Что такое электронный документ

Нужно ли распечатывать электронные документы из ЭДО

С ЭДО компании могут создавать любые документы, подписывать, хранить и пересылать их контрагентам в электронном виде. Вместо подписи, которую ставят от руки, в ЭДО используют электронную цифровую подпись (ЭЦП). Она гарантирует, что файл после подписания не редактировали.

Если документ создан в ЭДО и заверен с помощью ЭЦП, он юридически равен по силе бумажному. Распечатывать его без острой необходимости не нужно. К таким документам относятся договоры, накладные, счета, налоговая отчетность, созданные и подписанные в ЭДО, а еще банковские выписки и приложения к ним.

При этом, если документ изначально сформирован в бумажном виде и подписан от руки, загрузить его в ЭДО для хранения или пересылки нельзя. В этом случае это будет просто скан, который юридически недействителен.

Часто компании приходится вести смешанный документооборот, если не все контрагенты перешли на работу с электронными документами. Это значит, что с бизнесом, у которого подключен ЭДО, вы сможете обмениваться электронными документами, а с компаниями, у которых ЭДО нет, — только бумажными.

Что делать с бумажными документами?

При переходе на ЭДО часть документов остается в бумажном виде. Таким образом, формируются два архива: электронный и бумажный. Вести работу одновременно с двумя неудобно. Однако можно объединить бумажный архив и электронный документооборот в одном окне. Для их объединения нужно отсканировать документы и добавить скан-копии в эту же систему электронного документооборота. ЭДО docuForce от Инфолоджистикс позволяет работать и с электронными, и с оцифрованными документами в одном окне. Сканирование бумажных документов можно поручить Инфолоджистикс, от других систем ЭДО, Инфолоджистикс может и оцифровывать бумажные документы и вместе с тем предоставить систему электронного документооборота, соединив все типы документов в одном окне.

После сканирования бумажных документов и загрузки в электронный архив их можно передать на внеофисное хранение в специализированный архив. Когда вы передаете на оцифровку бумажные документы и сдаете их на хранение, то вы решаете 2 базовых задачи:

• Документы хранятся в безопасном месте;
• Получается эффективное управление документами;

В заключение отметим, что электронный документооборот представляет собой современное и эффективное решение для управления документами в организации. Он позволяет сократить время и затраты на обработку и передачу документов, повысить их безопасность и улучшить общую эффективность бизнес-процессов. ЭДО обеспечивает удобный доступ к информации, повышает прозрачность и контроль над документами, а также способствует снижению использования бумажных носителей, что благоприятно влияет на экологическую обстановку. Внедрение электронного документооборота становится неотъемлемой частью цифровой трансформации организаций в современном мире.

Переход на ЭДО

Переход на ЭДО предоставляет множество преимуществ и не требует колоссальных вложений. Если вам нужно больше информации, чтобы понять, нужна ли вам система ЭДО и с чего начать её внедрение, свяжитесь с Инфолоджистикс сегодня и получите индивидуальный расчет вашей экономии от перехода на ЭДО.

Бумажный документооборот

В 2023 году все еще есть ситуации, когда компания должна предоставлять в контролирующие органы документы на бумаге. Согласно существующему законодательству не все сферы могут перейти на ЭДО. Например, организации, имеющие статус повышенной секретности с доступом к государственной тайне до сих пор обязаны вести бумажные обороты документации (оборонно-промышленный комплекс и др.) Оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, все равно обязаны архивировать физическую документацию.

Для организаций, где еще пару лет назад осуществлялся оборот исключительно бумажных документов, а сегодня они перешли на ЭДО, существуют строгие стандарты по хранению бумаг. Например, первичные документы хранятся 4-5 лет, а документация отдела кадров — до 50-75 лет.

ЭДО для автоматизации торговли

Для обмена электронными документами с поставщиками и контрагентами нужно подключение через платного оператора ЭДО. Переход с бумажных документов на электронные — один из способов автоматизации работы розничного магазина. ЭДО снижает издержки и уменьшает количество спорных ситуаций, связанных с ошибками в заказах и поставках. В Энтерсайте доступна бесплатная интеграция с оператором СБИС, одним из самых популярных операторов ЭДО в торговле.

Что потребуется для организации электронного документооборота?

Для организации электронного документооборота потребуется:

• Подключение к платному оператору ЭДО
• Интеграция товароучётной программы с ЭДО
• Обучение сотрудников работе с электронными документами

Если возникли вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами прямо сейчас!

Электронный документооборот (ЭДО) в России

ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД). Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.

Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства.

Электронные документы — удобны. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.

Преимущества перехода на электронный документооборот:

• Быстрое оформление документов
• Моментальная передача информации
• Меньшие затраты на хранение
• Легкость работы с документами

C каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах.
руководитель проектов развития бизнеса Directum

Бумажные vs электронные документы

Регистрационное свидетельство об открытии ООО или ИП, отпечатанное на гербовой бумаге, потеряло актуальность в 2017 году. Начиная с того времени, используются электронные листы записи в ЕГРИП и ЕГРЮЛ, которые предоставляются налогоплательщику в виде файла в формате PDF, подписанного ЭЦП налогового органа.

Преимущества перехода на электронный документооборот достаточно многочисленны и включают:

• Быстрое получение юридически значимых документов
• Экономия времени и ресурсов на передачу информации
• Улучшение оперативности взаимодействия с контрагентами

Типы ЭДО

Электронный документооборот имеет свою классификацию. В зависимости от правовых взаимосвязей между участниками процесса делопроизводства есть такие виды ЭДО:

1. СЭД — система электронного документооборота внутри конкретной компании.
2. КЭДО — обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумаге.
3. ЭДО с контрагентами — обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами и партнерами.

Электронный документооборот с государственными органами

Система документооборота между организацией и контролирующими органами (например, Федеральная Налоговая Служба (ФНС), Социальный фонд России (СФР), Федеральная служба государственной статистики (Росстат), Фонд социального страхования (ФСС)).

Еще одна классификация электронной системы передачи документации основывается на сфере применения. Это могут быть виды ЭДО.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным.

Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо.

Выберите один из четырех сервисов ЭДО компании Такском

1. Такском-Файлер — простой и малозатратный сервис электронного документооборота. Работает через браузер. В мобильном приложении Файлера камера смартфона служит считывателем кодов маркировки вместо 2D-сканера.

2. Модуль обработки 1С — подойдет тем, у кого есть типовая 1С, но без ЭДО — в программе появляется дополнительная вкладка с Такском-Файлером.

3. 1С-Такском — решение для ЭДО в привычном интерфейсе 1С для типовых конфигураций программы.

4. Станция Сканирования — подойдет тем, у кого есть 1С, но вы её изменяли, дорабатывали, перенастраивали, и теперь программа не обновляется. Максимальный функционал Станции Сканирования идеален для производителей.

Форматы электронных документов

Формат — это структура содержательной части. Он определяет расположение полей, перечень подписантов. Документы делятся на два типа: формализованные (структурированные) и неформализованные (неструктурированные). Формат первых строго определен ФНС и Росстандартом.

Если правильно все заполнять и заверять, информация распознается автоматически при поступлении в надзорный орган. Это уменьшает время рассмотрения обращений.

Неформализованные документы не подлежат массовой обработке, участники ЭДО сами определяют структуру содержательной части. При этом учитываются только требования 402-ФЗ О бухгалтерском учете.

Особые требования предъявляются к формату электронных документов долговременного хранения. Они должны быть доступны для ознакомления и представления в суде десятки лет. Для этого перед отправкой в архив их конвертируют в формат PDF-A. Такие файлы содержат все необходимое для воспроизведения и не обращаются к сторонним базам данных. Документы удастся прочесть, даже если сильно изменятся технологии.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

По сфере правовых отношений между субъектами, которые участвуют в организации электронного документооборота, выделяют следующие виды ЭДО:

По виду документов различают следующие виды ЭДО:

Как получить документы из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в бумажном виде?

Регистрационные документы в бумажном формате могут быть получены одним из двух способов. Первый актуален при непосредственной регистрации ИП или ООО. В этом случае достаточно указать в заявлении на открытие хозяйствующего субъекта необходимость предоставить бумажные документы. Задача решается проставлением галочки в соответствующем поле бланка. Выписка из общефедерального реестра выдается непосредственно в налоговом органе.

Второй способ получения информации из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в бумажном формате предусматривает обращение в налоговый орган по месту регистрации. В этом случае придется заплатить по 200 рублей за каждый выданный документ (при обычном сроке предоставления услуги, равном 5 дням). Допускается ускоренная выдача выписки, предусматривающая получение в течение дня или, в крайнем случае, на следующий. Такой вариант услуги стоит вдвое дороже – 400 рублей. Более подробно об актуальных условиях оформления бумажных регистрационных документов ИП или ООО можно узнать в соответствующем разделе на официальном сайте ФНС.

Если же требуется обычный лист записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей или аналогичной базы данных по юридическим лицам, проще и удобнее воспользоваться специальным сервисом ФНС, расположенным на https://egrul.nalog.ru/index.html. Услуга предоставляется максимально быстро и совершенно бесплатно.

Принципы электронного документооборота

Электронные документы имеют юридическую силу и признаются равноценными письменным документам на бумажных носителях.

Электронные документы должны быть аутентичными, то есть подтверждать свою подлинность и целостность.

Работа в системе электронного документооборота требует идентификации участников, чтобы обеспечить конфиденциальность и безопасность информации.

Документы ЭДО должны быть защищены от несанкционированного изменения или уничтожения.

Для защиты информации в электронных документах необходимо обеспечить конфиденциальность передачи и хранения данных.

Электронный документооборот должен быть непрерывным и доступным для участников в любое время с различных устройств.

Электронные документы должны быть сохранены в том виде, в котором они были созданы, и доступны для последующей проверки и анализа.

ЭДО должен быть совместим с различными системами и форматами, чтобы обеспечить обмен информацией между участниками.

Действительна ли электронная подпись на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Оригиналом документа, скрепленного электронной подписью, является именно документ в электронном виде (электронный документ, файл). Распечатанное на бумажном носителе содержание такого документа (текст и графические элементы, содержащиеся в электронном документе) в любом случае является только копией электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. Такая копия должна быть заверена в общеустановленном порядке.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон N 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:

Усиленная подпись может быть квалифицированной, если ее ключ проверки указан в квалифицированном сертификате и для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия установленным требованиям (ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Определение "средств электронной подписи" дано в ст. 2 Закона N 63-ФЗ: это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций – создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Иными словами, содержание документа, то есть:

представленные в электронной форме, которое может быть воспроизведено на экране или распечатано на бумажном носителе, и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

При этом средства электронной подписи в силу ч. 3 ст. 12 Закона N 63-ФЗ при проверке электронной подписи должны:

Таким образом, в принципе визуализация информации о подписании документа электронной подписью прямо предусмотрена законом, но только в целях проверки такой подписи с помощью шифровальных (криптографических) средств, то есть электронно-вычислительных машин и соответствующего программного обеспечения.

Вместе с тем, учитывая приведенные нормы Закона N 63-ФЗ, полагаем, можно сделать вывод, что электронный документ не исчерпывается его содержанием, которое отражается на экране монитора или распечатывается на бумажном носителе (показывается с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации), что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя. Помимо этого, электронный документ включает средства файла, заданные программами (программными средствами) – текстовым или графическим редактором, с помощью которого он создан, позволяющие фиксировать время, когда он был создан, вести запись его изменений и время, когда они были осуществлены, а равно позволяющие во взаимодействии с программами, установленными на компьютере, просматривать его содержание и распечатывать на бумажном носителе. Вся эта информация представляет собой машинописный код, к которому и присоединяется машинописный код электронной подписи, фиксирующей соответствующие записи, предотвращающая их последующее искажение и позволяющей их просматривать с использованием тех же средств.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, при соблюдении условий, зависящих от вида электронной подписи:

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный электронной подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, в любом случае является копией оригинального электронного документа, независимо от того, включает ли такое содержание текстовое и (или) графическое указание на то, что оригинал подписан электронной подписью, или нет. При этом требования об отражении на копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, визуализированной на мониторе при проверке электронной подписи информации о подписании документа электронной подписью законодательство не содержит. Безусловно, отражение такой информации облегчает восприятие людьми бумажной копии именно как копии электронного документа, но оно не обязательно и само по себе не придает копии никакой юридической силы, ни "дополнительной", ни "основной". Копия в любом случае должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота – путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи ("копия верна") и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи.

Это подтверждают, по нашему мнению, и разъяснения контролирующих органов. Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190. Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом. Причем по смыслу данных разъяснений документ заверяется самим налогоплательщиком, который при этом и проставляет отметку о скреплении оригинала электронной подписи. Наличие или отсутствие соответствующего текстового указания или графических элементов для его проставления в содержании документа значения не имеет.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат юридических наук Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

28 февраля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В каких случаях может понадобиться бумажная версия электронного документа

Даже если компания перешла на ЭДО, в некоторых случаях всё же придется использовать распечатки.

По письменной просьбе контрагента. Иногда при заключении соглашения между двумя компаниями указывают, что нужно составить именно бумажную версию документа. Такое бывает, например, при подписании крупного контракта, даже если обе компании пользуются ЭДО. В этом случае договор о сотрудничестве оформляют «по старинке» на бумаге, а вся дальнейшая работа с документами может вестись в ЭДО. При этом подписывать один и тот же документ и на бумаге, и в электронном виде — используется только один формат.

Если документ не подлежит переносу в цифровой формат. Есть документы, которые по закону нельзя создавать и хранить в электронном виде, даже если у компании есть ЭДО. Это правило, согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, относится к некоторым кадровым документам, например приказам об увольнении, актам о несчастном случае на производстве, журналам о прохождении инструктажей по охране труда. Еще в электронном виде, согласно статье 4 Федерального закона №48-ФЗ, нельзя хранить вексели, поскольку их печатают на специальной бумаге с гербом.

По требованию суда и прокуратуры. В госорганах, которые осуществляют контроль в соответствии с законодательством РФ, могут запросить копии счетов, договоров или бухгалтерской отчетности в бумажном виде. Тогда нужно распечатать документ и заверить подписью от руки внутри организации.

Этапы перехода на ЭДО

В каждой организации документооборот имеет свои особенности, но перейти на ЭДО — не такая сложная задача, как может показаться сперва. Если вы сомневаетесь в целесообразности ЭДО для себя, запросите консультацию со специалистами «Инфолоджистикс». Перечислим основные этапы перехода на ЭДО:

FAQ

Действующие в настоящее время правила предусматривают подтверждение регистрации в виде электронного или бумажного листа записи в ЕГРИП/ЕГРЮЛ – в зависимости от формы хозяйствующего субъекта. Альтернативный вариант – выписка из указанных общефедеральных реестров, которая обычно выдается в бумажном формате.

Можно ли получить свидетельство о регистрации хозяйствующего субъекта, напечатанное на гербовой бумаге?

Нет. Действие такого документа прекращено с 2017 года. Регистрационное свидетельство заменили два альтернативных способа подтверждения регистрации: лист записи в реестр или выписка из реестра.

Как получить подтверждение регистрации ООО или ИП в электронном формате?

При регистрации хозяйствующего субъекта лист записи в реестр выдается автоматически (при успешном прохождении мероприятия). В дальнейшем получение документа происходит с помощью специального сервиса ФНС.

Что нужно для получения листа записи в ЕГРИП или ЕГРЮЛ в бумажном виде?

Если речь идет о регистрации ИП или ООО, для получения бумажных документов требуется проставить галочку в соответствующем поле заявления на открытие бизнеса. Действующее предприятие может получить аналогичную документацию посредством обращения в налоговый орган. Во втором случае придется заплатить 200 (при обычном сроке выдачи – 5 дней) или 400 (при ускоренном – в день обращения или на следующий) рублей.

Планируете внедрять цифровые инструменты?

Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

Расчет вашей экономии от внедрения ЭДО

При внедрении ЭДО ваша организация сокращает расходы на бумагу, печать, доставку, хранение документов минимум на 30%. Обратитесь в «Инфолоджистикс» и получите точный расчет вашей экономии с обоснованием текущих затрат на каждом этапе движения документов.

Какие документы и в каком случае нужно распечатывать?

Распечатывать документ или нет, зависит от того, предусмотрена ли в нем подпись. Если она нужна, но у людей, которые должны их поставить, нет электронной, документ придется распечатать. Если подпись не требуется, документ можно хранить в электронном виде.

Схема, как хранить бухгалтерские документы

Также, стоит ли распечатывать договор или регистр, зависит от конкретного документа.

Регистры бухгалтерского учета. Документ нужно сформировать по окончании отчетного периода, который предусмотрен учетной политикой, или за календарный год. Если будете ставить подпись от руки, регистр нужно распечатать. Если подпись электронная, в этом нет необходимости.

Книга учета доходов и расходов. Ее можно вести в электронном виде, но в конце календарного года нужно обязательно распечатать, заверить подписью и печатью согласно приказу Министерства финансов №135н.

Регистры по налогу на прибыль. Это сводные формы, в которых содержится информация из первичных документов — бухгалтерских или налоговых. Если заверить их электронной подписью, распечатывать необязательно. Если КЭП на документах нет, их можно распечатать, заверить печатью и подписью от руки и в дальнейшем хранить в бумажном виде. Но по требованию инспекции, ПФР или ФСС необходимо предоставить распечатанные регистры — но только те, которые перечислены в учетной политике компании.

Если документ заверили усиленной квалифицированной электронной подписью и составили по утвержденному ФНС формату, распечатывать его не нужно. В противном случае счет-фактуру придется распечатать, чтобы заверить обычной подписью от руки.

Бухгалтерская и налоговая отчетность. Если документы составлены в электронном формате и подписаны ЭЦП, распечатывать их не нужно.

Счета на оплату. Необходимо распечатывать только счета на оплату, которые считаются одновременно договором.

Распечатывать . Но лучше зафиксировать это во внутренних документах компании — например, в положении об оплате труда.

Электронные книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур. Можно хранить в электронном виде.

Как подключить ЭДО

Процесс подключения к ЭДО похож на подключение к телефонной сети, только вместо оператора связи — оператор ЭДО. Без оператора ЭДО подключить электронный документооборот к товароучёту невозможно.

Оператор электронного документооборота — это юридическое лицо, которое оказывает услуги по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью.

Обмен электронными документами, не происходит напрямую между отправителем и получателем документа. Для этого нужны посредники — бесплатные и платные сервисы ЭДО. Для работы с Честным Знаком есть бесплатный сервис ЭДО Лайт, он интегрирован в личный кабинет каждого участника системы маркировки «Честный ЗНАК». Для передачи данных в ЕГАИС можно воспользоваться бесплатной программой УТМ ЕГАИС.

Цифровая подпись

Электронный документооборот полностью переводит делопроизводство в цифровой формат. Это также относится к деловой переписке и обмену рабочими файлами с контрагентами и государственными органами. Но прежде чем перейти на ЭДО, владельцу бизнеса нужно получить электронную подпись.

Виды электронных подписей (ЭЦП):

Гендиректорам и ИП необязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

Получите ЭП первого лица компании или ИП через «Такском»

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

Краткая инструкция

Для внедрения и запуска ЭДО следуйте пошаговой инструкции:

Как видите, подключиться к системе электронного документооборота не так сложно. Переход на программы эффективного цифрового документооборота оптимизирует основные рабочие процессы, сокращает расход материальных и человеческих ресурсов, повышает производительность труда в компании.

Когда необходима бумажная документация

Лист записи ЕГРИП или ЕГРЮЛ – основной документ, который выдается предпринимателю или руководителю зарегистрированной организации в электронном формате. Но ведение хозяйственной деятельности нередко требует получения полноценной выписки из общефедеральных реестров ИП и ООО. Этот документ предусматривает включение большего объема сведений о предпринимателе или организации. Например, в нем содержатся данные о внесенных изменениях и других записях, присутствующих в базе.

Можно выделить несколько направлений наиболее частого использования бумажных документов (включая выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ) о регистрации ООО/ИП в сегодняшних условиях. К ним относятся:

Как понять, что вам пора переходить на электронный документооборот?

Если компания сталкивается с трудностями, связанными с объемом документации, сложностью поиска данных и затратами на обработку бумажных документов, то это сигнал о необходимости перехода на ЭДО. Рассмотрим конкретные признаки, которые на указывают, что вам пора внедрить систему электронного документооборота:

1. У вас скопилось много бумажной документации.

Если компания генерирует большое количество документов и архивы заполняются быстро, то ЭДО значительно сократит объем бумажных документов и поможет разгрузить архивные площади.

2. Подписание документов занимает много времени.

Если подписание документов в организации занимает много времени из-за необходимости передачи документа от сотрудника к сотруднику или контрагентам, то с ЭДО вы сможете доставлять документы мгновенно, согласовывать их и быстро подписывать.

3. Вы не понимаете, на ком «зависло» подписание документа.

В ЭДО всегда виден актуальный статус документа, и вам не нужно спрашивать у коллег, смотрели ли они документ, согласовали ли его и напоминать, если нет. Также и с контрагентами: не нужно звонить, чтобы узнать, подписали ли документ, потому что вы узнаете об этом в момент подписания.

4. Документы теряются.

Когда документы от контрагентов не возвращаются или теряются уже на пути в офис контрагента, помогает ЭДО. Он всегда отображает текущий статус, а главное — мгновенно возвращается после подписания, в результате повышается эффективность работы.

5. Высокие затраты на печать и хранение бумажных документов.

Организация может тратить большие средства на печать и хранение бумажных документов. Внедрение электронных документов снижает эти расходы в среднем в 3 раза. Закажите расчет вашей личной экономии при переходе на ЭДО — свяжитесь с «Инфолоджистикс».

6. Сложно отбирать документы по запросу ФНС и аудиторов.

ЭДО позволяет быстро найти и сформировать пакеты документов для предоставления по запросу аудиторов или проверяющих органов. Также вы можете создать отдельный доступ в ЭДО аудитору с правами просмотра необходимых документов и освободить финансовый отдел от подготовки данных по запросу.

Виды электронных документов

По способу оформления они делятся на два типа:

Первые называют электронными документами, а вторые — электронными образами документов или скан-копиями. Они очень похожи, но есть несколько важных отличий.

Способ создания Оформляется сразу в электронном виде. Сначала оформляется на бумаге, затем сканируется и записывается на цифровой носитель.

Способ заверения Электронной подписью. Бумажный экземпляр — графической собственноручной подписью и печатью. Скан-копия — электронной подписью.

Подписанты Лицо, уполномоченное заверять документы соответствующего типа. Лицо, уполномоченное заверять образы. Подписант может не иметь полномочий для оформления бумажных документов аналогичного типа.

Юридическая сила Обладает юридической силой и равнозначен бумажному аналогу, если был создан и подписан в соответствии с требованиями законодательства. Не заменяет оригинал, даже после заверения электронной подписью.

К электронным документам предъявляются те же требования, что и к бумажным. Они касаются оформления, перечня реквизитов, выбора подписантов, длительности хранения и многого другого. Есть также особые условия обеспечения легитимности именно цифровых документов:

Судом устанавливаются требования к принимаемым документам. Они передаются как отдельные файлы, к которым присоединяются метаданные (электронные подписи, реквизиты), которые тоже содержатся в отдельных файлах. Все конвертируется в единый формат, установленный судом.

Преимущества внедрения ЭДО

ЭДО — один из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса. Он необходим современным компаниям, чтобы оставаться конкурентными и перспективными участниками рынка. С возможностями системы ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» вы можете ознакомиться здесь.

Рассмотрим основные преимущества внедрения электронного документооборота:

Быстрое согласование и утверждение

Преднастроенные маршруты движения документов с помощью уведомлений и системы дедлайнов не позволяют сотрудникам задержать срок согласования и подписания, забыть о задаче или потерять документ. Сотрудники легко отслеживают статус документов и получают уведомления о необходимых действиях.

Сокращение бумажных документов

Внедрение программы ЭДО способствует сокращению использования бумажных документов, что в дополнение к значительному сокращению расходов положительно влияет на окружающую среду и снижает экологическую нагрузку.

Документы не теряются

Хранение документов в облачных хранилищах в сравнении с любыми другими носителями информации обеспечивает высокую сохранность и доступность документов на протяжении длительного времени, а также упрощает их поиск и восстановление при необходимости.

Улучшение взаимодействия с клиентами и партнерами

Документы через систему ЭДО приходят мгновенно. Улучшается качество клиентского обслуживания за счёт быстрого поиска данных, снижаются затраты на коммуникацию и доставку документов.

Как работать в ЭДО?

Интерфейс интуитивно простой, поэтому нет необходимости в прохождении специального обучения. Например, в ЭДО docuForce от «Инфолоджистикс» можно добавить документ с компьютера или создать его сразу в системе:

При загрузке документа выбирается его тип, от чего зависит маршрут цепочки согласования и подписания, по которому автоматически пойдет документ сразу после загрузки.

Каким компаниям подходит электронный документооборот?

Работа с ЭДО подходит практически всем компаниям, независимо от их:

Розничный и оптовый ритейл

Компании по оказанию услуг

В целом ЭДО подходит любой компании, которая хочет упростить и оптимизировать рабочие процессы, улучшить управление документами, снизить затраты на печать, хранение и логистику бумажных документов, а также повысить безопасность и конфиденциальность информации.