Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:
— Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
— Встроенная ЭП
— ЭП в Outlook
- Открепленная (отсоединенная) ЭП
- Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
- Встроенная ЭП
- ЭП в Outlook
- Как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF
- Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
- Как выгрузить сертификат из КриптоПро
- Как перенести сертификат КриптоПро на другой компьютер
- Как скопировать сертификат из КриптоПро на флешку
- Как подписать файл
- КриптоПро — вставлен другой носитель, как исправить
- КриптоПро не видит флешку, как носитель
- Что требуется для подписания
- ПО для пакета Microsoft Office
- Программа КриптоЛайн
- В этой статье
- Часть 1. Постановка подписи на PDF с помощью онлайн и офлайн инструментов
- Часть 2. Постановка подписи в PDF с помощью автономного инструмента
- Как нарисовать подпись в PDF
- Как загрузить подпись в PDF
- Как поставить подпись в PDF с помощью набора текста
- Часть 3. Постановка подписи в PDF с помощью онлайн-методов
- [Бонус] Онлайн инструмент для рисования подписи для создания имиджевой подписи
- Что нужно сделать перед подписанием электронного документа?
- Что такое ЭЦП и как её создать?
- Цифровая подпись
- Сертифицирующая подпись
- Пошаговая инструкция, как подписать документ в формате PDF
- PDF Commander
- КриптоАРМ
- Контур.Крипто
- Чтобы подписать документ PDF, необходимо
- Как установить программу PDFSign
- Лицензионное соглашение
- Политика по персональным данным пользователей
- Как удалить программу PDFSign
- Что потребуется для подписания электронного документа?
- Вариант 1. Установить плагин для Office
- Для документов формата Word и Excel
- Для документов формата PDF
- Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
- Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
- Сравнение программ для создания электронной подписи
Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц
Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.
— Контур.Крипто
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
Инструкция по подписанию документов в Контур.Крипто.
— КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.
Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
Инструкция по подписанию документов в КриптоАРМ.
Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.
Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.
Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.
Встроенная ЭП
Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
— КриптоПро Office Signature
Плагин, позволяющий создавать встроенную подпись в документах Word и Excel. Можно создать неотображаемую подпись, которую будет видно только на вкладке подписей, или строку подписи в самом документе. Строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа, содержит в себе как сведения о подписавшем, так и произвольный рисунок. Есть возможность создания нескольких подписей в одном документе.
После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.
Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
Инструкция по подписанию документов в Word/Excel.
— КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.
Инструкция по подписанию документов в КриптоПро PDF.
Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.
— Подписание в OpenOffice / LibreOffice
В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.
ЭП в Outlook
Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате.
Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF
Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
Как выгрузить сертификат из КриптоПро
Как перенести сертификат КриптоПро на другой компьютер
Как скопировать сертификат из КриптоПро на флешку
КриптоПро АРМ: как подписать файл
КриптоПро — вставлен другой носитель, как исправить
КриптоПро не видит флешку, как носитель
Средство криптографической защиты КриптоПро имеет большое количество модулей, вспомогательных дистрибутивов, которые совместимы с ПО. Целый комплекс программных средств позволяет эффективно шифровать данные, осуществлять верификацию электронных документов, создавать подпись на различных типах документов.
Чтобы грамотно использовать СКЗИ и обеспечивать надлежащую защиту электронного документооборота необходимо правильно настроить КриптоПро и внимательно ознакомиться с инструкцией по правильному использованию программы. Купить программу КриптоПро можно в SoftMagazin, выбрав подходящий тип лицензии для компьютеров или серверов.
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF
Если вы не знаете, как подписать PDF файл ЭЦП КриптоПро, ознакомьтесь прежде всего с ПО, которое необходимо для подписания файла данного типа. Прежде всего, для работы приложения КриптоПро PDF потребуется установленное СКЗИ КриптоПро CSP, имеющее версию не меньше 3.6. Также для запуска программы потребуется одна из данных программ, установленная на ПК: Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Установив средство для работы с PDF-файлами и непосредственно КриптоПро PDF, можно приступать к созданию ЭЦП. Настроить необходимые функции можно через меню Adobe Acrobat или Adobe Reader. Так, например, во вкладке «Создание» можно отрегулировать метод создания подписи. В пункте «Подписание» есть возможность выбрать необходимый тип подписи, если зайти во вкладку «Работа с сертификатами».
