Как в 1С использовать ЭДО с сотрудниками — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Правовое обоснование:

  1. Указ Президента РФ от 09.05.2021 N 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2021 — 2030 годы»

  2. Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2021 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»

  3. Проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2021)

  4. Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2021) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2021)

  5. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2021)

  6. Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2021) «О связи»

  7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

  8. ГОСТ Р 34.10-2021. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2021 N 215-ст)

  9. Выписка из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».

  10. Уведомление Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12.09.2021 «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2021»

Автоматизированная работа с бумажными документами

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В кадровой службе обрабатываются документы:

  • входящие (поступающие из других организаций);
  • исходящие (отправляемые в другие организации);
  • внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

  • входящие — от получения до исполнения;
  • исходящие — от создания до отправки;
  • внутренние — от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
  • набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2021 № 558 (далее — Перечень документов со сроками хранения).

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа — например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
  • НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

  • Как автоматизировать процесс регистрации документов?

    Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

    Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

    С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов.

    При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

    1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

    Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

    2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

    Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения — 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

    В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

    Читайте также:  Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 8 ноября 2007 года) (утратил силу) - ПАРАГРАФ-WWW

    3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики — например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

    4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

    5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

    Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

    Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

    Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

    Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

    Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.

    Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

    Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала).

    Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

    Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

    Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.

    3. Контроль исполнения документов.

    Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

    При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

    При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

    Как развивается кадровый эдо

    В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

    В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

    В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

    Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

    В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

    В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

    Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

    Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

    Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».

    СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.

    Электронная подпись
    Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

    Получить через час

    Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

    Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

    Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).

    ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

    Электронная подпись
    Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

    Таблица

    Как подписывать электронные кадровые документы

    Кадровый документ

    Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:

    собственной ИС работодателя

    базы «Работа в России»

    Трудовой договор

    Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.

    Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

    простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).

    Договор о материальной ответственности

    Ученический договор

    Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

    Прочие кадровые документы

    Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

    Читайте также:  Установка электронной цифровой подписи на MacOS | by Airat Galiullin | Futureinapps | Medium

    Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

    Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

    • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
    • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
    • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
    • отдельное соглашение к трудовому договору;
    • соглашение об изменении условий трудового договора;
    • локальный нормативный акт;
    • заявление;
    • согласие;
    • отказ;
    • уведомление;
    • извещение;
    • объяснение.

    Норматив
    Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

    Составить бесплатно

    Переход на кадровый электронный документооборот

    В 2020 году на основании Федерального закона № 122-ФЗ от 24.04.2020 стартовал эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. Правительство надеется выяснить, насколько сильно упростится и ускорится работа с кадровыми документами, и сколько компании сэкономят при переходе на “цифру”. Государство также планирует с помощью ЭДО снизить распространение коронавирусной инфекции в стране.

    Не исключено, что при благополучном завершении этого эксперимента всю работу с кадровыми документами на обязательной основе переведут в электронный формат. Несомненно, это принесет много положительных моментов в работу кадровых специалистов, так как работать с документами в режиме онлайн намного удобнее: не нужно держать архив, занимать место и регулярно наводить порядок в бумагах.

    Главное преимущество электронного документооборота в том, что он устраняет рутинную и сложную часть работы с документами и упрощает их ведение. С его помощью согласование, подписание и отправка кадровых документов будет происходить в разы быстрее.

    Однако переход на электронный документооборот также требует наличия квалифицированной электронной подписи. В ЭДО без нее точно также, как и без подписи от руки в обычном документообороте, невозможно отправить или согласовать документы. А так как ведение кадровых документов — это ответственность кадрового специалиста, ему будет просто необходимо оформить ЭП.

    Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо

    Риски перевода в ЭДО

    Документ

    Какая ЭЦП

    Требования к оформлению документа

    Низкий

    трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

    КЭП

    электронный, ст. 312.2 ТК

    заявление о приеме на работу

    любая

    нет требований

    приказ о предоставлении отпуска

    нет требований

    заявление о предоставлении отпуска по графику

    нет требований

    авансовый отчет по командировке

    письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

    Средний

    правила внутреннего трудового распорядка

    НЭП или КЭП

    под подпись, ст. 68, 189 ТК

    график отпусков

    под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

    уведомление работника о начале отпуска

    под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

    приказ о направлении работника в командировку

    любая

    письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

    согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

    письменный, ст. 259 ТК

    приказ о переводе

    письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

    Высокий

    трудовой договор, приложения и соглашения к нему

    КЭП

    письменный, ст. 57, 67 ТК

    приказ о приеме на работу

    под подпись, ст. 68 ТК

    личная карточка

    под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

    заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

    письменный, ст. 127 ТК

    заявление о переводе

    письменный, ст. 72.1 ТК

    допсоглашение на перевод

    письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

    заявления об увольнении по собственной инициативе

    письменный, ст. 80 ТК

    приказ о прекращении трудового договора

    под подпись, ст. 84.1 ТК

    Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

    Упрощение сдачи отчета сзв-тд

    С 17 февраля 2020 года кадровые специалисты передают в ПФР сведения по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД. В этом отчете указываются любые кадровые изменения организации.

    Кадровые специалисты должны передавать информацию в ПФР в следующих случаях:

    • при приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

    • при переводе на другую постоянную работу и подаче работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия.

    • при других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.

    Для отправки СЗВ-ТД кадровый специалист должен сформировать отчет в 1С или в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровому специалисту нужно их обязательно подписать для подтверждения данных квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если у него нет своей подписи, ему придется попросить бухгалтера или руководителя организации подписать документы.

    В крупных компаниях кадровые специалисты отправляют отчет СЗВ-ТД практически ежедневно, потому что у них регулярно происходят кадровые изменения. Получается, если у кадрового работника нет своей (КЭП), ему придется каждый день просить коллег об услуге.

    Это неудобно. Лучше оформить свою собственную кадровую ЭП и отправлять отчетность самостоятельно.

    Цель эксперимента

    Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

    СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).

    Персонал
    Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки

    Попробовать бесплатно

    По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

    ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

    Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

    Бухгалтерия
    Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

    Электронная подпись

    Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи — электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

    Читайте также:  Установка электронной подписи - ЭМ РТС-МАРКЕТ

    Статья 2 Федерального закона от 06.04.2021 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

    Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:

    Вид 1. Простая электронная подпись — посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

    Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.

    Неквалифицированная электронная подпись:

    • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
    • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
    • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
    • создается с использованием средств электронной подписи.

    Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:

    • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
    • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.

    Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

    Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

    Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).

    Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?

    Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)

    Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):

    • квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
    • квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
    • имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
    • квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

    Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

    Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.

    Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.

    Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

    Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

    Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

    Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

    Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

    Электронное хранение кадровых документов в организации

    В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.

    Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование. 

    Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).

    Рис. 1. Настройка электронной подписи

    Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:

    1. В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.

    Рис. 2. Сохранение печатной формы

    1. В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).

    Рис. 3. Подписание присоединенного файла

    Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).

    Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа

    В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:

    • файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);

    • файл отсоединенной электронной подписи по формату PKCS#7 (имеет расширение .p7s).

    Такая комбинация файла печатной формы приказа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, если электронная подпись успешно проходит проверку подлинности. Проверить подлинность электронной подписи можно на , выбрав тип проверки Электронный документ. ЭП – отсоединенная, в формате PKCS#7 (см. рис. 5).

    Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи

    Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Adblock
    detector