- Что требуется для юридически значимого документооборота?
- В чем может быть подвох
- Где взять электронную подпись
- Если используется свд
- Зачем нужен оператор документооборота
- Как применить эцп в финансово-хозяйственной деятельности между предприятиями?
- Квалифицированная подпись
- Применение электронной подписи в системах электронного документооборота
- Только бумага
- Удостоверяющие центры
- Цифровая подпись в служебных записках
Что требуется для юридически значимого документооборота?
«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.
Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).
Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?
- В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
- ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
- Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.
После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.
Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».
В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.
Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.
По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.
В чем может быть подвох
Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.
Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты.
Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд. Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.
Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.
Где взять электронную подпись
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.
Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании.
Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Если используется свд
В 1С:Документооборот есть уникальный функционал сервера внешнего документооборота, когда происходит автоматический обмен электронными документами с контрагентами, также использующими 1С:Документооборот, без промежуточных провайдеров и подключений.
Если в системе используется СВД и настроен обмен электронными документами между контрагентами с ЭП, при регистрации исходящего документа программа автоматически потребует подписать его ЭП. При поступлении входящего документа система автоматически проверит статус его ЭП.
Мы разобрали применение электронно-цифровой подписи с точки зрения пользователя 1С:Документооборот, но стоит отметить, что возможности использования ЭП не ограничиваются рамками определенной конфигурации. Юридически значимый документооборот с контрагентами и контролирующими органами, торги и прочие процессы, требующие большого количества подписей на большом количестве документов, сильно упрощаются благодаря применению ЭП.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Как применить эцп в финансово-хозяйственной деятельности между предприятиями?
Система, в которой участвуют различные организации (физические или юридические лица), должна опираться на соглашение о применении ЭЦП оформленное в форме договора между участниками системы. Естественно, что не должно оформляться в виде двухстороннего договора.
При большом количестве участников системы очень трудно заключить такое количество договоров и сложно вносить в них изменения в случае необходимости. Наиболее удобной формой оформления и заключения такого рода соглашения является договор присоединения в соответствии со ст. 428 ГК РФ.
В такой системе настойчиво рекомендуется заключить договор со сторонней организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра, и не являющейся участником системы, к примеру опять же с ООО “ИТК”. Это поможет использовать эту организацию и в качестве экспертной организации при разрешении спорных ситуаций, связанных с применением ЭЦП.
При обмене электронных документов между организациями, как правило, не используется специализированных программных систем. Документы готовятся в виде файлов с помощью офисных приложений (Word, Excel) или экспортируются из учетных систем (1С, Парус и т.д.). После этого подписываются как файлы и пересылаются с помощью средств электронной почты контрагенту.
Пример самой простой системы обмена электронными документами, удостоверенными ЭЦП:
Каждое рабочее место участника обмена электронными документами с ЭЦП потребуется оснастить следующими средствами:
1. СКЗИ КриптоПро CSP (версия 3.6) – стоимость лицензии на одно рабочее место – от 1200 руб. Это то сертифицированное средство, которое реализует отечественные криптографические алгоритмы формирования/проверки ЭЦП, шифрования информации.
2. Приложение “КриптоАРМ СТАНДАРТ” версии 4 – стоимость лицензии на одно рабочее место – от 1200 руб. Это, то средство, которое предоставляет удобный пользовательский интерфейс выполнения криптографических операций конечным пользователем (по нажатии правой кнопки мыши на файле/группе файлов в контекстном меню появляются пункты – подписать/зашифровать; аналогично – проверить подпись/расшифровать)
Для формирования ключей и изготовления сертификатов ключей подписей предлагаем Вам воспользоваться услугами УЦ ООО “ИТК”
Обмен подписанными файлами между участниками информационного обмена осуществляется с помощью почтовых сообщений, путем приаттачивания (прикрепления, вложения) подписанных файлов. Все это в стандартных любых почтовых клиентах.
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Применение электронной подписи в системах электронного документооборота
80
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ
ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
© Новицкая Е.А., Перова М.В.*
Южно-Российский институт управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, г. Ростов-на-Дону
Статья посвящена вопросам применения в современных делопроизводственных процессах систем электронного документооборота, предназначенных для автоматизации работы с этими документами, их хранению и обработке на уровне государственных и негосударственных организаций. А также средств необходимых для защиты информации, хранящейся в электронных документах. Рассматриваются примеры внедрения, преобразования и эксплуатации электронной подписи в системах электронного документооборота.
Ключевые слова: электронный документ, системы электронного документооборота, электронная подпись, удостоверяющие центры.
Для современного, активно развивающегося и высокотехнологичного информационного, общества характерно применение электронных документов, т.е. постепенная замена бумажных носителей информации их электронными аналогами. Данная тенденция характерна, как для коммерческих и некоммерческих организаций, так и для государственных органов, она связана с переходом от бумажного документооборота к безбумажному с использованием систем электронного документооборота (СЭД).
СЭД представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая предназначена для совместной работы с документами в сетевой среде, их хранению и обработке, а также управлению рабочими процессами в организациях, на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях [4]. Данная система имеет огромное количество преимуществ, среди которых можно выделить:
– увеличение продуктивности компании: сокращение времени на поиск необходимых электронных документов в сравнении с бумажными носителями информации, уменьшается риск безвозвратной потери или преднамеренного уничтожения документов, т.к. в центральной базе данных создаются резервные копии;
– быстрый доступ к своевременным данным: способность находить актуальную информацию, т.е. последние версии документов, даже если существует несколько вариантов одного и того же документа;
* Доцент кафедры Информационных технологий, кандидат педагогических наук.
Информационные технологии в экономике и политике
81
– снижение материальных затрат: уменьшение затрат компании на расходные материалы, а также происходит увеличение производительности сотрудников организации благодаря автоматизации работы;
– уменьшение ошибочных решений, связанных с «человеческим фактором»;
– сокращение потребности в расширении штата сотрудников: при увеличении объемов производства в случае использования электронного документооборота не требуется значительного увеличения сотрудников.
Имея такое количество преимуществ, СЭД позволяет бизнесу выйти на новый уровень, а госструктурам перейти на электронный административный регламент. К примеру, объем рынка системы электронного документооборота В Российской Федерации на 2021 год составляет порядка 26 млрд рублей, где около 75 % приходится на внедрение, а 25 % – на продажу лицензий [3].
Системы электронного документооборота активно внедряются в государственный сектор, т.е. в органы власти и компании с государственным участием. По данным на сентябрь 2021 года было 3172 проектов СЭД, притом на проекты в госсекторе проходилось 23,8 %. Также высокий спрос на системы электронного документооборота в финансовом секторе (страховые компании, банки), в строительстве, торговле, машиностроении, сфере коммуникаций, медицине, фармацевтики, науке, образовании (рис. 1).
Таким образом, на сегодняшний день СЭД является необходимостью, как в коммерческих и некоммерческих организациях, так и в госструктурах.
Увеличивающийся с каждым днем объем электронных документов в разных сферах общества порождает определенные сложности, в основном связанные с обеспечением юридической силы электронных документов, поэтому для защиты документов от подделки, подтверждения авторства, подтверждения целостности данных, признания юридической значимости и обеспечения конфиденциальной информации была введена в эксплуатацию электронная подпись.
Электронная подпись (ЭП) – это объем информации в электронном виде, присоединенный к подписываемой информации, необходимый для идентификации лица, которое подписывает информацию [1]. Электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу равную юридической силе бумажного документа, который подписан собственноручной подписью, кроме тех случаев, когда федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами установлено предписание о необходимости создания документа только в бумажном виде.
82
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ
Рис. 1. Отраслевая специфика СЭД в России за 2021 год, штук
Первый закон, закрепивший понятие электронной подписи и правила ее эксплуатации, вышел в свет 10 января 2002 г. и носил название № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Из-за необходимости преобразования российского законодательства, которое должно соответствовать международным стандартам, 8 апреля 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2021 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Действующий закон «Об электронной подписи» существенно расширил область ее применения, разрешил получение электронной подписи юридическим лицам, а не только физическим лицами как это было закреплено первым законом от 10 января 2002 г., зафиксировал аккредитации удостоверяющих центров. Главным нововведением закона от 6 апреля 2021 г. стало появление нескольких видов электронной подписи – простой и усиленной.
Простая электронная подпись является совокупностью кодов, паролей и других средств подтверждения, заверяющих факт, что электронная подпись сформирована определенным лицом. Она создается с помощью схемы «логин-пароль» или посредством применения одноразовых паролей, поэтому является наиболее доступной из всех видов ЭП. Благодаря простой электронной подписи можно установить лицо, которое подписало документ, но факт изменения содержимого документа после подписания установить невозможно, из-за этого сфера ее использования ограничена. Например, простая электронная подпись может применяться для того, чтобы получить доступ к возможностям Единого портала государственных услуг.
В соответствии с действующим законодательством усиленная электронная подпись подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.
Неквалифицированная электронная подпись является результатом криптографического преобразования информации с применением ключа электронной подписи, который обеспечивает защиту документов. Также с по-
Информационные технологии в экономике и политике
83
мощью неквалифицированной электронной подписи можно определить автора, подписавшего документ, и выявить изменения, которые были внесены в электронный документ после момента его подписания. Данный вид электронной подписи подходит для внутреннего документооборота, для участия в электронных торгах, и для отправки электронных документов из одной организации в другую.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это электронная подпись, соответствующая признакам неквалифицированной электронной подписи, но имеющая дополнительные отличительные черты: ключ проверки электронной подписи указывается в квалификационном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, которые предназначены для ограничения доступа лиц к информации, содержащейся в электронном документе, т.е. не должна нарушаться конфиденциальность информация.
Сфера применения КЭП – это внутренний и внешний документооборот различной направленности: кадровой, торгово-промышленной, законотворческой. А также на электронных торгах, где КЭП свидетельствует заказчикам и поставщикам, участвующим в электронных торгах, о том, что они имеют дело с реальными коммерческими предложениями. Часто это вид ЭП используется для сдачи отчетности в контролирующие государственные органы.
Российский электронно-цифровой рынок сегодня является быстро развивающейся отраслью. Лидирующие позиции на нем занимают разработки отечественных удостоверяющих центров, а западные решения занимают в основном фиксированную нишу и чаще всего используются во внутреннем документообороте коммерческих компаний. По оценке специалистов, число выданных сертификатов электронной подписи на 2021 год достигло 15 млн. (рис. 2).
Рис. 2. Изменение количества выданных сертификатов, млн.
84
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ
На данный момент в России насчитывается около 200 организаций, которые оказывают услуги удостоверяющих центров. Среди этих организаций есть основные игроки (рис. 3) на рынке производителей криптографических средств, используемые в удостоверяющих центрах в Российской Федерации.
Главными потребителями услуг Удостоверяющих Центров являются юридические лица, которые используют электронную подпись для нужд своей организации. Отличительной чертой рынка электронной подписи России является устойчивый рост в течение последних несколько лет. Увеличивается, как количество организаций получивших электронную подпись, так и число выданных сертификатов на одну организацию.
Microsoft СА
“Верба-
сертификат МВ” [ПРОЦЕНТ]
Рис. 3. Распределение рынка УЦ в России по данным за 2021 год
Таким образом, развитие систем электронного документооборота, как на уровни предприятий, некоммерческих организаций, муниципальных учреждений, так и на государственном уровне породило необходимость внедрения электронной подписи в эти системы для обеспечения безопасности информации, циркулирующей между компаниями, а также между компаниями и органами власти различных уровней.
Список литературы:
1. Электронная подпись [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.garant.ru/ (дата обращения: 09.11.2021).
2. Обзор систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.it-weekly.ru/analytics/products/64247.html (дата обращения: 10.11.2021).
Информационные технологии в экономике и политике
85
3. СЭД (рынок России) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.tadviser.ru/ (дата обращения: 09.11.2021).
4. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/ (дата обращения: 16.11.2021).
ИССЛЕДОВАНИЕ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ УСЛУГ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ РОССИИ В НИЖНЕМ НОВГОРОДЕ
© Фролова О.Н.* *, Шибанова Е.С.*
Волжский государственный университет водного транспорта, г. Нижний Новгород
В данной публикации представлены результаты исследования потребителей государственных электронных услуг Федеральной Налоговой Службы России в Нижнем Новгороде. Практическое изучение потребителей помогает выделить направления развития государственных электронных услуг.
Ключевые слова: государственные электронные услуги, электронные услуги Федеральной Налоговой Службы России.
В современных условиях государство уделяет большое внимание развитию государственных электронных услуг и в том числе электронных услуг Федеральной Налоговой Службы.
Основываясь на передовом опыте Европейских стран, где развитие государственных электронных услуг ориентированно на граждан и бизнессообщество можно выделить ряд направлений. «В Великобритании существуют три основных портала: государственные услуги для граждан, для бизнеса и услуги в области здравоохранения. В Италии порталы государственных услуг для граждан организованны по категориям: образование, работа и пр., а так же вокруг основных целевых групп: родители, молодежь, люди с ограниченными возможностями и пр. В Австрии порталы государственных услуг организованы на основе «жизненных циклов»: рождение ребенка, вступление в брак, получение паспорта, смерть и пр.» [2, с. 101].
Особенность государственных электронных услуг, как в России, так и в других станах заключается в том, что поставщиком данных услуг неизмен-
* Доцент кафедры Экономики и менеджмента, декан факультета Экономики и управления, кандидат экономических наук.
* Магистрант 3 года обучения направления подготовки «Менеджмент».
Только бумага
Несмотря на бурный рост ЭДО, есть сферы, где допустим только бумажный документооборот и требуется проставление только собственноручных подписей. Преимущественно это зона трудового законодательства, которое пока не столь прогрессивно, хотя эксперимент по внедрению электронного документооборота проводится.
В ТК РФ есть многочисленные нормы, обязывающие работодателя или работника оформлять некоторые связанные с трудом документы в письменном виде и/или знакомить с ними работников под роспись (см. ст. 19.1, 22, 57, 60.2, 62, 64, 65, 67, 68, 71, 72, 72.1, 72.
2, 73, 74, 76, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 84.1, 92, 94, 96, 99, 113, 117, 123, 124, 126, 127, 128, 131, 136, 142, 174, 180, 185.1, 188, 193, 196, 200, 222, 229, 232, 243, 244, 245, 247, 248, 259, 261, 262, 263, 280, 288, 290, 292, 296, 303, 306, 309, 319, 327.6, 332, 336.1, 336.2, 341.2, 342, 344, 348.2, 348.4, 348.6, 348.12, 349.1, 350, 351.5, 375, 377, 379 и 414 ТК РФ).
При отсутствии прямого запрета на ЭДО его можно применять в трудовых отношениях, хотя Минтруд России и Роструд почему-то придерживаются мнения, что в этих случаях будет уместно использование только УКЭП как со стороны работодателя, так и работника (см.
Письмо Минтруда России от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773, Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2021 г., утв. Рострудом).
Удостоверяющие центры
Удостоверяющие центры являются еще одним обязательным компонентом в применении ЭЦП.
Теоретически удостоверяющим центром может быть как юридическое, так и физическое лицо. Хотя конечно, в реальности услуги удостоверяющего центра предоставляют только юридические лица. Различают удостоверяющие центры, которые:
• оказывают на договорной основе услуги по изготовлению и выдаче сертификатов ключей подписи для нескольких систем документооборота (такие удостоверяющие центры еще называют публичными);
• обслуживают собственную систему документооборота в организации (такие удостоверяющие центры называют внутрикорпоративными).
Поэтому при внедрении системы документооборота с ЭЦП необходимо решить вопрос с удостоверяющим центром – создать собственный или заключить договор с публичным удостоверяющим центром. Какой выбрать? Создание своего удостоверяющего центра – это достаточно хлопотное и затратное мероприятие.
Целесообразно создавать свой удостоверяющий центр, если количество пользователей в системе документооборота превышает 500 человек. В противном случае, экономически целесообразно заключить договор с внешней организацией, предоставляющей подобные услуги. Например, с нами – ООО “ИТК”.
Цифровая подпись в служебных записках
Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно пройти всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя.
Служебные записки — одни из первых кандидатов на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. При использовании СЭД, инициатор может создать документ, подписать его цифровой подписью и отправить руководителю. В свою очередь, руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо выпустить и подписать отдельный документ, связанный со служебной запиской. Таким образом, инициатор в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.
На первый взгляд может показаться, что цифровая подпись — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Но в системе электронного документооборота всегда присутствует администратор, который имеет полные права на все документы (конечно, система отследит, что документ был изменен, но что именно изменили отследить практически невозможно).