Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью

Что включает штамп на визуализации эд

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2021 от 1.07.2021 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

  • распечатку электронного контракта;
  • распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
  • ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

  • номер сертификата ключа подписи;
  • ФИО владельца ЭЦП;
  • срок окончания действия сертификата;
  • фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Что такое штамп времени

Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.

Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.

Преимущество штампа времени:

  • фиксация времени создания ЭД;
  • фиксация времени формирования ЭЦП;
  • фиксация времени проведения операции по обработке ЭД;
  • долговременное хранение ЭД (даже после истечения срока действия сертификата ЭП пользователя).

При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:

Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.

Вводная информация

Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе, но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия.

То есть этой норме уже почти восемь лет. Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов.

Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью.

На самом деле ответы на все эти вопросы есть в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России. Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.

«электронная первичка» и учет расходов

Как известно, чтобы учесть расходы, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. В частности, заверены надлежащим образом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Соответствует ли первичный документ, подписанный электронной подписью, этим требованиям? Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении прибыли? Давайте разбираться.

Как было сказано выше, Закон о бухучете признает, что первичный документ может быть оформлен в электронном виде (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона о бухучете). При этом вид электронной подписи, которым должен быть заверен данный документ, на законодательном уровне пока не установлен.

Таким образом, если первичный документ подписан квалифицированной подписью, либо любой другой по соглашению между участниками документооборота, то «электронная первичка» будет соответствовать требования статьи 252 НК РФ.

Данный вывод подтверждают и контролирующие органы. Так, в письме Минфина России от 12.09.16 № 03-03-06/2/53176 сказано, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков применять квалифицированную электронную подпись при составлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (см.

«Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи»). Что же касается отношений в области использования электронных подписей, а также подтверждения достоверности электронных подписей, то эти вопросы положениями Налогового кодекса не регулируются, а определяются Законом об электронной подписи.

Заметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось иного подхода. Чиновники отмечали, что до внесения изменений в Налоговый кодекс или в законодательство о бухгалтерском учете первичные документы можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.

12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710). В то же время ФНС России изначально считала, что документ, заверенный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Использование простой электронной подписи в документах

Цель написания статьи – популяризировать использование

Простой электронной подписи

(пЭП) в документах. Чем больше людей пользуется, тем более популярен механизм, тем меньше у всех страхов, подозрений и вопросов. Очень удобно, подписал счет и акты пЭП и передал по email в бухгалтерию контрагента.

Простая электронная подпись не требует получения ее в удостоверяющем центре, не требует специальных технических или программных средств, однако она при соблюдении определенных условий признается нашим законодательством равнозначной собственноручной подписи.

Более того, при наличии своего сервиса проверки, пЭП гарантирует достоверность подписи, в отличии от собственноручной подписи. Например третьему лицу, взявшему в руки документ, неизвестно, закорючка напротив ФИО это реальная подпись того человека или нет. А здесь зашел на указанный сервис, вбил номер подписи и ты точно знаешь, что именно данный документ подписал именно данный человек.

Как сделать такой сервис проверки, и как организовать свою пЭП и будет описано в данной статье.

PS: Данный способ не подходит для подписи счет-фактур. По счету-фактуре установлены жесткие требования — подпись либо живая, либо ЭП у оператора. А счет, акт и т.п. можно.

Комментарий юриста по данному поводу: «По счету-фактуре установлены жесткие требования — подпись либо живая, либо ЭП у оператора.
Была даже в свое время практика, можно ли подписывать сф факсимиле, вроде как примерно то же, что и живая подпись.
Суды сказали нельзя.
С ЭП будет то же самое. Слишком много бюджет теряет из-за сф

Сначала немного законодательной теории.

Наше законодательство однозначно определяет условия признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Это определяется ФЗ №63 от 06.04.2021 статья 9 “Использование простой электронной подписи”. Данный закон голосит:

1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:

Читайте также:  Как скопировать контейнер? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Т.е. для законного использования пЭП нам необходимо:

  1. код подписи вписать в документ (что и так понятно)
  2. придумать правила определения подписавшего лица
  3. способ обеспечения конфиденциальности

Правила определения подписавшего лица и способ обеспечения конфиденциальности удобнее всего описывать в договоре. В теле договора должно быть описано что стороны признают пЭЦП равнозначной собственноручной подписи при соблюдении правил описанных в Приложении 1. В Приложении 1 соответственно должны быть описаны правила и порядок формирования пЭП.

Приведу пример как это сделано у меня в

договоре оферте

. Я не претендую на то, что это идеальный вариант, но думаю в качестве живого примера читателям будет интересно.

В разделе 1, Термины и определения вводится понятие пЭП.

1.6. «Простая электронная подпись» — подпись на электронной версии документов, передаваемых между Сторонами и определяемая правилами в Приложении 1 Данного договора, пунктами 4.2 и 4.3 данного Договора и статьей 9 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Далее раздел 4. Соглашение об использовании пЭП.

4. СОГЛАШЕНИЕ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ.

4.1. Стороны, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», дают согласие на использовании простой электронной подписи документах передаваемых между Сторонами, в том числе в закрывающих документах.

4.2. Правила и порядок формирования ключа простой электронной подписи и правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписью, определяются в Приложении 1 к данному Договору. Приложение 1 является неотъемлемой частью данного Договора.

4.3. Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность ключа своей простой электронной подписи.

4.4. На основании п.4.2 и п.4.3. данного договора и положений п.2 статьи 9 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные версии документов размещаемые в личном кабинете Лицензиата, либо предаваемые посредством электронной почты между Сторонами, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.

Далее раздел 6. Порядок взаиморасчетов. Тут сказано, что закрывающие документы могут удостоверяться пЭП.

6.7. Закрывающие документы между сторонами передаются в электронном виде посредством размещения в личном кабинете Лицензиата и (или) через электронную почту и удостоверяются Простой электронной подписью.

И наконец Приложение 1, где описываются правила и порядок формирования пЭП.

Правила и порядок формирования Простой электронной подписи.

1. Правила формирования подписи.

1.1. Ключ подписи – кодовое слово или любая последовательность символов от 6 до 64 знаков известная только владельцу.

Например: «Ключ Лицензиата»

1.2. Hash ключа подписи – ключ подписи обработанный hash функцией с длинной ключа от 64 до 256 бит.

Пример получения:

  1. hash(‘sha256′,’Ключ Лицензиата’) = cf7f0afbad1857c1da38477d79889cb378d33dee5430e9e7bf4cc04f0e3354f8
  2. hash(‘sha1′,’Ключ Лицензиата’) = 7e3ecf5ab5ad710573a028d1a383355293b75438
  3. md5(‘Ключ Лицензиата’) = 822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4

1.3. Hash ключа подписи, для возможности автоматической проверки документов системой, пользователю необходимо внести в личном кабинете на сайте https://erp-platforma.com в разделе Настройки-ЭП.

1.4. В целях безопасности, 5-10 символы значения хеша ключа пользователя при выводе на экран заменяются звездочками (например: вместо 822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4 на экран будет выведено 822f4*****ffbe1e9b0e53df6d851da4). Данная процедура исключает копирование ключа пользователя злоумышленником, даже в случае взлома логина-пароля аккаунта пользователя. Оригинал ключа должен храниться исключительно у пользователя.

1.5. Алгоритм получения простой электронной подписи документа:

«Простая электронная подпись» = hash_sha1(«Тип документа» «Номер документа» «Дата документа» «Ключ Лицензиата»)

PS: ключ лицензиата в данной системе является “солью”.

Например:

b554f464d3cf1b128b07e96b960b7bb4a19a3c95 = hash(‘sha1′,’1′.’№03452′.’09.11.2021’.’822f424c94ffbe1e9b0e53df6d851da4′)

Типы документов:

1 – Счет
2 – Акт
3 – Договор
4 – Приложение к договору

1.6. Для улучшения читабельности Электронная подпись может представляться в виде по 5 символов разделенных дефисами. Данная процедура необязательна. Дефисы при вводе подписи программой автоматически удалятся.

b554f464d3cf1b128b07e96b960b7bb4a19a3c95 = b554f-464d3-cf1b1-28b07-e96b9-60b7b-b4a19-a3c95

2. Правила проверки подписи

2.1. Удостоверение подлинности Простой электронной подписи Лицензиара.

Лицензиар на своем официальном сайте erp-platforma.com предоставляет возможность проверки подписи любого документа по адресу erp-platforma.com/ecp. Для проверки необходимо ввести Простую электронную подпись из документа в поле «Простая электронная подпись», ввести код капчи и нажать на кнопку «Проверить подпись документа». В ответ программа выдаст реквизиты документа, либо напишет «Документ не найден, подпись не подтверждена».

Данную процедуру проверки подлинности Простой электронной подписи Лицензиата может проводить как Лицензиат, так и третьи лица, которым Лицензиат передал документы.

2.2. Удостоверение подлинности Простой электронной подписи Лицензиата.
Удостоверить подпись Лицензиата Лицензиар может 4 способами:

1) В личном кабинете Лицензиата должен быть внесен Hash ключа подписи пользователя, подписавшего документ. В этом случае при получении документов по электронной почте у Лицензиара появляется возможность автоматической проверки подлинности подписи зная тип документа, номер документа, дату подписи и hash ключа подписи пользователя.

2) В случае если Лицензиат производит подпись документ в личном кабинете, и внесен hash ключа подписи пользователя, то необходимо внести сформированную Простую электронную подпись для данного Акта в соответствующую графу документ и нажать на кнопку «ЭП». Программа автоматически произведет проверку подписи и поставит ее в документ.

3) В случае если Лицензиат не вносит hash ключа подписи пользователя в личном кабинете, но хочет передавать подписанные Простой электронной подписью документы через электронную почту, Лицензиат должен доставить Лицензиару hash ключа подписи пользователя, подписывающего документы на любом носителе, в том числе на бумажном

4) В случае если Лицензиат не желает сообщать лицензиару hash ключа подписи пользователя, он вправе сделать на своих технических средствах сервис проверки подписи аналогичный erp-platforma.com/ecp и вместе с документами присылать ссылку на данный сервис, чтобы у Лицензиара была возможность проверки подлинности Простой электронной подписи документа.


Код сервиса проверки

//Сначала отбрасываем всех кто неправильно ввел капчу
if ($_POST['capcha']==$_SESSION['captcha'])
{
	//Потом отбрасываем если неверный формат ЭП, на остольное даже не будем таратить ресурсы.
	if ((strlen($_POST['ep'])==47)or(strlen($_POST['ep'])==40))
	{
	
		//Если есть девисы то удаляем опять проверяем 
		$ep=str_replace('-','',$_POST['ep']);
		
		if (strlen($ep)==40)
		{
			//Здесь дожен быть запрос в БД и проверка ЭП, вывод результата проверки
		}
		else
			echo '<br><font color=red>Неверный формат ЭП.'.strlen($ep).'</font>';
	
	}
	else
		echo '<br><font color=red>Неверный формат ЭП. Должно быть 40 либо 47 символов.</font>';
}
else
{
	if (isset($_POST['capcha']))
		echo '<br><font color=red>Текст на рисунке не совпадает с введенным.</font>';
}

PS: не забываем про исключение SQL-иньекций при постановке в запрос ЭП!

Живой пример как можно организовать работу пользователей с ЭП и работу сервиса проверки, можно почитать здесь:

Читайте также:  Статья 14. Сертификат ключа проверки электронной подписи / КонсультантПлюс

Надеюсь статья будет полезна, и я хоть немного популяризирую механизм пЭП и наша жизнь станет проще.

Как выглядит эцп на документе

Электронная подпись представляет собой уникальную последовательностиь символов. Она выступает в роли обязательного реквизита, проставляемого на официальных электронных документах. Для формирования подписи используются надежные криптографические методы и математические вычисления, а программное обеспечение имеет сертификацию ФСБ.

Существует 3 вида ЭЦП:

  • простая;
  • неквалифицированная;
  • квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.

Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.

Сертификат ключа — это файл с расширением .crt, содержащий информацию о владельце, отпечаток сертификата и сроки действия подписи.

Электронная подпись на документе выглядит как:

  • последовательность букв или цифр, которая соответствует ключу, указанному в сертификате;
  • графическая картинка или штамп с указанием подписи владельца сертификата.

Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».

Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.