Как подписать файл с помощью ЭЦП КриптоПро
В одном из предыдущих обзоров детально расписано, про КриптоПро CSP, как подписать файл в программе Microsoft Word, например. Чтобы ознакомиться с этапами формирования подписи, прочитайте обзор «КриптоПро – что это такое».
Как выгрузить сертификат из КриптоПро
Понадобится зайти в Панель Управления для запуска КриптоПро CSP. Открыв вкладку «Сервис» выбрать из списка контейнеров нужный с сертификатом. Чтобы открыть сертификат, необходимо нажать на пункт «Свойства». В пункте «Состав» нужно будет выбрать «Копировать в файл». Нужно отказаться от экспортирования закрытого ключа и выбрать путь сохранения сертификата.
Как перенести сертификат КриптоПро на другой компьютер
Перенести сертификаты из программы на другой компьютер можно несколькими способами. Можно воспользоваться экспортом-импортом сертификатов. В пункте «Личное» необходимо выбрать из списка сертификатов и перенести его через Мастер Экспорта. Личные сертификаты экспортируются через Панель Управления.
Другим способом является инсталляция сертификатов из контейнеров электронной цифровой подписи. Так, если вы имеете версию ПО КриптоПро выше 3.6, есть возможность скопировать удостоверение в контейнер закрытого ключа. В таком случае потребуется просто перенести контейнеры, выбрать необходимые сертификаты и установить их на новый ПК.
Как скопировать сертификат из КриптоПро на флешку
Осуществить копирование можно несколькими способами – при помощи Windows либо непосредственно при помощи программы. Если ваша версия программы не меньше 3.0, можно воспользоваться средствами Windows. Необходимо папку с закрытым ключом разместить в корень флеш-накопителя, также желательно не изменять имя файла.
Если же производить дублирование на флешку при помощи КриптоПро, то понадобится вкладка «Сервис». Нужно нажать «Скопировать» и через обзор выбрать копируемый контейнер. Выбрав новое имя контейнера, в окне нужно будет выбрать флешку, на которую он будет размещен.
Как подписать файл
Программа КриптоАРМ позволяет осуществлять шифрование данных, создание и проверку цифровой подписи на основе криптоалгоритмов, применяющихся в КриптоПро. Чтобы подписать файл при помощи данной программы, ее необходимо установить на ПК. После инсталляции потребуется открыть документ, в котором нужно поставить подпись.
КриптоПро — вставлен другой носитель, как исправить
При возникновении данной ошибки, необходимо убедиться, что в подсоединен именно носитель с сертификатом, а сама флешка должна соответствовать сертификату. Возможным вариантом решения проблемы является удаление паролей к закрытым ключам. Операцию можно проделать, зайдя через «Сервис» и нажать «Удалить запомненные пароли», и произвести переустановку личного сертификата.
Проблема может возникнуть, если имя съемного носителя было изменено, либо в папке содержатся не весь перечень необходимых файлов с нужным форматом. Для корректной работы с флеш-накопителем, контейнер закрытого ключа должен быть целым.
КриптоПро не видит флешку, как носитель
Чтобы отрегулировать видимость флешки понадобится настройка программы. Произвести настройку нужно зайти в Панель Управления и выбрать криптопровайдер. Открывшееся окно имеет несколько вкладок. Выберите «Оборудование». Здесь необходимо выбрать пункт «Настроить считыватели».
Флеш-накопитель должен отображаться в списке доступных считывателей. Если его нет, потребуется его «Добавить». Каждый съёмный носитель называется «Дисковод». После нажатия кнопки «Далее» флешка должна отобразиться в списке считывателей.
Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Что требуется для подписания
Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.
Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.
Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в специальном разделе сайта компании.
Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.
Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.
ПО для пакета Microsoft Office
Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.
Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.
Заказать КриптоПро Office Signature можно по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:
- В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
- Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
- В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
- С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть здесь.
Программа КриптоЛайн
Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.
Загрузить программу КриптоЛайн можно отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать на странице техподдержки сайта Такском.
Чтобы добавить документ в программу:
- Нажмите кнопку «Добавить»;
- Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
- Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;
- Нажмите «добавить», выделите сертификат и нажмите «Выбрать», затем – «Подписать».
- Если выбраны несколько сертификатов, документы будут подписаны каждым из них. Лишний сертификат можно убрать из списка, нажав «Удалить» напротив него.
При необходимости, в разделе «Параметры подписи»:
- Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
- Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».
КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
Добавление вашей подписи к документу показывает, что вы понимаете и согласны с содержащимися в нем условиями. Однако подписать документ лично становится проблематично, если вы находитесь за много километров от него. Именно в этом случае очень полезно ставить подписи на PDF-документах в режиме онлайн. Все, что вам нужно, – это подключение к Интернету, ноутбук или смартфон и эффективный инструмент для редактирования.
Процесс добавления подписи к документу может показаться сложным, особенно если вы новичок. Продолжайте читать эту статью, чтобы узнать, как прикреплять подписи к PDF-файлам.
В этой статье
Часть 1. Постановка подписи на PDF с помощью онлайн и офлайн инструментов
Прикрепление подписей в PDF – это удобный метод проверки подлинности документов и более дешевый, поскольку подписавшему не нужно преодолевать большие расстояния или использовать канцелярские принадлежности, такие как ручка и бумага. Кроме того, существует множество инструментов, помогающих подписывать PDF-файлы, как онлайн, так и офлайн.
Онлайн-инструменты для подписи требуют подключения к Интернету. Одно из его преимуществ – совместимость со многими операционными системами. Кроме того, вы можете получить доступ к данным в любом месте, что позволяет работать удаленно и с любого устройства.
В отличие от них, автономные средства подписи не требуют подключения к Интернету. Кроме того, программное обеспечение для автономной подписи обычно поддерживает несколько методов подписи, включая подпись изображения, подпись рисунка, цифровую подпись и т.д. Этот метод имеет большую защиту и функциональность, чем онлайн, что делает его подходящим для работы с конфиденциальными и секретными документами.
Часть 2. Постановка подписи в PDF с помощью автономного инструмента
Теперь, когда вы понимаете основные различия между этими двумя видами инструментов, давайте обсудим, как поставить подпись в PDF с помощью автономных инструментов.
Помимо добавления подписи, вот список интересных функций, которые поставляются с автономным инструментом.
Создание и заполнение форм
Инструменты редактирования, позволяющие добавлять текст, изображения и фигуры
Как нарисовать подпись в PDF
Выберите “Нарисовать” и используйте мышь, тачпад или пальцы, если вы пользуетесь телефоном или планшетом, чтобы нарисовать свою подпись. Настройте свою подпись, изменив цвет. Когда вы будете довольны своей подписью, нажмите “OK”, чтобы сохранить изменения.
Как загрузить подпись в PDF
Выберите “Загрузить”, а затем нажмите кнопку Выбрать изображение. Просматривайте папку, пока не найдете фотографию, которую хотите загрузить на платформу. Когда вы будете довольны загруженной фотографией, нажмите “OK”, чтобы сохранить изменения.
Премиальный эффект имиджевой подписи
Предположим, вы сфотографировали свою рукописную подпись, но она получилась нечеткой. Вы также можете слишком поздно понять, что на вашей фотографии есть нежелательный фон, который вы хотели бы удалить. PDFelement имеет удобную функцию Image Signature, которая сопровождается эффектом премиум-класса.
Эта функция позволяет удалить ненужный фон загруженного изображения, оставив изображение подписи. Вы также можете повысить резкость подписи, если изображение нечеткое и выглядит пикселированным.
Наконец, функция премиум-эффекта позволяет преобразовать изображение в черно-белое, убрав все ненужные цвета.
Как поставить подпись в PDF с помощью набора текста
Ниже приведено руководство о том, как ставить подпись на документах PDF с помощью набора текста.
Выберите “Тип” и введите имя, которое вы хотите включить в свою подпись. Просмотрите шрифты и выберите тот, который придется вам по вкусу. Настройте свою подпись, изменив размер и цвет шрифта. Нажмите “OK”, чтобы сохранить изменения.
Часть 3. Постановка подписи в PDF с помощью онлайн-методов
Добавление аннотаций и комментариев
Простой обмен файлами
Создайте бесплатный аккаунт, если у вас его нет, или войдите в существующий аккаунт с помощью своих учетных данных
Перейдите на вкладку “Главная” и нажмите “Загрузить файлы”, чтобы загрузить документ, который вы хотите подписать. Вы можете выбрать один или несколько файлов из папки.
Загруженные файлы появятся в разделе “Последние действия с документами”. Когда вы будете удовлетворены документами, выберите “Подписать”.
На вкладке “Подписать” есть две опции: “Запросить подписи” и “Массовая отправка”. С помощью первого можно вставить несколько подписей от разных людей в один и тот же документ. Последний позволяет получить одну подпись на копию документа от нескольких человек.
Перетащите соответствующие поля в документ, проверьте, все ли в порядке, и нажмите кнопку “Отправить на подпись”. Каждый подписант получит уведомление по электронной почте и ссылку, которая направит его на защищенную страницу, где он сможет добавить цифровую подпись.
[Бонус] Онлайн инструмент для рисования подписи для создания имиджевой подписи
Помимо рассмотренных выше автономных инструментов, вы можете использовать многочисленные онлайн-инструменты для создания и прикрепления цифровой подписи к PDF. Все, что вам нужно, это стабильное подключение к Интернету, так что вы не будете испытывать заминок при использовании онлайн-платформы.
SignWell – отличный пример онлайн-инструмента для рисования подписей, который поможет вам с легкостью прикреплять подписи к PDF-файлам в режиме онлайн.
Ниже перечислены основные характеристики SignWell, которые могут помочь вам в создании цифровой подписи.
Вы можете нарисовать свою подпись с помощью мыши, тачпада, телефона или планшета.
В нем есть инструмент выбора цвета, который поможет вам выбрать другой цвет, кроме черного.
Платформа поддерживает ввод онлайн-подписи.
Рукописные шрифты визуально привлекательны.
Вы можете настроить стиль своей цифровой подписи.
Здесь представлено подробное руководство о том, как использовать SignWell для создания подписи с помощью рисунка.
Зайдите на веб-сайт SignWell. Нажмите на значок “Нарисовать подпись”.
Используйте сенсорную панель, мышь или пальцы, если вы используете телефон или планшет, чтобы нарисовать свою подпись.
Настройте цвет своей подписи. Нажмите кнопку “Сохранить” в нижней части страницы.
Ниже приведено руководство по использованию SignWell для создания изображения подписи путем набора текста
Перейдите на домашнюю страницу SignWell. Нажмите на значок “Введите подпись”.
Напечатайте набросок подписи и выберите подходящий вам шрифт.
Настройте цвет и размер своей подписи. Нажмите “Сохранить” в нижней части страницы, чтобы завершить процесс.
Поскольку мы регулярно используем PDF-файлы для отправки и хранения контента, инструменты для редактирования PDF-файлов сделали нашу работу гораздо более удобной. Эти инструменты также довольно универсальны и могут использоваться как на офлайн, так и на онлайн платформах. Однако автономные инструменты более функциональны, чем онлайн, поскольку они не ограничены возможностями подключения к Интернету. Мы надеемся, что эта статья была полезной и показала, как легко добавить подпись в PDF.
Заключение сделок и соглашений, составление договоров всё чаще происходят в онлайн-формате. Чтобы заверить документ, уже не нужно иметь на руках физическую копию. Подписаться можно непосредственно в электронном файле, причём он будет иметь полную юридическую силу. Расскажем, как подписать электронной подписью документ PDF и что делать, если цифрового сертификата у вас нет.
Что нужно сделать перед подписанием электронного документа?
Подготовить финальную редакцию файла. Проверьте, что все пункты прописаны, а нужные изменения внесены и больше корректировок не будет.
Получить в Удостоверяющем центре (УЦ) сертификат квалифицированной электронной подписи ― это документ, содержащий ключ проверки подписи и зашифрованную информацию о владельце (данные о вашем статусе, реквизитах и полномочиях). Позволяет подтвердить авторство, максимально защищён ― подделать невозможно. Если не обращались за ключом ЭЦП, подготовьте графический автограф в виде изображения (скан вашей подписи).
Установить ПО для формирования и добавления электронной подписи. Это могут быть специальные надстройки для текстовых редакторов, десктопные приложения или онлайн-сервисы.
Что такое ЭЦП и как её создать?
Электронная подпись используется для подписания договоров с контрагентами, сдачи любых отчётов, регистрации онлайн-касс, действий на госпорталах. Она имеет юридическую силу и позволяет работать с электронным документооборотом. Использовать ЭП могут физические лица, индивидуальные предприниматели и юрлица. Чтобы понимать, как подписать ПДФ ЭЦП, советуем разобраться с терминологией. На разных платформах вы сможете встретить несколько типов подписей с использованием цифровых сертификатов. Чтобы вы не запутались, раскроем основные понятия.
Цифровая подпись
По сути, это цифровой аналог рукописного автографа. Представляет собой электронный ключ, в котором зашифрована информация об авторе. Цифровая подпись создаётся с помощью криптографического преобразования данных. Позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и считается самым надёжным вариантом для заверения документов.
Для создания цифровой подписи вам потребуется действующий сертификат, выданный Удостоверяющим центром с аккредитацией Минкомсвязи РФ. Он обычно хранится на специальном носителе — токене. После подписания сервис автоматически создаёт файл ЭЦП, который хранится отдельно от исходной версии документа (поэтому подпись называют отсоединённой).
Перед тем, как подписать документ ПДФ электронной подписью, убедитесь, что Удостоверяющий центр имеет государственную аккредитацию ― только в этом случае сертификат является подлинным и защищённым.
Сертифицирующая подпись
Один из типов цифровых подписей. Термин введён компанией Adobe, разработавшей PDF-формат. Сертифицирующую подпись может ставить только автор документа. Она подтверждает его подлинность, защищает от несанкционированного доступа и позволяет отслеживать любые изменения, внесённые в документацию после подписания (например, в Acrobat они отображаются в панели «Подписи»). Если вы откроете сертифицированный документ в программе от Adobe, то в верхней части увидите синюю ленту ― она означает подлинность и подтверждает авторство.
Пошаговая инструкция, как подписать документ в формате PDF
Ниже мы разберём, как подписать PDF ЭЦП или без неё.
PDF Commander
Если ранее вы не получали сертификат электронной подписи от УЦ, можно заверить ПДФ другими способами:
распечатать бумажную версию, расписаться ручную, затем отсканировать файл;
поставить росчерк или добавить изображение со своим автографом в специальном PDF-редакторе, например в PDF Commander.
Программа PDF Commander ― удобная альтернатива сложному ПО, работающему с сертификатами электронной подписи. Главное преимущество ― инструмент безопасен. При работе с официальными юридическими и финансовым документами у многих людей возникает страх утечки данных. Работать в десктопной программе гораздо надёжнее, чем, например, в онлайн-редакторах PDF. Софт будет установлен только на вашем компьютере, поэтому вы можете не волноваться за конфиденциальность информации.
Также программа позволяет поставить штамп в ПДФ документе, задать пароль (на открытие и изменение прав доступа), замазать конфиденциальные данные. Все перечисленные опции обеспечат подлинность документа и защитят его от злоумышленников.
Как поставить электронную подпись в PDF файле:
- Скачайте дистрибутив программы с официального сайта и следуйте инструкции по установке. Запустите редактор.
- В стартовом окне кликните на «Открыть PDF» (если документ готов) или сделайте ПДФ-файл с нуля, нажав соответствующую кнопку.
- На верхней панели выберите вкладку «Редактор» и найдите кнопку «Подпись». Здесь вы сможете расписаться вручную через окно рисования или вставить готовый автограф из файла.
- Настройте толщину, прозрачность и цвет линии, если хотите расписаться непосредственно в редакторе. Мышкой или стилусом для планшета поставьте свою подпись. Она должна быть максимально похожа на ваш почерк. Если где-то сбились или расписались небрежно, то воспользуйтесь ластиком и сотрите ненужное. Кликните «Ок», чтобы подтвердить выбор.
- Теперь вариант для тех, у кого уже есть автограф в формате изображения. Найдите пункт «Выбрать из файла», откройте картинку и передвиньте её в нужную часть документа. Отрегулируйте поворот и размер.
- Нажмите кнопку «Сохранить» (значок с изображением дискеты).
КриптоАРМ
Это специальная программа для подписания и шифрования документации. Если регулярно работаете на государственных порталах или в системах, где нужна квалифицированная ЭЦП, попробуйте КриптоАРМ. Интерфейс на русском языке, управление простое ― разобраться можно с первого запуска.
Как подписать документ ПДФ электронной подписью КриптоПро через КриптоАРМ:
Сначала установите программное обеспечение с помощью Мастера установки. Откройте КриптоАРМ и найдите на жёстком диске документ, который требуется подписать. Кликните на него правой кнопкой мыши, в открывшемся списке найдите «КриптоАРМ», далее пункт «Подписать». После этого запустится средство создания электронной подписи. Щелкните кнопку «Далее», затем «Выбор файлов» ― удостоверьтесь, что в систему уже загружен необходимый документ.
Если хотите ещё раз проверить файл перед подписанием, нажмите на предварительный просмотр. Всё в порядке ― тогда кликните «Далее», выберите вид кодировки данных (обычно используются DER или BASE64). В пункте «Параметры подписи» выставите настройки:
использование (не задано, исправлено и т.д.);
сохранение в отдельном файле;
время создания и другие свойства.
Файл, подписанный посредством официального сертификата ЭП, будет иметь общепринятый формат sig.
Контур.Крипто
Онлайн-сервис позволяет юридически заверить бумагу за пять минут, причём самостоятельно искать и устанавливать софт не надо. Перед тем, как подписать документ электронной подписью КриптоПро PDF, нужно загрузить на компьютер несколько дополнительных расширений. Настройка ПК происходит автоматически при первой авторизации на сервисе.
В Контур.Крипто можно сформировать электронную подпись, проверить её подлинность, расшифровать ранее подписанный файл. Доступна загрузка целого пакета. Удобство сервиса заключается ещё и в том, что подписываться в одном документе могут сразу несколько лиц. Интерфейс интуитивно понятен, к тому же на сайте есть пояснения и руководства с пошаговым описанием работы. Помимо PDF сервис поддерживает другие форматы, созданные в Word и Excel.
Разберём, как подписать документ ПДФ электронной цифровой подписью.
Зайдите на сайт и нажмите «Начать пользоваться». Выберите документ, который требуется подписать (ресурс поддерживает загрузку файлов до 100 Мб). Затем загрузите сертификат с ЭЦП ― он должен быть установлен на компьютере. Если ключа ещё нет, приобрести его возможно непосредственно через Удостоверяющий центр Контур.
Нажмите кнопку «Подписать», и веб-сервис автоматически создаст новую папку. В ней будет первоначальный документ и отдельно ― подписанный с расширением .sig. Таким образом, вы получаете отсоединённую ЭЦП. Все файлы можно сохранить на жёсткий диск или сразу переслать другому человеку по электронной почте.
Чтобы подписать документ PDF, необходимо
подготовить финальную редакцию файла;
получить сертификат ЭЦП, предварительно обратившись в Удостоверяющий центр, прошедший государственную аккредитацию;
установить на ПК специальный модуль CryptoPro либо отдельное приложение КриптоАРМ;
воспользоваться веб-сервисом Контур.Крипто, подписать файл и сразу отправить его получателю по электронной почте (или сохранить на ПК).
Мы разобрали, как поставить электронную подпись в pdf и от руки, непосредственно в редакторе. Получение сертификата ― более сложный и длительный процесс, но многие государственные учреждения требует подписание документов исключительно в таком виде. Если строгого условия нет, удобнее поставить свой автограф или штамп в PDF Commander. Это займёт несколько минут, и вы можете не волноваться за сохранность личных данных.
Для скачивания актуальной версии программы для подписи документов PDFSign для Windows используйте одну из ссылок расположенных ниже.
Программа PDFSign совместима с Windows Vista / 7 / 8 / 10
Как установить программу PDFSign
Лицензионное соглашение
Официальная страница лицензионного соглашения на ПО PDFSign
Политика по персональным данным пользователей
Официальная страница политики в отношении ПДн пользователей PDFSign
Как удалить программу PDFSign
В любое время Вы можете удалить Программное обеспечение PDFSign со своего компьютера. Все элементы операционной системы, на которой было установлено Программное обеспечение PDFSign, возвращаются в прежний вид. Исполняемые файлы программы PDFSign также удаляются из операционной системы.
Удалить Программное обеспечение PDFSign в операционной системе семейства Microsoft Windows возможно через меню “Программы и компоненты” выбрав в меню “PDFSign”, либо из установленной меню Программы выбрать “Деинсталлировать PDFSign”.
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
- Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
- Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
- Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью
- Программа для создания электронной подписи — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
- трудовой или хозяйственный договор,
- иск в арбитраж,
- акт с подрядчиком или заказчиком и т.д.
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
- Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
- Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
- Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
- Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
- Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
- Сертификат, которым нужно подписать документ.
Что учесть при использовании программы:
- В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Что учесть при использовании Контур.Крипто:
- В сервисе можно создать только отсоединенную подпись
- Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.
Сравнение программ для создания электронной подписи
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.