Настроить сотрудникам уровень доступа к документу | СБИС Помощь

Что такое права и роли

В кабинете компании могут работать сразу несколько сотрудников. С помощью прав и ролей можно указать, с какими разделами и документами СБИС пользователь будет работать, а куда доступ будет запрещен.

В личном кабинете уже есть типовые роли — директор, бухгалтер, кадровик — их сразу можно назначить сотрудникам.

Если этих ролей недостаточно, можно создать свои, настроить индивидуальные права или установить ограничения.

Назначить сотруднику права доступа в сбис

1. Откройте карточку сотрудника, перейдите в режим редактирования и на вкладку «Права и подписи».
2. На вкладке «Роли» нажмите  и отметьте роли из списка. и отметьте роли из списка.
3. Нажмите Выбрать.

Настроить системные роли

1. В разделе «Сотрудники» откройте «Доступ и права».
2. В списке откройте роль, например «Менеджер».
3. Перейдите на вкладку «Права» и нажмите строку с разделом СБИС — «Компании», «Бизнес», «Документы».
4. Нажмите уровень доступа участка и выберите один из вариантов:
• «Запрет» — запретить полностью просмотр документов участка;
• «Просмотр» — разрешить только просмотр;
• «Просмотр и изменение» — дать права на изменение документов участка;
• «Полный с настройками» — предоставить сотруднику полные права на работу в «Конфигурации» раздела.

В настройке прав у разделов СБИС есть статусы, которые помечаются цветом и значками:

Светло-серый цвет — доступ не унаследован и не изменен;

Серый цвет — доступ к участку унаследован от другой роли;

Черный цвет — доступ к участку определен ролью;

Если системная роль не подходит, можно создать новую и настроить ее под свои требования

Ситуация №1. разграничение прав по реестрам отчетности

За бухгалтером №1 необходимо закрепить задачу по формированию и отправке:

• справок 2-НДФЛ;
• сведений ПФР;
• отчетности ФСС.

За бухгалтером №2 формирование и отправку:

• бухгалтерской и налоговой отчетности;
• отчетности в Росстат.

Доступ к остальным операциям для каждого бухгалтера — запретить.

Выполнять настройку прав в программе может только пользователь с правами администратора (супервизора). Подробнее об этом читайте в руководстве по администрированию СБИС («Главное меню/ Помощь/ Администрирование СБИС»).

Все необходимые настройки проводятся в задаче «Администратор» (для перехода нажмите клавишу , а в окне выбора задачи кликните на значок администратора ).

Далее перейдите к списку пользователей («Главное меню/ Пользователи»).

Далее необходимо внести коррективы в карточку бухгалтера №1. Для этого:

1. Откройте карточку по клавише <<b>Enter> или двойному щелчку мыши.
2. В поле «Входит в группы» нажмите <<b>Ins>:

   В открывшемся окне перейдите в папку «Для работы в ЭО» и с помощью клавиши <<b>Пробел> выделите все необходимые группы. В нашем примере необходимо выбрать следующие группы:

   • «Отправка НДФЛ»;
   • «Отправка отчетности в ПФ»;
   • «Отправка отчетности в ФСС».

   Нажмите клавишу <<b>Enter>, все выбранные вами группы будут занесены в соответствующее поле.

3. В поле «Все, к чему не указан доступ» установите значение «Запрещено». Эта настройка необходима, чтобы пользователь мог делать только то, что разрешено ему правами.
4. Нажмите «Сохранить» — настройка прав для бухгалтера №1 закончена.

Для бухгалтера №2 выполните действия, аналогичные описанным выше. Вот как будет выглядеть его карточка после завершения всех настроек.

После завершения всех настроек несанкционированные действия в программе исключены. Например, при попытке бухгалтера №2 попасть в реестр ПФР, системой будет выдано следующее сообщение.

Ситуация №2. разграничение прав по организациям

Между бухгалтерами необходимо разделить отчетность по организациям. За бухгалтером №1 закрепить отчетность ООО «Золотое дно», а за бухгалтером №2 — ООО «Мастер Плюс».

В задаче Администратор перейдите к карточке пользователя, как описано в ситуации №1.

1. В поле «Входит в группы» нажмите <<b>Ins>.
2. Из списка групп с помощью клавиши <<b>Пробел> выберите следующие.
   • “Отправка НДФЛ”;
   • “Отправка отчетности в ПФ”;
   • “Отправка отчетности в РОССТАТ”;
   • “Отправка отчетности в ФСС”;
   • “Отправка отчетности в ФНС”.

   Нажмите клавишу <<b>Enter>.

3. Перейдите к первой из групп и нажмите <<b>Enter>. Появится окно «Группа пользователей». В поле «Значение параметра» укажите краткое название организации (берется из соответствующего поля карточки налогоплательщика). Нажмите «Сохранить».
   Повторите так с каждой выбранной группой.

   По завершении напротив каждой группы в скобках будет указано название организации.

4. В поле «Все, к чему не указан доступ» установите значение «Запрещено», и у бухгалтера будет доступ только к отчетности организации, указанной вами. Отчетность других организаций будет для него недоступна.
   Пройдите эти же шаги для карточки бухгалтера №2.

Настройка прав завершена.

Подробную информацию по разграничению прав вы найдете в руководстве по администрированию СБИС («Главное меню/ Помощь/ Администрирование СБИС») в главе «Пользователи и права доступа».

Создать вручную

Зайдите в раздел «Сотрудники» нажмите  Сотрудник и укажите ФИО.

Установить ограничения

Для каждого сотрудника в СБИС можно настроить ограничения так, чтобы он работал с документами и отчетами только своего офиса и мог выполнять только разрешенные действия в системе:

1. На вкладке «Права» нажмите строку с участком системы — «Контакты», «Задачи», «Бизнес».
2. Выберите один из вариантов доступа для участка.
3. Настройте ограничения: они могут быть одинаковыми на просмотр и редактирование либо различаться. Выберите «с различными ограничениями» — права на просмотр и изменение можно будет настроить отдельно друг от друга.
4. Чтобы сотрудник мог работать с документами, отчетами только конкретных подразделений, офисов или организаций, выберите область видимости. Например, если выбрана видимость «Свое подразделение», пользователь сможет просматривать или изменять документы только своего подразделения. Набор организаций и подразделений можно назначить для каждого сотрудника индивидуально.
5. В разделе «Работа над записями» укажите, что сотрудник сможет делать в системе, а что ему запрещено.
6. Нажмите Сохранить — роль добавится к списку уже имеющихся в системе.

Новые роли отмечаются значком 

 «Пользовательская роль». Нажмите «

 Сбросить», чтобы вернуть первоначальную настройку.