Как правильно подписать электронной подписью документ ворд

Перечень документов для получения электронной цифровой подписи

В эпоху развития криптографии (шифрования) эксперты создали программы, алгоритмы которых генерируют многосимвольные сложные комбинации. Для использования системы используется связка из двух ключей – открытого и закрытого.

Первый пользователь пересылает тем, с кем планирует обмениваться конфиденциальными данными. Второй использует сам владелец. Он позволяет отправлять сертификаты другим людям и удостоверять подлинность официальных бумаг.

Оба варианта являются программными продуктами, имеющими срок действия. По его завершению требуется замена. Это напоминает действие лицензий на антивирусные программы, для которых нужно продлевать срок использования. Такое ограничение обеспечивает безопасность пользователей.

Взломать и подделать файл настолько сложно и затратно, что в подавляющем большинстве случаев у злоумышленников просто нет таких ресурсов.

Некоторые пользователи не в курсе, какие документы нужны для оформления ЭЦП. Дело в том, что у обычных людей, у предпринимателей и руководителей компаний список необходимых бумаг будет разный.

В первом случае достаточно написать заявку, приложив к ней квитанцию и ксерокопию паспорта, заверенную у нотариуса. Во втором – сложнее:

• Приказ о назначении руководителя предприятия (заверенная копия);
• Паспорт лица, подающего заявку (оригинал);
• Если подачей заявки занимается третье лицо, необходима доверенность на его имя;
• Устав предприятия (заверенная копия);
• Выписка об оплате.

Процедура оформления быстрая. В среднем на изготовление уходит не более трёх суток с момента подачи заявления. Обращения всегда рассматриваются в порядке очереди, и происходит это без заминок.

Получение ЭЦП

Однако прежде чем начать использовать электронную подпись, организации придется пройти обязательные процедуры по ее получению и регистрации ЭЦП, которые позволят наладить электронный документооборот не только внутри организации, но и со сторонними государственными органами, фирмами – партнерами и клиентами.

До момента получения сертификата ключа на электронную подпись организации необходимо позаботиться о:

• Заключении договора с государственными ведомствами о возможности обмена электронными документами
• Получении соответствующей инструкции по получению Сертификата ключа
• Выборе представителя организации, на имя которого будет оформляться сертификат ключа электронной подписи
• Подготовке необходимо для получения сертификата ключа пакета документов (паспорт представителя, приказ о назначении на должность и так далее)

Вместе с сертификатом ключа электронной подписи, организация и ее представитель получают и все необходимое для работы электронной подписи программное обеспечение, а так же физический носитель, предназначенный для хранения и использования сертификата. 

Начать свою статью я решил именно с описания последовательности шагов, которые вам необходимо выполнить, чтобы получить ЭЦП.

1. Выбрать какая электронная подпись (ЭП) вам нужна.
2. Выбрать Удостоверяющий центр (УЦ).
3. Заполнить и отправить заявку в УЦ.
4. Получить счет на оплату и оплатить его.
5. Предоставить в УЦ все необходимые документы (сканы).
6. Приехать в УЦ с оригиналами документов для получения ЭП.

Давайте теперь с вами подробно разберем каждый шаг.

Получить электронную подпись вы можете в любом удобном вам пункте выдачи УЦ, предоставив оригиналы всех необходимых документов. Оригиналы понадобятся лишь для сверки информации и затем будут вам возвращены.

Вот мы с вами и рассмотрели весь порядок получения ЭЦП, как видите, ничего сложного в этом нет.

Нередко люди попросту не знают, где находится аккредитованный сервис выдачи ЭЦП, и интересуются, можно ли получить электронную подпись через МФЦ по месту жительства.

Эксперты отвечают, что такая возможность действительно имеется. Обратившись в центр муниципальных услуг, любой гражданин или представитель юридического лица сможет получить ключи в течение десяти рабочих дней с момента подачи заявки. Такие услуги предоставляются с 2017 года.

Для оформления вам необходимо записаться на прием по телефону горячей линии 88005505030‬‭‬ или прийти в отделение взять талон электронной очереди.

По прибытию понадобится написать заявление по образцу, который вам выдадут на месте. Также нужно иметь при себе ИНН, паспорт и СНИЛС. Услуга бесплатная для населения.

Процедура предельно проста. Сначала вы регистрируетесь на сайте удостоверяющего центра, выбираете услугу оформления, готовите указанные выше бумаги, платите за услугу удобным образом (банк, терминал, карта Visa или MasterCard).

Далее вы приходите в указанное время в один из филиалов МФЦ по месту жительства и подтверждаете личность. Вам выдаётся сертификат, который необходимо установить на рабочем компьютере.

Существует несколько способов получить электронную подпись для физических лиц, и они отличаются назначением.

Для того чтобы получить электронную подпись, юрлицо должно собрать определенный комплект документов. Он включает в свой состав:

1. Свидетельство ОГРН.
2. Выписку из ЕГРЮЛ, выданную не ранее полугода до подачи документов.
3. ИНН.
4. Паспорт владельца сертификата.
5. СНИЛС.
6. Документ, подтверждающий полномочия руководителя.

Индивидуальный предприниматель (физическое лицо, которое будет участвовать в торгах) должен подготовить следующие сведения:

1. Паспорт физлица.
2. ИНН и СНИЛС.
3. Выписка из ЕГРИП (со сроком давности не более 6 месяцев).
4. Свидетельство ОГРНИП.

В исключительных случаях удостоверяющий центр может запросить у поставщика иные документы.

Таким образом, прохождение процедуры получения ЭЦП является обязательным для поставщика и заказчика. С 2019 года без нее не допускается участие в торгах. Электронная подпись – это информация в электронной форме, которая прикрепляется к документам в целях идентификации подписывающего лица. С июля 2018 года заказчики и поставщики вправе использовать только усиленную квалифицированную подпись.

Она выдается исключительно в удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию Минсвязи и шифровальным обеспечением ФСБ. Заказчики оформляют ЭЦП в территориальном подразделении Федерального казначейства. Процедура предполагает передачу необходимого комплекта документов, их проверку, выдачу электронного сертификата на специальном носителе, его использование и настройку.

Каждый плательщик налогов вправе завести персональный кабинет на интернет-портале ФНС. Это можно выполнить, используя один из следующих вариантов:

• с помощью регистрационной карты, выдаваемой в каждом подразделении ФНС, обслуживающем физлиц. При этом неважно, где состоит на учете налогоплательщик;
• через учетную запись ЕСИА, которая выдается в отделениях Почты России или МФЦ при получении госуслуг;
• посредством цифровой подписи. Доступ ко всем функциям ресурса ФНС можно получить путем применения ЭЦП. Она может быть получена в аккредитованном удостоверяющем центре, которые одобрен Минкомсвязи РФ. Подпись такого рода можно хранить на любом электронном носителе информации: флэш-накопитель, диск, смарт-карта и т.п.

Виды ЭЦП и их отличия

Перейдём к более подробному рассмотрению пункта о том, какие бывают электронные подписи, и чем они различаются. Первый вариант – простая эл. подпись.

Ею можно пользоваться для работы на сайтах госслужб или применять для внутренних дел компании, связанных с подписанием приказов, постановлений, корреспонденции.

Единственная цель – подтверждение фактического авторства. Юридической силы на государственном уровне этот вариант не имеет.

Более совершенная версия, имеющая защиту, гарантирующую подлинность и авторство, называется неквалифицированная электронная подпись.

Её можно использовать для внутреннего и внешнего (по взаимной договорённости) документооборота. При изготовлении такого программного продукта используются криптографические системы нового поколения.

Наиболее эффективной и признаваемой юридически является квалифицированная подпись, сокращенно КЭП. С её помощью вы можете сдавать декларации в налоговую, работать с сайтом Пенсионного фонда, участвовать в торгах.

Уровень защиты в этом случае максимальный, т.к. криптографические системы, применяемые для ключей, проходят проверку экспертов ФСБ и сертифицируются органами безопасности.

Как сделать электронную подпись для госуслуг

Квалифицированную электронную подпись, которая предусматривает поход в УЦ, приобрести бесплатно невозможно. Это по большей части касается юридических лиц. Физические лица могут получить более широкие полномочия, зарегистрировавшись на сайте госуслуг с помощью СНИЛС.

Чтобы осуществить стандартную авторизацию, когда вы имеете личный кабинет, надо заполнить профиль (сведения о себе): ввести СНИЛС, паспортные данные и пр. На почту придет результат проверки.

Далее этот тип регистрации откроет доступ к множеству услуг. Для ускорения процесса проверки воспользуйтесь региональным Центром Обслуживания.

ЭЦП и распределение полномочий

Нередко подпись принадлежит юридическом лицу – точнее, руководителю компании или владельцу бизнеса. Но при этом все основные «текущие» задачи выполняет его заместитель, начальник юридического отдела или другое должностное лицо в компании.

В этом случае возникает закономерный вопрос – каким образом оформить доверенность на использование электронной подписи другим человеком? Возможна ли такая процедура в принципе?

Да, такая возможность предусмотрена и закреплена законодательно. В соответствии с Регламентом о применении ЭЦП от 27.12.2012, юридические лица вправе назначать уполномоченных представителей, которые, в свою очередь, будут использовать специальные ЭП.

Утрата ЭЦП и процедуры, связанные с восстановлением

У вас украли ноутбук или жесткий диск был поврежден и восстановлению не подлежит. Что делать в этом случае, как восстановить электронную подпись в установленном порядке? Если ключ потерян, то восстановить его нельзя. Придётся подать заявку на выдачу нового.

Суть та же, что и при первичном обращении. По срокам также нет никакой разницы. Вы просто повторяете ранее пройденную процедуру. Предупредите всех о таких изменениях. Используйте средства резервного хранения, такие, как переносные флэш-накопители, чтобы избежать лишних хлопот.

В случае необходимости можно воспользоваться помощью специалистов, которые помогут вам быстро и грамотно собрать все необходимые документы и оформить или восстановить электронную цифровую подпись в самые короткие сроки.

Сколько стоит электронная подпись?

— вид и область применения ЭП;

— политика ценообразования УЦ;

— регион выдачи ЭП.

— оформление и выпуск сертификата ключа ЭП;

— предоставление прав на работу со специализированным ПО;

— выдача  программных средств, необходимых для работы с ЭП;

— передача ключа защиты носителя электронной подписи;

— техническое сопровождение.

Диапазон цен на выпуск электронной подписи для участия в электронных торгах колеблется в пределах 5-7 тыс. рублей.

Срок изготовления электронной подписи

Срок изготовления ЭП полностью зависит от вас самих, т.е. от того как быстро будет подготовлен и передан в УЦ необходимый пакет документов и произведена оплата данной услуги. Кто-то может получить ЭЦП за 1 час, а у кого-то на это может уйти от нескольких дней до одной недели. Но средний срок выдачи ЭЦП у большинства УЦ составляет 2-3 рабочих дня. Срок изготовления выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП в ИФНС составляет 5 рабочих дней. Поэтому заранее позаботьтесь о её получении.

Имейте в виду, что срок действия ЭЦП составляет ровно 1 год. Т.е. каждый год ЭЦП необходимо перевыпускать.  Продлить ЭЦП можно в том же УЦ, в котором вы её получали, или обратиться за выпуском в другой УЦ.

Пин-код ЭЦП

— для eToken это пароль– 1234567890;

— для ruToken и ruTokenЭЦП это: пользователь  – 12345678; администратор – 87654321.

После получения данного ключевого носителя и установки драйверов на свой компьютер вы можете эти пин-коды изменить.

На этом моя статья подошла к концу. Надеюсь, мне удалось ответить на все ваши вопросы. Если нет, то задавайте их ниже в комментариях. Ставьте лайки и делитесь информацией со своими друзьями и коллегами.

P.S.: Если вам нужна электронная подпись по отличной цене от проверенного Удостоверяющего центра, то оставляйте свою заявку здесь.

Где получают электронную подпись?

Для доступа ко всем услугам портала необходимо иметь усиленную квалифицированную подпись. Сделать это можно до регистрации либо после. Второй вариант предпочтительнее, т. к. вы убедитесь, что ЭЦП для госуслуг  действительно необходима.

По новым правилам заказчики смогут приобретать товары и услуги только по результатам электронной процедуры. Для этого им нужно будет пройти регистрацию в ЕИС, которая невозможна без усиленной квалифицированной подписи.

Заказчики получают ЭЦП в УФК (Управлении Федерального казначейства) в своем регионе. Подписи, которые были выданы им другими организациями, не позволяют пройти регистрацию в ЕИС.

Электронная подпись оформляется на лицо, которое уполномочено проводить закупки в учреждении-заказчике.

Для получения ЭЦП участнику торгов нужно обратиться в удостоверяющий центр, который прошел процедуру аккредитации в Минкомсвязи.

В общем процедура оформления ЭЦП на подрядчика представляет собой пять последовательных этапов:

1. Выбор подходящего сертифицированного центра.
2. Сбор и передача документов на ЭЦП в сертифицированный центр.
3. Подписание.
4. Их проверка уполномоченной организацией.
5. Оформление и передача сертификата ЭЦП заказчику вместе с комплектом документов и носителем.

Изготовление и выдача электронных подписей производится на возмездной основе. В среднем выпуск сертификата для юридических лиц обойдется в 5000 р. Дополнительно оплачивается срочное изготовление подписи и стоимость носителя сертификата.

Для подписания документа с помощью ЭЦП необходимо установить специализированное ПО для работы. Когда текст документа готов, в нижней части добавляется ЭЦП. Например, в Word нужно выбрать место для добавления подписи и во вкладке «Вставка» – «Текст» нажать «Добавить строку подписи» с выпадающим меню и выбрать пункт «Строка подписи Microsoft Office».

Затем в диалоговом окне «Подпись» остается нажать на кнопку «Подписать». Подписание документов в иных форматах происходит по аналогичному принципу с некоторыми нюансами.