Электронные счета-фактуры. Счет-фактура в электронном виде. Synerdocs

Что такое электронная подпись

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

«ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это
ни странно, именно преимущества электронного документооборота –
оперативность, достоверность и предельная прозрачность – являются
и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена
электронными документами.

Дело в том, что процедура оформления
и пересылки электронных счетов-фактур, определенная порядком,
не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом.
При обмене бумажными документами такой способ используется
налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные
огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс
обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия
фиксируются не только непосредственными участниками обмена,
но и независимой стороной – оператором.

Поэтому абсолютно все
варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового
контроля. Следовательно, плательщикам НДС нужно уделять пристальное внимание
порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок
и продаж, а также в соответствующих журналах.

Кроме того,
цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС
в месяце предоставления услуг (например, услуг связи)
их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае поступит
от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата
получения документа Порядком теперь фиксируется.

Где можно использовать электронную подпись

Законодательная база

Итак, Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138@, по сути,
завершил формирование нормативно-правовой базы для запуска электронного
документооборота, используемых при расчетах по НДС. Теперь,
для того чтобы данный способ обмена документами в полной мере
заработал на практике, необходимы лишь определенные усилия со стороны
компаний и их контрагентов.

Первым шагом на этом пути стал Федеральный закон
от 27.07.2021 № 229-ФЗ, внесший в Налоговый кодекс дополнения,
предоставляющие налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры
в электронном виде. Как гласит абз. 2 п. 1
ст. 169 НК РФ, счет-фактура может быть выставлен плательщиком НДС
в электронном виде.

 Спустя некоторое время Приказом Минфина России
от 25.04.2021 № 50н был утвержден Порядок выставления
и получения электронных счетов-фактур (далее – Порядок).

Сама форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и
правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2021 № 1137.

• счетов-фактур
  (в том числе корректировочных);
• журналов учета
  полученных и выставленных счетов-фактур;
• книг покупок
  и продаж, а также дополнительных листов к ним.

Здесь надо добавить, что месяцем ранее Приказом
ФНС России от 30.01.2021 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные
форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных
счетов-фактур участниками обмена.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ип

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

1. Портал «Криптопро».
2. Сайт госуслуг.
3. Сервис «Контур-крипто».

Как устроена эп

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Каких проблем с вычетом ндс можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких
распространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно
не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет),
если использовать электронные счета-фактуры.

1. Неверное указание обязательных реквизитов

На практике при заполнении счета-фактуры
(в том числе корректировочного) могут быть допущены различные ошибки,
однако только некоторые из них являются основанием для отказа
в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2
ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки
в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют
налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца
или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2021 № 03-07-09/41).
В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН
продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ).
Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера,
тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки
зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если
их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные
счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные
документы), в худшем – такие ошибки (в случае их выявления
налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным
отказом в вычете.

При обмене электронными счетами-фактурами подобная
ошибка в принципе невозможна, так как при отправке документа
программа сверит указанные в нем сведения со справочником ЕГРЮЛ.
Помимо этого, программное обеспечение не допустит отправки документа, если
в нем не будут заполнены все обязательные реквизиты (поля)
или допущены иные ошибки при их заполнении. Например, указана
ставка налога 10%, а сумма налога рассчитана исходя из ставки 18%
или по расчетной ставке 18/118. При составлении счетов-фактур
вручную вероятность совершения подобных ошибок достаточно велика.

2. Отсутствие подписей или их расшифровки

По общему правилу счет-фактура должен быть подписан
руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными
на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание:

Если подпись на документе могут ставить и другие
уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью
от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается
указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения),
в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего соответствующий
счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2021 № 03-07-09/39).

Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить
компанию возможности применить вычет (постановления
ФАС ПО от 19.05.2021 № А65-20359/2021, ФАС СКО
от 09.04.2021 № А15-2130/2008). Исключением является ситуация, когда
в штате налогоплательщика такая должность отсутствует (см. Постановление
ФАС ВСО от 12.04.2021 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта
наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют
подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление
ФАС МО от 10.03.2021 № КА-А40/1521-10).

Неоднозначна ситуация и с использованием
факсимильной подписи на счетах-фактурах – налоговики нередко отказывают
в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см.,
например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2021 №
4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2021 № А56-69600/2021, ФАС ВВО
от 11.07.2021 № А11-4080/2021). Это объясняется тем, что налоговым
законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено,
вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле
на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо
упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания
счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2021 №
03-07-09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встречаются
противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО
от 07.03.2021 № А40-128912/10-127-739).

В электронном счете-фактуре допустить все
вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится
только одна электронная подпись – руководителя организации
или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна
для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице,
подписавшем документ, – ФИО, должность, которые заполняются при выдаче
электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно
установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений
в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены
вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном
экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного
документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два,
электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно
идентичны.

Электронный документооборот также позволит избежать
претензий контролирующих органов по поводу того, что документ
подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом
(в частности, при отсутствии приказа или доверенности,
подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭП выдается на имя
лица, обладающего соответствующими полномочиями. До сих пор споры
по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления
Президиума ВАС РФ от 20.04.2021 № 18162/09,ФАС УО
от 13.02.2021 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2021 №
А05-2340/2021, ФАС ЦО от 05.08.2021 № А64-4898/2021⁶),
так и налоговых органов (постановления ФАС ПО от 07.02.2021
№ А55-11080/2021, ФАС ДВО от 29.08.2021 № Ф03-3821/2021⁷,ФАС МО
от 20.05.2021 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров
в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также
от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

3. «Опоздавшие» счета-фактуры

На практике довольно часто возникают ситуации, когда
счета-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть
в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы
и услуги) были им приобретены и оприходованы. Налоговый кодекс данный
момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная
позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно
заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен
счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров
(работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма
от 03.02.2021 № 03‑07‑09/02, от 22.12.2021 №
03-03-06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная
практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога
может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все
перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления
ФАС СКО от 21.04.2021 № А53-14613/2021, ФАС МО
от 24.08.2021 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ
от 19.07.2021 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения:
по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе
применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена
совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им
товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени,
но получение выставленного счета-фактуры не в том налоговом
периоде, в котором была совершена операция, а в более позднем
не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2021 № А20-246/2021).

В любом случае в качестве доказательства
правомерности применения вычета (особенно на стыке налоговых периодов)
налогоплательщику приходится хранить конверты со штемпелем почтового
отделения, вести журналы входящей корреспонденции. Плательщику НДС сложнее
доказать свое право на вычет в спорной ситуации, если эти документы утрачены
или отсутствуют вовсе.

Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается
довольно легко, если использовать электронный формат документов. В пункте
1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» – это дата,
которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный
счет-фактуру покупателю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета
полученных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента
получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии
извещения покупателя (подписанного ЭП) о получении данного документа,
подтвержденного оператором.

4. Несвоевременное выставление счета-фактуры

Конечно, нарушение установленного п. 3
ст. 168 НК РФ срока для выставления счета-фактуры нельзя
назвать типичной причиной отказа налогового органа в предоставлении
покупателю вычета «входного» налога. Однако судебная практика убеждает нас
в том, что такие споры все же случаются. Их суть состоит
в следующем.

Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень
обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них
указана лишь одна дата – составления счета-фактуры (пп. 1 названного
пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан⁸.
А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится
о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров
(выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры
покупателю.

Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые
в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную
смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать.
Как следствие – при бумажном документообороте счетов-фактур возникают
споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен)
получателю в пятидневный срок.

Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2021
№ 03-07-09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный
с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может
служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см.
также Письмо от 17.02.2021 № 03-07-08/44). (Правда, речь в письмах
шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен
покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2021 №
03-07-11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных
обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3
ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме,
можно считать более универсальными.

Все же имеющаяся судебная практика, как правило,
указывает на несостоятельность подобных доводов. Суды, принимая решение
в пользу плательщиков НДС, обосновывают его тем, что нарушение
пятидневного срока для выставления счета-фактуры не указано в п. 2
ст. 169 НК РФ в качестве основания для отказа
в вычете «входного» налога (см., например, постановления
ФАС ПО от 08.09.2021 № А55-14066/2009, ФАС СКО
от 24.08.2009 № А53-19676/2008-С5-23⁹).

Несмотря на то что судебная практика
по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу
налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать
подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено,
что датой выставления электронного счета-фактуры считается день
поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота.
То есть в реквизитах электронного счета-фактуры указывается дата
составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал
на основании сведений, указанных в подтверждении оператора, через
которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным,
если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя
извещение о получении файла со счетом-фактурой.

Что касается бумажного оформления счетов-фактур,
плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если
воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России
от 16.05.2021 № 03-07-09/57. В нем, в частности, чиновники
рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур¹⁰ указывать
дату составления счета-фактуры.

5. Внесение исправлений в счет-фактуру

Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном
варианте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой
для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются
подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее
сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть
счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен
полностью соответствовать счету-фактуре, на основании которого продавец
начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008
№ 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

Тем не менее практика показывает,
что сведения, указанные в них, могут отличаться. Если экземпляры
счетов-фактур продавца и покупателя не идентичны из-за внесенных
в них одной из сторон сделки исправлений, налоговые органы могут
отказать в вычете, правда, лишь в случае исправления тех сведений,
которые абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ указаны
в качестве оснований для отказа в вычете (например, расхождения
в наименовании товара, его стоимости, налоговой ставке). Если расхождения
являются незначительными, суды не усматривают оснований для отказа
в вычете «входного» налога. Как подчеркнуто в Постановлении
ФАС МО от 09.03.2021 № КА-А40/1449-10, действующее налоговое
законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика
и не предоставляет ему возможности проверять правильность оформления
экземпляра счета-фактуры, остающегося у контрагента.

Таким образом, уж если вносить исправления,
то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2021 №
03-07-11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС
не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает
другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно применять вычет
по исправленному счету-фактуре?

Минфин настаивает, что право на вычет «входного»
НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был
получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают,
что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через
процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма
Минфина России от 26.07.2021 № 03-07-11/196, от 13.11.2021 №
03-07-11/436, от 23.07.2021 № 03-07-11/305). То же самое было
сказано в Письме ФНС России от 01.04.2021 № 3-0-06/63.

Арбитражная практика по данному вопросу представлена
решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода
применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников
(см. постановления ФАС ПО от 30.11.2021 № А65-17164/2009,ФАС ВСО
от 02.07.2021 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключающаяся в том,
что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом
внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении
ВАС РФ от 12.07.2021 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО
от 24.05.2021 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2021 №
А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях
от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

В случае с электронным документом создается
единственный файл со счетом-фактурой, доступ к которому имеют оба
участника документооборота. Поэтому расхождений в сведениях, отраженных
в нем, технически быть не может. Покупатель получает тот вариант
документа, который подготовил и отправил продавец. Что касается
процедуры внесения исправлений в счет-фактуру, она регламентирована п. 1.12
Порядка и осуществляется с ведома обоих участников обмена
электронными документами. Так, покупатель, желающий внести исправления
в полученный документ, направляет через оператора уведомление
об уточнении. Продавец, в свою очередь, исправив указанные
в уведомлении ошибки, направляет исправленный счет-фактуру покупателю,
совершив заново все действия, предписанные настоящим Порядком.
При этом оператор документально фиксирует каждый этап корректировки (п. 2.16, 2.18, 2.20, 2.23
Порядка).

Обработка подтверждения оператора о получении эсф

Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена
электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование – гиперссылка Обмен электронными документами)
(рис. 7).

Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет
считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме
(п. 1.10 Порядка
обмена; пп. “б” п. 7 Правил ведения журнала
учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением
Правительства РФ от 26.12.2021 № 1137, далее – Правила ведения журнала учета).

Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные
документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного
счета-фактуры (рис. 11).

Рис. 11

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с
п. 2.7
Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о
получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи
установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также
автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя
права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу,
имеющему такое право.

Рис. 12

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе “Счет-фактура выданный” в поле “Выставлен” проставляется флажок и
дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).

Рис. 13

Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО
после проведения документов учетной системы “Реализация (акт, накладная)” и “Счет-фактура выданный”, поскольку
счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их
выставления покупателям (п.

2 и
п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при
расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137) (раздел Продажи – подраздел Отчеты по НДС
– Книга продаж) (рис. 14).

Рис. 14

После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из
папки “На контроле” списка документов “Текущие дела ЭДО”.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа “Счет-фактура
выданный” будет отражена информация: “Требуются действия со стороны других участников” (рис. 13).

Получение извещения покупателя о получении эсф

Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено,
что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.

Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО
(рис. 15).

В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится
информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы,
сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.

Рис. 15

В документе учетной системы “Счет-фактура выданный” в информационной строке
состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).

Рис. 16

Формирование, подписание и отправка эсф

Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных
прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ),
передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России
от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2021),
с функцией только счета-фактуры.

Для формирования электронного счета-фактуры необходимо из формы “Настройки
ЭДО”, находясь на закладке “Настройки отправки” (раздел
Администрирование – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО) и дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом,
перейти в форму “Настройки отправки документов” и провести
следующую настройку:

Рис. 1

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:

• открыть документ “Счет-фактура выданный” (раздел Продажи – подраздел Продажи);
• выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).

До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене
счетами-фактурами в электронной форме в документе “Счет-фактура выданный”:

• переключатель “Составлен” будет установлен в положение “В электронном виде”;
• в строке “Выставлен (передан контрагенту)” будут отсутствовать флажок и дата выставления;
• в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным счетом-фактурой, будет присутствовать
  гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.

Рис. 2

Формирование электронного счета-фактуры также можно выполнить из списка документов “Текущие дела ЭДО” (раздел
Администрирование – подраздел Сервис или раздел Руководителю – подраздел Сервис, или раздел
Продажи – подраздел Сервис), выбрав соответствующий документ в папке “Создать” и выполнив команду
Создать, подписать и отправить (рис. 3).

Перейти в список документов “Текущие дела ЭДО” можно из документа
“Счет-фактура выданный”, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по
кнопке ЭДО (рис. 2).

Рис. 3

Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4),
выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО,
или по гиперссылке состояния электронного обмена документа “Счет-фактура
выданный” (рис. 2).

В форме просмотра в строке “Состояние” будет отражена информация о том, что
обмен электронным счетом-фактурой не начат.

Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного
счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.

Рис. 4

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды
Отправить электронный документ из документа “Счет-фактура выданный” (рис. 2) или
Создать, подписать и отправить из списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 3)

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу,
имеющему такое право.

Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить,
если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка “Текущие дела ЭДО”
(рис. 5).

Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы
просмотра по кнопке Подписать.

Рис. 5

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из
формы “Документы на подпись”, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел
Администрирование – подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись или раздел
Руководителю – подраздел Электронные документы – гиперссылка Документы на подпись).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов,
можно открыть список предназначенных для подписания документов “Документы на подпись по сертификату”. В списке можно
выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные
(рис. 6).

Рис. 6

В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на
утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из
списка “Текущие дела ЭДО” (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет
помещен в папку “Подписать” списка “Текущие дела ЭДО”.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка
электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование – гиперссылка Обмен
электронными документами) в строке “Отложенная отправка электронных документов” отсутствует флажок, то
подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 7).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание
автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую
настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование –
Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами) (рис. 7).

Рис. 7

После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах
электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).

Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого
по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).

Рис. 8

После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:

Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку
документов “На контроле” формы списка документов “Текущие дела ЭДО” (рис. 9).

Рис. 9

Согласно п. 1.10 Порядка
обмена счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если
продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.

Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы “Счет-фактура
выданный” будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке “Выставлен
(передан контрагенту)”, а в информационной строке будет указано Требуются
действия со стороны других участников (рис. 10).

Рис. 10

Электронные счета-фактуры: преимущества

Несомненным плюсом электронного документооборота является
его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов
контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время
(дни, а то и недели), теперь на это у компании будут
уходить буквально считанные минуты.

Причем контрагент по правилам
электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно)
уведомить о получении того или иного электронного документа. Пересылать
электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам,
что также существенно упрощает процедуру проведения мероприятий налогового
контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами
и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму
работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум
двух статей затрат – канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом
случае компании не придется оформлять большое количество бумажных
счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам
почтой или курьером.

Помимо очевидных экономических и временных выгод,
которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами,
есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном
преимуществе данного способа обмена документами. Он позволит избежать ряда
ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую
становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС.
Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов
непосредственно об организации самого процесса обмена.