Электронные документы: виды, форматы и требования

Основные преимущества

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что нужно знать об обмене электронными документами

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

• Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
• Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
• Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
• Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Гост р 7.0.95-2022 система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. электронные документы. основные виды, выходные сведения, технологические характеристики от 09 декабря 2022 –

Виды документов и юридическая значимость в сервисе сфера курьер

В сервисе СФЕРА Курьер вы можете обмениваться с контрагентами разными видами юридически значимых электронных документов (260 типов), используя КЭП.

Загружайте готовый документ или создавайте необходимый прямо в сервисе. Форматы структурированных документов актуальные и обновляются автоматически.

У сервиса интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подготовить документ для отправки, нужно выбрать получателя и пройти маршрут согласования (мы поможем с настройкой). Когда все готово, нужно нажать на кнопку «Подписать», а затем отправить документ получателю.

Когда контрагент подпишет квитанцию, вы увидите уведомление, что документ «получен». Когда контрагент подпишет сам документ, документооборот будет считаться завершенным, а карточка с подробной информацией об участниках и деталях перейдет в раздел «Обработанные».

Настройка маршрутов — непростой процесс. Чтобы вы не тратили время на изучение, мы всё сделаем сами бесплатно. Оставьте заявку на подключение.

Договоры, соглашения, контракты

Распространяются те же правила к форме и содержанию, как у бумажных.

Дополнительно законодатель развивает сферу электронного кадрового документооборота. Пока у всех есть возможность подписать КЭП  трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.3 407-ФЗ от 08.12.2020). Однако сейчас проходит эксперимент Минтруда по кадровому документообороту, который регулируется ФЗ №122-ФЗ от 24.04.

Стоит отметить, что законодатель подготовил проект Федерального закона N 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)», который дополнит ТК РФ новой статьей про электронный документооборот для всех работодателей.

Какие электронные документы существуют

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Отражение даты подписания в электронном документе

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

• Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
• в штампе подписи указывается дата подписания;
• параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
• если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни.

Отчетность и первичная документация

Согласно Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 28.11.2022, бухгалтерскую отчетность с 2021 года сдают в налоговую службу только в электронном формате, ее необходимо подписать КЭП.

Первичные документы регулирует статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.2022 «О бухгалтерском учете»   и разрешает составлять их в электронном виде с применением электронной подписи. К формату первичных документов нет строгих требований, поэтому компании могут дополнять поля на свое усмотрение без ущерба для информативности и читаемости документов.

Не все документы могут принять в электронном виде: это может быть закреплено законом или договором сторон, а также из-за технических ограничений. Тогда для обмена документ придется распечатать и подписать на бумаге.

Некоторые формы отчетов в госорганы можно сдавать на бумаге, если у ИП или юрлица среднесписочная численность сотрудников — не более 24:

Преимущества работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

• снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
• экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
• секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
• одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
• фиксация действий, отслеживание сроков;
• автоматизация обработки документов;
• минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
• быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
• уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
• освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.

Регламент работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

• Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
• Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

• Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
• Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
• Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
• Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
• Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

Ситуация 2: оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2022, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2022 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2022 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

Соглашение сторон

Когда решение о внедрении ЭДО принято, нужно выбрать тип электронной подписи. Для юридически значимого документооборота подходит только КЭП. 

Оформить квалифицированную подпись по всем требованиям закона вы можете на нашем сайте.

Финальный этап — получить согласие о переходе на ЭДО от контрагентов. Обычно это происходит в формате конклюдентного действия, когда партнер принимает приглашение и подключается к сервису оператора ЭДО.

В сервисе СФЕРА Курьер выберите раздел «Контрагенты» и нажмите кнопку «Добавить». Введите имя, название или ИНН. Выслать приглашение можно на почту или в смс.

Когда контрагент примет приглашение, по закону будет считаться, что соглашение достигнуто. Если контрагент не использовал сервис СФЕРА Курьер, нажмите «Контрагент не найден в списке» и укажите его данные. Мы сами свяжемся с ним и поможем с подключением.

Упд (счет-фактура) и корректировки

Статья 169 НК РФ признает равнозначными бумажный и электронный счета-фактуры  и корректировки к нему и устанавливает порядок их использования. Есть требование налоговой службы: передавать электронные УПД и УКД можно только через оператора ЭДО, потому что необходимо обеспечить высокий уровень защиты данных и подтверждение их КЭП.

Формат документов и правила заполнения устанавливают Приказ ФНС России от 19.12.2022 № ММВ-7-15/820@, Приказ 13.04.2022 № ММВ-7-15/189@ (утратит силу с 01.10.2021), Приказ ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ (вступает в силу с 01.10.2021). Своевременная проверка и обновление актуальности форм и форматов возлагается на участников экономических отношений.

До 1 октября 2021 года налогоплательщики вправе формировать корректировочные счета-фактуры по формату Приказа 13.04.2022 № ММВ-7-15/189@, либо по формату, утвержденному Приказа ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@. 

С 01.07.2021 года, согласно изменениям в ст. 169 НК РФ, обмен УКД для поставщиков и получателей товаров, подлежащих прослеживаемости, возможен только в электронном виде.

Электронные УПД (СЧФ) и УКД обязательно подписывать квалифицированной подписью, и обрабатывать через Оператора ЭДО – это устанавливает Приказ Минфина РФ от 10.11.2022 № 174н (утратит силу с 01.07.2021), и поддерживает Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н (вступает в силу с 01.07.2021).