Электронная подпись в 1С

Что такое электронная подпись?

Такую подпись прикладывают к электронному документу, чтобы подтвердить его авторство, обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность (изменить или подменить документ, скрепленный ЭП, уже не получится). Все это позволяет использовать электронную подпись удаленно, в режиме онлайн, чего не сделаешь с подписью рукописной.

Плюсы использования электронной подписи для ИП и организаций очевидны: она экономит время и расширяет географию бизнеса, позволяет наладить электронный документооборот внутри компании и с внешними партнерами (экономия бумаги  и тонера для принтеров налицо).

Сдача отчетности в контролирующие органы становится проще и быстрее: не придется ехать в учреждения лично или переживать о том, дойдет ли письмо. Кроме того, с ЭП бизнес получает расширенный набор государственных услуг на порталах федеральных и региональных органов власти.

Без ЭП не получится через интернет сдать статистическую и бухгалтерскую отчетность, подать декларации, участвовать в электронных торгах. А для всех плательщиков НДС и крупных компаний с численностью сотрудников более 100 (а для сдачи отчётности в ПФР и ФСС — и вовсе с численностью более 25 сотрудников) электронная подпись — не только удобный инструмент для работы, но и необходимость.

В каких программах 1с подпись можно использовать

Сервис 1С-Подпись используется сегодня в следующих программах:

• Бухгалтерия 8,
• Бухгалтерия государственного учреждения,
• Розница,
• Управление торговлей,
• ERP Управление предприятием,
• Управление холдингом,
• Управление нашей фирмой,
• Клиент ЭДО 8.

1С-Подпись вы можете приобрести на официальном сайте ИТС.

Заключение

Далеко не всем удается с легкостью настроить и использовать сервис 1С-Подпись. Чтобы электронный документооборот не вызывал сложностей и не приводил к проблемам в работе вашего предприятия, обратитесь в компанию «Авиант». Профессионалы помогут установить сертификат, добавить цифровую подпись 1С, настроить программу и ответят на все возникающие у вас вопросы по ее эксплуатации.

Выбор типа заявителя

Выберите нужный тип заявителя с помощью выпадающего меню.

Заполнение заявки

Для Юридических лиц:

Заполните реквизиты организации вручную или выберите из справочника организаций.

Укажите ФИО, должность и основание полномочий подписанта заявления на изготовление сертификата

Для Индивидуальных предпринимателей:

Заполните реквизиты индивидуального предпринимателя или выберите из справочника.

Заполните данные владельца сертификата – индивидуального предпринимателя.

Для Физических лиц:

Заполните данные владельца сертификата – физического лица или выберите из справочника.

Тут и далее значком «?» указано наличие подсказок и пояснений к порядку заполнения. Кнопка с таким значком в нижнем правом углу позволит перейти в
соответствующий раздел справочной системы.

Если данные заполнены неправильно или заполнены не все поля, будет выведено сообщение об ошибке. Исправьте ошибку.

Для автоматического прикрепления Вашей заявки к Личному кабинету обслуживающей организации укажите ее ИНН/КПП или выберите организацию из
справочника контрагентов.

Запуск мастера

Для запуска мастера подготовки заявки на СКП необходимо перейти на вкладку «Сертификаты», нажать кнопку «Добавить» и выбрать пункт «Заявление
на выпуск сертификата».

Как вести эдо кадровой документации в 1с:кабинет сотрудника

Так как документооборот через сервис «Работа в России» — односторонний, т.е. работодатель может подписать документ и ознакомить с ним работника, то сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.

С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно сделать так, что работники станут полноценными участниками ЭДО кадровых документов:

• Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭЦП. В этом случае работники могут самостоятельно создавать сертификаты усиленной неквалифицированной ЭЦП и использовать их для подписи документов. Данные сертификаты хранятся в облачном хранилище. 

В планах предоставить администратору абонента сервиса возможность настраивать срок действия сертификатов работников. При окончании срока сервис выдаст предупреждение об этом. Работник сможет переоформить сертификат в любое время.

• Работники подписывают документы с любого устройства — не только с ПК, но и со смартфона. При этом они вводят пароль закрытого ключа ЭЦП один раз за сеанс.

Для перехода на ЭДО кадровых документов можно использовать следующие программы и сервисы, отвечающие требованиям законодательства:

• Конфигурация 1С с встроенным зарплатным модулем (1С:ЗУП ред. 3, 1С:ЗИК госучреждения ред. 3, 1С:ERP ред. 2, 1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2). В этой конфигурации можно подготовить кадровые документы, подписать их усиленной квалифицированной ЭЦП, опубликовать на сайте «Работа в России», настроить взаимодействие с 1С:Кабинет сотрудника.
• Ресурс «Работа в России», через которую можно хранить кадровые документы в электронном виде;
• Сервис 1С:Кабинет сотрудника, в котором есть возможность сделать работников полноценными участниками ЭДО кадровых документов. В кабинете работник может подписывать документы усиленной неквалифицированной ЭЦП, получать сведения о своей зарплате, подавать заявления, заказывать и получать справки и т.д.

В дальнейшем планируется организовать интеграцию 1С:Кабинет сотрудника с 1С:Бухгалтерия предприятия.

Как опробовать электронную подпись в 1с

Чтобы проверить, как действует ЭП в системе 1С:Документооборот, вы можете попробовать подписать имеющиеся объекты (документы, файлы и пр.). Чтобы добавить подпись, потребуется выполнить несколько действий:

Если ЭП действительна, подписанный документ появится в списке соответствующих актов. ЭП отображается автоматически на всех вложениях.

Как проверяется электронная подпись

Чтобы проверить, являются ли документы действительными, нужно проверить подлинность электронной подписи.

То или иное решение с использованием ЭП можно считать нелегитимным в следующих ситуациях:

• истек срок сертификата (или он был отозван);
• у сотрудника недостаточно полномочий;
• ЭП воспользовался злоумышленник;
• сертификат был выдан неаккредитованным центром.

Подлинность электронной подписи помогает проверить единый удостоверяющий центр Минкомсвязи РФ. Он дает возможность выстроить цепочку доверенности от любого сертификата к центру, который его выдал. Проверяются подлинность электронной подписи, ее целостность, а значит, и действительность самого документа.

Как проводится эксперимент по переходу на эдо кадровой документации

Согласно Закону от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ в России проводится эксперимент по применению кадрового электронного документооборота отдельными работодателями и сотрудниками. В этом случае документы не дублируются на бумажном носителе.

Задача такого эксперимента — перейти на ЭДО по кадровой документации с одновременным решением возникающих вопросов и проблем, касаемых электронных документов по трудовым отношениям. Кроме того, на основании проводимого эксперимента вырабатывается план изменения законодательства в сфере труда.

Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО проводится с помощью государственного ресурса «Работа в России».

Как произвести интеграцию программы 1с:зуп ред. 3 и ресурса «работа в россии»

 В обновленной конфигурации 1С:ЗУП ред. 3 пользователям будет предоставлена возможность настроить выгрузку печатных форм документов из программы на ресурс «Работа в России».

Далее планируется, что в 1С:ЗУП 8 ред. 3 можно будет подписывать документы несколькими ответственными лицами и передавать их для подписи ответственному лицу.

Какие существуют виды эцп?

Для организации электронного документооборота используются 2 вида ЭЦП — простая и усиленная. Усиленная ЭЦП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную (ст. 5 Закона от 06.04.2022 г. № 63-ФЗ). Виды ЭЦП различаются по степеням защиты и областям применения.

Настройка криптопровайдера

Для поддержки работы с квалифицированными сертификатами в среде MS Windows необходимо получить и установить на ПК актуальную версию сертифицированного
криптопровайдера. В настоящее время поддерживается работа со следующими программами:

Установка и настройка криптопровайдеров осуществляется в соответствии с технической документацией на эти продукты.

В настройках информационной базы необходимо указать установленный криптопровайдер, для этого перейдите в Настройки электронной подписи и шифрования

на вкладку «Программы» и нажмите кнопку «Добавить».

Выберите из списка криптопровайдер, установленный в Вашей системе и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Отправка заявки в 1с:подпись

Нажмите кнопку «Отправить заявление». Для приема заявления в обработку должны быть выполнены следующие условия:

При соблюдении этих условий Вы получите сообщение «Заявление принято для обработки».

Подготовка комплекта заявительных документов

Распечатайте и подпишите заявление на изготовление сертификата.

Подготовьте и передайте комплект документов уполномоченному представителю Вашей обслуживающей организации.

Для Юридических лиц:

Для Индивидуальных предпринимателей:

• Заявление на выпуск сертификата (подготовленное на предыдущем шаге).
• Копия* свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
• Копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРН) или лист записи ЕГРИП (Форма Р60009).
• Копия документа, удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя.
• Копия* страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) индивидуального предпринимателя.

Для Физических лиц:

• Заявление на выпуск сертификата (подготовленное на предыдущем шаге).
• Копия* свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
• Копия документа, удостоверяющего личность физического лица.
• Копия* страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) физического лица.

Проверка состояния заявления и установка сертификата в контейнер

Для проверки текущего статуса отправленной заявки выберите ее на вкладке «Сертификаты» в Настройках электронной подписи и шифрования и нажмите
«Изменить» (F2) в контекстном меню. Нажатием кнопки

По окончании обработки заявки сертификат будет получен и установлен в контейнер автоматически.

Решение второе, автоматическое

Как писал выше, в моем случае ручное решение не подошло. Контрагентов много, для каждого за месяц создается несколько десятков документов. Их все нужно сохранить в PDF, подписать, отправить одним письмом. Для решения задачи придумали модифицировать и использовать стандартную для многих конфигураций обработку «Групповая обработка справочников и документов».

Обработка уже умеет печатать отобранные документы. В последних версиях платформы появился штатный механизм сохранения печатных форм в виде PDF файлов. Осталось совместить эти два механизма и сохранять выбранные пользователем документы в папку на локальном компьютере, а затем запускать командную строку и запускать утилиту КриптоПро PDF для выполнения подписи.

Немного доработали интерфейсную часть. Убрали из обработки работу со справочниками. Оставили в интерфейсе 4 вида документов, которые нужно отправлять. Изменили систему отборов. Создали новый регистр сведений Настройки ЭЦП. В него для каждого пользователя сохраняется информация о том, по какому пути лежит КриптоПро PDF на локальном компьютере, папки для временного хранения файлов, сертификат, которым будет выполнена подпись. Еще просили сохранять пин от ключа, но мы не стали этого делать из соображений безопасности.

Чтоб автоматизация была уж совсем полной, пришлось в 1С оживить модуль электронной почты. Дальше все просто. Раз в месяц оператор выбирает список контрагентов и виды документов, которые должны быть отправлены, проверяет результат отбора, нажимает кнопку Выполнить, вводит пин-код от ключа и ждет… В моем случае формирование пакета документов может длится несколько часов.

Обработка группирует отобранные документы по контрагентам, дальше циклом проходится по каждому контрагенту, выбирает все его документы, сохраняет в виде PDF-файлов на диск, запускает утилиту КриптоПро PDF из командной строки, подписывает сохраненные документы, создает документ Электронное письмо с контактными данными из справочника контрагентов, в качестве вложения прикрепляет подписанные документы из папки на диске, переводит письмо в статус для отправки и переходит к следующему контрагенту.

Для удобства приведу кусочек кода, который выполняет саму процедуру подписания. Все параметры берутся из созданного регистра сведений.

	МассивВходящих = НайтиФайлы(КаталогВходящие, "*.pdf", Ложь);
	КоличествоФайловВходящие = МассивВходящих.Количество();
	Сообщить("Обнаружено "   КоличествоФайловВходящие   " файлов для подписи.");
	
	КоманднаяСтрока = ИмяФайлаКриптоПро   " sign"  
	" --in-dir="""   КаталогВходящие   """"  
	" --out-dir="""   КаталогИсходящие   """"  
	" --report-dir="""   КаталогЛоги   """"  
	" --err-dir="""   КаталогОшибки   """"  
	" --certificate="""   ИмяФайлаСертификата   """"  
	" --pin="""   ПинКод   """"  
	" --overwrite-files";
	
	ЗапуститьПриложение(КоманднаяСтрока, "", истина);
	
	МассивИсходящих = НайтиФайлы(КаталогИсходящие, "*.pdf", Ложь);
	КоличествоФайловИсходящие = МассивИсходящих.Количество();
	Сообщить("Подписано "   КоличествоФайловИсходящие   " файлов.");

Решение первое, полу-ручное

Подавляющее большинство ключей ЭЦП выпускаются в виде eToken или Rutoken USB-модулей. В моем случае был eToken. Кто не знает, основное отличие состоит в том, что eToken имеет встроенный аппаратный криптографический сопроцессор. Это значит, что при шифровании данных закрытый ключ не покидает токена. В нашем случае эта разница значения не имеет.

Не буду рассматривать установку драйверов USB-ключей. Они, как правило, поставляются выпускающим удостоверяющим центром вместе с самими токенами и установка проблем не вызывает. Еще с токенами обычно поставляется лицензия на КРИПТО-ПРО и утилита КриптоПро CSP. Я использовал последнюю доступную на данный момент версию 3.9.

Дальше все просто. Запускаем КриптоПро CSP. Закладка Сервис, кнопка Посмотреть сертификаты в контейнере, нажимаем Обзор для выбора токена с криптохранилищем, и выбираем нужно нам хранилице. Обычно на одном токене одно хранилище.

Дальше, Кликаем правой кнопкой по установленному сертификату, Все задачи, Экспорт. Обязательно отказываемся экспортировать закрытый ключ и сохраняем сертификат куда-нибудь на локальный компьютер, например, на рабочий стол, в формате файла X.509 (.CER) в кодировке DER. Сохраненный сертификат нам понадобиться дальше для выполнения подписи.

Согласие работника на участие в эдо кадровых документов

Работодатель должен получить от сотрудника согласие на участие в кадровом ЭДО. Для этого нужно:

• внести корректировки во внутреннюю документацию компании, например, колдоговор, а затем ознакомить работников под подпись с внесенными изменениями;
• внести корректировки в трудовые договоры текущих работников, а при приеме новых указывать пункт о согласии с кадровым ЭДО в заключаемом трудовом договоре;
• разработать и утвердить отдельный документ — согласие на присоединение к кадровому электронному документообороту. 

Предположительно, данное согласие должно подписываться такой ЭЦП, чтобы она имела статус юридически значимой не только в компании, но и за ее пределами. Поэтому рекомендуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью или квалифицированной ЭЦП, оформленной в аккредитованном удостоверяющем центре.

В данный момент обсуждается вопрос, можно ли согласие дистанционных сотрудников подписывать неквалифицированной ЭЦП.

Создание ключа электронной подписи

Внимательно проверьте указанные сведения и выберите криптопровайдер, настроенный в разделе 2 данного Руководства.

Для генерации запроса на сертификат нажмите на гиперссылку текст заявления. При первом запуске потребуется установить дополнительную компоненту.
В ответ на сообщение программы нажмите Установить. После установки компоненты нажмите кнопку ОК.

Сформируйте ключ электронной подписи и запрос с помощью интерфейса криптопровайдера. Для хранения ключа электронной подписи рекомендуется использовать
защищенный ключевой носитель (информационный выпуск № 24982 от 21.09.2022 Расширение ассортимента
защищенных носителей “Рутокен” для ключей электронной подписи от российского разработчика Компании “Актив”).

При необходимости, обращайтесь к технической документации на используемое вами средство электронной подписи.

Схема эдо кадровых документов

Электронный документооборот кадровых документов в рамках эксперимента выглядит следующим образом:

При этом учитываются такие моменты:

1. Кадровый документ можно оформлять в информационной системе работодателя, например, в 1С:ЗУП 8 ред. 3.
2. Работодатель подписывает документ усиленной квалифицированной ЭЦП.
3. Предоставление электронного документа производится через его выгрузку в ресурс «Работа в России» из программы 1С:ЗУП 8 ред. 3.
4. Сотрудник отдела кадров авторизуется в личном кабинете компании на сайте «Работа в России», а затем обрабатывает выгруженные из 1С документы, т.е. группирует их в журналы и направляет в личные кабинеты работников.
5. Сотрудник авторизуется в личном кабинете компании на сайте «Работа в России», а затем подписывает документ своей ЭЦП, тем самым подтверждая, что согласен с информацией в нем.

Далее сотрудник отдела кадров получает в личном кабинете данные о том, что работник ознакомлен с документом.

Через площадку «Работа в России» можно не только обмениваться электронными документами, но и хранить архив кадровой документации.

Для перехода на кадровый ЭДО работодатель должен получить согласие работника, оформить квалифицированную ЭЦП для кадровика и неквалифицированные или простые ЭЦП для сотрудников.

Термины и определения

1С:Подпись – обеспечивает заполнение заявки на регистрацию квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи в Удостоверяющем
центре “1С”, получение и установку сертификата на компьютере пользователя.

Сертификат ключа проверки электронной подписи (СКП) – электронный документ подтверждающий соответствие между открытым ключом и информацией,
идентифицирующей владельца ключа. Содержит информацию о владельце ключа, сведения об открытом ключе, его назначении и области применения

Заявка – электронный документ, формируемый пользователем в ПП 1С, включающий набор реквизитов, необходимых для формирования квалифицированного
сертификата ключа проверки электронной подписи. К заявке обязательно прикрепляется (автоматически средствами мастера подготовки заявки) запрос на
сертификат в формате PKCS#10, который формируется в процессе подготовки заявки и ключа электронной подписи.

Заявление – бумажный документ, подписываемый законным представителем организации, включающий реквизиты, подлежащие указанию в СКП и в реестре
изданных сертификатов (в соответствии с требованиями законодательства РФ), соглашение о присоединении к Регламенту Удостоверяющего центра.

Мастер подготовки заявки – компонента программного продукта 1С:Подпись, предназначенная для подготовки заявки в пошаговом режиме.

Криптопровайдер – программа, осуществляющая реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

Хранение электронных кадровых документов

В программе 1С:ЗУП ред. 3 имеется стандартная подсистема «Электронная подпись». С ее помощью пользователь может подписывать печатные формы, присоединенные к кадровым приказам. Такая возможность позволяет работодателю частично организовать электронное хранение приказов.

Первоначально нужно настроить программу 1С:ЗУП ред. 3 для работы с ЭЦП. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», выбирает «Общие настройки» и переходит в раздел «Электронная подпись и шифрование».

Чтобы иметь возможность подписывать файлы, необходимо поставить флажок «Электронная подпись», а затем сделать настройки справочников «Программы»  и «Сертификаты», пройдя по гиперссылке «Настройки электронной подписи и шифрования».  

Для подписания приказа электронной подписью в программе проводятся действия:

• в форме сохранения печатной формы пользователь ставит переключатель в положение «Присоединить к документу», а затем выбирает нужный формат документа;

• в форме списка присоединенных к документу файлов пользователь встает курсором на требуемую печатную форму, а затем в меню кнопки «Электронная подпись» выбирает «Подписать».

Для выгрузки на диск документа, подписанного ЭЦП, в меню кнопки «Электронная подпись» выбирается «Сохранить вместе с электронной подписью».

Таким образом, электронный документ состоит из 2-х файлов:

• файл печатной формы в формате, который выбрал пользователь;
• файл отсоединенной ЭЦП по формату PKCS#7, который имеет расширение .p7s.

Комбинация этих двух файлов является юридически значимым электронным документом, если ЭЦП успешно пройдет проверку подлинности. Проверить подлинность ЭЦП можно на сайте Госуслуг, для чего выбирается тип проверки «Электронный документ. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7».

Конечно, данный вариант хранения электронной документации не может обеспечить доступ работников к своим ЭЦП и архиву компании.

Электронно-цифровая подпись для внутреннего документооборота

Эцп в законопроекте об эдо по кадровым документам

При ведении кадрового ЭДО работодатель обязан подписывать документы усиленной квалифицированной ЭЦП. Сотрудник может подписывать документы простой ЭЦП, но только при обмене через ресурс «Работа в России». Для авторизации на этом портале работник использует учетную запись в системе ЕСИА.

В случае, когда обмен документами осуществляется через систему работодателя, сотрудник должен использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Для этого компания покупает программу у криптопровайдера, а создаваемые работникам подписи являются условно бесплатными.

Кроме того, разрешается использовать бесплатные средства криптографической защиты информации, к примеру, VipNet CSP. Потребуется выпустить сертификаты ЭЦП, а также поставить их на рабочие компьютеры, произвести настройку системы на работу с криптопровайдером и сертификатами. Также работодатель должен отслеживать валидность сертификатов — при необходимости перевыпускать или отзывать их.

Нужно отметить, что устанавливается закрытый список кадровых документов, по которым планируется применение работниками усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭЦП. В частности, к ним будут относится трудовые договоры и допсоглашения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры.