ЭЦП — что это такое

ЭЦП — что это и расшифровка. Где применяется ЭЦП, ее использование физическими и юридическими лицами. Квалифицированные и неквалифицированные ЭЦП, где и как они выдаются, что такое токен. Рассмотрим все максимально подробно на Бробанк.ру.

Что такое ЭЦП

Это электронная цифровая подпись, которая чаще всего используется при дистанционном формате документооборота. Она актуальна как для представителей бизнеса, так и для простых физических лиц. Многие юрлица уже давно используют ЭЦП в своей работе, так как она упрощает деятельность. Физлица только недавно начали осваивать этот удобный инструмент.

Если рассматривать, что такое ЭЦП для физических лиц, то это аналог обычной подписи. Например, гражданину нужно подать какое-то заявление в Росреестр. В стандартной ситуации он посещает этот орган лично, где составляет заявление и подписывает его. Если же у человека есть ЭЦП, он может составить заявление самостоятельно, подписать его своей электронной подписью и отправить на определенный электронный адрес. Оно также будет принято к рассмотрению.

Теоретически все государственные органы должны принимать электронные документы, заверенные личной ЭЦП обратившегося. Но на практике пока что процесс не налажен, многие госслужащие еще не умеют работать с документами и подписями такого формата. Но это вопрос времени.

По сути, ЭЦП — это сгенерированный файл, прикрепляемый к основному документу, который куда-то отправляется дистанционно. Этот файл говорит о том, кто является владельцем этой подписи. По факту подписать документ таким образом может только владелец ЭЦП. Поэтому такой вариант подачи обращения и аналогичен обычной рукописной подписи.

Закон об электронной подписи

Электронной подписи посвящен Федеральный Закон № 63 от 2011 года. Он отвечает за правовое регулирования создания и использование ЭЦП, рассказывает о принципах использования и видах подписи. Также в нем говорится об удостоверяющих центрах, которые создают и выдают ЭЦП.

В Статье 2 63-ФЗ раскрываются основные понятия, которые касаются этой подписи:

• электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединяется к документу при его подписании. Она идентифицирует лицо, которое подписывает документ;
• сертификат ключа проверки ЭП — это электронный или обычный документ, выданный владельцу ЭЦП, который подтверждает, что она принадлежит этому лицу;
• ключ ЭЦП — это уникальная последовательность символов, которая и создает электронную подпись.

При оформлении электронной подписи в удостоверяющем центре гражданин или юрлицо получает инструкцию по использованию этого инструмента. Потребуется установка специальных программ на устройство, с которого будет применяться ЭЦП. Также может быть предложен выпуск отдельного переносного токена, который выглядит как флешка.

Токен для ЭЦП — что это

Электронная цифровая подпись может существовать как файл сертификата, который сохраняется на устройство владельца. После этого гражданин сможет создавать на этом устройстве электронные документы в том же Ворде, подписывать их ЭЦП и отправлять куда нужно по электронной почте.

Если речь о физическом лице, ему вполне достаточно стандартной установки сертификата ЭП на устройство, с которого и будет выполняться управление печатью. Но если речь о представителе бизнеса, такой формат работы с ЭЦП не совсем удобен и уместен:

• есть необходимость использования ЭП на разных устройствах без обязательного сохранения в них сертификата и спецпрограмм;
• есть необходимость обезопасить свою ЭЦП на случай кражи устройства.

Поэтому для удобства и более безопасного ведения бизнеса предприниматели стандартно приобретают для хранения сертификата электронной подписи специальные токены. При желании этим способом хранения могут воспользоваться и физические лица.

Токен — это устройство, которое напоминает флешку, на него записывается ЭЦП. Получается, что владелец печати может вставить токен в любое устройство и подписать с него документ или подать заявление. Но при этом действие защищено паролем, который знает только собственник токена с ЭЦП. То есть если кто-то найдет или украдет токен, он не сможет им воспользоваться.

Токены для сертификатов ЭЦП бывают разных видов, при оформлении в удостоверяющем центре помогут определиться, какой нужен именно вам. Токены продаются в УЦ, в ФНС, их можно купить на маркетплейсах, цена вопроса — 1000-2000 рублей.

Простая и усиленная ЭЦП

Стандартно речь идет об усиленной ЭЦП, которая может быть неквалифицированной и квалифицированной. Полноценной, подходящей для дистанционной работы, является именно второй вариант, который обычно и оформляют граждане, ИП и юрлица в удостоверяющих центрах.

Неквалифицированная ЭП может быть создана без удостоверяющего центра, но ее можно использовать только внутри компании или с контрагентами по договоренности с ними. Для взаимодействия с госорганами, для участия в закупках нужна квалифицированная подпись.

Как происходит выдача ЭЦП

Если речь об ИП или юридическом лице, то часто свои услуги по оформлению электронной подписи предлагают обслуживающие банки. Сейчас вести бизнес без ЭЦП все сложнее.

Например, оформить ЭЦП можно через банк ВТБ. Если клиент находится на РКО, для него услуга оказывается бесплатной. Оформление проходит в офисе банка, клиенту при себе нужно иметь ИНН, СНИЛС и ОГРН. В налоговую ходить не надо, банк все зарегистрирует сам. Клиент по итогу получит токен с записанным сертификатом.

С ЭЦП предприниматель может удаленно подавать отчетность в ФНС, участвовать в торгах, пользоваться сервисами государственных органов, вести документооборот и пр.

Физическому лицу нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров. С их перечнем можно ознакомиться на сайте Министерства цифрового развития — актуальный файл на этой странице.

Например, гражданин может воспользоваться услугами компании Контур. Он подает заявку на сайте, ждет звонка менеджера. Клиенту выставляют счет и сообщают, какие документы нужно предоставить. Он загружает их в личный кабинет или предоставляет в офис удостоверяющего центра. Проверка и изготовление ЭЦП длятся 1-2 дня, после сертификат с инструкцией по установке или токен с записанным сертификатом выдаются в офисе или доставляются курьером.

Обратите внимание, ЭЦП выдается на определенный срок, например, на 1 год. После нужно платить за ее продление. Это актуально и для физлиц, и для предпринимателей.

Физлицо с помощью ЭЦП может заключать дистанционно договора ДДУ, заказывать выписки из ЕГРН, регистрировать недвижимость в собственность, регистрировать ИП или ООО, подавать документы на поступление в ВУЗ, подписывать трудовые договора, заключать брак и регистрировать развод, отправлять заявления на получение загранпаспорта и водительских прав и пр.

Частые вопросы

Это квалифицированная электронная подпись, с помощью которой предприниматель может участвовать в торгах, подавать отчеты в ФНС, обмениваться электронными документами с госорганами.

ЭЦП – что это такое простыми словами?

Это электронная подпись гражданина или представителя бизнеса, с помощью которой можно подписывать документы и отправлять их онлайн в различные ведомства. Это аналог обычной подписи.

Криптопро ЭЦП – что это?

Это специальный плагин, который необходим для создания электронной подписи на онлайн-документах. Как им пользоваться – расскажут в удостоверяющем центре.

ЭЦП ИП и физического лица, разные или одинаковые?

Одинаковые. Единственное отличие – если ЭП оформляется ИП, в подпись вносится информация из ЕГРИП. В итоге, например, при наличии ЭЦП физлицо можно подать отчет в ФНС по ИП, которое оформлено на это же лицо. Но уже идет речь о разделении, возможно, вскоре так делать будет нельзя.

Сертификат ЭЦП – что это?

Электронный или бумажный документ, который несет информацию о владельце конкретной ЭЦП. Информация обо всех выданных сертификатах хранится в специальном реестре.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи ЭЦП – это что?

Определенный набор символов, после введения которых и создается электронная подпись на документе. Доступ к закрытому ключу есть только у владельца ЭП.

УКЭП и ЭЦП это одно и тоже?

УКЭП – это вид ЭЦП. Это усиленная квалифицированная подпись, которая чаще всего и оформляется гражданами и предпринимателями, она имеет наибольшую юридическую силу.

Электронная подпись – госуслуги как получить с ее помощью и нужна ли она при их получении, можно ли сделать цифровую подпись бесплатно и как проверить ее подлинность? На все эти вопросы мы подготовили подробные и наглядные разъяснения с иллюстрациями, которые вы найдете в нашей статье.

Нужна ли электронная цифровая подпись для портала госуслуг

Чтобы понять, нужна ли электронная подпись для портала госуслуг, необходимо вначале сформировать общее представление о назначении этой подписи.

Законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ установлено 3 типа ЭЦП, характеристика которых дана ниже в виде схемы:

Получается, что для госуслуг нужно оформлять ЭЦП:

• либо простую, для того чтобы:
• запросить (получить) справочную информацию (к примеру, о задолженности по налогам, штрафам, судам или размере пенсионных накоплений);
• записаться в очередь на услуги в образовательных или медицинских учреждениях;
• оплатить услуги (ЖКХ, госуслуги, налоги, штрафы и т. д.) и др.;
• получение (замена) удостоверяющих личность документов (паспорта, водительских прав и т. п.);
• регистрация транспорта, организации, ИП;
• подача 3-НДФЛ;
• оформление сертификатов, лицензий, разрешений и др.

Подробнее о квалифицированной подписи и ее применении читайте в нашем ознакомительном материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Таким образом, мы определились, для каких госуслуг нужна простая подпись, а для каких — квалифицированная. Теперь перейдем к разъяснениям о том, где и как получить ЭЦП для госуслуг и можно ли ее оформить бесплатно.

Создание простой электронной подписи для госуслуг

Далее заполняем все стандартные сведения, устанавливающие личность (паспортные данные, ИНН, СНИЛС), и выбираем способ подтверждения введенных данных:

• через Центр обслуживания;
• через «Почту России»;
• онлайн через веб-версии интернет-банков «Сбербанк Онлайн» и «Тинькофф», а также интернет- и мобильный банк «Почта Банк Онлайн» (при условии что вы являетесь клиентом одного из банков).

После того как внесенные в личном кабинете сведения будут подтверждены Центром обслуживания или «Почтой РФ», простая ЭЦП для портала госуслуг будет считаться созданной.

О мерах предосторожности, связанных с созданием простой подписи, читайте в нашей статье «Как сделать простую электронную подпись?».

Где взять квалифицированную электронную подпись для госуслуг

Квалифицированную ЭЦП так быстро и просто сделать не получится. Для ее оформления необходимо будет обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, представленных на сайте налоговой. Там есть список мест (конкретные организации и адреса), где можно оформить ЭЦП. С 2022 года оформлением занимается только ФНС и одобренные ей удостоверяющие центры.

Не каждый офис удостоверяющего центра занимается выпуском подписей. И обращаться надо не в ту налоговую, к которой относится физическое или юридическое лицо, а в определенную, которая занимается выпуском ЭЦП.

Можно оформить заявку на получение ЭЦП в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой и после одобрения заявки идти получать подпись.

Оформление квалифицированной электронной подписи для госуслуг физлицами

Для получения квалифицированной электронной подписи для госуслуг нужно будет совершить несколько последовательных действий, описанных ниже.

Какие подготовить документы для получения электронной подписи для госуслуг

Перед подачей заявления на квалифицированную ЭЦП физлицу необходимо подготовить 3 документа:

• паспорт,
• СНИЛС,
• ИНН.

Кроме того, необходимо будет приобрести специальный носитель – токен, на который будет записана ЭЦП. Перед посещением оганизации или отделения ИФНС лучше позвонить и уточнить, в какое время можно приехать и следует ли записываться заранее. Иногда токен можно приобрести на месте. Например, Сбербанк (он является одним из удостоверющих центров) своим клиентам продает токен непосредственно в офисе при оформлениии ЭЦП.

Получение квалифицированной электронной подписи (ЭЦП) для госуслуг юридическими лицами

Порядок получения квалифицированной ЭЦП для госуслуг юридическими лицами аналогичен порядку, описанному выше. Но есть одно дополнение — помимо паспорта, СНИЛС и ИНН сотрудника, на которого оформляется квалифицированная подпись, нужны следующие документы:

• доверенность на сотрудника,
• ИНН организации,
• выписка ЕГРЮЛ.

Как бесплатно получить или сделать электронную подпись для госуслуг

Без осуществления денежных трат оформить получится только простую ЭЦП — по той причине, что она создается самим пользователем госуслуг. О том, как бесплатно создать электронную подпись для госуслуг, мы уже рассказывали во втором разделе нашей статьи. За квалифицированную электронную подпись для госуслуг как юридическим лицам, так и физлицам придется заплатить порядка 2 тыс. руб. – это примерная стоимость токена. Получение самой полписи производится бесплатно.

Итоги

Таким образом, для портала госуслуг понадобится либо простая ЭЦП (если планируется запрашивание справочной информации и использование различных сервисов госуслуг), либо квалифицированная подпись (если планируется обмен через госуслуги юридически важными документами). Для создания простой ЭЦП необходим сам портал госуслуг, где можно бесплатно получить электронную подпись для госуслуг, и ближайшее отделение МФЦ или «Почты России». Для оформления квалифицированной ЭЦП нужно будет обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, одобренных ФНС иоли непосредственной в отделение налоговой.

В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В числе прочего он продлил срок действия электронных подписей, выпущенных в коммерческих удостоверяющих центрах. Подписи будут действительны до 31 августа 2023 года или до момента, когда срок действия закончится, но не позднее указанной даты. А с 1 сентября 2023 года сотрудники организации и другие доверенные лица юрлица и ИП должны будут использовать электронную подпись физлица и МЧД.

Расскажем, где и как получить электронную подпись, которую можно применять в 2023 году.

Главное изменение в 2023 году

Индивидуальные предприниматели и руководители организаций используют в своей работе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость. В настоящее время работать можно с УКЭП, которые были выданы удостоверяющим центром налоговой службы или коммерческими УЦ.

С 1 января 2022 года изменились правила выдачи электронных подписей. Руководители юрлица или ИП получают УКЭП только в удостоверяющих ФНС и её доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры выпускают квалифицированные электронные подписи только для физических лиц и работников организаций. С 1 сентября 2023 года подписи юрлица или ИП, выданные в коммерческих УЦ, прекращают своё действие и работать с ними будет запрещено. Также с этой даты, работники юридического лица и представители ИП должны будут использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.

Чтобы начать работать с электронной подписью ФНС в 2023 году, рекомендуем услугу «Старт работы с сертификатом ФНС». Специалисты компании «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, установкой дополнительного программного обеспечения и консультацией по работе в Личном кабинете ФНС.

Как перевыпустить УКЭП удалённо

В 2023 году не все смогут перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо. Это получится сделать только в том случае, если у директора или ИП уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС. При этом ФИО и ключевая информация об организации не менялись. Понадобится зайти в личный кабинет ФНС и написать соответствующее заявление. Ведомство выпустит новый сертификат, а старый отзовёт автоматически.

Важно! Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя. Получение возможно только при личном посещении налоговой.

Можно ли выпустить электронную подпись по доверенности в ФНС

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи в ФНС по доверенности нельзя. Даже если доверенность будет заверена нотариусом, заявление на выпуск подписи не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку. Выпустить электронную подпись в налоговой можно только лично.

Предприниматель или директор должны лично явиться в налоговую с документами и сертифицированным токеном, заполнить заявление и получить УКЭП. Заранее записываться на определённые дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Могут ли ИП работать с УКЭП физлица

Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.

У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие, у ИП вносятся данные о ЕГРИП.

Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Машиночитаемые доверенности

МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителя и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.

В этом году работа с машиночитаемой доверенностью (МЧД) добровольная. С 1 сентября 2023 года использование МЧД станет обязательно. Она наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник или наёмный работник.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Можно ли копировать подписи для сотрудников

Техническая возможность копирования электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие электронные подписи делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.

Передавать свою электронную подпись другим лицам не следует. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Электронная подпись отвечает за конфиденциальность данных, которые часто касаются бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.

Если государственное ведомство обнаружит, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае электронную подпись аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут признать недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем в 2023 году.

Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчетность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.

Как продлить электронную подпись, если истекает срок действия сертификата

У сертификата электронной подписи есть срок, обычно это не более 12 месяцев. Чтобы избежать перебоев в работе, сертификат нужно вовремя продлевать. Юридическим и физическим лицам это можно сделать в удостоверяющем центре лично
или дистанционно с помощью действующего сертификата. В статье рассмотрим подробно, как продлить срок электронной подписи.

Срок действия электронной подписи

Согласно 14 ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», срок действия сертификата электронной подписи указывается в самом сертификате. Обычно он действует от 3 до 12 месяцев. Чтобы в реестре электронных подписей
была актуальная информация, владельцу действующего сертификата, срок которого истекает, нужно его продлить и подтвердить информацию. Удостоверяющий центр, который выпустил сертификат, пришлет уведомление об истечении за месяц
до наступления срока. Строгих сроков на перевыпуск или продление нет, но лучше сделать это не позднее, чем за 20 дней до окончания действия сертификата.

Когда срок сертификата истечет, владелец подписи не сможет подписывать документы. Программное обеспечение не будет формировать подпись. Если подписать документ все-таки получится, он не будет иметь юридическую силу. Просрочку выявит
программное обеспечение получателя документа.

Чтобы избежать остановки документооборота,

сразу начинайте подготовку к продлению сертификата, как только пришло уведомление от удостоверяющего центра.

Подготовка к продлению сертификата электронной подписи

Срок действия ключей электронной подписи

Корректность работы ПО электронной подписи

нет ли ошибок

Данные, которые содержит сертификат подписи

ФИО владельца, адрес, название компании и др.

Если хотя бы один из пунктов не соблюдается,

продлить сертификат не получится.

Если есть трудности с ПО,

их нужно устранить до продления сертификата. Произведите все настройки и только потом приступайте к продлению.

Если изменились данные,

нужно выпускать новый сертификат.

Если вы потеряли или повредили токен,

незамедлительно сообщите о случившемся в УЦ. В этом случае продление также невозможно.

Продление электронной подписи в офисе удостоверяющего центра

ИНН (для физлиц)

Также необходимо иметь при себе заполненное и распечатанное заявление на выпуск электронной подписи. Не забудьте оригиналы документов, чтобы не приходить в офис повторно.

Удаленное продление электронной подписи

Перевыпустите электронную подпись онлайн! Очень быстро, без дополнительных затрат и необходимости посещения Удостоверяющего центра.

Как самостоятельно перевыпустить электронную подпись

Удобнее и проще продлить действующий сертификат электронной подписи онлайн. Рассмотрим эту процедуру подробнее на примере сервиса продления ЭЦП в Удостоверяющем центре СберКорус.

Зарегистрируйтесь на сайте УЦ

Авторизуйтесь по номеру телефона, придет смс-код.

Перейдите в раздел «Заявки»

Откройте заявку и введите информацию. Сервис подсветит красным поля, которые необходимо заполнить.

Некоторые данные система внесла автоматически из государственных баз данных. Внимательно проверьте все поля и нажмите кнопку «Сохранить».

Перейдите в блок «Основные документы»

Загрузите копии 2 и 3 страниц паспорта, введите данные и номер СНИЛС. Копии документов нужно подписать действующей электронной подписью. Загружать скан заявления не нужно.

Пройдите проверку документов

Все происходит автоматически и занимает не дольше минуты.

Подпишите документы заявки

Заявление сервис сформирует автоматически. Из списка выберите текущую подпись.

После проверки УЦ вышлет уведомление в смс и на почту.

Повторно авторизуйтесь в системе

И перейдите в раздел заявок.

Следуйте инструкции по настройке нового сертификата

Выберите рутокен, создайте приватный ключ подписи, дождитесь проверки от УЦ. Ознакомьтесь с печатной формой сертификата и подтвердите действие. Выберите способ подписания.

Выберите из списка текущую подпись.

Система произведет настройки автоматически.

Когда система оповестит, что электронная подпись выпущена успешно, можно начинать работу.

Процедура удаленного перевыпуска действующего сертификата понятная и простая. С ее помощью вы сэкономите время на поездке в офис и пройдете все шаги в удобное для вас время.

Условия дистанционного продления ЭЦП для физических лиц

Чтобы перевыпустить ЭЦП онлайн, физическому лицу нужно соблюсти ряд моментов:

Заявление на перевыпуск электронной подписи подписывается действующей ЭЦП, полученной в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном в Минцифры РФ

Сертификат выпущен на физическое лицо

Онлайн продлить электронную цифровую подпись может только фихическое лицо

Персональные данные не изменились

Если персональные данные не менялись в течение года — физическое лицо может перевыпустить личную электронную подпись дистанционно

Нужно продлить электронную подпись?

Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.

На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

• высокий уровень надежности и защиты от подделки;
• можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
• доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Для формата Word и Excel

Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.

Готовые решения для всех направлений

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Показать все решения

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

• отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
• будет встроенной или сгенерированной отдельно;
• название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Как подписаться электронной подписью с помощью программы ViPNet CryptoFile

Это одна из самых часто используемых утилит для дистанционного заверения документальных файлов. Однако потребуется провести настройку рабочего места, чтобы использовать данную прогу. Для этого требуется:

• Дистрибутив запускаем, дальше откроется инструкция по установке, следуя которой поставить ПО. Интуитивно простой интерфейс позволит это сделать даже не продвинутым пользователям.
• Следует учитывать, что для работы потребуется еще и ViPNet CSP. Это обеспечение для цифровых подписей работает только совместно с ним. Есть на том же официальном ресурсе. Все действия аналогичны предыдущим. На этапе открытия придется зарегистрировать утилиту. Это можно сделать по подсказкам в открывающихся диалоговых окнах.

После этих действий, которые не займут много времени, в доступе будет лицензионная прога со всем доступным функционалом. При первом запуске нужна настройка, которая тоже интуитивно понятна, к ней также есть подробная инструкция. Главное — это указать сертификат, с которым будет вестись работа. Для этого перейти в настройки, выбрать «Задать», затем уточнить название. Для этого флешка с ним должна быть вставлена в компьютер. Осталось добавить ресурсы и создать.

Как ставить электронную подпись на документ с КриптоАРМ

• подписать;
• зашифровать;
• расшифровать.

В этом случае будем подписывать, соответственно отмечаем этот вариант. Дальше откроется мастер создания ЭЦП, который будет включить 5 этапов. Не стоит пугаться, они быстрые, простые и не займут больше пары минут:

• Выбор файлов. В окошке появится именно тот вариант, на который мы нажали правой кнопкой мыши. Сюда предложено добавить и другие, если необходимо создать цифровые подписи для нескольких бумаг. Есть кнопка для просмотра, что позволит выбрать именно то, что требуется.
• Формат. Здесь просто, отметить кодировку вручную или по умолчанию.
• Параметры. Предстоит определиться, нужно, чтобы заверение было встроенным, либо было на выходе отдельно.
• Сертификат. Из доступных выбираем тот, которым обладает человек, создающий подпись.
• Завершение. Программа выдаст сводную информацию, что вы выбрали в предыдущих этапах. Ее следует проверить, все ли соответствует требованиям, а затем завершить работу с мастером — «Готово».

На этом работа с утилитой закончена, ЭЦП создана, можно отправлять в нужные инстанции.

Если установлена программа Adobe Acrobat

Для начала необходимо установить КриптоПро PDF. Далее нужно открыть программы для чтения PDF-файлов и произвести настройку. Для этого в пункте верхнего меню ищем «Редактирование», «Установки», затем — «Подписи», где следует указать установленный ранее модуль.

Дальше в документе во вкладке Инструменты выбираем Сертификаты и устанавливаем тип. После этого можно ставить цифровую роспись. При первом использовании могут открываться дополнительные окна. Если в них есть фраза о том, чтобы перетащить прямоугольник — нажимаем на эту кнопку. В следующем, которое предлагает сохранить сертифицированный пдф-файл, жмем на ОК. Далее нужно определить область, где будут видны цифровые кодировочные знаки. В следующем открытом окошке будет список доступных эл.сертификатов, выбираем необходимый нам и снова на ОК. В последнем диалоге соглашаемся с предложениями и подписываем.

Как подписывают договора ЭЦП, если установлена программа Adobe Reader

Первые действия аналогичны предыдущему варианту, меняется только конечное подписание, нужно выбрать «Заполнить и подписать». Дальше вкладка, где написано про работу с сертификатами, а затем собственно, проставляется подпись.

Воспользоваться веб-сервисами

Самый современный вариант — это через веб-документ. Он не потребует длительной загрузки и установки ПО на персональный компьютер, защитит от угрозы заражения вирусами при скачивании с посторонних ресурсов, не будет занимать лишнее место, и сделает работу с любыми видами файлов максимально комфортной.

Для этого используйте сетевой сервис Контур.Крипто. Через него легко выполняются все те же функции, что и из стандартных утилит:

• проверить подлинность;
• зашифровать;
• получить расшифровку.

Особенно удобно то, что как и при использовании проги на компьютере, есть возможность подписывать целые файловые хранилища, а не отдельные страницы. Также дополнительно функционал оснащен функцией коллективных подписей, где генерация цифрового ключа будет включить заверение двух и более человек. Например, когда требуется подписать документы генеральным директором и бухгалтером. Не придется каждому открывать и заверять, можно сделать это за один раз.

Чтобы начать работать:

• пройти регистрацию на официальном сайте;
• после этого начнется автоматическая загрузка и установка модуля, которая займет несколько секунд времени.

После открыть расширение и загрузить туда нужные файлы, объемом до 100 Мб.

Веб-сервис совместим исключительно с ОС Microsoft Windows, проверка доступна в любой программе КСЗИ.

Сравнение программного обеспечения

В результате, если нужно подписывать небольшие по размеру файлы, нет определенных требований по тому, будет ли встроенная или отсоединенная подпись, самым доступным вариантом станет веб-плагин Контур.Крипто. Его можно открывать в любом браузере, использование всего функционала бесплатно. Для сложных операций подойдет лицензионная версия КриптоАРМ.

Какую ЭЦП оформить для решения кадровых задач

Если на предприятии есть необходимость автоматизации — каждому работнику необходимо обладать собственными электронными подписями, а доступы сотрудникам с правом заверения можно будет выдать сразу после установки системы:

• простая — подойдет для самых легких задач, например, оформления табеля учета рабочего времени, может быть оспорена в суде;
• неквалифицированная — проведение инструктажей, ознакомление с требованиями законодательства, пожарной безопасностью и др.;
• усиленная квалифицированная — подписание договоров, важных нормативных актов.

Компания «Клеверенс» поможет автоматизировать бизнес-процессы с помощью специального софта и оборудования. Наши продукты помогут быстро оптимизировать работу на предприятии, а также создать грамотную управленческую систему с минимизацией трудовых и временных затрат для лучшего функционирования компании.

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно подписать или заверить документ, письмо, заявку, архив, фото, доверенность, заявление, декларацию, договор или любой другой файл простой, усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной цифровой подписью (с помощью ЭЦП), какая программа для подписания подойдет, куда вставить этот элемент. Процесс несложный, практически идентичен для каждого варианта ПО, не занимает много времени и ресурсов. Подходит при автоматизации бизнес-процессов.

Рассмотрим, как, где и кому можно получить электронную подпись и что для этого необходимо

Наличие электронной подписи (ЭП) — одно из важнейших условий участия в торгах. Правила получения ЭП меняются каждый год. Давайте разберемся, что ждет поставщиков в 2022 году.

Что понимается под электронной подписью?

Электронная подпись — цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которого можно подписывать электронные документы. Использование электронной подписи гарантирует принадлежность документа конкретному лицу и достоверность сведений в самом документе: в документ не вносились изменения с того момента, как он был подписан.

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой определенную информацию в электронной форме, которая присоединяется к подписываемой информации (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Документ, подписанный электронной подписью, может иметь соответствующую визуализацию, к примеру набор символов, штамп с подписью и печатью, или такая визуализация может отсутствовать, к примеру при подписании контракта на электронной торговой площадки.

В конце статьи вы найдете образец универсальной доверенности уполномоченного лица в рамках Закона № 223-ФЗ, Закона 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Зачастую под электронной подписью понимают материальный носитель, необходимый для функционирования усиленной квалифицированной электронной подписи, который визуально напоминает USB-флешку, но не является ей, память у такого сертифицированного ключевого носителя защищена паролем. Записать на обычную флешку усиленную квалифицированную подпись не получится.

Виды электронной подписи

Законом об электронных подписях классифицировано три вида подписи. Основное отличие друг от друга — степень защищенности:

• Простая электронная подпись: приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом. Для участия в государственных закупках такая подпись не подойдет.
• Усиленная неквалифицированная подпись: она надежнее простой, работает по принципу шифрования информации, но так же, как и простая, приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом или соглашением. Такую подпись можно получить в любом удостоверяющем центре. Для участия в государственных закупках она также не подходит.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): самая распространенная и наиболее защищенная электронная подпись. Документ, подписанный с помощью нее, приравнивается к документу, который собственноручно подписан физическим лицом. Для создания и проверки данной подписи используются специальные аппаратные и программные средства, соответствующие специальным техническим требованиям. В частности, такие требования утверждены Приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 796.

Особенностям получения электронной подписи для участия в закупочных процедурах по новым правилам текущего года посвящен вебинар Контур.Школы «Электронная подпись: новые правила получения в 2022 году». Он будет полезен руководителям и менеджерам тендерного отдела, руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям.

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется для участия в государственных закупках в рамках Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Более того, она универсальна и подходит в том числе для:

• работы на государственных электронных порталах ЕГАИС;
• получения финансовых услуг;
• участия в торгах по реализации имущества банкротов;
• подачи налоговой отчетности, бухгалтерской отчетности;
• госрегистрации юридических лиц и ИП.

Далее мы будем говорить именно об усиленной квалифицированной электронной подписи.

Где получить электронную подпись и какова ее стоимость?

Юридические лица и ИП могут получить подпись в ФНС РФ бесплатно при наличии ключевого носителя.

В ФНС не выдают ключевые носители для записи электронной подписи, необходимо заранее приобрести носитель ключевой информации у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.

Если у вас уже есть носитель, его можно использовать повторно, но при условии, что он соответствует требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких сертификатов подписей. Их количество зависит от модели ключевого носителя.

Стоимость носителя электронной подписи зависит от вида носителя и дополнительных услуг.

• Стоимость сертифицированного защищенного носителя без встроенного средства криптозащиты информации начинается от 1 000 руб. Дополнительно необходимо приобрести специальное программное обеспечение для персонального компьютера КриптоПро CSP с бессрочным сроком действия лицензии.
• Стоимость сертифицированного защищенного носителя со встроенным средством криптозащиты информации Рутокен ЭЦП 2.0 начинается от 2 000 руб. Дополнительно приобретать специальное программное обеспечение не нужно, оно уже встроено в носитель и позволяет использовать КриптоПро CSP на любых компьютерах в течение срока действия сертификата.

Алгоритм получения подписи руководителем юридического лица или ИП

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи руководителю необходимо обратиться лично в удостоверяющий центр.

Сертификат электронной подписи выдается только в центрах Федеральной налоговой службы и в доверенных удостоверяющих центрах (УЦ). Таких доверенных центров несколько:

• ПАО «Сбербанк России», имеющий порядка 150 офисов для получения подписи.
• Банк ВТБ (ПАО) — более 30 офисов.
• АО «Аналитический центр» — порядка 30 офисов.
• и другие центры, полный перечень найдете здесь.

Обучение для поставщиков по 44-ФЗ

Повышение квалификации онлайн, 128 ак. часов. Удостоверение

На сайте ФНС в разделе «Порядок выдачи электронных подписей» содержится перечень удостоверяющих центров, куда можно обращаться за получением сертификата. Всего таких центров более 700 по всей стране.

Электронную подпись, выданную в ФНС и в доверенных удостоверяющих центрах РФ руководителям организаций и физическим лицам, нельзя скопировать, что гарантирует дополнительную защиту от компрометации ключа.

Для получения электронной подписи руководителю необходимо иметь следующий перечень документов:

• основной документ, удостоверяющий личность, — паспорт;
• сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета — СНИЛС;
• сведения об идентификационном номере налогоплательщика — ИНН;
• устав или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Помимо указанных документов необходим сертифицированный носитель (USB-токен) для записи ключей электронной подписи, заранее приобретенный в удостоверяющем центре. Это может быть тот носитель, который уже ранее использовался.

Подпись директора юридического лица содержит информацию, позволяющую идентифицировать подписанта:

• наименование и местонахождение юрлица;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• ИНН директора как лица, имеющего право действовать без доверенности (п. 3 ст. 14, ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ);
• наименование и местонахождение УЦ, который выдал квалифицированный сертификат, номер квалифицированного сертификата УЦ.

Если руководитель юридического лица захочет принять участие в закупках в качестве физического лица или ИП, ему придется получать отдельную электронную подпись.

Для индивидуального предпринимателя перечень аналогичен: Ф.И.О., основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), ИНН.

Как получить подпись сотруднику организации или физическому лицу, в том числе самозанятому?

Удостоверяющие центры ФНС не выдают электронные подписи для доверенных физических лиц. Для того чтобы получить подпись, уполномоченному сотруднику, который осуществляет свои полномочия на основании доверенности, необходимо обратиться в аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры. Таких центров более 40 по всей России, без учета филиалов. Полный список находится здесь.

В подписи физического лица не указывается принадлежность к юридическому лицу или ИП, исключительно персональные данные, в том числе Ф.И.О. Чтобы третьей стороне было понятно, почему физлицо подписывает документ от имени юрлица или ИП, потребуется представить доверенность в составе подписываемых документов или по соглашению сторон передать предварительно (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ).

Физическое лицо, получившее подпись, может участвовать в закупках на всех электронных торговых площадках в рамках Закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ как от своего лица, так и от юридических лиц или ИП при наличии соответствующей доверенности. Состоять в трудовых отношениях с этими организациями не нужно.

Единственное ограничение — нельзя участвовать в закупках, организованных заказчиком-организацией, сотрудником которой он является (ст. 17 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»). При необходимости эта же подпись может применяться и для других целей физического лица, к примеру, электронной подачи налоговой декларации в ФНС, подписания личного договора, идентификации на каком-либо сервисе. Ограничений по применению нет.

Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе

Машиночитаемая доверенность

Документ о полномочиях физического лица формируется в машиночитаемом виде в соответствии с формами, которые определяются и размещаются на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем (ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ).

С 2023 года запланирован переход исключительно на машиночитаемые доверенности для физических лиц. Требования к ним определены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Документ предусматривает следующие особенности:

• формат доверенности — XML, поддерживающий автоматизированную обработку данных;
• руководитель юридического лица или ИП должен подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью;
• система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее;
• форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами или в соответствии с той формой, что размещена на портале Госуслуг.

До 2023 года можно применять доверенности в бумажной форме с направлением контрагентам документа в виде скан-копии. Начиная с 2023 года руководитель должен сформировать машиночитаемую доверенность в формате XML и подписать ее собственной электронной подписью. Доверенность должна содержать следующую информацию:

• наименование документа;
• сведения о доверителе: предпринимателе или организации;
• сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями;
• дату выдачи;
• срок действия;
• перечень полномочий лица, которому выдана доверенность;
• коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание;
• сведения об информационной системе, в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности;
• номер доверенности;
• указание на возможность передоверия;
• сведения об электронной подписи, которой подписана доверенность.

Таким образом, чтобы подписать документ от имени юридического лица или ИП, физическое лицо должно использовать свою электронную подпись с приложением машиночитаемой доверенности. В зависимости от перечня услуг коммерческого удостоверяющего центра возможна выдача электронной подписи как в офисе УЦ, так и по любому удобному адресу с выездом специалиста УЦ. Если у вас есть действующая электронная подпись, вы можете перевыпустить ее онлайн.

Чек-лист для получения электронной подписи

• Приобретите носитель для подписи, программу КриптоПро CSP.
• Сформируйте заявление на получение подписи в удостоверяющем центре ФНС (лично при посещении или через Госуслуги).
• Обратитесь в удостоверяющий центр ФНС лично, пройдите идентификацию личности.
• Электронная подпись записывается на защищенный носитель после идентификации личности.
• Настройте рабочее место, браузер на вашем персональном компьютере для работы КриптоПро CSP и необходимых сайтах.
• Электронная подпись готова к использованию.

Важно помнить, что при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей. Свой ключ никому нельзя доверять или передавать (ст. 10 Закона № 63-ФЗ).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец универсальной доверенности уполномоченного лица
• Чек‑лист для получения электронной подписи