Не спешите переходить на ЭДО и ЭЦП сегодня: подводные камни, о которых Вы могли не знать / Хабр

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.

«подводные камни» простой электронной подписи

Все информационные системы (ИС) можно разделить на публичные и закрытые, рассматривая круг пользователей, имеющих возможность создания или отправки электронных документов. Если, для доступа к ИС, человек обязан пройти процедуру проверки оригинала УЛ, то такая ИС будет закрытой, доступ к которой имеет строго определенный круг лиц.

ИС, доступ к которой имеет неопределенный круг лиц, не прошедших процедуру проверки УЛ, будет публичной. К закрытым ИС относятся все корпоративные ИС, так как человек, получивший к ней доступ, прошел процедуру оформления на рабочем месте с предъявлением документов и заключением трудового договора.

Рассмотрим основные способы подписания документов ПЭП, сложившиеся в российских реалиях.

Первым способом является заключение соглашения о том, что стороны признают документы, отправленные с электронного почтового ящика, подписанными ПЭП. В этом случае открытым ключом является адрес электронной почты, конфиденциальным ключом — пароль к электронному почтовому ящику. Юридически значимой такая ПЭП будет при соблюдении следующего условий:

  1. Почтовый сервис является закрытым, т.е. доступ к нему имеет строго определенный круг лиц, прошедших процедуру проверки оригинала удостоверения личности;
  2. Открытый ключ ПЭП содержится в передаваемом документе (ФЗ-63, статья 9 п.1);
  3. Пароль к почтовому ящику строго конфиденциален, известен только единственному, определенному лицу, прошедшему процедуру проверки оригинала УЛ перед получением пароля (ключа ПЭП) и это зафиксировано в соглашении (ФЗ-63, статья 9, п.2);

При использовании корпоративной электронной почты обычно соблюдаются все эти условия, т.к. корпоративная почта относится к закрытым ИС, адрес почтового ящика отправителя содержится в передаваемом сообщении, пароль к корпоративному личному почтовому ящику известен только строго определенному лицу.

Где и как применяется

  • Регистрация ККТ в налоговой;
  • Подача документов удаленно;
  • Работа с госпорталами (Госуслуги, ФНС и остальные);
  • Участие в электронных торгах на всех площадках;
  • Заключение или расторжение договора с ОФД;
  • Подтверждение вида деятельности в ФСС;
  • Подачи документов по уплате страховых взносов;
  • Оформление выписки из ЕГРН и многое другое.

Если подытожить, то применять квалифицированную электронную подпись можно везде.

Где можно использовать электронную подпись

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная
Внешние и внутренние электронные документы
Документооборот с физическими лицами
Госуслуги
Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика
ПФР и ФСС
Арбитражный суд

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

  1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
  2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
  3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
  4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Как получить

Простая ЭЦП создается при помощи:

  1. Microsoft Office . В новом документе в разделе «Файл» открыть пункт «Защита документа», далее нажать на «Добавить цифровую подпись». Если вы впервые создаете подпись, то программа потребует запрос на получение ПО от партнеров. Тут помощником может стать приложение «Карма», оно установит ЭЦП на вашу систему. Далее нужно  просто сохранить файл.
  2. Приложения КриптоПро CSP . Способ сложнее, но он может создать и усиленную ЭЦП.
  3. Удостоверяющего центра . Нужно прийти в центр, там создадут ЭЦП и запишут на USB-токен. Этот вариант удобен, если вы много работаете в текстовых редакторах: ЭЦП защитит ваше авторство от плагиата.

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

  1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
  2. Паспорт.
  3. СНИЛС.
  4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ип

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

  1. Портал «Криптопро».
  2. Сайт госуслуг.
  3. Сервис «Контур-крипто».
На сайте «Криптопро» укажите путь к подписанному документу и подписи в специальном окне, и программа выдаст результат

Как устроена эп

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

  1. Кто владеет подписью.
  2. Какие у него полномочия.
  3. Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Какие бывают виды эцп

Электронная цифровая подпись — это информация в электронном виде, которая позволяет идентифицировать физическое или юридическое лицо без его непосредственного присутствия.

Грубо говоря, ЭЦП — аналог обычной подписи на бумаге в цифровом формате, который позволяет подтвердить, что автором является указанный человек.

Читайте также:  Усиленная квалифицированная электронная подпись и другие виды ЭЦП

Основным элементом ЭЦП являются ключи : закрытый, который имеется только у собственника ЭЦП, и открытый, направляемый адресату вместе с документом. В процессе подписания создаются одновременно оба элемента.

Существует три вида электронной подписи:

  1. простая (или обычная);
  2. усиленная неквалифицированная ;
  3. усиленная квалифицированная .

Они различаются степенью защиты и сферой применения.

Также ЭЦП может быть:

  • для физических лиц;
  • для юридических лиц.

Процессы создания, получения и применения электронной подписи для гражданского лица и организации практически не отличаются. По итогу ЭЦП и в том, и в другом случае оформляется на конкретного человека.

Квалифицированная усиленная электронная подпись

Квалифицированная ЭЦП — самый функциональный и расширенный вариант подписи. Также представляет собой ключ, записанный на USB-носитель и сформированный при помощи специальных криптографических средств защиты.

Состоит из двух частей: USB-носителя с проверочным сертификатом и лицензированной программы, действительной в течение периода действия ключа.

Обеспечивает наибольшую защиту по сравнению с другими видами ЭЦП, причем данные останутся защищенными даже после того, как срок действия ключа истечет.

Личная собственноручная подпись

Исторически сложилось так, что в российском законодательстве нет определения личной собственноручной подписи. Этот вопрос разбирается в большом количестве юридической литературы, и общепринятым толкованием термина «личная собственноручная подпись» является следующее:

Подпись — уникальная совокупность символов, написанных от руки с помощью специальных оформительских приемов (монограмма, росчерки, штрихи), служащая для определения правоспособности физического лица.

Недостатки

  • Недостаток можно выделить один: потребуется каждый год оплачивать сертификат ЭЦП.

Выбор электронной цифровой подписи стоит за вами: смотря для каких целей она вам требуется, и какого функционала вы от нее ожидаете. Для стандартных ежедневных задач подойдет и простая ЭЦП. При большом объеме документооборота в компании пригодится неквалифицированная подпись, для более расширенного круга задач придется приобретать квалифицированную подпись.

Если сомневаетесь, какая электронная подпись вам нужна, позвоните нам: 8-800-500-25-91 (Звонок бесплатный!).

Бесплатно проконсультируем, расскажем про все нюансы, поможем оформить, сэкономив ваше время и деньги.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи.

Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись

Неквалифицированная усиленная ЭЦП — это совокупность ключа электронной подписи и ключа проверки, которая чаще всего хранится на USB-носителе. Иногда создается и при помощи программного обеспечения, в котором вы работаете, но распознаваться она будет только этой программой. И возможности ее также ограничены.

Неквалифицированная подпись защищена гораздо лучше простой, так как при ее формировании используются средства криптозащиты информации.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?

Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому.

Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Преимущества использования электронной цифровой подписи в условиях интенсивного экономического развития,электронного документооборота и развитых корпоративных отношений.

Современное информационное общество, вставшее на рельсы научно-технического прогресса и глобальной модернизации общественной жизни трудно представить без  эффективного электронного документооборота.  С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых значительно ускоряет процесс документооборота и позволяет экономить время. В связи с этим все большая часть информации хранится и распространяется в мире в электронном виде. Особое значение в данном случае начинает приобретать обеспечение юридической силы электронного документа. Решением этой проблемы выступает  его специальный реквизит  – электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая является не только средством идентификации автора, но и важнейшим инструментом, позволяющий подтвердить целостность и неизменность документа. Очевидным становится то, что электронный документооборот между государствами, предприятиями и гражданами становится невозможен без использования ЭЦП.

     Использование ЭЦП обусловлено рядом существенных для современного электронного оборота преимуществ. Например, главное ее преимущество заключается в том, что подделать ее гораздо сложнее, чем собственноручную, подлинность которой можно установить только в результате специальной почерковедческой экспертизы. Несмотря на развитость информационных технологий, судебной практике неизвестно ни одного случая подделки ЭЦП, что в значительной степени оберегает участников электронного документооборота от различного рода злоупотреблений недобросовестных контрагентов. Сложность подделки ЭЦП обусловлена не только тем, что ее использование предполагает наличие сертификата, ключевой пары, а так же системы проверки статуса сертификата пользователей при каждой операции, что полностью блокирует вход в систему недобросовестному лицу с недействительным сертификатом, но и проставлением, так называемого сервера меток времени, которая проставляется при подписании документа. Такая система создана специально для предотвращения спорных ситуаций, а в случае их возникновения служит доказательством в суде. Таким образом, ЭЦП  применима не только тогда, когда в принципе невозможно использование собственноручной подписи для подтверждения подлинности документов, но и имеет ряд преимуществ, связанных с наличием четких критериев достоверности и отсутствием необходимости в образцах подписи для проверки.

     Кроме того ЭЦП связана с содержанием документа логически, что позволяет передавать подписанный документ по каналам связи без пересылки материального носителя документа. Если, например, записать документ и его электронную цифровую подпись на два разных носителя, то не возникнет никаких затруднений с проверкой того, соответствует ли данная подпись данному документу. Средства проверки могут установить ее подлинность для электронного документа независимо от источника, из которого загружена необходимая для проверки информация.

Читайте также:  С уважением — Офтоп на

     Следующим заметным преимуществом, играющим важную роль при ведении современного бизнеса, является то, что документы, подписанные ЭЦП, могут быть переданы к месту назначения в течение нескольких секунд и в связи с этим участники электронного обмена документами получают равные возможности независимо от их удаленности друг от друга. Таким образом,  такой обмен позволяет усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами значительно сократить время движения документов.

     Справедливо будет так же признать и тот факт, что эффективному использованию ЭЦП на сегодняшний день препятствует несовершенное законодательство. Однако, несовершенство законодательного регулирования в области использования ЭЦП не значит, что мы должны откладывать практику ее использования на «лучшие времена» и отойти от тенденций модернизации и глобализации, которые нашли отражение в Концепции развития гражданского законодательства Российской Федерации, подготовленной на основании Указа Президента Российской Федерации от 18 июля 2008 года № 1108 «О совершенствовании Гражданского кодекса Российской Федерации». Понимать данную тенденцию необходимо в самом широком смысле и рассматривать не только применительно к Гражданскому Кодексу РФ, но и ко всему гражданскому законодательству. Как справедливо отмечено в тексте Концепции, в России произошли серьезные изменения, требующие адекватного их отражения в действующем законодательстве. В свете текущих изменений был принят Федеральный закон №63 от 6 апреля 2021 года  «Об электронной подписи», вступающий  в силу с 1 июля 2021 года и постепенно отменяющий действие федерального закона №1 « Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года, который окончательно завершит свое действие 30 июня 2021 года. Такое законодательное решение представляется целесообразным, так как, несмотря на то, что с 2002 г. в России действовал и все еще продолжает действовать  Закон об электронной цифровой подписи, правовые отношения при использовании такой подписи по-прежнему регламентировались в основном двусторонними соглашениями и договорами присоединения, не всегда в полной мере защищающими интересы сторон. Кроме того Федеральный закон № 1-ФЗ содержит концептуальные и техническо-юридические недостатки, которые не позволили обеспечить правовые условия, необходимые для широкого применения ЭЦП в РФ. Пояснительная  записка к проекту нового закона, к недостаткам старого закона относит то, что его положения не соответствуют основным принципам, реализуемым в иностранном законодательстве и международном праве при осуществлении правового регулирования электронных подписей, таким как «технологическая нейтральность» законодательства, правовое признание различных видов электронной подписи, недостаточна сфера регулирования закона, из нее исключены отношения, не являющиеся гражданско-правовыми сделками, не допускается ЭЦП  юридических лиц. Кроме того, в пояснительной записке отмечается на такой важный недостаток старого закона как несогласованность с иными законодательными актами РФ, в том числе о лицензировании отдельных видов деятельности и техническом регулировании. Именно с этим связано то, что одновременно с Федеральным законом № 63-ФЗ был принят Федеральный закон от 06.04.2021 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», который приводит законодательные акты в соответствие с новым законодательством об ЭП. Новый закон об ЭП направлен на устранение недостатков и пробелов в правовом регулировании ЭП в России при сохранении уже сложившейся практики использования ЭЦП. В новом законе используются новые понятия, серьезно отличающиеся от существовавших ранее, заявлены новые принципы использования ЭП, такие как право участников электронного взаимодействия использовать ЭП любого вида по своему усмотрению, возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, недопустимость признания ЭП и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы, закреплены два вида ЭП простая и усиленная электронная подпись, а самое главное расширена сфера правового регулирования отношений в области использования электронных подписей.  Однако при всем этом усовершенствовании  мнения представителей юридического сообщества относительно нового закона не однозначны. Для того чтобы закон об ЭП дал максимальный эффект, государство должно способствовать формированию конкурентного рынка услуг и товаров, связанных с использованием ЭП. На этом пути пока есть как технические, так и организационные трудности.

Указанные недостатки при всем преимуществе использования ЭЦП, бесспорно, тормозят  процесс широкого использования ЭЦП в условиях интенсивного  экономического развития. Приходится делать вывод, что законодательство об ЭЦП лишь на пути к своему эволюционному становлению. Но примечательно то, что законодатель осознает важность использования ЭЦП для развития корпоративных отношений, которые согласно Концепции развития гражданского законодательства РФ вскоре будут включены в круг отношений, регулируемых гражданским законодательством. В связи с этим законодатель дает новое определение корпоративной  информационной  системы, несколько расширяя ее. Согласно новой редакции под корпоративной информационной системой теперь следует понимать информационную  систему, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц, тогда как в ныне действующей редакции ее участниками могут быть лишь ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

Таким образом, ЭЦП — это краеугольный камень развитого электронного документооборота, интенсивного экономического развития, успешного функционирования корпоративных отношений. ЭЦП обладает всеми необходимыми преимуществами по сравнению с собственноручной подписью и в скором времени  представить современные экономические отношения без использования ЭЦП будет невозможно.

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи»

Федеральный закон от 06.04.2021 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2021) «Об электронной подписи»

Пояснительная записка «К проекту Федерального закона «Об электронной подписи» // СПС Консультант плюс

Постановление Правительства РФ от 28.11.2021 N 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи»

«Концепция развития гражданского законодательства Российской Федерации». // СПС Консультант плюс

Филенко Е.Н. Проблемы использования электронной цифровой подписи. // Делопроизводство. – 2007. – №4.

Преимущества электронной подписи

У людей, которые никогда не пользовались электронной цифровой подписью, неизбежно возникают вопросы по поводу применения технологии. Чем же хороша ЭЦП и как может помочь физлицу или бизнесмену?

  1. Надежность и безопасность . Обычную подпись на бумаге несложно подделать, в то время как цифровая имеет высокую степень защиты от фальсифицирования.
  2. Повышенная конфиденциальность при обмене документами.
  3. Экономия времени . Для подачи документов в государственные органы, заключения договоров с контрагентами и других операций не требуется личного присутствия.
  4. Придание юридической силы документации.
  5. Уменьшение расходов на хранение, учет и доставку документации.
  6. Доступ к электронным торгам . В торгах по госзакупкам и другим коммерческим заказам невозможно участвовать без ЭЦП.

Применение для физических и юридических лиц

Сферы применения ЭЦП для обычных граждан:

  • Работа на электронных госпорталах;
  • Получение финансовых услуг;
  • Оформление кредита;
  • Работа на ресурсе Госуслуги;
  • Подачи заявления на поступление в высшее учебное заведение;
  • Постановка автомобиля на учет;
  • Оформление заграничного паспорта и не только.

Возможности для бизнесменов и владельцев организаций:

  • Участие в роли поставщика в государственных и муниципальных закупках;
  • Участие в качестве заказчика или поставщика в коммерческих торгах;
  • Обмен документами с ФНС РФ;
  • Оформление удаленных трудовых отношений;
  • Ведение электронного документооборота внутри организации и с контрагентами;
  • Регистрация и перерегистрация онлайн-кассы и многое другое.
Читайте также:  Электронная подпись для ИП: насколько это безопасно и как защитить свой бизнес

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты


Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Сокращение расходов: временный переход на эцп и эдо

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования).

Сокращение расходов: противоположные результаты


Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта.

И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования.

По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Выводы

Существуют компании, для которых внедрение ЭДО и ЭЦП является наилучшей оптимизацией внутренних процессов и взаимодействия с контрагентами. Но другим организациям электронная подпись и электронный документооборот не принесут ощутимых выгод. Чтобы понять, к какому типу относится Ваша компания, сравните затраты на печать с оптимизированными затратами на печать и со стоимостью временного/постоянного перехода на ЭЦП и ЭДО.

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector