Как поставить на файле эцп

Почему следует подписывать документы ЭЦП

Многие несколько недоумевают по поводу того, нужно ли и можно ли подписывать документы электронной подписью. На такой вопрос можно дать только утвердительный ответ. Для упрощенного понимания рассмотрим один пример.

Предположим, компания в лице генерального директора должна оформить двусторонний контракт. Понятно, что визировать его придется в любом случае, поскольку без этого он не будет иметь юридической силы. Но пересылка готового договора, скажем, по факсу оказывается невозможной. При отправке по электронной почте графический формат отсканированного документа не приветствуется, ведь подпись можно подделать.

Таким образом, приходится отправлять тот же самый файл Word, а вот такой документ и должен быть подписан. Но как подписать документ «Ворд» электронной подписью? В общем-то, в этом нет ничего особо сложного. Далее будет рассмотрено несколько простых методов создания ЭЦП. А пока остановимся на правовых вопросах.

Установка ключей в «Реестр»

Перед тем как поставить цифровую подпись в PDF, настройте рабочее место и установите криптопровайдер, о котором было сказано выше.

Продукт КриптоПро PDF не является отдельной самодостаточной программой. Это вспомогательный компонент, расширяющий возможности приложений Adobe по части подписания документов КЭП. После инсталляции софта пользователь сможет ставить идентификатор непосредственно в самой программе Adobe Акробат или Ридер.

Если вы хотите установить ЭЦП и подтвердить лицензию печати, то вам необходимо заранее установить программу для её распознавания. Без неё ничего не получится. Зачастую — это КриптоПРО CSP 3.6. Её можно либо установить с диска, предварительно купив оный в магазине, или же установить из сети Интернет.

Шаг 1. Внимательно изучите данные своего компьютера и с помощью меню «Пуск проверьте: не была ли программа уже установлена ранее (особенно, если вы в данный момент вы собрались использовать не своё устройство).

Открываем меню «Пуск» находим программу КриптоПро, запускаем ее и проверяем версию

Далее могут быть два исхода: у вас либо есть эта программа, либо её нет.

• если вы её не имеете, то переходите к шагу номер два;
• если же она всё-таки есть на устройстве, то проверьте версию продукта, посмотрите: подойдёт ли она вам (если нет, то программу стоит переустановить, если да, то оставляем всё без изменений), также не забудьте удостовериться, что срок действия КриптоПРО не истёк! Это очень важно.

Шаг 2. Если вы поняли, что данной программы у вас на компьютере, то переходим к установке. Иногда это сделать не совсем просто. Вам необходимо зайти на лицензионный сайт (это весьма важно, поскольку пиратская версия не будет работать в полном объёме) и попытаться установить программу.

1. При переходе на сайт вы увидите следующее изображение.
   

   Переходим на официальный сайт КриптоПро

   

   Кликаем мышкой по ссылке «КриптоПро CSP»

2. Здесь необходимо выбрать графу «Предварительной регистрации».
   

   Мышкой нажимаем по ссылке «Предварительной регистрации»

3. При переходе на данную ссылку вам будет предложено заполнение анкеты. Главное — написать достоверные и полные данные. После регистрации соглашаемся с соглашением и переходим к скачиванию.
   

   Заполняем анкету достоверной информацией

   

   Ставим галочку на пункт, что соглашаемся с обработкой данных, отмечаем капчу, нажимаем «Регистрация»

   

   Выбираем подходящий вариант программы и щелкаем по ссылке для скачивания

Шаг 3. Однако мы скачиваем ещё не саму программу, а лишь установочный файл. Поэтому после того, как файл прогрузился, открываем его.

Щелкаем по ссылке, подходящей для нашей операционной системы

Шаг 4. Теперь устанавливаем саму программу.

Нажимаем по ссылке «Установить»

Шаг 4. Дожидаемся окончательной загрузки!

Ожидаем завершения установки

Нажимаем «ОК»

Шаг 5. Чтобы программа корректно работала на вашем персональном компьютере, введите номер своей лицензии (ключа).

Во вкладке «Общие», нажимаем на кнопку «Ввод лицензии»

Заполняем поля, нажимаем «ОК»

Шаг 1. Откройте вкладку «Панель управления» (при помощи лупы или же меню «Пуск»).

Открываем меню «Пуск», вводим в поле поиска «Панель управления», открываем полученный результат

Шаг 2. Запускаем заранее установленную программу.

В режиме «Просмотр» выставляем «Мелкие значки», находим и запускаем программу КриптоПро

Шаг 3. При запуске КриптоПРО нас переносит на главный экран программы. На нём, как можно заметить, весьма много складок. Нам же нужна вкладка под названием «Сервис».

Главное окно программы КриптоПро

Переходим во вкладку под названием «Сервис»

Шаг 4. Далее необходимо «Посмотреть сертификаты в контейнере закрытого ключа». Не стоит вводить имя ключевого контейнера вручную (хотя, если хотите, можете сделать именно так, это ваше право), но для удобства нажмите на вкладку «Обзор».

Нажимаем на кнопку «Обзор»

Шаг 5. После вашего клика всплывёт дополнительная вкладка, где будет необходимо выбрать именно ваш контейнер, а также доступный считыватель. Когда вы ознакомитесь со всем и проверите данные, нажмите «Oкей».

Кликаем мышкой по названию контейнера, чтобы выделить его, нажимаем «ОК»

Шаг 6. Если вы всё сделали правильно, то нас обратно вынесет на предыдущую вкладку. Больше никаких изменений нам добавлять не требуется, поэтому переходим на следующее окно, нажимая «Далее».

Нажимаем «Далее»

Шаг 7. Вы перешли на следующую вкладку. Здесь расположена абсолютно вся личная информация, которая и была зашифрована ЭЦП. Также можно найти и ознакомиться со сроком действия. Проверьте также и серийный номер своей программы и подписи (его ни в коем случае нельзя забывать). Выбираем «Свойства».

Проверяем информацию, нажимаем на кнопку «Свойства»

Шаг 8. Теперь вам предстоит установка нового сертификата.

Во вкладке «Общие» нажимаем «Установить сертификат»

Шаг 9. Вы автоматически попадёте на следующую вкладку. Здесь вам необходимо внимательно изучить всю информацию. И если вы с ней согласны, то только тогда переходите на следующую страницу.

Внимательно читаем информацию, нажимаем «Далее»

Шаг 10. Здесь нам нужно посмотреть все сертификаты, которые находятся в хранилище. В этом поможет кнопка «Обзор».

Щелкаем по кнопке «Обзор»

Шаг 11. Поскольку мы шифровали наши личные данные, выбираем соответствующую папку с названием «Личное» и нажимаем «Oкей».

Выбираем папку с названием «Личное» и нажимаем «Oкей»

Шаг 12. Поздравляем! Вы успешно установили сертификат. Для полного завершения нажимаем на «Готово» и ждём всего лишь пару секунд.

Нажимаем «Готово»

Устанавливать готовые сертификаты можно как с жёсткого диска, так и со съёмных носителей. Сейчас речь пойдём об установке электронной подписи с флешки.

По сути, помимо некоторых действий, копирование ЭЦП с флешки ни чем не отличается от обычной установки сертификаты. Перед установкой вам всего лишь потребуется вставить саму флешку с подписью в компьютер. Дальнейшие же действия будут целиком и полностью совпадать с обычной установкой.

Для чего же вообще требуется установка корневого сертификата и куда она производится? Корневой сертификат устанавливается в общее хранилище, чтобы обезопасить сервер и способствовать его благоприятной работе без каких-либо ошибок или же недочётов. Для установки и получения сертификата вам понадобится ТЦСП.

Шаг 1. Запросите сертификат.

Переходим на сайт тестового удостоверяющего центра

Шаг 2. Когда вам придёт разрешение, загрузите его из центра.

Щелкаем по подходящей ссылке

Шаг 3. Откройте сертификат и установите, согласно инструкции на экране (вам ничего не придётся делать, лишь несколько раз нажать на кнопку «Далее»).

Переходим в папку «Загрузки», правой кнопкой мышки щелкаем по сертификату, выбираем «Установить сертификат»

Нажимаем «Далее» и следуем инструкции «Мастера импорта сертификатов»

Шаг 1. Необходимо настроить «Реестр». И только тогда можно уже приступить к установке ключа.

1. Перейдите в закладку «Оборудование», щелкните по опции «Настроить считыватели». В следующем окне кликните на параметр «Добавить».
   

   Во вкладке «Оборудование» нажимаем по кнопке «Настроить считыватели», затем на кнопку «Добавить»

2. Щелкните по считывателю «Реестр», затем «Далее».
   

   В разделе «Доступные считыватели» выделяем «Реестр», нажимаем «Далее»

3. Подтвердите действие, нажав «Далее», в последнем окне «Готово». Перезагрузите свой ПК.
   

   Подтверждаем действие, нажав «Далее», затем «Готово»

Шаг 2. Скопируйте контейнер, в котором находятся ключи/ключ.

Во вкладке «Сервис» нажимаем по кнопке «Скопировать»

Кликаем мышкой по названию контейнера, нажимаем «ОК»

В поле «Имя ключевого контейнера» вводим название своего ЭПЦ, нажимаем «Готово»

Шаг 3. Вставьте его в «Реестр».

Кликаем по устройству «Реестр», нажимаем «ОК»

Шаг 4. Установите контейнер в программе в реестр точно также, как это делалось и с сертификатом.

1. Вернитесь в закладку «Сервис», кликните по опции «Посмотреть сертификаты в контейнере».
   

   Во вкладке «Сервис» кликаем по кнопке «Просмотреть сертификат в контейнере»

2. Выделите считыватель «Реестр» нажмите «ОК».
   

   Щелкаем по считывателю «Реестр», нажимаем «ОК»

3. Проверьте данные, нажмите «Установить».
   

   Кликаем по кнопке «Установить»

Чтобы предотвратить возможные зависания программы, которые неблагоприятно будут влиять на установку вашей подписи, вам необходимо:

• установить лицензионное программное обеспечение;
• установить лицензионную программу, поскольку пиратская версия очень часто подвергается зависаниям;
• проверить компьютер на наличие вирусов или доступных обновлений (если таковые имеются, то их необходимо устранить).

Также причинами зависаний могут быть:

• неверные пути к файлам, их неточность;
• если срок сертификата остановлен компанией или же окончательно истёк.

Если ни одна из предложенных причин не подходит, то обратитесь в службу техподдержки, где вам обязательно помогут и искоренят неполадку.

Нужно ли подписывать документы с электронной подписью вручную?

Многие офисные работники и руководители считают, что визировать документы, в которых имеется ЭЦП, дополнительно (вручную) нужно (так сказать, на всякий случай). Явное заблуждение. Это совершенно необязательно.

Дело в том, что при создании цифровой подписи и сертификата оформляется специальный договор с удостоверяющим центром и заверяется нотариусом, а на стадии формирования сертификата выдается закрытый ключ. С юридической точки зрения, это и есть подтверждение владельца ЭЦП. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: вторичное визирование не нужно.

Установка корневого сертификата

Нажимаем «Далее»

Нажимаем «Готово»

Алгоритм работы с ЭЦП

Чтобы подписать усиленной электронной подписью документ, понадобится установить на ПК программное обеспечение. В этот список входят несколько обязательных вариантов:

• Крипто-ПРО CSP
  
• библиотека Capicom
  
• личный и корневой сертификаты
  

Эти программы помогут активировать и внести электронную подпись. Оформленный с их помощью документ приравнивается к бумажному носителю.

ВНИМАНИЕ: перед началом работы убедитесь, что установленная Крипто-ПРО CSP относится к последней версии.

После внесения квалифицированной подписи документ нельзя изменять. Именно поэтому, прежде чем вносить КЭП, проверьте информацию на полноту и отсутствие неточностей. Если коррективы вносятся после закрепления за ним подписи, он теряет юридическую силу.

СОВЕТ: если возникла потребность дополнить или внести правки в документ, в начале работы удалите подпись. Пополнив сведения нужной информацией, повторно нанесите КЭП.

Выясним, как подписать документ электронной цифровой подписью, и посмотрим на то, как все это работает.

В основу таких процессов положено создание криптограммы, которая хэширует заверяемый файл, определяя данные владельца, авторство и целостность данных. Созданный хэш на следующем этапе шифруется при помощи закрытого ключа, после чего происходит формирование либо целого документа с ЭЦП, либо отдельного файла подписи, привязанного к документу.

Получатель для расшифровки, аутентификации (подлинности) и проверки целостности документа использует открытый ключ. Конечно же, в общих чертах большинство алгоритмов очень похожи между собой. Разница может проявиться только в зависимости от типа используемого программного обеспечения.

Как подписать документ ЭЦП в Word MS Office

Многие пользователи даже не догадываются о том, что ЭЦП можно совершенно просто создать даже в офисном редакторе Word. Как подписать «вордовский» документ электронной подписью? Проще простого. Действия в разных версиях редактора несколько различаются, но в целом суть одна и та же. Рассмотрим создание подписи на примере Word 2007.

Итак, как подписать документы электронной подписью, используя только Word? Для этого после установки курсора в место, где предполагается поставить подпись, используется меню вставки, в котором выбирается пункт текста. Затем следует найти пункт строки подписи и в выпадающем списке установить строку подписи MS Office.

В диалоговом окне настройки нужно указать данные лица, подписывающего документ, затем выбрать скан оригинальной подписи, после чего ввести собственное имя в поле рядом со значком «x». После этого будет отображена печатная версия подписи.

На планшете с рукописным вводом подпись можно поставить собственноручно. Если требуется подписать документ от имени нескольких лиц, нужно будет настроить поля подписей для каждого лица.

Можно поступить и проще, выбрав в меню кнопки «Офиса» строку «Подготовить», далее указать добавление подписи, затем использовать цель подписания документа, после этого сделать выбор подписи, и, наконец, – пункт «Подписать». Подписание будет подтверждено появившимся красным значком на панели и надписью, гласящей, что документ содержит ЭЦП.

Для последних версий Microsoft Word нажимаем “Файл” и в открывшемся окне наводим курсор на вкладку “Сведения” и выбираем пункт “Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)”. Если вы не видите данный параметр, то у вас не установлено программное обеспечение Crypto Pro и КриптоПро Office Signature, либо одно из них.

Далее, у вас появится окно, где будет предложено указать цель. Этот пункт не обязателен, но можете его заполнить по желанию. Затем выбираете нужную ЭЦП и кликаете по кнопке “Подписать”.  

После проделанных манипуляций во вкладке “Сведения” появляется обновленная информация об этом файле, отмечается что он уже заверен ЭЦП и является окончательным для редактирования.

Очень важным моментом в заполнении является то, что после того, как поставлена электронная подпись, в файл нельзя вносить какие-либо изменения. При исправлении данных после этих действий — документ с ЭЦП становится недействительным.

Совет: если у вас все-таки возникла необходимость внести правки, сначала удалите подпись и только потом изменяйте файл. После окончания работы снова поставьте ее.

Самые популярные инструменты для создания ЭЦП

В отличие от вышеописанного плагина, который расширяет возможности Adobe, КриптоАрм — это самостоятельное программное решение. Все операции с ЦП осуществляются через интерфейс программы или контекстное меню ПДФ-файла.

Преимущества софта:

• широкие функциональные возможности;
• поддержка любых расширений, в том числе и ПДФ (можно одновременно заверять несколько пакетов данных разных форматов);
• возможность создавать совмещенные и отсоединенные идентификаторы;
• тестовый период до 3 месяцев.

Основной недостаток — платная лицензия, распространяемая только на один ПК.

Теперь посмотрим, каково может быть решение проблемы того, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Для этого желательно использовать стороннее программное обеспечение.

Из русскоязычного ПО самыми популярными и наиболее распространенными являются следующие программные пакеты:

• «КриптоАРМ»;
• «Крипто ПРО»;
• «КриптоТри».

Первая программа выглядит самой простой, поэтому далее будет рассмотрено, как подписать документы электронной подписью, именно с ее помощью.

Для создания цифровой подписи при помощи этого приложения есть два метода: использование контекстного меню и выполнение действий через главный интерфейс программы. Для более простого понимания процесса остановимся на первом варианте, тем более что второй практически идентичен, только основное действие вызывается непосредственно из программы. Предположим, необходимо установить цифровую подпись на документ Word.

Сначала в «Проводнике» необходимо выбрать интересующий нас документ и в меню ПКМ выбрать строку «Подписать». После этого появится окно «Мастера», который поможет выполнить все дальнейшие действия. Нажимаем кнопку продолжения и проверяем, тот ли файл выбран. При необходимости можно добавить еще несколько объектов, чтобы осуществить их одновременное подписание.

Снова нажимаем кнопку «Далее» и в следующем окне выбираем метод кодировки. В принципе, можно ничего не менять и оставить настройки, предложенные по умолчанию. На следующем этапе можно ввести дополнительные данные (штамп времени, визу и т. д.). Попутно можно установить флажок в поле сохранения подписи в виде отдельного объекта (при последующей проверке подписи в документе потребуются оба файла). Если галочку не ставить, файл подписи будет объединен с документом.

После продолжения потребуется выбрать сертификат, который был выдан соответствующим удостоверяющим центром (он может находиться на внешнем носителе eToken или прописан в системном реестре). После этого остальные параметры можно не менять. По окончании всех действий останется только нажать кнопку «Готово».

Примечание: если для подписи выбрался отдельный файл, как правило, он будет располагаться в той же директории, что и исходный подписываемый документ, и иметь расширение SIG.

Особенности подписи документов PDF, HTML и XML

Наконец, несколько слов о других форматах. В принципе, для PDF-документов действия будут теми же, однако в силу специфики других программ от компании Adobe целесообразно отделять файл подписи от основного документа.

Возможна ситуация, когда получатель документа сначала захочет ознакомиться с его содержимым, используя для этого тот же Acrobat (Reader), а только потом станет проверять подпись. Кстати, некоторые приложения от Adobe тоже позволяют подписывать файлы собственными штатными средствами.

Если встраивать подпись в документы формата HTML при работе с тонкими клиентами, в браузере потребуется нажать «Подписать и отправить», после чего будет активирован скрипт разработчика, формирующий строковую переменную с данными по верификации документа, которая будет введена в специальное hidden-поле, подписана и передана на сервер POST-методом. Затем последует проверка документа и подписи, после чего на сервере сформируется таблица с полями самого подписанного документа и его ЭЦП.

Файлы XML можно подписать как обычные документы, использовать средство «Офиса» InfoPath или создать специальный атрибут тэга в самом документе.

Краткие итоги

Вот кратко и все о том, как подписать документы электронной подписью. Конечно, здесь были приведены далеко не все методы, которые позволяют произвести такие операции, и рассмотрены не все программы для создания ЭЦП. Однако даже по такому краткому описанию уже можно понять, для чего нужна электронная подпись, и как в основе своей работают все необходимые алгоритмы.

Если посмотреть не некоторые типы программного обеспечения, в частности, офисные программы или наиболее популярные продукты от Adobe, можно использовать и их собственные средства. Однако в плане упрощения работы, по крайней мере, начинающему пользователю лучше использовать сторонние утилиты в виде примера с «КриптоАРМ».