Компания

ГАРАНТ

Возможно ли для подписи авансовых отчетов, кассовой книги и кассовых документов (расходных и приходных кассовых ордеров) применять электронную подпись руководителя? Каков порядок организации электронного документооборота первичной бухгалтерской документации внутри компании? Никаких внутренних документов в компании не принято.

С 1 января 2021 года требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами (пп. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), которые в настоящее время не утверждены.

Стоит отметить, что действующее законодательство по бухгалтерскому учету не дает определения «электронный документооборот» или «система электронного документооборота». Определение электронный документ можно найти в положениях ГОСТа 7.83-2001. Пункт 3.1 ГОСТа устанавливает, что электронный документ — это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Согласно пп. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Аналогичное понятие содержит и ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ).

Читайте также:  Проверка электронной подписи в 2020 и 2021 году

Отметим, что в основе системы электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) и технология потоков управления определенными работами. Технологии электронного документооборота обеспечивают движение документов по заданному алгоритму и управляют заданиями по обработке документа согласно модели управления, заданной ее разработчиками.

При этом главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации устанавливается внутренними документами компании.

Положениями части 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Особенность электронного документа заключается в том, что при передаче внешним пользователем, документ заверяется электронной подписью.

Документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и проверки его с подлинным документом.

Система электронного документооборота должна:

— соответствовать требованиям делопроизводства;

— содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;

— поддерживать функции создания резолюций;

— предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.

Таким образом, внедрению системы электронного документооборота в организации должна предшествовать регламентная работа.

При этом система электронного делопроизводства должна обладать следующими возможностями:

— ввод, подготовка и редактирование документов;

— составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера;

— ввод и обработка сведений о документах;

— осуществление контроля исполнения документов;

— систематизация документов, формирование папок (дел);

— хранение и поиск документа;

— обмен документами с руководителем и сотрудниками;

— пересылка документов адресату;

— экспертиза ценности документов и их архивирование;

— составление отчетных данных о работе с документами;

— создание единого архива электронных документов.

Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).

При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):

простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);

неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи);

квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ).

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона N 1-ФЗ).

Таким образом, хоть законодательно понятие электронного документооборота и не закреплено, но при этом даны механизмы для его реализации.

Итак, в соответствии с положениями ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они — обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, первичные учетные документы, только при наличии подписи соответствующих должностных лиц организации, принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Как уже отмечалось, согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ)

Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положение Банка России от 12.10.2021 N 373-П.

Следовательно, первичные документы могут быть составлены в электронном виде и признаваться легитимными только в случае подписания их электронной цифровой подписью (или электронной подписью). К аналогичному мнению пришло и налоговое ведомство в своем письме от 05.10.2021 N ЕД-4-3/16368@.

Наряду с налоговым ведомством Минфин России неоднократно выпускал письма, в которых пояснял, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (смотрите, например, письма Минфина России от 12.04.2021 N 03-03-07/12250, от 23.01.2021 N 03-03-06/1/24, от 28.05.2021 N 03-03-06/2/67, от 11.01.2021 N 03-02-07/1-1, от 01.02.2021 N 03-03-06/1/47, от 28.07.2021 N 03-03-06/1/491).

Читайте также:  Имена файлов эцп

При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ или Налоговым кодексом РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2021 N 03-03-06/2/139).

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подпись), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Медведь Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

15 мая 2021 г.