- 2009: распоряжение №1403-р и постановление №754
- 2021: постановление и формат электронного документа мэдо
- Аппараты правительства и совета федерации полностью переходят на электронный документооборот
- В минкомсвязи восстановлен экспертный совет по совершенствованию мэдо
- Дополнительная информация о возможностях решений флексби:
- Защита информации
- Инфраструктура
- Как организовано мэдо
- Комплексная поддержка предприятия при организации сэд и мэдо
- Межведомственный электронный документооборот: сегодняшняя ситуация
- Обработка входящих документов
- Оптимизируйте обмен документами мэдо
- Отправка исходящих документов
- Примеры пакетов
- Простановка штампов
- Решения docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в мэдо
- Сбор статистики по документам мэдо
- См.также
- Состав транспортного контейнера
- Уполномоченный орган
- Утверждены требования к электронному взаимодействию госорганов
- Итоги
2009: распоряжение №1403-р и постановление №754
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»
В сентябре 2009 года премьер-министр Владимир Путин подписал положение о системе межведомственного электронного документооборота. Данное положение, утвержденное постановлением правительства от 22 сентября 2009 г. N 754, определяет межведомственный электронный документооборот как взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.
Сюда относят обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота – федеральными органами госвласти, администрацией президента и аппаратом правительства. При этом допускается обмен и общедоступной информацией, и сведениями, составляющими служебную тайну.
2021: постановление и формат электронного документа мэдо
Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»
В сентябре 2021 года экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, организованный Минкомсвязью России, определил формат электронного документа для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов.
Утвержденный формат был опробован в ходе пилотных проектов, проводимых по поручению Правительства РФ между Аппаратом Правительства РФ, МинэкономразвитияРоссии, Минкомсвязью России, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом России, а также правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.
«Мы достигли очень важного решения. Оно продвинет вопрос перехода на безбумажный документооборот к концу 2021 года, а также сократит затраты ведомств на доработку собственных систем», — отметил заместитель министра связи и массовых коммуникаций РФ и статс-секретарь Олег Пак.
По решению Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности под председательством главы Правительства РФ Дмитрия Медведева, органы государственной власти должны привести в соответствие требованиям свои системы электронного документооборота до 27 апреля 2021 года.
Минкомсвязь России и Федеральная служба охраны России разрабатывают совместный ведомственный приказ, который будет включать основные технические требования к порядку обмена электронными документами: формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи и ряд других.
Аппараты правительства и совета федерации полностью переходят на электронный документооборот
25 декабря 2020 года стало известно о работе по переходу аппаратов Правительства РФ и Совета Федерации на электронный документооборот. Как сообщает пресс-служба кабмина, в 2021 году обмен документами будет полностью цифровым.
Руководителя аппарата Правительства РФ Дмитрий Григоренко и глава аппарата Совета Федерации Геннадий Голов 23 декабря 2020 года утвердили перечень видов документов, обмен которыми будет проходить в электронной форме с использованием системы межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому более 65% всего документооборота между этими аппаратами полностью переводится в электронный вид.
В 2021 году году работа будет продолжена. Так, в первом квартале 2020 года в аппарате Совета Федерации планируется аттестация системы электронного документооборота. Это позволит перейти на электронный обмен, в том числе документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования».
23 декабря 2020 года президент РоссииВладимир Путин на совместном заседании Госсовета и Совета по нацпроектам заявил, что следует расширять возможности по внедрению электронного документооборота в различных отраслях, «чтобы уменьшать количество бумажного оборота и сокращать издержки на этот счёт».
В минкомсвязи восстановлен экспертный совет по совершенствованию мэдо
26 августа 2020 года Минкомсвязи сообщило о возобновлении работы экспертного совета по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти. Состоялось заседание этого совета под председательством замглавы ведомства Андрея Черненко.
По словам Черненко, важным направлением деятельности совета является развитие функциональности систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота (МЭДО) на основе таких инструментов, как авторегистрация документов, автозаполнение отдельных полей карточек ЭДО, сквозной мониторинг процессов ЭДО, подготовка отчетности и аналитики.
В министерстве констатировали широкое использование практики передачи по МЭДО скан-копий бумажных документов с собственноручными подписями и скан-копий приложений. Кроме того, отсутствуют законодательно закрепленные жесткие требования к заполнению описательных полей при передаче документов по МЭДО, а также требования по ведению единой нормативно-справочной информации, общей для всех участников МЭДО.
Решением этих вопросов займётся экспертный совет по совершенствованию электронного документооборота в органах госвласти. Его новый состав будет утверждён приказом Минкомсвязи.[4]
Дополнительная информация о возможностях решений флексби:
автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;
автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;
согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;
автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;
автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;
автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;
чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;
Защита информации
ФСО контролирует обеспечение информационной безопасности при организации межведомственного электронного документооборота, включая организацию и использование средств защиты информации, обеспечение целостности обрабатываемых данных и антивирусной защиты.
К организационным мероприятиям по обеспечению ИБ, в частности, относится установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз.
Инфраструктура
Положение определило также саму технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота. Она состоит из головного узла, оператором которого является ФСО, а также узлов участников межведомственного электронного документооборота и защищенных каналов связи.
Головной узел включают в себя, в частности, почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра и средства защиты информации. Основные его функции – обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота; обмен электронными сообщениями между участниками документооборота.
Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Узлы участников правительственного электронного документооборота должны обеспечивать доставку сообщений, полученных из головного узла, в федеральные информационные системы адресатов и обратно.
Узлы участников межведомственного электронного документооборота обеспечивают защиту информации до момента передачи ее в защищенный канал связи, а также хранят сообщения до передачи на головной узел или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.
Как организовано мэдо
Взаимодействие внутренних и внешних, единых и унифицированных инструментов обмена электронной документацией осуществляют посредством сообщений особого вида. В них должны быть:
- файлы с документами;
- реквизиты документации в виде метаданных;
- информация о состоянии документа, его принятии к исполнению, ходе рассмотрения и т. д.
Обмен и взаимодействие должны происходить в едином формате. При этом предприятиям и учреждениям необходимо обеспечить защищенность информации, полноценную интеграцию в единые системы, современную и удобную автоматизацию, соответствие законодательным нормам и непрерывность обмена данными.
Государственные требования, оговаривающие «техническую сторону» вопроса, предусматривают наличие на рабочих местах шлюзов с операционными системами (например, Windows или Linux), соответствующее серверное программное обеспечение, адаптерный блок, приводящий карточки СЭД-документации организации в унифицированный формат и т.д. Полноценное, грамотно развернутое ПО позволит поддерживать взаимодействие на высоком качественном уровне.
Комплексная поддержка предприятия при организации сэд и мэдо
Компания “ДоксВижн” совместно с сетью партнеров предоставляет не только современные платформы для развертывания СЭД на предприятиях и в государственных учреждениях, но и предлагает заказчикам комплексную поддержку:
- Создание специализированных решений, которые повысят управляемость и конкурентоспособность предприятия;
- Консультирование заказчика на всех этапах автоматизации документооборота и управленческой деятельности — техническая поддержка предоставляется с партнером, разработавшим конкретное решение при внедрении;
- Обучение персонал работе в СЭД и конкретных приложениях;
- Техническая поддержка, помощь во внедрении, модернизации и масштабировании системы.
Вы можете приобрести типовое готовое решение у Docsvision или одного из наших партнеров (рекомендуется на начальном этапе автоматизации). Также наши специалисты или партнеры помогут сформулировать специфические требования и сконструировать индивидуальное решение на базе платформы.
Межведомственный электронный документооборот: сегодняшняя ситуация
Проект «Электронная Россия» часто обсуждается и критикуется – как целиком, так и по частям. Мы расскажем лишь об одном аспекте данного проекта – о ситуации с межведомственным электронным документооборотом – в частности о том, что уже сделано в этом направлении.
Текущее состояние дел с МЭДО таково. Автоматизация документооборота в отдельных ведомствах сейчас — на довольно высоком уровне, так как проекты давно ведутся во многих структурах. Но несмотря на это, оригиналы документов и межведомственный документооборот до сих пор — практически повсеместно бумажные. Как раз на днях по ТВ показывали стопку папок всего лишь с одним из законопроектов, оправляемых на утверждение в какое-то министерство – выглядит весьма впечатляюще. Если учесть, что эти документы должны существовать далеко не в одном или даже двух-трёх экземплярах, то вопрос с защитою лесов от вырубания в нашей стране явно стоит очень остро.
Собственно внедрение МЭДО и должно решить эти проблемы, а кроме того – повлиять на скорость прохождения документов по ведомствам, привести к упрощению всех процедур, сокращению штата чиновников и так далее. Да и вообще пользы много можно получить. К слову, Герман Греф, рассказывая о том, как пришлось интегрировать базы данных нескольких ведомств региона для запуска электронной карты гражданина, упомянул о 30-процентном сокращении количества льготников, которое существовало из-за дублирования списков.
Госрегулирование
Что касается госрегулирования, то уже есть целый ряд установленных правил, регламентирующих межведомственный документооборот. Об одном из них рассказано здесь habrahabr.ru/company/eos/blog/109299. Кроме того, утверждены технические требования по МЭДО, в том числе – и требования к шлюзу. Состав программного обеспечения автоматизированного рабочего места шлюза, к примеру, должен включать:
а) операционную систему типа Windows XP Professional Russian;
б) Secure Pack Rus 1.0 for Windows XP;
в) Office Professional Plus 2007 Russian OLP NL
Состав программного обеспечения сервера шлюза должен включать:
а) операционную систему типа Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian OLP NL;
б) SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russian OLP C.
Архитектура МЭДО
Для взаимодействия систем электронного документооборота, используемых в разных министерствах и аппарата правительства РФ, используется специализированная электронная почтовая служба, которая доставляет документы между СЭДами с помощью специализированных шлюзов.
В свою очередь, каждая система электронного документооборота, используемая в рамках проекта МЭДО, имеет свой адаптер, который при отправке документа приводит карточку документа в СЭД в единый утверждённый формат.
Данный формат основан на языке XML, и описан в Постановление Правительства об утверждении положения о МЭДО (№754 от 22 сентября 2009), а также в Распоряжение от 2 октября 2009 г. (N 1403-р) (Об утверждении технических требований по МЭДО).
Пилотный проект или что уже есть
В 2009 году в рамках программы по созданию электронного правительства был запущен первый пилотный проект по реализации межведомственного ЭДО между Аппаратом Правительства РФ и Министерством сельского хозяйства РФ, Министерством связи и массовых коммуникаций РФ и Министерством экономического развития РФ. На сегодняшний день этот самый проект уже проходит опытную эксплуатацию: к примеру, осуществляется документооборот между Аппаратом Правительства и Министерством сельского хозяйства РФ, а также между Министерством сельского хозяйства и другими ФОИВ, подключенными к системе. В будущем предполагается постепенное подключение регионов — пилотным регионом, подключаемым к МЭДО, станет Калининградская область.
МЭДО создавалась на основе существующей почтовой системы МЭДО и СЭД, используемых федеральными органами исполнительной власти. В ходе проекта была проведена разработка технических требований, включая единый формат взаимодействия СЭД и средства сопряжения СЭД ФОИВ для обеспечения работы в едином формате. Также были разработаны единые правила ведения делопроизводства, положения о системе межведомственного электронного документооборота, взаимодействия Аппарата Правительства и ФОИВ. Также проведено поэтапное расширение функциональности взаимодействия и состава пересылаемых в электронной форме документов.
В итоге система на данный момент выглядит так: 
Что на данный момент позволяет делать МЭДО:
— направлять ФОИВ электронные копии резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей;
— направлять ФОИВ электронные копии протоколов совещаний в Правительстве РФ;
— направлять письма структурных подразделений Аппарата Правительства РФ в ФОИВ и организации, включённые в систему МЭДО, в электронном виде.
Кроме того, в МЭДО идет отработка таких процессов:
— порядка и технологии направления писем структурных подразделений Аппарата Правительства Российской Федерации в электронном виде;
— организация обучения администраторов автоматизированных информационных систем ФОИВ, подключаемых к системе МЭДО, порядку взаимодействия по вопросам использования основных технологических элементов сопряжения электронного документооборота;
— опытная отработка направления в Аппарат Правительства Российской Федерации электронных копий исходящих писем федеральных органов исполнительной власти и организаций;
— разработка программно-технических средств обеспечения доступа к информации о прохождении и ходе исполнения документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти.
Конечно, можно сказать, что пока не так уж и много сделано, но это только на первый взгляд. Каждая функция требует отработки маршрутов движения документов, согласования этих маршрутов во всех ведомствах и так далее, а их в каждом ведомстве очень много. Если говорить собственно о технических и технологических проблемах межведомственного электронного документооборота, то, пожалуй, наибольшие сложности сопряжены с подписанием электронных документов в условиях принятой технологии выпуска документов (без номера и даты), а также с организацией полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
Вот так дела обстоят с МЭДО на федеральном уровне. На уровне регионов ситуация значительно отличается, но об этом мы расскажем в следующем посте.
Обработка входящих документов
При поступлении входящих писем или обращений граждан, отправленных по каналам МЭДО, делопроизводителю отправляется задание на регистрацию. Задание попадает в папку потока. Таким образом, среди всех входящих делопроизводитель быстро найдет нужные задания и сфокусируется на их выполнении.
Карточки входящего документа и его приложений заполняются автоматически. Делопроизводителю остается лишь ознакомиться с их содержанием, в пару кликов зарегистрировать документ и выполнить задание.
Если к документу есть замечания, например, невозможно прочесть текст письма или у документа отсутствуют указанные приложения, сотрудник может отказать в регистрации, указав причину отказа. Варианты отказа выбираются из справочника, заполненного по требованиям законодательства РФ.
Выбор причины отказа в регистрации
По результатам принятого решения корреспондент МЭДО получает соответствующее уведомление. Дальнейшая обработка входящего документа — согласование, подготовка проекта резолюции, выдача поручений и их исполнение — выполняется в модуле «Делопроизводство».
Оптимизируйте обмен документами мэдо
Решение «Интеграция с МЭДО» позволяет в кратчайшие сроки подключиться к обмену по МЭДО, а также:
- гарантировать соблюдение требований Постановления Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»;
- сократить трудозатраты сотрудников на регистрацию входящих писем и обращений, а также на оформление, согласование и отправку исходящих документов;
- снизить финансовые затраты и ускорить доставку документов корреспондентам МЭДО;
- сократить расходы на подготовку отчетности для Администрации Президента РФ.
Для реализации полного цикла работы с МЭДО используются решения «Обращения граждан» и «Делопроизводство».
Отправка исходящих документов
Исходящий документ создается в ответ на входящий документ МЭДО либо по инициативе сотрудника. Для создания документа можно использовать готовые шаблоны, что сокращает время на его подготовку.
Перед отправкой документ необходимо согласовать и подписать. Для этого сотруднику достаточно выбрать правило согласования, принятое в организации для работы с документами МЭДО, и стартовать процесс. Система сама определяет участников и отправляет им задания.
Отправка ответного письма на согласование по регламенту
Решение поддерживает работу с разными версиями МЭДО. Для версии 2.6 и ниже документ подписывается электронной подписью в том формате, в котором он был создан. Для версии 2.7 документ автоматически конвертируется в формат PDF и затем подписывается ЭП.
Когда документ подписан, его можно зарегистрировать. Документу присваивается регистрационный номер. В дальнейшем по номеру документ легко будет найти поиском и отследить его местонахождение.
Чтобы отправить документ корреспонденту МЭДО, делопроизводитель нажимает на кнопку в его карточке. Документ поступает по адресу или нескольким адресам, указанным на вкладке «Адресаты».
Отправка ответного письма корреспонденту МЭДО
Также вместе с документом можно отправить его приложения.
В дальнейшем отправитель может отследить текущее состояние документа у получателя на отдельной закладке карточки документа. Например, выяснить, зарегистрирован ли документ.
Статус документа у корреспондентов МЭДО
Примеры пакетов
Пример старого пакета
Пример пакета МЭДО с типом «транспортный контейнер»
Простановка штампов
Если корреспондент использует версию МЭДО 2.7, то для подтверждения подлинности исходящего документа перед отправкой на него автоматически проставляются штампы о регистрации и электронной подписи.
Штапы о регистрации документа и об электронной подписи
При необходимости делопроизводитель может легко отрегулировать размещение штампов для исходящих документов. Координаты штампов задаются в карточке документа.
Настройки координат штампов
Решения docsvision для интеграции внутрифирменных систем документооборота в мэдо
Компания «ДоксВижн» обеспечивает полное и комплексное сопряжение своих СЭД, развернутых у заказчика, с общими государственными системами. Мы позаботимся, чтобы весь документооборот был сопряжен с межведомственным на должном уровне. Наши платформы (Docsvision, Docsvision Core) поддерживают механизмы интеграции со всеми официальными госсистемами, включая МЭДО и СМЭВ.
СЭД /ECM решения Docsvision позволяют:
- полностью автоматизировать межведомственное документационное взаимодействие и организовать его в соответствии с государственными правилами;
- вести удаленную работу с СЭД;
- организовать работу с МЭДО, а в дальнейшем — передачу документов в электронный архив;
- поддерживать полноценную работу с обращениями граждан, создавать удобные внутренние регламенты для их принятия и передачи и так далее.
При помощи СЭД / ECM платформы Docsvision можно осуществлять обмен документацией с электронными подписями или без них, регистрировать ее в своей СЭД и проверять на соответствие техрегламенту. Мы предоставляем инструменты, позволяющие формировать и отображать графику/визуализацию, контролировать отправку и регистрацию бумаг, обрабатывать уведомления об их статусе и сохранять файлы в форматах МЭДО.
Сбор статистики по документам мэдо
Периодически организации должны предоставлять Администрации Президента РФ отчеты о ведении межведомственного электронного документооборота. Решение позволяет сформировать такие отчеты в один клик:
- «Сводные данные по использованию МЭДО» — показывает, сколько документов поступало в организацию за указанный период, и какие документы являлись юридически значимыми, т.е. были подписаны электронной подписью;
- «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО» — показывает сводную информацию о каждом входящем или исходящем документе в отдельности: содержание документа, кто отправитель, кто получатель и пр.
С помощью отчетов организация также может оценить динамику движения документов по каналам МЭДО. Например, определить, по какому потоку документов поступает больше, и закрепить ответственных за их обработку.
См.также
Электронное правительство России
Состав транспортного контейнера
Транспортный контейнер документа в электронном виде состоит из следующих файлов:
● Файл описания транспортного контейнера, определяющий состав контейнера и содержащий минимальную атрибутику документа и представляемый в виде типизированного XML (document.xml);
● Приложенные файлы, в том числе:
– файл документа (pdf_357018.pdf);
– файлы электронных подписей документа (357018_8716.p7s);
– файлы графических элементов регистрационных данных (357018_number.png) и графических элементов отметок об ЭП (357018_stamp.png);
– файлы приложений к документу и файлы их электронных подписей (при наличии);
– файл электронной подписи набора файлов транспортного контейнера (за исключением данного файла, при наличии).
Уполномоченный орган
Контроль над электронным документооборотом в правительстве отдан Федеральной службе охраны (ФСО). Эта структура отвечает за поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии.
Утверждены требования к электронному взаимодействию госорганов
12 ноября 2021 года Министерство связи и массовых коммуникаций РФ объявило об утверждении организационно-технических требований к электронному взаимодействию между органами власти. Об этом сообщается на сайте ведомства.
Требования, утвержденные совместным приказом МинкомсвязиРоссии и Федеральной службы охраны РФ №186/258, регламентируют единые стандарты представления электронных документов, процедуры проверки и подтверждения их аутентичности, правила обмена электронными документами различных типов систем электронного документооборота, формат электронного документа и электронной подписи (ЭП), а также правила визуального отображения документа в электронном виде.
Благодаря МЭДО в органах власти уменьшится объем ручного ввода данных, повысится автоматизация типовых процессов делопроизводства и документооборота, а также улучшится координация действий ведомств, сообщили в Минкомсвязи.
По словам замглавы министерства Олега Пака, при организации электронного взаимодействия между госорганами было принято решение сохранить ведомственные системы, доработки требований к их интеграции и развития межведомственной шины вместо того, чтобы переводить все в единое облако.
«Мы сделали важный шаг, которому предшествовали два года совместной работы с рынком, экспертным сообществом и представителями ведомств. Благодаря высокой вовлеченности в работу отраслевых экспертов, в том числе на уровне профильных департаментов правительства РФ, удалось получить результаты, которые положительно повлияют на эффективность деятельности государственных органов», — отметил Пак.[5]
Итоги
Зная особенности нового формата, можно без проблем перейти к его использованию и не бояться того, что старый формат снимут с поддержки.
Методические рекомендации по реализации Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде по МЭДО 2.7 можно найти на сайте Минкомсвязи.
Использование нового формата «транспортный контейнер» МЭДО 2.7 позволяет обеспечить:
● юридически значимый электронный документооборот за счёт обязательного подписания основного документа ЭП в формате PKCS#7;
● наглядное отображение регистрационных данных и информации об ЭП за счёт использования штампов;
● единый формат для основного документа PDF/A-1.
