Электронная подпись. Как подписать документ с помощью ЭЦП

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

  1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
  2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
  3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
  4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде
Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start
Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.

  1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
  2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
  3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
  4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

  1. Портал «Криптопро».
  2. Сайт госуслуг.
  3. Сервис «Контур-крипто».
На сайте «Криптопро» укажите путь к подписанному документу и подписи в специальном окне, и программа выдаст результат
На сайте «Криптопро» укажите путь к подписанному документу и подписи в специальном окне, и программа выдаст результат

А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?

Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.

  • Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
  • При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
  • Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
  • Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
  • Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
  • Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
  • Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
  • Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»

(с) Кирилл Митягин

Сравнение по для создания эцп

Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.

Плагины КриптоПроКриптоАрмViPNet CryptoFileОнлайн-сервис Крипто Контур
СтоимостьПлатныеБесплатная только стартовая версияБесплатноБесплатно
Пакетная подписьЕстьЕстьНетЕсть
ФорматыWord, Excel, PDFВсеВсеВсе
Объем файлаБез ограниченийБез ограниченийБез ограниченийДо 100 Мб
Формирование усовершенствованной ЭПЕстьВ версии стандарт и базоваяНетЕсть
Тип ЭПОтсоединенная

/присоединенная

Отсоединенная

/присоединенная

Отсоединенная

/присоединенная

Только отсоединенная
Дополнительные функции шифрования, проверки, расшифрованияЕстьВ версии стандарт и базоваяНетЕсть

С электронной цифровой подписью могут работать как физические, так и юридические лица. Ее использование наделяет ЭД юридической силой и приравнивает его к бумажному. Для работы с ЭП необходимо иметь криптопровайдер и средства ЭЦП. К ним относят закрытый и открытый ключ и специальное ПО.

Подписание документов возможно через отдельные плагины для MS Office и Adobe Systems, а также через отдельные программы (КриптоАрм или CryptoFile) или через онлайн-сервисы. Формирование ЭП и получение заверенного файла происходит в несколько простых шагов вне зависимости от выбранного вида средств ЭЦП.

Читайте также:  Удостоверяющий центр ФГБУ «ФКП Росреестра» - Как проверить подпись и сертификат:

Алгоритм работы эцп

Надежность квалифицированной электронной подписи объясняют криптографические процессы и функции хэширования. В процессе подписания и проверки используются сложные личные и открытые ключи, а также сертификаты открытого ключа.

Личный или закрытый ключ формируется через датчик случайных чисел и используется для подписания документов. А открытый — вычисляется из закрытого и применяется для проверки принадлежности подписи владельцу. Закрытый ключ работает только в паре с открытым, а хранить его необходимо в тайне от третьих лиц.

Если личный ключ был скомпрометирован, то необходимо обратить в УЦ, написать заявку о признании сертификата недействительным и о перевыпуске ЭЦП. Иначе ключ может быть использован для причинения материального или иного ущерба владельцу ЭП и контрагентам.

Подписание документов ЭЦП не изменяет содержимое файла, но добавляет новый блок данных. Этот блок и является электронной подписью. Сложность процесса гарантирует неизменность информации: если после подписания документ был изменен, то исправления будут видны и в отпечатке, что отразиться на проверке ЭЦП.

Заверенный документ можно отправить по электронной почте как письмо, передать через цифровой носитель или через специальные программы.

После того, как сформирована ЭЦП, редактирование файла подписанного документа невозможно. Если попытаться отредактировать текст или внести изменения в заверенный архив, то все ЭП удаляются, а при проверке будет выходить ошибка.

Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?

Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.

Пример формулировки

Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.

В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов.

Какие условия нужно предусмотреть в соглашении об использовании простой электронной подписи?

Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:

  • в договоре должно быть указано, что электронный документ сопровождается электронной подписью;
  • Соглашение об использовании электронных подписей (далее – Соглашение) можно включить в договор или сделать его отдельным соглашением о применении электронных подписей;
  • в Соглашении нужно предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ, чтобы можно было точно сопоставить электронную подпись и конкретное лицо – сторону договора;
  • в Соглашении нужно предусмотреть обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (хранить пароль, не передавать третьим лицам и т.д.), а в случае утери пароля или доступа к электронному адресу почты немедленно сообщить другой стороне. До получения такого сообщения все исходящие от утратившей доступ к почте стороны будут считаться по-прежнему ее электронной подписью.

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

  1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
  2. Паспорт.
  3. СНИЛС.
  4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Доверенная третья сторона

К началу страницы

Доверенная третья сторона (ДТС) — юридическое лицо, осуществляющее деятельность по проверке электронной подписи в электронных документах в конкретный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ, для обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами.

