- Нюансы работы плагина и системные требования
- Как подписать документ Word с помощью ЭЦП
- Создание строки подписи в документе Word или Excel
- Подписание строки подписи в документе Word или Excel
- Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel
- Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint
- Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint
- Установка программного обеспечения
- Строки подписи в документах Word и Excel
- Особенности установочного процесса
- Что делать если система «не обнаруживает» программу?
- Выводы
- Остались вопросы?
- Остались вопросы?
Нюансы работы плагина и системные требования
Для нормального функционирования всех подразделений встаёт вопрос об обеспечении необходимого уровня защиты данных при подписании документации, сохранности секретности и коммерческой тайны. Решение задач достигается разработкой специальных программных продуктов и алгоритмов, которые шифруют и дешифруют сведения, входящие в документ, одновременно подтверждают его подлинность. Эти программы являются сертифицированным продуктом и охватывают определённые области информационного поля.
Суть их работы заключается в обработке документов онлайн с применением специальных расширений для всех браузеров, имеющих поддержку JavaScript. Он свободно функционирует во всех основных операционных системах, кроме Android. Плагин позволяет визировать следующие виды документов:
- в электронном формате;
- файлы, которые загружаются с компьютера пользователя;
- текстовые сообщения и другие виды документации.
К примеру, при переводе средств в интернет-банкинге с помощью проверки «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» можно подтвердить, что операция исходит от владельца счёта с активным сертификатом ключа, действительным на конкретный момент. Этим программным обеспечением проверяется усовершенствованная и обычная электронная ЦП.
- присоединённой, то есть добавленной к визируемым документам;
- отделённой ЭП, то есть созданной отдельно.
Программный продукт«КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» распространяется бесплатно и скачивается с официального сайта. Проверка работы плагина происходят на компьютере пользователя.
Мнение эксперта
Алексей Борисович
Специалист по программному обеспечению
Задать вопрос эксперту
Для подписания документа Word с помощью ЭЦП необходимо использовать компьютер, удовлетворяющий следующим системным требованиям:
- операционная система – Windows 7 и старше;
- текстовый редактор – Word 2003 (рекомендуемая версия – 2010 и выше, в этом случае несовместимости в расширении документов не будет) или же LibreOffice Text (4.4.4 и старше, данная программа предлагает ограниченный функционал, её использование не рекомендуется, так как могут возникать сбои в работе);
- браузер – Internet Explorer 7 и старше, Google Chorme актуальной версии;
- дополнительное ПО – Крипто-Про CSP версии 3.6 и выше.
Надежность квалифицированной электронной подписи объясняют криптографические процессы и функции хэширования. В процессе подписания и проверки используются сложные личные и открытые ключи, а также сертификаты открытого ключа.
Личный или закрытый ключ формируется через датчик случайных чисел и используется для подписания документов. А открытый — вычисляется из закрытого и применяется для проверки принадлежности подписи владельцу. Закрытый ключ работает только в паре с открытым, а хранить его необходимо в тайне от третьих лиц.
Если личный ключ был скомпрометирован, то необходимо обратить в УЦ, написать заявку о признании сертификата недействительным и о перевыпуске ЭЦП. Иначе ключ может быть использован для причинения материального или иного ущерба владельцу ЭП и контрагентам.
Подписание документов ЭЦП не изменяет содержимое файла, но добавляет новый блок данных. Этот блок и является электронной подписью. Сложность процесса гарантирует неизменность информации: если после подписания документ был изменен, то исправления будут видны и в отпечатке, что отразиться на проверке ЭЦП.
После того, как сформирована ЭЦП, редактирование файла подписанного документа невозможно. Если попытаться отредактировать текст или внести изменения в заверенный архив, то все ЭП удаляются, а при проверке будет выходить ошибка.
Чтобы подписать документ электронной подписью пользователь должен иметь:
- сформированный и проверенный файл, который необходимо заверить;
- сертификат электронной подписи с неистекшим сроком годности;
- средства ЭП (комплекс программных средств, настроенный криптопровайдер и браузер);
- средства для создания электронной подписи.
К программам для создания ЭП относят плагины для MC Office и PDF, отдельные программы (КриптоАрм) или онлайн-сервисы. Часть из них дает возможность подписать документа бесплатно, часть имеет ограниченный бесплатный функционал, а некоторые доступны только после покупки.
Как подписать документ Word с помощью ЭЦП
Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.
КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.
После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -{amp}gt; меню Ставка -{amp}gt; в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.
После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.
Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может выводиться в печатном документе. Однако она работает иначе. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о предполагаемом подписавшего и инструкции для подписывающего. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому абоненту, этот пользователь видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписавший может:
ввести подпись;
выбрать изображение подписи от руки;
ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.
Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.
Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.
Создание строки подписи в документе Word или Excel
Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.
В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.
Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).
Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).
Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например “Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого”.
Установите один или оба указанных ниже флажка.
Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.
Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.
Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.
Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.
К началу страницы
Подписание строки подписи в документе Word или Excel
При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.
Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.
Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).
Выберите в меню команду Подписать.
Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.
Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.
Примечания:
Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.
Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с крестиком. Кроме того, в области подписив разделе ” запрошенные подписи ” щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.
Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).
Нажмите кнопку Подписать.
В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.
На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.
К началу страницы
Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel
Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.
Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку Удалить подпись.
Нажмите кнопку Да.
Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.
К началу страницы
Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.
В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.
К началу страницы
Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint
Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.
Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сведения.
Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.
Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.
Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.
Щелкните элемент Подпись.
После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.
К началу страницы
Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint
Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните элемент Сведения.
Щелкните элемент Просмотр подписей.
Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.
Щелкните стрелку рядом с подписью.
Нажмите кнопку Удалить подпись.
Нажмите кнопку Да.
К началу страницы
Опишем процесс по шагам.
Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».
Установка программного обеспечения
Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).
Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).
Итого, чтобы подписать с помощью ЭЦП Word необходимо предварительно установить сертификат в систему. Далее – завершить создание и редактирование файла, после – с помощью меню добавить подпись и сохранить. При попытке отредактировать файл Ворд ЭЦП с него будет удалена (в «Свойствах» тоже не будет отражаться). Соответственно, заверенный документ изменить уже не получится, поэтому он и приравнивается к обычному бумажному с ручной подписью и печатью.
Строки подписи в документах Word и Excel
Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.
Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».
К началу страницы
Особенности установочного процесса
Учитывая, что каждый браузер несколько отличается по работе, то плагин адаптирован для каждой среды.
В тех случаях, когда плагин используется на конкретных страницах, необходимо соответствующую иконку, которая будет указывать на возможность использования данного расширения.
Рекомендуется в любом случае (даже при адекватной работе) запускать программу, используя опцию «Дополнения».
Для этого нужно найти CryptoPro CAdES NPAPI Drowser Plug-in и разрешить его использовать в автоматическом режиме. Это справедливо для Mozilla Firefox. Для Оперы и Яндекса процедура использования расширения идентична.
Найти в меню пункт «Расширения», и через него загружать плагин. Можно также название расширения скопировать и вставить в соответствующую строку запроса. Система сама всё выполнит. Для браузера Google Chrome расширение само найдётся, а пользователю останется подтвердить установку.
После выполнения всех операций и установок необходимо закрыть все окна и вкладки, перезапустить заново браузер.
Что делать если система «не обнаруживает» программу?
Нередко случается так, что при установке плагина и затем попытке работать с ЭЦП появляются проблемы. Выскакивает окно, предлагающее установить программу. В этом случае рекомендуется обратиться на сайт разработчиков в раздел «Контакты» изложить суть проблемы и получить соответствующие рекомендации. Рекомендуется предоставлять скриншоты всех действий. В этом случае выявить проблему будет значительно проще. Если проверка прошла успешно, то появляется соответствующее извещение, что плагин загружен.
Выводы
Ведение документооборота или биржевых торгов в онлайн-режиме очень удобно, но для визирования документов требуется наличие установленного на компьютере плагина «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» и настроенного для своего браузера. Это программное обеспечение обеспечивает подлинность подписи и гарантирует безопасность сохранения данных.
Остались вопросы?
8 (800) 350-13-94 Федеральный
8 (499) 938-42-45 Москва и область
8 (812) 425-64-57 СПб и область
Внимание! Юристы не записывают на приём, не проверяют готовность документов, не консультируют по адресам и режимам работы МФЦ, не оказывают техническую поддержку по порталу Госуслуг!