Служебная записка на приобретение: скачать образец и пример

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2021, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Возможные проблемы и пути их решения

Однако, рассмотренные примеры — это идеальный вариант. В реальной жизни возникают объективные проблемы, которые приходится решать. 

Вопрос доверия

Очень многое в системе ЭДО основывается на доверии лицам, выполняющим определенные операции. Но это совершенно нормально, ведь оно необходимо и при бумажном документообороте. Только бумажный документооборот регулируется определенными общепринятыми правилами.

Например, юридическую силу имеют только документ, скрепленные подписью и печатью, подписывать документы могут только определенные лица, печати изготавливают специализированные фирмы, которые отвечают за их уникальность и т.д. К возможным недостаткам этих правил все давно привыкли, а потому считают само собой разумеющимися. Например, давно известно, что подделать подпись и печать на бумаге гораздо проще, чем ЭЦП.

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2021 № 558с изменениями от 16.02.2021.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др.

Как изменятся правила документооборота?

Для электронного документооборота правила существуют пока только в общем виде, причем «свежий» взгляд на них находит массу недостатков и возможных отклонений. Чтобы урегулировать их хотя бы внутри предприятия, необходимо принять «Положение об электронном документообороте предприятия».

Целью данного Положения будет являться регламентация основ применения в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота. Другими словами — это принимаемые внутри предприятия правила работы с электронными документами.

Определенным шагом на пути повышения доверия к документам, подписанным ЭЦП может также стать использование сертифицированных средств ЭЦП. 

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

  • Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.
  • Должность и ФИО составителя записки.
  • Наименование документа.
  • Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.
  • Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).
  • Дату и подпись работника, составившего документ.

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Не вижу — значит нет

Конечно, психологический фактор сбросить со счетов нельзя. Человеку, привыкшему видеть на документе подпись руководителя, непросто будет привыкнуть только к пометкам секретаря на бумаге или информации об ЭЦП в системе ЭДО. И вполне возможно, что первое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов. Для устранения этой проблемы требуется только время и воля руководства.

Образец служебной записки «довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Читайте также:  IT Notes: Электронная цифровая подпись, алгоритм RSA

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки для покупки и установки программного обеспечения

Рассмотрим ситуацию, когда пользователь, который работает в организации просит сисадмина установить программное обеспечение.

Программное обеспечение выпускается в нескольких вариантов: платное (коммерческое использование), условно-платное (пробный период, демо) и бесплатное (свободное использование).

Рассмотрим два варианта платное и бесплатное программное обеспение.

Платное программное обеспечение. Например в организации используют OpenOffice, но пользователю данная программное обеспечение не нравиться и он просит установить, например MS Office. Для того, чтобы не допустить нарушение авторских прав и законодательства необходимо пользователю, написать служебную записку для покупки (приобретении) программного обеспечения. Скачать образец

В данной служебной записке необходимо указать:

A) Причины для покупки программного обеспечения.

B) Название и производителя программного обеспечения.

С) Состав программного обеспечения (количество установочных дисков, лицензий, если предусмотрена платная техническая поддержка, то указать её стоимость, и в заключении ориентировочную стоимость программного обеспечения).

D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.

Служебная записка для покупки (приобретении) программного обеспечения

Если это руководство примет решение о покупке программного обеспечения, то далее необходимо приобретать данное программное обеспечение, если руководство откажет в приобретении данного программного обеспечения, у сисадмина на руках будет документальный отказ о приобретении программного обеспечения.

Программное обеспечение приобретено и его необходимо установить, для этого составляется служебная записка для установки программного обеспечения.  Данная служебная записка, так же необходима при установки бесплатного программного обеспечения, если в организации установлен контроль за использованием программного обеспечения. Скачать образец

В данной служебной записке необходимо указать:

A) Причины для покупки программного обеспечения.

B) Наименование программного обеспечения, тип лицензии (коммерческое использование или свободное).

С) Инвентарный № системного блока, адрес и № помещения, где установлен системный блок

D) Служебная записка подписывается пользователем (руководителем отдела) и передается для рассмотрения вышестоящему руководству.

Служебная записка для установки программного обеспечения

Если приобретено платное программное обеспечение, то данную служебную записку можно приобщить к служебной записки о приобретении программного обеспечения.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

«16» января 2021 года

Николаев / А.А. Николаев

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
Читайте также:  Как получить и где использовать электронную подпись

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Пример служебной записки на приобретение

Директору ООО “НовоСит”

Мамедову Р.К.

от начальника юридического отдела

Агафеевой И.П.

15.04.2022 г.

Примеры использования эцп

Существующие системы ЭДО отличаются по своим возможностям и функциональным решениям. Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, автор опирается на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM.

Служебная записка. Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. В ней может содержаться что угодно: от просьбы вставить новый замок в дверях до предложения об изменении оргструктуры предприятия.

При бумажном документообороте автор служебной записки вынужден самостоятельно обежать всех заинтересованных лиц и собрать нужные подписи, возможно, вплоть до конкретного исполнителя. Причем случается, как ни странно, что чем проще проблема, тем больший маршрут служебная записка должна пройти.

Например, чтобы заменить тот самый дверной замок, нужно получить визу руководителя своего подразделения, а затем (в лучшем случае) визу руководителя подразделения-исполнителя (например, хозяйственного отдела), в худшем — записка может пройти еще и через директора по общим вопросам.

Служебные записки по сути первые кандидаты на то, чтобы «исчезнуть» с бумаги. Используя систему электронного документооборота, инициатор может создать документ, подписать его ЭЦП и отправить руководителю. Руководитель может отправить документ дальше на исполнение, либо может быть выпущен и подписан отдельный документ, связанный со служебной запиской. В любом случае исполнитель в любой момент времени может отследить текущее состояние по своему документу.

На первый взгляд может показаться, что ЭЦП — лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа. Да, это сработает, если формирует документ один сотрудник, а остальные его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, утверждающих документ, увеличивается, прав доступа становится недостаточно.

В рассмотренном примере со служебной запиской руководитель хозяйственного отдела должен быть уверен не только в том, что текст написан инициатором, но и в том, что руководитель подразделения-инициатора утвердил именно это содержание документа. Когда документ разрабатывает или согласует много людей, то ЭЦП становится еще более актуальной.

Согласование договора. Как правило, этот процесс в бумажном виде представляет собой подписание листа согласования, приложенного к документу. В вашей практике не случалось ситуаций, когда оказывалось, что в процессе многошаговых согласований ваша подпись оказывалась приложенной не к той версии документа?

Используя ЭЦП в процессе электронного согласования документов, можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника. 

«Зеркало» бумажной подписи. Документы для общения с внешним миром, а также некоторые документы, регулирующие взаимоотношения между работником и работодателем, не смотря на электронное согласование в итоге требуют юридического (пока — бумажного) подтверждения.

В этом случае очень часто возникает проблема: документ в системе ЭДО можно найти быстро, а вот для проверки наличия подписи руководителя нужно поднять бумажный экземпляр. На практике часто бывает ситуация, когда несколько руководителей, имеющих равные полномочия, не могут определить, подписал ли коллега конкретный документ.

Для решения этой проблемы при использовании системы ЭДО документ может быть подписан как на бумаге, так и в электронном виде, что в дальнейшем позволит убедиться в его подписании, найдя документ в системе и не поднимая бумажный оригинал. 

Территориально-удаленные подразделения. Некоторые предприятия, имеющие удаленные подразделения и филиалы, уже используют электронную почту для передачи документов (приказов, распоряжений и т.п.). Как правило, это выглядит следующим образом:

●  Документ создается в электронном виде;

●  Печатается;

●  Подписывается руководителем;

●  Сканируется;

●  Отправляется по электронной почте;

●  В удаленном подразделении вновь печатается.

При использовании системы электронного документооборота, имеющей подобно системе DIRECTUM средства распределенной работы и ЭЦП, процесс можно существенно упростить, сократив количество переводов документов из одного формата в другой:

●  Документ создается в электронном виде;

●  Подписывается ЭЦП;

●  Отправляется средствами системы исполнителям;

●  Исполнитель получает подписанный ЭЦП документ. 

Руководитель — секретарь — компьютер

Есть также ситуации, нередкие на большинстве предприятий, когда непосредственно руководитель не использует постоянно в работе компьютер. Причем, это не всегда связано с тем, что руководитель не способен им пользоваться. Зачастую у руководителя просто нет времени на поиск документов, оформление заданий и анализ невыполненных поручений, даже если это оптимизировано в электронном виде.

Кроме того, для большинства документов пока нужна живая подпись на бумажном экземпляре. Этот тоже достаточно трудоемкий процесс, который может занимать у руководителя до нескольких часов в день. Добавлять ему еще и функцию дублирование подписи на электронном документе совершенно нереально.

В этом случае остается одно: ЭЦП за руководителя будет ставить кто-то другой, например, секретарь. Причем ставить ЭЦП он должен только после того, как получит от руководителя подписанный бумажный документ и убедится, что содержимое бумажного и электронного документа соответствуют друг другу.

На первый взгляд такое распределение функций кажется недопустимым, но при ближайшем рассмотрении ничего криминального тут нет. Ведь повсеместно существуют системы клиент-банк, где бухгалтер, проводя платеж, по сути заменяет электронным ключом подпись руководителя и печать на бумажном платежном поручении.

Читайте также:  ОnLine сервисы для проверки электронной подписи документа -

Неавтоматизированному руководителю (например, директору филиала) поступившие электронные документы секретарь распечатывает на бумаге, где ЭЦП, естественно, никак не видна. В этом случае в обязанности секретаря входит убедиться в наличии у электронного документа ЭПЦ, записать ее реквизиты (автор, дата и т.п.) на бумажном документе и заверить своей подписью.

Служебная записка на приобретение программного обеспечения

В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

Согласовано:

Главный бухгалтер Петренко В.А.

Соответствие бумажного и электронного документа

На данной стадии развития документооборота при взаимодействии с внешним миром перевод документов из электронного вида в бумажный и обратно происходят многократно. В этом случае за соответствие документов должен отвечать сотрудник, осуществивший перенос документа из одного формата в другой (печать или сканирование).

Заверение бумажного документа, как обычно, происходит подписью лица, проверившего соответствие, а достоверность электронного документа подтверждает его ЭЦП. 

Так стоит ли использовать эцп?

Так что же получает предприятие, используя систему электронного документооборота с применением ЭЦП?

1. Возможность сократить бумажный документооборот за счет перевода части внутренних документов в электронный вид.

2. Ускорить прохождение документов за счет перевода движения документа в электронный формат.

3. Возможность не только быстро находить исходящие и внутренние документы и просматривать их содержимое, но и определять их правомерность по ЭЦП.

Конечно, все это возможно только при использовании на предприятии полноценной системы документооборота, включающей (подобной системе DIRECTUM) все необходимые стадии работы с документами: хранение и пересылку документов (в т.ч. с ЭЦП), регистрацию бумажных документов и ее связь с электронными аналогами. Причем большинство участников процесса должно иметь доступ к электронным документам, т.е. сами работать с системой ЭДО.

Для связи с внешним миром пока не утвержден общепринятый формат пересылки документа вместе с ЭЦП, и на данном этапе приходится для ускорения процесса по электронной почте посылать образ бумажного документа, а для обеспечения официального подтверждения вслед ему — бумажный оригинал.

Но электронный формат уже разрабатывается и закон об электронном документе уже готовится, так что переход к электронному документообороту между предприятиями не за горами. И есть смысл начать привыкать к этому новому средству — ЭЦП — внутри предприятия, чтобы уверенно начать его использовать в работе с партнерами.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2021 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Удостоверяющий центр

Даже при использовании ЭЦП только внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр, т.е. орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий их достоверность. 

Но данная проблема решается пожалуй даже проще, чем все остальные. Ведь для этого необходимо обучить администраторов работе со средствами ЭЦП, наделить их соответствующими полномочиями, определить порядок выдачи и отзыва ключей в соответствующей инструкции.

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

Функции документа:

  • Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
  • Выражение просьбы заменить оборудование.
  • Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector