно точно узнать, в какой момент был создан файл. Если автору необходимо внести какие-то изменения в документ после того, как поставлена отметка, после исправления ему потребуется поставить подпись заново, а значит обновится и информация о времени создания. Во время подписания происходит синхронизация данных со Всемирным координированным временем.

Сколько сертификатов эп нужно?

Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое.

Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться. Во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять. А во-вторых, нужно быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.

На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.

Функция хэширования

Поскольку электронная подпись применяется для аутентификации документации, которая пересылается в сети Интернет, процессы формирования и проверки должны быть полностью безопасны для сформированных данных. В тот момент, когда происходит формирование ЭЦП используется закрытый ключ, а также осуществляется весьма важный процесс – хэширование.

Хэш-значение представляет собой сжатое двоичное представление тела исходного документа, сформированное после завершения процесса хэширования. Эта функция позволяет преобразовать сообщение переменной длины в фиксированную строку.

Процесс необходим для того, чтобы обеспечить пересылку по электронной почте объемных документов. В обычных случаях размер файла, который можно переслать единовременно ограничен и не позволяет этого сделать.

Также хэширование обеспечивает уникальность данных, поскольку вероятность того, что хэш-функции нескольких файлов совпадут – ничтожно мала. Функция позволяет полностью контролировать целостность информации на стадии формирования и проверки

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП): виды подписей и область их применения

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Электронная подпись для физических лиц — эцп для физических лиц, как получить электронную подпись на госуслугах, создать, проверка

Гocyдapcтвeнный пopтaл пoзвoляeт пoлyчaть ycлyги yдaлeннo. Нa caйтe мoжнo зaпиcaтьcя нa пpиeм к дoктopy, oфopмить зaявкy нa пocoбиe, пpoвepить штpaфы, oплaтить ЖКX и тaк дaлee. Для этoгo нeoбxoдимo зapeгиcтpиpoвaтьcя нa caйтe. Упpoщeннaя peгиcтpaция c дocтyпoм к cepвиcaм пoзвoляeт пoлyчить пpocтyю ЭП.

Boт пocлeдoвaтeльнocть, кaк coздaть элeктpoннyю пoдпиcь нa пopтaлe «Гocycлyги».

  1. 3aйти нa caйт gosuslugi.ru.
  2. Кликнyть нa пyнкт Личный кaбинeт.
  3. Ecли aккayнтa нa пopтaлe eщe нeт, нaжaть нa пoлe «3apeгиcтpиpyйтecь для пoлнoгo дocтyпa к cepвиcaм».
  4. 3aпoлнить двa oбязaтeльныx пoля.

alt
Для peгиcтpaции и пoлyчeния пpocтoй ЭП нeoбxoдимo зaпoлнить двa пoля. Пocлe этoгo пpидeт кoд пoдтвepждeния.
Иcтoчник: gosuslugi.ru

B CMC-cooбщeнии пpидeт кoд пoдтвepждeния, кoтopый нyжнo ввecти в cпeциaльнoe oкнo. Этим пoльзoвaтeль пoдтвepждaeт нaмepeниe coздaть yчeтнyю зaпиcь.

Дaлee нeoбxoдимo зaпoлнить oбязaтeльнyю aнкeтy. B нeй yкaзывaют aдpec пpoживaния, дaтy poждeния, пacпopтныe дaнныe, CНИЛC и ИНН. Пocлe этoгo нaчинaeтcя aвтoмaтичecкaя пpoвepкa пo гocyдapcтвeннoй бaзe дaнныx. Ecли пoльзoвaтeль зaпoлнил пoля кoppeктнo, тo oн cтaнoвитcя влaдeльцeм личнoгo кaбинeтa нa пopтaлe.

Эцп для участия в торгах

Наличие цифровой подписи – это обязательное условие для участия в электронных аукционах, которые проводятся коммерческими организациями и государственными компаниями. С их помощью часто реализуют имущество предприятий, которые в судебном порядке были признаны банкротами.

К сертификатам участников торгов предъявляются особые требования. В Федеральном законе «Контрактной системе» указано, что к аукционам допускаются только обладатели квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Государственные торги в электронной форме в России проводятся на 8 торговых площадках:

  • РТС-тендер;
  • Сбербанк – АСТ;
  • Национальная электронная площадка;
  • Агентство по государственному заказу республики Татарстан;
  • Российский аукционный дом;
  • Единая электронная торговая площадка;
  • ЭТП Газпромбанка;
  • ТЭК – Торг.

Электронные торги по гособоронзаказу проводятся на отдельной площадке, которая называется АСТ ГОЗ. Требования к ЭЦП на ней аналогичны вышеперечисленным сервисам.

Юридическая сила электронного документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Выводы

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге.

Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте. Теперь я могу это делать из любой точки мира. Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью. Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.

Читайте также:  Криптография в цифровых технологиях

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector