Ключевой носитель для электронной подписи. Что это и зачем?

Электронная цифровая подпись или ЭЦП – современный способ идентификации в интернете. Электронные подписи разных видов позволяют как просто авторизоваться на государственном портале, так и придать электронному документу юридическую значимость.

Государственные и коммерческие закупки в электронной форме не обошли стороной такой способ подписания документов, поэтому цифровые подписи активно используются для участия в тендерах.

Более того, ЭЦП сейчас должна быть у каждого участника закупок, ведь именно с её помощью регистрируются в ЕИС, отправляют заявки на участие, участвуют и подписывают контракты.

Конечно, при желании можно найти и процедуры на бумажных носителях, так называемые конверты, и закупки коммерческого сектора без требований наличия цифровой подписи. Да что уж там, есть даже ЭТП, где вообще не нужна цифровая подпись! Но стоит ли создавать себе такие ограничения, учитывая, что получить ЭЦП не так сложно?

Какими бывают ЭЦП

Видов электронной подписи не так много, запутаться не получится :). Различаются они по уровню юридической значимости.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — уже более серьёзный вариант! Такая ЭЦП создаётся при помощи криптографии – специального механизма шифрования данных. Чаще всего неквалифицированная подпись используется во внутреннем документообороте и позволяет отследить, изменился ли документ после подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – представляет собой, фактически, аналог рукописной подписи или печати компании. Документы, подписанные такой ЭЦП, обретают правовую силу и используются, как раз таки, в госзакупках. Регистрация в ЕИС, отправка заявки, отправка ценового предложения и заключение контракта – далеко не полный список вариантов применения КЭП. Эта подпись генерируется с помощью сертифицированных криптографических механизмов, что гарантирует максимальную защищенность и возможность отследить изменения в подписанной документации.

Помимо этих, основных видов, существует ещё один интересный вариант – облачная квалифицированная электронная подпись или ОКЭП. Такая ЭЦП обладает тем же функционалом, что и КЭП, только находится на сервере удостоверяющего центра, в котором её получили.

Вся информация, содержащаяся в обычных ЭЦП, хранится на токене – небольшой флешке. Поэтому, чтобы ей воспользоваться, необходимо подключить сам токен к компьютеру. ОКЭП позволяет забыть о физическом носителе, что делает возможным подписание необходимых документов хоть с мобильного телефона!

Что такое сертификат электронной подписи?

Для того, чтобы воспользоваться токеном, необходимо иметь сертификат электронной подписи. Именно он гарантирует юридическую силу ЭЦП и её принадлежность конкретному человеку. Существует сертификат как в бумажном, так и в электронном виде.

В зависимости от удостоверяющего центра, срок действия сертификата может отличаться. Самым популярным вариантом является годовой, но существуют как на 3 месяца и 6 месяцев, так и на 15 месяцев.

Сертификат содержит информацию о владельце, выпустившем ЭЦП удостоверяющем центре, а также информацию об области применения.

Кстати об областях применения! Для работы на конкретных ЭТП, необходимо наличие специальных расширений в сертификате – идентификаторов OID. Удостоверяющий центр вносит их при выпуске новой КЭП, а также по запросу в уже имеющуюся. Одна цифровая подпись может содержать несколько расширений, поэтому нет необходимости выпускать много для разных площадок.

Некоторые центры при выпуске предлагают заготовленные тарифы – наборы идентификаторов для ЭТП. Они бывают отдельными для госзакупок, коммерческих тендеров, торгов по банкротству, а также универсальными.

Так что при оформлении электронной подписи лучше заранее подумать, какие именно площадки вам понадобятся, чтобы не переплачивать за лишние.

Как получить ЭЦП

Оформление, как правило, не занимает много времени – до трёх рабочих дней. Практически весь срок уходит на проверку удостоверяющим центром данных, которые Вы предоставите. Это очень ответственный этап.

• Сначала необходимо обратиться в выбранный УЦ и подать заявку. В идеале, как мы уже и говорили ранее, необходимо сразу же сообщить, на каких площадках планируете применять ЭЦП.
• После этого необходимо оплатить счёт и подготовить пакет запрошенных документов. Чаще всего в него входят паспорт руководителя организации, СНИЛС, ИНН, доверенность на право участия в закупках и, наконец, заявление на изготовление сертификата электронной подписи.
• Последний, самый приятный этап, получение сертификата.

При разных обстоятельствах требуемые документы могут отличаться, так что внимательно подходите к этому моменту, чтобы не потерять лишнее время.

Чтобы воспользоваться подписью, после получения сертификата, необходимо приобрести носитель (токен), а также программу для проверки и защиты ЭЦП.

Последним подготовительным этапом станет запись подписи (сертификата) на сам носитель. Сделать этом можно разными способами – в личном кабинете удостоверяющего центра, через программу для проверки и защиты ЭЦП и при помощи встроенных средств Windows.

Как пользоваться ЭЦП

Данный этап имеет множество нюансов и вариантов дальнейших действий. Такие факторы как системное ПО, браузер, местоположение и другие, могут и будут непосредственно влиять на порядок подписания документов.

Если опустить все эти особенности, то процедура выглядит так:

• Вставьте токен в компьютер.
• Откройте программу, с помощью которой будете использовать ЭЦП.
• Выберете формат подписи (требуется не везде).
• Укажите сертификат хранящийся на токене.
• Нажмите кнопку подписать и введите подтверждающий пароль.

Нужна помощь? Обращайтесь в Тендерплан!

Получение ЭЦП, подготовка заявки на участие, консультации и система поиска тендеров!

Почему налоговая требует ключевой носитель? Какой токен нужен для налоговой?

С начала 2022-го года, в соответствии с требованиями регулятора, УЦ ФНС России и его Доверенные лица стали единственным местом, где можно получить квалифицированную электронную подпись (сокращенно КЭП) руководителям юридических лиц, индивидуальным предпринимателям и нотариусам. Сделать это можно бесплатно, предоставив приобретенный ключевой носитель (подробнее о нем мы рассказываем в нашем посте), который соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ, а также, при необходимости, предъявив документы, подтверждающие подлинность носителя.

Какой же токен нужен для налоговой? Перед получением квалифицированного сертификата в операционном зале УЦ ФНС или в одном из Доверенных лиц УЦ ФНС необходимо выбрать ключевой носитель (он же токен). Соответствовать он должен следующим требованиям:

1. Имеет действительный сертификат ФСТЭК России или ФСБ России (см. тонкости по сертификации ниже)

2. Имеет форм-фактор USB-токен Type-A (для понимания — это формат разъема всем известной флешки). Известны случаи, когда УЦ соглашался выпустить сертификат на ключевой носитель с другим интерфейсом (USB Type-C, смарт-карта) с переходником на USB-A, однако никто не может вам этого гарантировать.

В линейке устройств Рутокен вы можете выбрать одну из двух моделей токенов:

• Рутокен ЭЦП 2.0 2100. Сертифицирован ФСБ России, подходит для получения квалифицированных сертификатов у Доверенных лиц УЦ ФНС России, в операционных залах налоговых органов, также рекомендован для получения квалифицированных сертификатов у Доверенных лиц УЦ ФНС России и подходит под требования ЕГАИС Росалкогольрегулирования;
• Рутокен Lite 64КБ. Сертифицирован ФСТЭК, подходит для получения квалифицированных сертификатов в операционных залах налоговых органов.

Более подробное сравнение моделей можно найти по ссылке.

Запомните, что ключевой носитель при приобретении защищен PIN-кодом по умолчанию, который затем обязательно нужно будет сменить на уникальный.

Также важно знать, что для решения бизнес-задач в госсистемах, согласно российскому законодательству для компаний и индивидуальных предпринимателей, необходима именно квалифицированная электронная подпись и никакая другая.

Немного о сертификации ключевых носителей

Федеральный закон “Об электронной подписи” 63-ФЗ требует для создания и проверки КЭП применения средств электронной подписи (СКЗИ), сертифицированных ФСБ.

Чтобы проще было запомнить:

• ФСТЭК России сертифицирует средство защиты информации (устройство).
• ФСБ России сертифицирует средство криптографической защиты информации (СКЗИ).

Таким образом, в случае с извлекаемыми ключами на Рутокен Lite, сгенерированными с помощью программного СКЗИ, в ФСБ должен быть сертифицирован именно программный криптопровайдер. А пассивный носитель Рутокен Lite в соответствии с Регламентом УЦ ФНС должен быть сертифицирован во ФСТЭК России.

В случае с неизвлекаемыми ключами на активном носителе Рутокен ЭЦП 2.0 2100, сертифицированным в ФСБ России должен быть сам носитель, так как при генерации ключей используется аппаратная криптография.

Также возможны варианты, когда Рутокен ЭЦП 2.0 2100 используется в качестве пассивного носителя с программным СКЗИ, которое должно быть сертифицировано в ФСБ или в качестве активного носителя совместно с программным СКЗИ (тогда сертификаты ФСБ должны быть и у токена, и у СКЗИ).

Про пассивные и активные ключевые носители мы рассказывали здесь.

Далее давайте рассмотрим токены для КЭП более детально и создадим пошаговую инструкцию по выбору ключевого носителя для налоговой и получения КЭП.

Какой же токен нужен в моей ситуации?

Выбор модели токена в зависимости от следующих факторов:

— Необходимость работы с ЕГАИС;

— Выбранное место получения квалифицированного сертификата (УЦ ФНС или Доверенные лица УЦ ФНС);

— Повышенный уровень безопасности, основанный на использовании неизвлекаемых ключей.

Если деятельность вашей организации связана с производством или реализацией этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ЕГАИС Росалкогольрегулирование), то вам нужен Рутокен ЭЦП 2.0 2100, сертифицированный ФСБ.

Если вы планируете получать квалифицированный сертификат в одной из точек выдачи Доверенных лиц УЦ ФНС, то вам подойдет Рутокен ЭЦП 2.0 2100, сертифицированный ФСБ.

Если вы выбираете высокую степень защиты с помощью неизвлекаемых ключей на активном токене, то вам подойдет Рутокен ЭЦП 2.0 2100, сертифицированный ФСБ.

Если вы хотите получить извлекаемые ключи, созданные программным криптопровайдером, на пассивном токене, то вам подойдет Рутокен Lite, сертифицированный ФСТЭК.

И еще один важный момент! Если вы не профессионал в области информационных технологий, очень важно приобретать токены компаний, обеспечивающих качественную техподдержку в случае внештатной ситуации. Крупные производители ключевых носителей, таких как Рутокен, всегда на связи с клиентами по различным каналам коммуникаций.

Порядок получения квалифицированных сертификатов на USB-токене

После выбора модели токена и его приобретения (кстати, приобрести его можно и у Доверенных лиц ФНС), для получения квалифицированного сертификата вам остается сделать всего пару последовательных шагов. А именно, записаться и прийти на прием в операционный зал ФНС или посетить одну из точек выдачи из списка Доверенных лиц УЦ ФНС вашего региона. Для идентификации заявителя прийти для получения сертификата потребуется лично, захватив с собой при этом пакет документов (перечень есть на сайте ФНС): паспорт, СНИЛС, ИНН (свой и организации), ОГРН и огрнип, а также, разумеется, сам токен и документацию к нему. Хотя некоторые Доверенные лица УЦ ФНС организуют сегодня и дистанционное получение КЭП. После этих незначительных усилий ваша единственная и неповторимая электронная подпись будет у вас в кармане — причем в прямом и переносном смысле!

Что представляет из себя электронная подпись (далее по тексту – ЭП)? Для чего она нужна? Какими бывают ЭП?

В России в связи с развитием информационных технологий ЭП начала активно использоваться в 2002 году. Именно тогда появилась возможность с помощью электронных каналов связи передавать документы. Переданные через Интернет документы должны были каким-то образом идентифицированы.

Что такое электронная подпись?

Именно тогда на помощь пришла ЭП, которая по сути является цифровым аналогом собственноручной подписи на бумаге.

ЭП позволяет установить личность подписанта и подтвердить переданную информацию. Сама по себе подпись представляет собой сложный набор символов.

Использовать ЭП могут компании, индивидуальные предприниматели и физические лица.

Чтобы узаконить применение ЭП, в 2002 году в России впервые появился Закон «Об электронной цифровой подписи». За почти девять лет работы «старого» закона вскрылись огрехи в работе удостоверяющих центров, которые могли работать без аккредитации и их невозможно было контролировать, а также другие основные моменты.

В настоящее время действует Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее по тексту — Закон №63-ФЗ).

Закон №63-ФЗ устанавливает условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения.

В период пандемии коронавируса, как никогда, появилась востребованность в ЭП. Самоизоляция вынудила компании переходить на электронный документооборот (далее по тексту – ЭДО). Ряд бизнесменов перешли на дистанционный режим работы. В связи с чем, необходимо решать вопросы с технологией передачи и подписи документов дистанционных сотрудников. Ведь при «удаленке» меняется цепочка прохождения и согласования документации – нет возможности подписать «живьем» договор и другие документы контрагента, отправить оригиналы документов по почте.

Пандемия стала своего рода катализатором внедрения ЭДО и применения ЭП для подписания документов.

Где можно применять ЭП?

ЭП можно применять:

• при совершении гражданско-правовых сделок: подписывать договоры и документы контрагентов;
• при отправке отчетности в государственные органы. Например, в налоговую инспекцию, статистику, ПФР и пр.;
• при работе с государственными порталами. Например, порталом госуслуг, Мосресурс, «Честный знак», ЕГАИС;
• для участия в закупках на электронных торговых площадках;
• для внутреннего документооборота компании.

Для «физиков» в большинстве случаев достаточно иметь подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. Благодаря этой записи можно подать заявление в ГИБДД на регистрацию автомобиля, оформить заявление на получение социального пособия, проверить штрафы и налоги, оплатить долги ЖКХ и пр.

Какими бывают ЭП?

Вид подписи ЭП зависит от того, с какими информационными ресурсами планирует работать компания или предприниматель.

Законом №63-ФЗ предусмотрено использование трех видов ЭП: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись.

2.  Усиленная неквалифицированная ЭП. Такая подпись представляет собой ключ, хранящийся на USB-носителе. В отличие от простой подписи, усиленная неквалифицированная ЭП содержит две уникальные последовательности символов, связанных между собой. Для этого используются средства криптографической защиты информации (далее по тексту — СКЗИ). Например, VipNet или КриптоПро.

Благодаря этому, такая подпись защищает документ от подделки. Как правило, такая подпись используется при подписании документов между контрагентами компании, если это предусмотрено условиями заключенного договора. Храниться такая подпись может на любом носителе.

3.  Усиленная квалифицированная ЭП. Это самый защищенный вид подписи.

Такая подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Для ее создания используется ключ, созданный с помощью криптографических средств, сертифицированных ФСБ РФ. Записывается на USB-носитель. Храниться такая подпись на защищенном носителе (Рутокен, eToken). Документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют юридическую силу и приравниваются к собственноручной подписи.

Такой подписью могут быть подписаны первичные и налоговые документы, документы по электронным торгам и др. Усиленная квалифицированная ЭП используется для сдачи всех видов отчетности, для работы в системе ЕГАИС.

Что такое КЭП?

Квалифицированная электронная подпись, или КЭП, — аналог собственноручной подписи руководителей и ИП. В обычной жизни документы подписывают на бумаге, а в онлайне для этого используют КЭП. Собственноручная и электронная подписи имеют одинаковую юридическую силу.

Технически КЭП — это файл с данными владельца подписи и информацией о подписанном документе в зашифрованном виде. Если документ подписан с помощью КЭП, можно определить, кто его подписал и не менялся ли документ после подписания.

Данные владельца и уникальный ключ проверки электронной подписи — это сертификат электронной подписи. Его записывают на специальную флешку, которая называется токеном.

Выпускать КЭП для руководителей компаний и ИП имеет право только налоговая или ее доверенные лица из числа аккредитованных удостоверяющих центров. В 2022 году Тинькофф стал таким доверенным лицом и выпускает сертификаты электронной подписи, но пока только в Москве. Также мы сотрудничаем с одним из доверенных лиц налоговой — удостоверяющим центром «Основание», его филиалы работают по всей России.

Зачем КЭП нужна руководителям компаний и ИП?

Руководители компаний и ИП используют КЭП, чтобы удаленно обмениваться электронными документами с государственными органами и контрагентами. С помощью КЭП можно:

• регистрировать в налоговой онлайн-кассы;
• отправлять документы государственным органам — например, через портал госуслуг и сайт Росреестра;
• участвовать в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ на всех электронных площадках;
• подписывать договоры и бухгалтерские документы с партнерами и заказчиками;
• сдавать отчетность в налоговую;
• подписывать документы в личном кабинете Тинькофф Бизнеса — например, там можно заключить кредитный договор или сдать отчетность в налоговую.

Для подписания всех документов подойдет одна КЭП. Она имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись.

Чем отличается КЭП от УКЭП и ЭЦП?

КЭП часто называют усиленной квалифицированной электронной подписью, или УКЭП. Это одно и то же, никаких отличий нет.

ЭЦП — это старое название электронной цифровой подписи. Его использовали до 2011 года, когда электронные подписи еще не делились на простую, неквалифицированную и квалифицированную. С 2011 года это название упразднили.

Можно ли выпустить КЭП в Тинькофф?

Да, вы можете подать заявку на выпуск КЭП в личном кабинете Тинькофф Бизнеса, а получить ее — в удостоверяющем центре «Основание» в своем городе или в офисе Тинькофф в Москве. Обычно на это уходит от одного дня до недели. Как оформить КЭП в Тинькофф

Как оформить КЭП для ИП и руководителей ООО?

Есть два способа: через Тинькофф и налоговую.

Для этого нужно подать заявку в личном кабинете Тинькофф Бизнеса, а получить КЭП — в удостоверяющем центре «Основание» в своем городе или в офисе Тинькофф в Москве.

Для этого нужно подать заявку онлайн или офлайн и получить подпись в налоговой инспекции.

Независимо от того, где была оформлена КЭП, она имеет одинаковую юридическую силу.

Сколько стоит электронная подпись?

Цена зависит от того, как вы выпускаете подпись: через Тинькофф или налоговую.

Если выпускаете КЭП через Тинькофф, стоимость зависит от того, где вы получаете подпись:

Выпуск электронной подписи бесплатный, но нужно самостоятельно купить токен, на который запишут сертификат КЭП. Стоимость токена — 1000—2000 ₽.

Можно ли выпустить КЭП, если я нахожусь не в России?

Зависит от того, есть ли у вас действующая КЭП.

Если у вас есть действующая КЭП, вы можете перевыпустить подпись в личном кабинете на сайте налоговой службы. Например, так можно сделать, если срок действия подписи подходит к концу и вы хотите продлить его. Перевыпустить КЭП можно полностью онлайн, идти за новой подписью в налоговую инспекцию не придется. Как перевыпустить КЭП в налоговой

Если у вас нет действующей КЭП, выпустить подпись за пределами России не получится. Вы можете подать заявку на выпуск КЭП в личном кабинете Тинькофф Бизнеса или на сайте налоговой, но получать подпись придется в России. Для этого нужно будет лично прийти в офис удостоверяющего центра или налоговую инспекцию.

Как выпустить КЭП через Тинькофф

Как выпустить КЭП через налоговую

Можно ли в Тинькофф использовать КЭП, выпущенную в другом месте?

Да, можно. Для подписания электронных документов в личном кабинете Тинькофф Бизнеса подойдет любая квалифицированная электронная подпись, выпущенная в налоговой или у ее доверенного лица. Список доверенных лиц налоговой службы

Сколько действует электронная подпись для юридических лиц и ИП?

Срок действия квалифицированной электронной подписи — 15 месяцев с момента выпуска. Например, если вы выпустили КЭП 1 декабря 2022 года, она будет действовать до 28 февраля 2024 года включительно.

Что делать, если потерял токен с КЭП?

Если потерять токен с КЭП, его могут найти и подписать документы от имени владельца. Чтобы этого не произошло, нужно сразу отозвать сертификат действующей подписи и выпустить новую КЭП, если нужно.

Отозвать сертификат действующей подписи. Для этого лично обратитесь в налоговую инспекцию или удостоверяющий центр, в котором получали КЭП. Если вы выпускали КЭП через Тинькофф, напишите в чат в личном кабинете или приложении Тинькофф Бизнеса. Вам расскажут, куда прийти, чтобы написать заявление об отзыве сертификата подписи. Через 1—2 дня после того, как напишете заявление об отзыве, ваша КЭП перестанет действовать.

Выпустить новую КЭП. При получении новой КЭП в налоговой или у ее доверенного лица вам дадут написать заявление на отзыв старого сертификата. С этого момента старая подпись перестанет действовать. Чтобы получить новую подпись, может потребоваться от двух дней до недели. Как выпустить КЭП через Тинькофф

Ключевой носитель Рутокен

Какой токен выбрать для вашего бизнеса

В современном мире электронная подпись (сокращенно — ЭП) активно задействована в бизнес-процессах. Электронный документооборот внутри компании и за ее пределами, взаимодействие с госорганами, электронная переписка, обмен файлами и подписание транзакций в системе дистанционного банковского обслуживания — это далеко не полный список процессов, где электронная подпись подтверждает авторство документа, его неизменность и оригинальность содержания. Как видим, спектр использования ЭП достаточно широк. При этом наличие электронной подписи позволяет ее владельцу решать задачи быстро и безопасно, будь то задачи юридического или физического лица.

Ключевой носитель как решение

Для того, чтобы подписать электронный документ, вам понадобится ключ электронной подписи, который представляет собой секретный уникальный набор символов, доступ к которому имеет только владелец ЭП.

В принципе, ключ простой электронной подписи можно хранить на жестком диске компьютера или на обычной флешке. Все перечисленные способы возможны, но с высокой вероятностью могут обернуться рисками физической потери информационного носителя или кражи/копирования информации с вашего жесткого диска. Во втором случае, оперативно узнать, скомпрометирован ли ваш ключ ЭП или нет будет весьма сложно.

Федеральный закон ФЗ-63 «Об электронной подписи» не регламентирует способ хранения ключей, но требует обеспечивать их конфиденциальность. В частности, не допускать использования ключей без согласия их владельцев, а также уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа и не использовать ключ при наличии оснований полагать, что его конфиденциальность нарушена.

Чтобы защититься от подобных угроз, были разработаны специальные устройства – защищенные ключевые носители, которые надежно хранят ключи электронной подписи. Находясь в поиске решения, какой токен выбрать для вашего бизнеса следует разобраться, что же такое ключевой носитель. Именно это устройство чаще всего имеют в виду, когда говорят, что вам необходимо получить электронную подпись. Внешне оно напоминает флешку (хотя есть и модели в формате смарт-карт, подробный разбор форм заслуживает отдельной статьи), однако внутреннее содержание ключевого носителя намного богаче – сложные процессоры и программы, обеспечивающие криптографические операции для шифрования ваших данных. Но криптографией займемся позже, а пока же разберем основные понятия.

Как устроена работа различных ключевых носителей

Самый простой ключевой носитель хранит ключи электронной подписи, но не «умеет» самостоятельно подписывать электронные документы. Для подписания документа пользователь подключает токен к компьютеру и вводит секретный PIN-код, который разблокирует доступ к защищенной памяти устройства. После этого специальная программа (криптопровайдер) временно выгружает в оперативную память компьютера из токена ключи электронной подписи и вычисляет саму электронную подпись. Еще раз подчеркнем — без знания PIN-кода доступ к ключам невозможен. Поэтому похитив ключевой носитель, злоумышленник все равно не сможет им воспользоваться и подписать вместо вас электронные документы. При переборе PIN-кода устройство блокируется.

Более продвинутым вариантом ключевого носителя является ключевой носитель со встроенным криптографическим ядром. В этих устройствах ключи электронной подписи создаются внутри токена или смарт-карты и никогда не покидают защищенной памяти. Документ, который должен быть подписан, передается в токен, а возвращается вычисленная электронная подпись.

В России стандартом электронной подписи де-факто являются технологии и устройства Рутокен.

Какой токен выбрать?

Самым базовым вариантом защищенного ключевого носителя является Рутокен Lite. Его относят к пассивным ключевым носителям — он выступает лишь в роли защищенного PIN-кодом хранилища, в то время как ключи ЭП генерирует особая программа — криптопровайдер. Таким образом, для успешной и безопасной работы с Рутокен Lite пользователю необходимо иметь всего две вещи: секретный PIN-код и сам токен. Применяется такое устройство, к примеру, для подписания или шифрования служебной или личной переписки.

К ключевым носителям, имеющим криптографическое ядро, относятся Рутокен ЭЦП 2.0 2100, Рутокен ЭЦП 3.0 и другие. Это уже активные ключевые носители, способные генерировать ключи ЭП в собственном криптоядре без передачи их в память компьютера. И в этом их основное отличие от пассивных Рутокен Lite. Все они поддерживают российские и международные алгоритмы электронной подписи. Такие ключевые носители необходимы, к примеру, для работы в информационных системах с повышенными требованиями к безопасности в финансовом, корпоративном (Банк-Клиент) и государственном (ЕГАИС) и других секторах.

Учитывая сказанное, при выборе модели ключевого носителя для электронной подписи для начала определите задачи, которые вам предстоит решать. Для надежной защиты ключей ЭП от копирования и перехвата мы рекомендуем использовать активные носители с возможностью генерации неизвлекаемых ключей “на борту», такие как Рутокен ЭЦП 2.0 2100. Так ваша электронная подпись будет максимально защищена.

Электронная подпись для ООО от ФНС

ЭЦП, КЭП, УКЭП — это аббревиатуры квалифицированной электронной подписи, которую можно использовать для бизнес-целей. Подпись представляет собой персональный цифровой код, который добавляется в электронный документ вместо стандартной подписи от руки.

• Какие преимущества даст получение ЭЦП для ООО
• Как получить ЭЦП для ООО бесплатно
• Какие организации не могут оформить ЭЦП для ООО через ИФНС
• Почему для ЭЦП требуются токен и КриптоПро
• Цена ЭЦП для ООО в налоговой
• Срок выдачи сертификата подписи в инспекции
• Сколько будет действовать новая ЭЦП и что делать со старой

ЭЦП свидетельствует о факте подписания, подтверждает личность и отражает время удостоверения документа. Преимущество для делового документооборота: УКЭП гарантирует неизменность содержания документа и принимается на всех электронных площадках государственных и муниципальных органов.

ЭЦП для ООО в 2023 году налоговая начала предоставлять бесплатно. Тем не менее есть ряд дополнительных расходов, без которых использование подписи невозможно. Рассмотрим способы получения ЭЦП в налоговой для ООО и посчитаем сопутствующие затраты.

Какие преимущества даст получение ЭЦП для ООО

Вряд ли кому-то нравится бумажная бюрократия и беготня с документами “на подпись”. Гораздо удобнее — дистанционное взаимодействие без поездок и очередей. ЭЦП для директора ООО позволит сэкономить время и разблокировать рабочие процессы в периоды правительственных ограничений. Универсальная цифровая подпись может использоваться для многих задач:

• Заключение сделок с партнерами и контрагентами
• Ведение документооборота внутри компании, между филиалами
• Своевременная подача отчетности в налоговую службу, страховые фонды, контролирующие службы
• Удаленная подача заявок на площадки “Торги” и “Закупки”

Обратите внимание: если вы получали ранее ЭЦП для регистрации ООО, придется выпустить новый сертификат. Регистрация ООО через ЭЦП осуществлялась по подписи физического лица, а компании имеют статус юридических лиц.

Как получить ЭЦП для ООО бесплатно

Чтобы оформить ЭЦП для ООО через налоговую, руководитель компании должен приобрести токен (устройство для записи сертификата ЭЦП), подать заявление на выпуск подписи в налоговую, и лично обратиться в инспекцию для получения УКЭП. Возможно два способа подачи документов: удалённо и лично.

1 Подача документов онлайн

Направить в налоговую документы для ЭЦП для ООО можно онлайн. Такая возможность реализована в личном кабинете компании на портале ФНС. Руководителю необходимо выбрать пункт “Заявление на выдачу УКЭП”, данные будут заполнены из учетной записи автоматически. Останется только отправить документ в налоговую на рассмотрение.

Обратите внимание: при выборе инспекции для записи необходимо удостовериться, что данная ИФНС выдает УКЭП. Такая услуга предоставляется не во всех подразделениях! В Москве выдача УКЭП возможна только в одной ИФНС. Перечень региональных подразделений есть на сайте налоговой.

2 Подача документов лично в инспекцию

При невозможности подать заявление удаленно, документ можно предоставить в инспекцию лично. Бланк доступен на сайте ФНС, его нужно распечатать заранее, можно предварительно заполнить. Прием в инспекции проходит по предварительной записи, с собой нужно иметь:

• Заявление на выдачу КЭП
• Паспорт и СНИЛС
• Цифровой носитель (токен)

Какие организации не могут оформить ЭЦП для ООО через ИФНС

Бесплатная выдача УКЭП доступна всем компаниям, но не все могут обратиться за услугой в ИФНС. Финансовые организации могут получить ЭЦП для ООО только через удостоверяющие центры Банка России.

Каким компаниям нужно обращаться в УЦ ЦБ

• Банки
• Ломбарды
• Инвестфонды
• Операторы платежных систем
• Иные некредитные организации

Обратите внимание: ФНС предоставляет только одну ЭЦП для ООО, только руководителю, и только лично. Посредникам или представителям с доверенностью услуга не будет оказана. Если вашим сотрудникам тоже нужна цифровая подпись, они должны сами обратиться в коммерческий УЦ.

Почему для ЭЦП требуются токен и КриптоПро

Налоговая выпускает для ООО только сертификат цифровой подписи. Цифровой носитель для записи ЭЦП компании приобретают сами — в аккредитованных УЦ, либо в интернет-магазине. При покупке токена нужно проверить две важные вещи:

• Соответствие устройства стандарту: JaCarta, Рутокен или ESMART
• Сертификация оператора (от ФСБ или ФСТЭК)

Подготовив все необходимое для работы с ЭЦП, можно приступать к работе с электронными документами.

Процесс подписания несложный

• Токен вставляется в разъем для переносных цифровых носителей
• На компьютере запускается КриптоПро CSP, в которую нужно добавить документ для удостоверения
• На токене необходимо кликнуть на нужный сертификат
• Теперь остается нажать кнопку “Подписать” и переслать документ

Цена ЭЦП для ООО в налоговой

Федеральная налоговая служба выдает сертификат ЭЦП для ООО бесплатно (аналогичная услуга в удостоверяющих центрах стоит около 2000 рублей). Однако, как мы упоминали ранее, работать с УКЭП невозможно без токена и криптопрограммы. То есть, для конечного пользователя цена цифровой подписи складывается из расходов:

• Покупка токена: стоимость устройства около 1500-2000 рублей
• Приобретение лицензии КриптоПро CSP после окончания демо-версии: на год — 1350 рублей, бессрочно — 2700 рублей.

Важно! одна лицензия КриптоПро CSP работает только на одном устройстве! Если руководитель хочет пользоваться цифровой подписью на двух компьютерах, для каждого из них придется оплатить свою лицензию.

Срок выдачи сертификата подписи в инспекции

Определенных сроков выпуска ЭЦП в налоговой не обозначено. В большинстве случаев, руководители получают токен с записанным сертификатом в день обращения, но период ожидания может затянуться, если инспекция загружена обращениями.

Сколько будет действовать новая ЭЦП и что делать со старой

Все цифровые сертификаты, выданные после 01.01.2022 г., действуют 15 месяцев, вместо года, как прежде.

Что делать с подписью, полученной ранее? Можно пользоваться до окончания периода действия, а потом бесплатно продлить сертификат в налоговой.

Хотите открыть ООО онлайн через Росбанк?

Это бесплатно и надежно! Сотрудники банка помогут заполнить документы для регистрации и подать их онлайн, выпустить ЭЦП, а также открыть расчетный счёт. Документы будут сформированы согласно новым требования налоговой и закона. Переходите по ссылкам ниже, чтобы узнать подробности, и оставляйте заявку.

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

• Что такое ЭЦП и для чего она нужна.
• Как и где получить электронную подпись в 2023 году ИП, юридическому и физическому лицу.
• Какие изменения в законодательстве и правилах использования ЭЦП произошли в 2023 году

Что такое электронная цифровая подпись

Согласно законодательству РФ, ЭЦП – этоэквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

Больше узнать о защите персональных данных, электронных кадровых документах и работе в ЭДО вы можете от опытных экспертов. Получить не только практические знания, но и задать вопросы можно на вебинарах «Клерка».

Все вебинары (сейчас их в базе более 500) бесплатны для пользователей Клерк.Премиум.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

• участия в электронных торгах,
• ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
• обращения с иском в арбитражный суд,
• сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

• возможность быстрого заверения и обмена документами дистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
• исключение варианта подделки (нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
• упрощение операционной деятельности предприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
• возможность участвовать в госзакупках и продаже маркированных товаров.

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

• действующей подписью от коммерческого удостоверяющего центра;
• новой подписью от УЦ ФНС или УЦ – доверенного лица налоговой службы.

• действующей подписью, выданной коммерческим УЦ по старым правилам (ЭП, которая содержит реквизиты организации);
• новой подписью от коммерческого УЦ без метки о работодателе. К документу, подписанному такой ЭП нужно приложить машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (ЧестныйЗНАК). Подробно разобраться в нюансах поможет этот вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

• коммерческих фирм – нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС (полный список здесь);
• финансовых организаций – в УЦ Банка России,

Руководителю понадобятся следующие документы:

дополнительно могут потребовать:

• копию устава с изменениями,
• решение и приказ на руководителя.

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году? Разобраться в нюансах поможет вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

• Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
• Юристу – для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

• определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
• выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
• предоставить необходимые документы;
• оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
• получить КЭП вместе с сертификатом.

Электронный документооборот и ЭЦП

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.

Из нашей статьи вы узнаете:

Согласно 63-ФЗ, существует три вида электронных подписей (ЭП или ЭЦП): простая, неквалифицированная и квалифицированная. Каждая из них используется в различных целях. Простую подпись можно сделать самому, другие нужно заказывать в специальных удостоверяющих центрах. Процесс оформления подписей также отличается.

ЭЦП расшифровывается как электронная цифровая подпись. Это устаревшее понятие. Актуальная аббревиатура ЭП — электронная подпись, без слова «цифровая».

Расскажем, как и где получить электронную подпись, что для этого потребуется будущему владельцу, а также разберём, как происходит процедура оформления.

Виды электронной подписи

На сегодняшний день существует три вида электронных подписей. Их основное отличие между собой — это степень защиты, функционал, рамки правового поля и процесс получения. Рассмотрим характеристики каждой и определим, в чём между ними разница

Простая электронная подпись (ПЭП)

Получить простую электронную подпись можно в той информационной системе, в которой она используется. Часто пользователь может сделать её самостоятельно. Данная ЭЦП может только подтвердить личность и то, что действия происходят от имени конкретного лица. С её помощью нельзя подписать цифровой документ, заключить сделку, сдать отчётность или принять участие в торгах. Можно авторизоваться на веб-ресурсе или работать в личном кабинете.

Простая электронная подпись предоставляет пользователю минимальный уровень защиты.

Где используют простую электронную подпись

В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.

Закрытый ключ — это зашифрованная уникальная последовательность символов, которая формирует электронную подпись. Открытый ключ доступен всем участникам электронного документооборота. С помощью него проверяют достоверность ЭЦП.

Неквалифицированная электронная подпись записывается на ключевой носитель, компьютер или в информационную систему. Возможности использования НЭП ограничены. Так, порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего может её использовать.

Где используют неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись используется для внутреннего документооборота. Например, ей заверяют кадровые документы, приказы, должностные и прочие инструкции. Чтобы работать с контрагентами и партнёрами, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Оно придаст НЭП юридическую силу. Неквалифицированная электронная подпись не подходит для взаимодействия с госпорталами и участия в торгах.

Любое физическое лицо может работать с неквалифицированной электронной подписью в личном кабинете налогоплательщика. С такой НЭП можно сдавать налоговую декларацию на сайте ФНС. Данная подпись хранится на компьютере владельца или в защищённом облачном хранилище ведомства. Во втором случае ЭЦП будет работать на любом устройстве, которому доступен личный кабинет ФНС. В соответствии с 347-ФЗ, цифровые документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП через программы ЭДО нельзя. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.