- Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
- Общий порядок подключения к системе ЭДО
- 2. Правила создания и выдачи ключей
- 1. Удостоверяющие центры и сертификаты ключей проверки ЭП
- Автоматизация документооборота
- Некоторые проблемы внедрения электронной подписи на предприятии
- Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота
Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
Интернет-сервис обмена электронными документами Synerdocs
На вопросы портала ecpexpert.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.
1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?
Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2021 г. N 63 «Об электронной подписи» – в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть – владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.
Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).
В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?
И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2021 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.
Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.
3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.
Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.
В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.
Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.
Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.
4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?
Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.
Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.
5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?
Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.
Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2021 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2021 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.
В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.
Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.
ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.
Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.
Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.
6. Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?
Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.
Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).
Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».
Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2021 по делу N А43-5226/2021. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.
7. Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы?
Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей. Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.
К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2021 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.
Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.
8. Где фирме взять ЭП? Можно ли создать ЭП самостоятельно или нужно покупать в специализированной организации? Какая должна быть ЭП, чтобы подписанный ей документ имел такой же статус, как созданный на бумаге?
Во-первых, важно знать, существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.
Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах.
На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.
Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2021 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.
Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).
Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.
Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.
9. Сколько стоит сертификат электронной подписи для обмена юридически значимыми документами?
Стоимость сертификата ключа проверки электронной подписи зависит от нескольких факторов:
- Тип сертификата (квалифицированный или неквалифицированный). Квалифицированные сертификаты выдают только аккредитованные удостоверяющие центры;
- Предназначение сертификата (для сдачи отчетности в государственные органы, для участия в электронных торгах и другое);
- Политика ценообразования конкретного удостоверяющего центра.
В результате цена может очень серьезно варьироваться. В среднем, стоимость выпуска квалифицированного сертификата электронной подписи для применения в системах доверенных операторов электронного документооборота составит 1000 руб. Напомним, что сертификат действует один год.
10. Можно ли использовать для подписания всех документов одну ЭП: для передачи документов в налоговую, для обмена документами с контрагентами, для участия в электронных торгах? Или нужны разные ЭП?
Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое. Для участия в электронных торгах потребуется электронная цифровая подпись. Напоминаем, Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», регулирующий вопросы, связанные с применением электронной цифровой подписи прекращает свое действие с 1 июля 2021 г. В связи с чем должен осуществиться окончательный переход к исполнению требований Федерального закона от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.
На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.
11. Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет?
Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Важно не путать с типом подписи (!).
Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:
- Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
- Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
- Архивное хранение юридически значимых электронных документов.
В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.
12. Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами?
Да, можно, и это никак не противоречит законодательству. Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 г. № 63 «Об электронной подписи» необходимо заключение соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, которое также должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При использовании оператора электронного документооборота вышеописанное ограничение автоматически снимается, так как Вы присоединяетесь к Регламенту обмена, который фактически обладает свойствами вышеозначенного соглашения.
13. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота появилось в Российской Федерации относительно недавно. Как сейчас существуют проблемы в нормативном регулировании электронного документооборота в России, каких нормативных актов не хватает для массового использования ЭП?
На самом деле все довольно позитивно. Есть необходимое законодательство в области применения электронной подписи и обмена электронными документами. Дополнительно готовятся поправки к Федеральному закону от 06.04.2021 г. N 63, они, в частности, описывают требования к использованию штампа времени в электронной подписи, вводят понятие о едином пространстве доверия.
Из проблем, не решен вопрос в области ведения электронных архивов. Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125 «Об архивном деле в РФ» уже устарел, в нем нет практически ничего про электронные документы. Оговариваются только сроки хранения, но ни технологий, ни рекомендаций по организации электронных архивов нет.
Пока государство не торопится решать проблемный вопрос, бизнес может делать это самостоятельно, занимая активную позицию по предложению вариантов работы в сложившейся ситуации, а также опираясь на международные стандарты и опыт коллег за рубежом.
Общий порядок подключения к системе ЭДО
1. Оператор ЭТП размещает на ЭТП информацию, необходимую для подключения к Системе ЭДО B2B-Center.2. Оператор ЭТП предоставляет Участникам ЭТП следующую инфраструктуру Системы ЭДО B2B-Center для получения и обслуживания электронной подписи:
- Справочную информацию и документы, необходимые для получения электронной подписи, настройки средств электронной подписи, установки сертификата ключа проверки электронной подписи на рабочем месте Участника ЭТП (пользователя электронной подписи) и иную дополнительную информация;
- Функционал проверки работоспособности средств электронной подписи, установленных на стороне (рабочем месте) Участника ЭТП (пользователя электронной подписи);
- Перечень подключенных удостоверяющих центров и их текущих статусов;
- Функционал регистрации Участниками ЭТП сертификатов ключей проверки подписей, полученных в удостоверяющих центрах, подключенных к Системе ЭДО В2В-Center;
- Функционал проверки простой электронной подписи Пользователями ЭТП;
- Функционал создания и выдачи ключей простой электронной подписи Участникам ЭТП.
3. Участник ЭТП изучает информацию, необходимую для подключения к Системе ЭДО B2B-Center, и принимает решение о подключении к Системе ЭДО В2В-Center.3.1. Участник ЭТП при наличии действующего сертификата ключа проверки электронной подписи, удовлетворяющего требованиям по использованию в Системе ЭДО В2В-Center, направляет Оператору ЭТП заявку на регистрацию сертификата ключа проверки электронной подписи.3.2.
Участник ЭТП при отсутствии сертификата ключа проверки электронной подписи, удовлетворяющего требованиям по использованию в Системе ЭДО В2В-Center, направляет Оператору ЭТП заявку на получение простой или усиленной электронной подписи. В случае получения усиленной электронной подписи Участник ЭТП направляет Оператору ЭТП заявку на регистрацию сертификата ключа проверки электронной подписи.4.
Оператор ЭТП рассматривает заявку Участника ЭТП на получение простой электронной подписи. По результату обработки заявки Участник ЭТП получает доступ к функционалу простой электронной подписи или заявка отклоняется.4.1. Оператор ЭТП рассматривает заявку Участника ЭТП на получение усиленной электронной подписи и направляет в подключенный аккредитованный удостоверяющий центр для оформления и выдачи сертификата и ключа квалифицированной усиленной электронной подписи.5.
Оператор ЭТП рассматривает полученную заявку на регистрацию сертификата ключа проверки усиленной электронной подписи и регистрирует сертификат для пользователя электронной подписи Участника ЭТП либо отклоняет заявку. Основанием для отклонения заявки служит несоответствие информации, содержащейся в сертификате, информации о зарегистрированном Участнике ЭТП и пользователе электронной подписи.
2. Правила создания и выдачи ключей
1. Создание (замена) ключа осуществляется с использованием сервиса генерации ключа на ЭТП. Заявитель вправе самостоятельно произвести замену своего ключа с использованием сервиса генерации ключа.2. Создаваемый ПИН-код ключа должен содержать только цифровые символы (не менее 8).3.
Оператор ЭТП обязан обеспечить уникальность и конфиденциальность выдаваемых ключей.4. При использовании простой электронной подписи заявитель в обязательном порядке знакомится с правилами использования простой электронной подписи, опубликованными в открытом доступе на сайте Оператора ЭТП.5. Владелец ключа простой электронной подписи обязан:
- обеспечивать конфиденциальность ключа простой электронной подписи;
- формировать простую электронную подпись на ЭТП с использованием ключа, полученном в порядке, установленном настоящими Правилами;
- в случае нарушения конфиденциальности ключа или его утери незамедлительно уведомить об этом Оператора ЭТП.
Гражданско-правовую ответственность за негативные последствия, наступившие в результате несоблюдения владельцем ключа простой электронной подписи перечисленных выше обязанностей несет владелец ключа простой электронной подписи.6. Выдача ключа простой электронной подписи заявителю осуществляется Оператором ЭТП на основании полученного заявления на подключение к функциональности простой электронной подписи и результата рассмотрения представленных заявителем запрашиваемых документов и действий:
- основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- фото заявителя с основным документом, удостоверяющим личность заявителя (разворот с фотографией);
- для уполномоченного лица – документа, подтверждающего его полномочия действовать от имени другого лица;
- оплаты счета, выставленного Оператором ЭТП за подключение к функциональности простой электронной подписи.
7. Оплата счета, выставленного Оператором ЭТП за подключение юридического лица к функциональности простой электронной подписи должна быть осуществлена исключительно с расчетного счета, открытого на имя указанного юридического лица.Подтверждением права физического лица действовать от имени юридического лица для целей подключения к функциональности простой электронной подписи являются конклюдентные действия в виде оплаты счета, выставленного Оператором ЭТП за подключение юридического лица к функциональности простой электронной подписи, с расчетного счета данного юридического лица.8.
Оплата счета, выставленного Оператором ЭТП за подключение Участника ЭТП – индивидуального предпринимателя к функциональности простой электронной подписи должна быть осуществлена с расчетного счета, открытого на имя указанного индивидуального предпринимателя.9.
Оплата счета, выставленного Оператором ЭТП за подключение Участника ЭТП – физического лица к функциональности простой электронной подписи должна быть осуществлена банковским переводом с лицевого счета, открытого на имя указанного физического лица или банковским платежом с указанием Ф.И.О. плательщика – указанного физического лица.10.
В случае отклонения Оператором ЭТП заявки на подключение к функциональности простой электронной подписи средства, поступившие в качестве оплаты счета за подключение к функциональности простой электронной подписи возвращаются заявителю – участнику ЭТП.11.
При наличии действующего квалифицированного сертификат ключа проверки электронной подписи, выданного на имя заявителя, подключение к функциональности простой электронной подписи осуществляется на основании данного сертификата. Владельцем простой электронной подписи в этом случае признается владелец действующего квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи. 12.
Для реализации функции обеспечения неизменности электронных документов, подписанных простой электронной подписью, выданной в соответствии с настоящими Правилами, и обнаружения фактов внесения изменений в электронный документ после его подписания, каждый электронный документ, подписанный простой электронной подписью, заверяется подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью Оператора ЭТП.13.
Проверка подлинности простой электронной подписи, которой подписан электронный документ, в Системе В2В-Center осуществляется пользователем ЭТП с использованием соответствующего сервиса. Выводится Ф.И.О. и название организации (если подпись выдана уполномоченному лицу организации) – владельца простой электронной подписи, дата и время подписания электронного документа.
1. Удостоверяющие центры и сертификаты ключей проверки ЭП
1. Договор Оператора ЭТП с удостоверяющим центром не является публичной офертой. Оператор ЭТП вправе отказать в заключении договора удостоверяющему центру без указания причин отказа. Приобретение статуса подключенного удостоверяющего центра включает в себя подключение к Системе ЭДО B2B-Center. 2.
Подключение удостоверяющего центра к Системе ЭДО B2B-Center состоит в регистрации в Системе ЭДО подключаемого удостоверяющего центра, действующих корневых и промежуточных сертификатов удостоверяющего центра. Подключенному удостоверяющему центру в Системе ЭДО В2В-Center присваивается статус «подключен». 3.
Подключенный удостоверяющий центр может быть отключен от Системы ЭДО с выводом статуса «отключен» и даты отключения. 4. Сертификаты ключей проверки подписей, изготовленные удостоверяющим центром, статус подключенного удостоверяющего центра которого прекращен, начиная с даты расторжения договора с Оператором ЭТП, не могут быть использованы на ЭТП. 5.
Оператор ЭТП обеспечивает работу Участников ЭТП с действительными сертификатами ключей проверки подписей, удовлетворяющими требованиям к сертификатам ключей проверки подписей, используемым в Системе ЭДО B2B-Center и выданными подключенными удостоверяющими центрами, выполняющими требования Регламента.
Состав и свойства сертификата определяют разделы ЭТП, в работе которых сертификат может применяться.6. Оператор ЭТП осуществляет регистрацию в Системе ЭДО B2B-Center сертификатов ключей проверки подписей Участников ЭТП. Необходимыми условиями для регистрации сертификата ключа проверки подписи являются следующие:
- на момент регистрации сертификат ключа проверки подписи не внесен в списки отозванных сертификатов, зарегистрированных в Системе ЭДО;
- корневой/промежуточный сертификат подключенного удостоверяющего центра, выдавшего данный сертификат ключа проверки подписи, зарегистрирован в Системе ЭДО;
- сертификат ключа проверки подписи выдан до даты прекращения статуса партнерского удостоверяющего центра либо организации, представляющей интересы подключенного удостоверяющего центра. Удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки подписи, на момент выдачи сертификата должен иметь в Системе ЭДО статус «подключен».
7. Сертификат ключа проверки подписи признается изданным удостоверяющим центром, если подтверждена подлинность электронной подписи уполномоченного лица удостоверяющего центра с использованием средств электронной подписи и сертификата ключа проверки подписи уполномоченного лица удостоверяющего центра.8.
Идентификационные данные, занесенные в поле «Субъект» (Subject Name) сертификата ключа проверки подписи однозначно идентифицируют владельца сертификата ключа проверки подписи и соответствуют идентификационным данным владельца сертификата ключа проверки подписи, зарегистрированным в реестре сертификатов удостоверяющего центра.9.
Для определения статуса сертификата ключа проверки подписи используется список отозванных сертификатов. Структура и формат списка отозванных сертификатов определяются Удостоверяющим центром.10. Местом публикации списков отозванных сертификатов принимается адрес информационного ресурса, определенный в расширении CRL Distribution Point сертификата ключа проверки подписи.
Сроки изготовления и публикации списка отозванных сертификатов в точках распространения списков отозванных сертификатов, порядок и сроки предоставления корневых сертификатов Оператору ЭТП определяются договором Оператора ЭТП с партнерским удостоверяющим центром либо с организацией, представляющей интересы подключенного удостоверяющего центра.
Автоматизация документооборота
В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.
Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.
Примеры нестандартных документов в ЭДО:
- экспедиторская/складская расписка
- МХ1, МХ3
- КС-2, КС-3
- заказ на работу
- заявка на проведение ремонта/услуг
- спецификация
- М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
- реестр (актов, расходов, услуг)
- смета, ценовой лист
- протокол разногласий
- претензия
- отчет поставщика/партнера/агента
Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.
Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.
Примеры реализации кастомных веб-форм:
- срок оплаты, изменения тарифов;
- формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
- штрих-код для ведения домашнего архива;
- специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
- двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).
Некоторые проблемы внедрения электронной подписи на предприятии
Пока еще человеку трудно привыкнуть к электронной подписи и к ней не относятся как к чему-то серьезному. Пока на документе не будет стоять «мокрая» подпись его, по-прежнему, не считают подписанным. Сотрудники все еще будут использовать копии бумажных документов, терять свои закрытые ключи, не считая их чем-то важным. Как преодолеть психологический барьер? Как преодолеть то самое «без бумажки — ты букашка, а с бумажкой — человек»?
Оказывается, выход есть и он заключается в еще одной бумажке. Нужно внутри предприятие принять «положение об электронном документообороте». Все сотрудники должны ознакомиться с ним и скрепить принятие этого положения своей подписью, пока что не электронной.
Помимо психологического барьера есть еще один — образовательный. Опытному сотруднику со стажем, которому до выхода на пенсию осталось несколько лет, довольно трудно будет объяснить, что такое электронная подпись и как ее правильно использовать. Он относительно недавно освоил работу с обычной электронной почтой, а тут асинхронная криптография, открытые и закрытые ключи и т.д.
Вот это и есть основная проблема, с которой я столкнулся относительно недавно на собственном опыте. Решение есть, но оно не такое простое, как в первом случае. На первых порах задачу обучения работе с электронной подписью можно возложить на плечи IT-отдела.
Как и со всеми нововведениями, нужно быть к готовым к волне неприятия. Но, когда сотрудники поймут, насколько хороша электронная подпись, они перестанут работать по старинке. Чтобы облегчить переход на электронную подпись, нужно в том самом положении, о котором только шла речь, предусмотреть некоторый переходной период, когда еще можно пользоваться обычными подписями.
Есть еще одна проблема, но она технического характера, следовательно, решается довольно просто. Для работы электронной подписи нужен удостоверяющий центр (УЦ) электронной подписи или центр сертификации. В законе «Об электронной подписи» четко сказано, что такое УЦ:
Удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом
Следовательно, удостоверяющий центр придется или создать собственный, или же использовать внешние центры, например, центр сертификации CyberSafe.
Основная задача УЦ — выдача криптографических сертификатов и подтверждение их подлинности.
Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота
Универсальная программа-обработка для распознавания ЛЮБЫХ СКАНОВ ИЛИ ФОТО ТОВАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ и загрузки в 1С. Не требует указания параметров и предварительной настройки. Просто выбираете скан-файл или файл Excel, выбираете документ 1С и нажимаете кнопку “Распознать и загрузить”. Программа сама находит таблицу в файле, необходимые для загрузки данные в ней (номенклатура, количество, НДС, цена, сумма) и загружает ее в 1С. Вместе с номенклатурой может найти контрагента, номер и дату документа, штрих-коды, серии ГТД, страну и т.д. Распознает документы ЛЮБОЙ ФОРМЫ (УПД, ТОРГ-12, накладную, заказ клиента, установку цен и т.д.). Содержит модуль работы с электронной почтой. Для поиска таблиц используются методы эвристического поиска. Загружает только то, что нужно, т.е. пропускает повторы шапки таблицы, заголовки, промежуточные итоги, подписи и т.д. При пополнении баланса загрузок вы получите 1 месяц бесплатной тех.поддержки.
4000 3600 руб.
04.06.2021
32968
104
87