Образец:

Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

  • изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
  • настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Как распечатать документ с эцп

Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному, и обычно не требует распечатки. Однако, иногда требуется подать документ только на бумажном носителе или бумажный вызывает больше доверия у принимающей стороны. Чтобы распечатать ЭД нужно открыть его через КриптоПро, затем перейти в «Настройки» и «Управление настройками»:

В разделе «Профили» дважды кликнуть мышкой по нужному профилю:

В подменю «Общие» поставить галочку в пункте о добавлении ЭП в документ для распечатки:

При помощи мастера КриптоАРМ проверить ЭП документа, который нужно будет отправить на печать:

Затем нужно перейти в раздел «Детали»:

Документ можно распечатать отдельно, если нажать на «Печать», или перейти в подраздел «Посмотреть», и распечатать документ вместе с подписью:

При стандартной ЭЦП выглядеть она будет так:

Реже требуется распечатать сертификат ЭЦП. Сделать это можно в несколько простых шагов через кабинет налогоплательщика. Из списка предложенных организаций выбрать интересующую, затем перейти в раздел «Ответственные частные лица» и отправить на печать бланк сертификата. Программа автоматически сформирует бланк сертификата и даст команду к печати.

Работа с электронной подписью удобна и надежна только при условии соблюдения всех правил ее использования. Если произошла компрометация сертификата ЭП или были нарушены правила использования реквизита, то он теряет юридическую силу. При передаче закрытого ключа ЭЦП ответственность за применение подписи лежит на владельце.

В судебном порядке доказать причинение ущерба и неиспользование владельцем ЭЦП бывает сложно. Информационно-технические детали и процесс работы подписи регулируется как Федеральным законодательством, так и ГОСТом. И если соблюдение ФЗ обязательно, но ГОСТа нужно придерживаться лишь в отдельных случаях (работа с секретными данными и т.п.).

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см.

«Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»). То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение.

Диадок
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Входящие бесплатно

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Об использовании информации сайта

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых
средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо
ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и
страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на
первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации
не требуется.

Обязательно или нет соблюдение госта

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2021. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

  • расположение на носителе необходимых реквизитов;
  • требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.
Читайте также:  ЭЦП для торгов || Электронная подпись для участия в торгах — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2021 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.

На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.

Потеря юридической значимости эп

Официальный документ имеет юридическую силу и юридическую значимость. Первый термин означает, что документ обладает правовыми последствиями. Значимость — это подтверждение деловой деятельности.

Федеральный закон об электронной подписи определяет, что в ЭДО документ заверяется при помощи специальных технологий и ЭП. Чтобы обладать юридической силой и служить доказательством действия, ЭД должен обладать следующими реквизитами:

  • названием;
  • номером;
  • указанием ФИО автора подписи, названием фирмы и человека, имеющего право на подписание;
  • дату составления;
  • подпись.

Также закон прописывает три вида ЭП, характеристики каждой из них, юридическую силу, способ получения и сроки действия. Согласно законопроекту юридической силой обладают только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП наделяет ЭД юридической силой, если отдельно имеется соглашение между участниками ЭДО.

Юридическую силу теряет ЭЦП в следующих случаях:

  • подпись поставлена лицом, не имеющим право действовать от собственного имени или от имени организации;
  • в ЭД указаны не все обязательные реквизиты;
  • не соблюден формат и способ передачи ЭД;
  • сертификат утратит силу на момент подписания или проверки ЭД;
  • ЭП использована с нарушением сведений, указанных в сертификате.

В договоренности между участниками ЭДО прописываются требования о признании равнозначности документов с ЭП и на бумажных носителях, и их нарушение также ведет к потере юридической значимости документа. Обычно к ним относят:

  • обязательную отправку ЭД с надежного почтового ящика, доступ к которому имеется лишь у владельца подписи;
  • открытый ключ должен прилагаться в письме;
  • почтовый сервис должен иметь ограниченный доступ.

Эти же условия используются и для корпоративной ЭЦП. Работа с публичными почтовыми сервисами снижает юридическую силу простой подписи, и делает ее невозможным ее использования для заверения документации.

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны,  статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг).

Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Экстерн
Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности.

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.

11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи. Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см.

«ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п.

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ.

А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Диадок
Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Юридическая сила электронного документа, подписанного электронной подписью

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector