- Уничтожение эд
- Что будет дальше?
- Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления
- Выдача электронной документации
- Как долго нужно хранить документы?
- Как можно обеспечить долговременное хранение документа с электронной подписью?
- Какие документы можно хранить в электронном виде?
- Можно ли доказать в суде юридическую значимость документов, прошедших процедуру «перештамповки», если лицензия удостоверяющего центра, выдавшего сертификат эп, отозвана или истек срок ее действия?
- Обязана ли организация создавать архив? и как электронный архив поможет бизнесу?
- Порядок передачи эд в электронный архив
- Рекомендации
- С чего начать создание электронного архива?
- Требования гост к хранению электронных документов
- Хранение электронных документов: способы, требования, сроки и решения
Уничтожение эд
По истечению срока хранения ЭД в архиве производится уничтожение. На текущий момент современные технологии позволяют восстановить даже удаленные или отформатированные файлы с электронных носителей, поэтому уничтожение информации с носителей производится путем уничтожения самих электронных носителей.
Что будет дальше?
Сегодня в России нет барьеров в виде ограничений или запрета на создание электронных архивов длительного хранения. Более того, в ближайшее время будут предусмотрены все условия для легитимного создания электронных архивов, которые позволят сократить издержки, возникающие при хранении документов в бумажном виде.
1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.
2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге.
Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления
ГОСТ устанавливает свод правил, по которым ЭД (электронный документ) отправляются в архив. Он подразумевает, например, ежегодное проведение экспертизы, в результате которой ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. Актуальные ЭД вносят в новую опись, которая представляет собой, по сути, акт приема-передачи, и оставляют храниться дальше.
Составление такой описи также регулируется правилами, из-за элементарного устаревания описанной технологии хранения неприменимыми для современных коммерческих организаций. Например, опись должна быть оформлена в двух экземплярах, ее порядковый номер нужно проставлять в архиве, указывая номер фонда, она при этом должна описывать носители, на которых документация направляется в архив и пр. Учитывая, что хранилища сегодня – это высокотехнологичные дата-центры, соблюдение подобных правил сложно себе представить.
Выдача электронной документации
ЭД из архива можно получить только путем копирования. Достоверность такого файла определяется специальным ПО. При выдаче действие архивариуса должно быть отражено на бумаге в отведенном для этого журнале. Доступна возможность передачи ЭД по локальной сети.
- Учетный номер выдаваемого электронного документа;
- Дата выдачи документа;
- ФИО сотрудника, который запросил бумаги из архива;
- Структурное подразделение сотрудника, который запросил документ.
Все предоставления документов подлежат записи, чтобы в организации велся учет движения документации.
Как долго нужно хранить документы?
Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:
- в течение четырех лет налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
- в течение шести лет плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
- документы учетной политики, стандарты организации, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 1, 2 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете»).
Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2021 г. № 236.
Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).
То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).
Как можно обеспечить долговременное хранение документа с электронной подписью?
Вариант 1. Автоматическое переподписание
Закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ предусматривает возможность автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе. Таким образом, предвидя окончание срока действия сертификата электронной подписи, система хранения может подписать хранимый документ новым сертификатом, подтверждающим, что на момент переподписания, сертификат ЭП был действителен.
Таким образом, «срок действительности» электронного документа может быть продлен на три года, потом еще на три года и так далее до истечения сроков хранения. Проводя аналогию с бумажным документом, на документ ставится своего рода штамп «Подпись верна» с подписью ответственного лица. Затем, еще один штамп «Подпись верна», и так далее.
Вариант 2. Использование квитанций переподписания ( DVCS)
Сервис DVCS (Data Validation and Certification Server) –служба заверения электронных сообщений доверенной третьей стороной. Результатом обращения к сервису DVCS является квитанция DVC – подписанный электронной подписью документ, содержащий результаты проверки исходного документа и данные о времени выполнения проверки.
Таким образом, при обнаружении документа с «истекающим сроком годности» сертификата ЭП, мы может получить, используя сервис DVCS, квитанцию подтверждающую действительность документа на момент проверки. И обеспечить действительность электронной подписи на документе на срок действия квитанции.
При завершении «срока годности» электронной подписи квитанции, мы можем запросить квитанцию, подтверждающую действительность электронной подписи квитанции. И, таким образом, обеспечить действительность документа еще трех лет. Аналогично, до тех пор пока будет сохраняться необходимость в хранении выбранного документа.
Для бумажного документа процесс выглядел бы примерно так – к документу прикрепляется отдельный лист, с текстом «документ проверен, подпись верна», затем еще один «документ подтверждающий действительность документа проверен, подпись верна».
Какие документы можно хранить в электронном виде?
Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа1). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе2) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается.
Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.
Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.
Можно ли доказать в суде юридическую значимость документов, прошедших процедуру «перештамповки», если лицензия удостоверяющего центра, выдавшего сертификат эп, отозвана или истек срок ее действия?
Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.
Обязана ли организация создавать архив? и как электронный архив поможет бизнесу?
Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.
Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.
Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.
Архивы бывают бумажными и электронными. Последние являются эффективным дополнением к традиционному архиву «в папках и на полочках». Сегодня на рынке цифровых продуктов появилось много ИТ-решений, и у КРОК в том числе.
В этой статье речь пойдет о создании именно электронного архива как помощника бизнеса. Как такой архив поможет? Документацию в цифровом виде проще найти, особенно если «надо прямо сейчас», и она не занимает место в офисе или на складе. Электронное хранение пока не может полностью заменить классический архив, но точно поможет бизнесу оптимизировать процессы обмена документами и обеспечит возможность быстрого их предоставления по запросу, тем самым позволит наладить результативное взаимодействие как внутри компании – между сотрудниками подразделений, так и вовне – с контролирующими органами, контрагентами и т.д.
Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб.
Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал.
Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.
Порядок передачи эд в электронный архив
Очередность действий для передачи ЭД в архив, также описанная ГОСТом, призвана обеспечить его целостность и сохранность, но также некоторые ее пункты можно признать устаревшими:
- Структурное подразделение или сотрудник, который ведет подготовку ЭД к передаче, сохраняет их в необходимые форматы и записывает на цифровые носители, оформляя обложку;
- На документы с длительным сроком хранения необходимо подготовить описи, которые передают в архив на бумаге;
- Архивариус* должен просканировать полученные электронные носители антивирусом;
- Каждый из предоставленных файлов должен быть легко читаем;
- Описи должны включать в себя записи о приеме-передаче, которые подписали архивариус и сотрудник, готовивший ЭД к передаче.
*Архивариус должен иметь навыки работы с ЭД и опыт использования антивирусных программам.
Не менее важно соблюдать требования к документам, которые будут отправлены в архив:
- Необходима конвертация ЭД в PDF/A-1;
- Учетная единица на цифровом носителе – контейнер, представляет собой zip-архив, содержащий ЭД в сжатом виде;
- ЭД систематизируют в дела и после объединяют в контейнеры с учетными номерами из архивного шифра;
- Если контейнер находится на цифровом носителе, то номер наносят физически, а если в информационной системе, то добавляют как объект метаданных.
Также существуют законодательные нормы о том, что в архив нужно сдавать два экземпляра электронных документов. Размещать эти экземпляры необходимо на двух разных носителях. Помимо этого в архив должно быть вложено все ПО для чтения и записи вложенных в архив документов.
Рекомендации
Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:
С чего начать создание электронного архива?
До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.
«Нормативки» много. Ориентироваться нужно на следующие нормативные правовые акты:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от 31 марта 2021 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Федеральный закон от 6 декабря 2021 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
- Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
- Приказ Росархива от 20 декабря 2021 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
- Приказ Росархива от 20 декабря 2021 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
- Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
- ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».
Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.
Документы юридического лица можно разделить на:
- правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
- локальные нормативные акты;
- кадровые документы;
- договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
- доверенности;
- письма.
Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.
Требования гост к хранению электронных документов
В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.
Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:
- Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
- Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
- Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
- Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.
Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2021/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.
Хранение электронных документов: способы, требования, сроки и решения
Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения
правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.
В статье разберем способы и правила хранения электронных
документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.