Функции и обязанности ДТС, а также требования к средствам ДТС, определены Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ.

Юридические лица, претендующие на выполнение функций ДТС обязаны пройти процедуру аккредитации в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2021 №476-ФЗ в порядке, установленном Минцифры России.

К основным функциям ДТС также относится деятельность по признанию электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, которые соответствуют признакам усиленной электронной подписи.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Читайте также:  ЭЦП для Ростелеком купить — самая выгодная цена на официальном сайте

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

А что я в налоговую буду представлять – компьютер ваш или пароль от почты? (вы уже поняли, что вопрос из бухгалтерии)

Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).

Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).

В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.

Подписание pdf документов

Подписать ЭЦП можно и документы формата PDF. Это могут быть сканы, презентации, иллюстрации, текстовая и проектная документация, таблицы.

Как подписать скан документа ЭЦП:

  • в выбранном PDF-файле открыть «Инструменты» и «Сертификаты»;
  • нажать «Поставить ЭП» и выбрать область, куда нужно поставить подпись на электронном документе;
  • в новом окне необходимо выбрать цифровое удостоверение и нажать «Продолжить»;
  • откроется новое рабочее окно с предварительным просмотром электронной печати и подписи;
  • если все верно, то нужно нажать «Подписать».

При отсутствии ошибок система выдаст сообщение об успешном заверении документа цифровой подписью.

Что такое электронная подпись?

Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).

Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.


Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.

Что необходимо для работы с эцп

Чтобы подписать документ электронной подписью пользователь должен иметь:

  • сформированный и проверенный файл, который необходимо заверить;
  • сертификат электронной подписи с неистекшим сроком годности;
  • средства ЭП (комплекс программных средств, настроенный криптопровайдер и браузер);
  • средства для создания электронной подписи.

К программам для создания ЭП относят плагины для MC Office и PDF, отдельные программы (КриптоАрм) или онлайн-сервисы. Часть из них дает возможность подписать документа бесплатно, часть имеет ограниченный бесплатный функционал, а некоторые доступны только после покупки.

Vipnet cryptofile

Еще одно удобное приложение, позволяющее заверять документы, это ViPNet CryptoFile. С помощью программы можно подписать архив, поставить эцп на договорах, изображениях, таблицах, текстовых файлах и т.д.

Программа бесплатная, а ключ регистрации приходит на указанный электронный адрес. Минус использования сервиса — возможность добавления только одной ЭП.

Как подписать документ ЭЦП при помощи ViPNet CryptoFile:

  • в главном списке выбрать нужный документ;
  • правой кнопкой мыши вызывать меню, где выбрать «Подписать».

Подпись формируется автоматически, и на выходе получается новый файл с расширением .sig.

Где можно использовать электронную подпись

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная
Внешние и внутренние электронные документы
Документооборот с физическими лицами
Госуслуги
Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика
ПФР и ФСС
Арбитражный суд

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП.

Поэтому все, что нужно сделать – заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ является самой распространенной программой для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, она предоставляет широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

Какие есть виды подписи и электронной подписи?


Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.

Читайте также:  Как получить и установить ЭЦП для Сбербанк АСТ? — АСТ Сбербанк

Электронная подпись. Как подписать документ с помощью ЭЦП

Можно ли заключить договор в skype, whatsapp, viber, telegram и т.д.?

Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

Что понадобится

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

  1. Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
  2. Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

Может ли e-mail быть простой электронной подписью?

Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).

Подписание документов ms office

Подписать документы формата word и excel можно двумя способами:

  • через плагин для ПО;
  • через добавление подписи.

Подписать файл эцп напрямую быстрее и удобнее. Для этого нужно:

  • через меню «Файл» — «Сведения» выбрать «Добавить ЭП»;

При отсутствии ошибок появится сообщение об успешно выполненной операции.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Через плагин office signature

Как ставить подпись в электронном документе через специальный плагин:

  • в меню выбрать «Файл», затем — «Добавить ЭЦП»;

Если все сделано правильно и в системе не обнаружены ошибки, то появится сообщение об успешном подписании документов.

Заменяет ли простая электронная подпись печать?

К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.

Что такое простая электронная подпись?

Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Подписание при помощи специального по

Документы можно подписывать также через специальное программное обеспечение — КриптоАрм или ViPNet CryptoFile. Сервисы различаются функциональностью и способом установки, однако позволяют получить заверенное и зашифрованное сообщение.

Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?


Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).

Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?

Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.

Что такое ключ электронной подписи?

Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.

Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?

Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).

Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?


Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.

Как подписать документ электронной подписью в word

Опишем процесс по шагам. Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?

Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ип

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Можно ли отказаться от использования печати? вроде медведев отменил печать?

Да, можно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector