Главные вопросы от бухгалтеров про электронные подписи

Что такое электронная подпись

Электронная подпись — это аналог обычной подписи, но в электронном виде. Документ с электронной подписью имеет ту же законную силу, что и бумажный оригинал.

Сама электронная подпись является специальным уникальным файлом, прикрепленным к электронному документу. В файле содержится информация о том, кем и когда подписан документ, и есть ли у этого человека полномочия на подпись.

Изменения в законодательстве

В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации. В числе прочего он продлил срок действия сертификатов электронной подписи, выпущенных в коммерческих удостоверяющих центрах.

Заключение кадровых документов

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО.

Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

Машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность – это цифровая доверенность, которая заверена электронной подписью руководителя организации и дает право ее сотруднику представлять юрлицо, используя свою собственную ЭП.

Необходимость введения машиночитаемой доверенности связана именно с тем, что теперь все сотрудники по закону получают электронные подписи только как физические лица, без привязки к компании-работодателю.

Оформление электронной подписи

Оформите электронную подпись в Такском штатным сотрудникам компании, например, бухгалтерам и кадровикам, а также внештатным работникам – бухгалтерам на аутсорсе, налоговым представителям, таможенным брокерам и временным управляющим.

Как верно заполнить платежку по единому налоговому платежу?

Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:

Какие виды электронных подписей существуют

Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи выделяет три вида подписей:

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для внутреннего оборота документов компании (приказов, распоряжений, документов по кадрам), а также для обмена электронными документами между контрагентами в области b2b. Необходимо заключение соглашения сторон для равноправного использования УНЭП вместе с бумажными подписями.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись – наиболее надежный вид электронной подписи. Не требуется дополнительное соглашение для равноправного использования с бумажными подписями. Этот вид подписи необходим для сдачи электронной отчетности, участия в электронных торгах и работы с государственными информационными системами.

Что нужно знать о машиночитаемой доверенности (МЧД)

С 1 сентября 2023 года МЧД необходима всем работникам, взаимодействующим с партнерами, клиентами и государственными органами от имени организации или ИП. Электронные подписи сотрудников, выпущенные после 31 августа 2023 года в коммерческих Удостоверяющих центрах, перестанут работать. Документ применяется совместно с квалифицированной электронной подписью физического лица.

Необязательно продлять подпись до 31 августа 2024 года. Если сертификат квалифицированной электронной подписи истек ранее, можно использовать машиночитаемую доверенность. Документ имеет юридическую силу для работы с клиентами и контрагентами.

Выпуск машиночитаемых доверенностей

Выпустить МЧД можно через государственные и коммерческие сервисы, например, на сайте ФНС. Ведомство предоставляет для заполнения два типа документа: для сдачи налоговой отчётности и для взаимодействия с контрагентами.

В скором времени Минцифры обещало разработать единый формат. Срок действия доверенности может быть любым. Его устанавливает доверитель.

Хранение информации

Сведения об МЧД хранятся в Едином реестре машиночитаемых доверенностей. Сервис позволяет проверить полномочия сотрудника или доверенного лица и получить полные сведения документа.

Отзыв и передоверение

Если уполномоченный сотрудник будет уволен или его обязанности передадут другому работнику, МЧД нужно отозвать. Также машиночитаемую доверенность можно передоверить.

Подготовка к использованию

Использование МЧД в 2023 году обязательно, поэтому лучше подготовиться заранее: оформить электронную доверенность и электронные подписи физлиц для уполномоченных сотрудников.

Создание МЧД с помощью сервиса

Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткие сроки. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Сделка с недвижимостью с УКЭП при использовании сервиса

Подписание документов

При оформлении электронной подписи в офисе банка проводится идентификация личности всех участников — продавцов и покупателей.

Процесс выпуска УКЭП

✅ Клиент проверяет свои персональные данные и подписывает заявление и сертификат, подтверждая свое согласие на выпуск подписи.

✅ Подписание документов осуществляется в мобильном приложении, выбранном для выпуска УКЭП.

✅ Документы направляются в Росреестр для электронной регистрации перехода права собственности.

Безопасность процесса

Никаких флешек и других носителей, которые могут быть украдены, не используется. Подпись сохраняется в электронном облаке Удостоверяющего центра, и в течение года после выпуска ей можно воспользоваться в рамках услуг.

Получение ЭЦП (УКЭП) через Госключ

Процесс получения

Для получения УКЭП через Госключ необходимо обратиться в специализированный удостоверяющий центр.

Документы

Необходимы документы для подтверждения личности и заполнения заявления.

Подписание договора

После проверки документов и подписания договора выдается УКЭП для использования в различных электронных сервисах.

Ссылка на оригинал

Получение ЭП через приложение Госключ

С помощью смартфона и специального приложения Госключ вы можете подписать заявление на выпуск сертификата электронной подписи для компьютера. Таким образом осуществляется удалённая идентификация личности, требуемая законом №63-ФЗ Об электронной подписи.

Для чего нужна электронная подпись

Использование электронной подписи будет удобно тем, кто работает с электронными документами или часто получает услуги онлайн, например, оформляет регистрацию или использует портал Госуслуг.

Заказ электронной подписи

В связи с большим количеством заявок на удалённый выпуск время обработки несрочных заявок может быть увеличено до 1 суток! Время обработки срочных заявок – до 1 часа, при отправке заявки с 9:00 до 18:00 МСК!

• Индивидуальные предприниматели в большинстве случаев могут использовать ЭП физического лица.

Должен ли главный бухгалтер специально получать для себя отдельную УКЭП

Напомним, что до 1 сентября 2023 года действует переходный период, в который сотрудник, в том числе и бухгалтер, может подписывать документы двумя способами:

После 31 августа 2023 года подписывать документы можно будет только с помощью УКЭП руководителя или электронной подписи физлица с приложением МЧД.

Физлицо – сотрудник организации или ИП может получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ).

АУЦ Такском предлагает широкий выбор ЭЦП, основными преимуществами которых являются доступная цена, быстрый срок изготовления и надёжность.

Получение условий

Руководители организаций могут получить электронную подпись только лично в ФНС или у её доверенных лиц.

• Индивидуальные предприниматели в большинстве случаев могут использовать ЭП физического лица.

Сертификат физического лица отличается от сертификата ИП отсутствием номера ОГРНИП. А основными данными для идентификации являются ИНН и СНИЛС. Так как ИП это физлицо осуществляющее предпринимательскую деятельность, многие порталы в данный момент позволяют использовать сертификаты физических лиц для нужд ИП. Но в любой момент требования могут измениться. Поэтому оформляйте ЭП физлица для ИП только если нет возможности получить ЭП на ИП!

Часто задаваемые вопросы

Всю процедуру получения электронной подписи можно пройти в течение 1 — 2 часов.

Процесс выпуска полностью автоматический и круглосуточный.

Нет, не нужно!Вся процедура проходит онлайн с использованием компьютера и смартфона

Носитель для электронной подписи не выдаётся!При удалённом выпуске Вы записываете электронную подпись на свой носитель. Это может быть флешка (любого объёма), USB-токен, жёсткий диск или реестр операционной системы.

Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП (не путать с УНЭП) в Госключе!

Также нужны данные из документов:

В редких случаях могут быть запрошены сканы или фото паспорта и/или СНИЛСа и/или ИНН, если будут обнаружены расхождения в государственных базах

Да, это усиленная квалифицированная электронная подпись.

Усиленная — это значит, что используется средство криптозащиты информации. В нашем случае это «КриптоПро CSP».

Квалифицированная — значит сертификат электронной подписи выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром.

Под этими терминами подразумевается одно и то же! Это сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи. Или просто УКЭП. Подробнее

Оплатить услуги можно из любой страны любой картой. Ограничений нет. Если нет запрета со стороны вашего банка, то платёж пройдёт.

Вернуть оплату можно если сертификат не был выпущен. Для этого просто сообщите об отказе от выпуска любым удобным способом

Сдать декларацию можно несколькими способами, для каждого из них подходит наша электронная подпись:

Подробнее в нашей статье

Да, это плата за интеграцию с Госключом. Не имеет значения выпущена уже УКЭП в Госключе или нет. Без интеграции удалённый выпуск этим способом не возможен.

В чем главное отличие квалифицированной электронной подписи

На самом деле их несколько. Во-первых, выдавать ее могут только удостоверяющие центры ФНС или доверенные лица УЦ ФНС, и никто больше.

Во-вторых, УКЭП записывается на специальный носитель, который называется токеном. Это устройство позволяет использовать электронную подпись на разных ПК.

В-третьих, ключ проверки УКЭП записывается в специальном сертификате, структура которого утверждена приказом ФСБ от 27.12.2011 № 795. Этот сертификат может быть как электронным, так и бумажным – но его необходимо иметь в любом случае.

Использование УКЭП невозможно без установленной на ПК специальной программы – КриптоПро CSP с лицензией. Она обеспечивает проверку электронной подписи и юридическую значимость электронных документов.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО.

Работодатель Сотрудник

Тип документа для подписания УКЭП УНЭП УНЭП УКЭП ПЭП

Трудовой договор ✓ × ✓ ✓ ×

Доп.соглашения ✓ × ✓ ✓ ×

Договор материальной ответственности ✓ × ✓ ✓ ×

Ученический договор ✓ × ✓ ✓ ×

Договор на получение образования ✓ × ✓ ✓ ×

Приказ о дисциплинарном взыскании ✓ × ✓ ✓ ×

Уведомления об изменениях условий ТД ✓ × ✓ ✓ ×

Согласие на перевод (не подписывается работодателем) × × ✓ ✓ ×

Остальные кадровые документы ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Главное изменение в 2023 году

Машиночитаемая доверенность становится обязательной с 1 сентября 2023 года. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Важно! Если срок действия вашей электронной подписи заканчивается до 1 сентября 2024 года — перевыпустите её уже сейчас. Сертификаты сотрудника можно получить только до 31 августа 2023 года.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подготовил выгодные акции, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.

Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности — рекомендуем воспользоваться акцией «Отчётность + Подпись». Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.

Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников — перевыпустите сертификат на работника по акции «Второй — за ноль» и получите второй сертификат физического лица бесплатно. Предложение действует до 31 августа 2023 года.

Индивидуальные предприниматели и руководители организаций продолжают использовать в своей работе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость. В настоящее время работать можно с сертификатами УКЭП, которые были выданы удостоверяющим центром налоговой службы.

Чтобы начать работать с электронной подписью ФНС в 2023 году, рекомендуем услугу «Старт работы с сертификатом ФНС». Специалисты компании «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, установкой дополнительного программного обеспечения и консультацией по работе в Личном кабинете ФНС.

Руководители юрлица или ИП получают сертификаты УКЭП только в удостоверяющих центрах ФНС и её доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры выпускают сертификаты квалифицированных электронных подписей только для физических лиц и сотрудников организаций.

С 1 сентября 2024 года сертификаты подписи юрлица или ИП, выданные в коммерческих УЦ, прекращают своё действие, и работать с ними будет запрещено. Также с этой даты работники юридического лица и представители ИП должны использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.

Важно помнить, электронная подпись сотрудника 2023 года — это не только КЭП физического лица, но и КЭП работника организации. Данные правила действуют до 1 сентября 2024 года.

УКЭП в сделках с недвижимостью

В сделках с недвижимостью используется наиболее защищенная разновидность усиленной подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Для ее создания используются криптографические средства, надежность которых подтверждается ФСБ РФ.

Если вы проводите сделку по покупке или продаже недвижимости с Домклик от Сбера, изготовление электронной подписи происходит через сервис в полном соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Банк работает только с Удостоверяющими центрами (УЦ), аккредитованными уполномоченными органами и подтвердившими свою надежность на протяжении многих лет.

На вторичном рынке сделку в электронном виде по можно проводить, только если клиент на бумаге через МФЦ подаст заявление с разрешением на проведение подобной сделки в электронном виде.

Но если заявление подается через Домклик, то дополнительного заявления от клиентов на разрешение сделки не потребуется — СберБанк гарантирует законность сделки.

Порядок получения электронной подписи для ПК через Госключ

После отправки заявки вы получите на электронную почту счёт для оплаты, а после оплаты индивидуальную ссылку для входа в пошаговый мастер выпуска сертификата электронной подписи.

Как сотруднику оформить и использовать МЧД

Оформить МЧД можно через нотариуса, сайт налоговой, Госуслуги или специальные сервисы. Доверенность может быть двух видов: для гос. органов и для электронного документооборота между организациями. Также в скором времени можно будет создать универсальную МЧД.

В документе указывают номер доверенности и срок её действия, информацию о доверителе, данные представителя и его полномочия. Если это передоверие, то указывают сведения об исходной доверенности. После составления МЧД подписывается КЭП директора, индивидуального предпринимателя или нотариуса.

Важно! Обязанности представителя указываются из Классификатора полномочий. Он расположен в Единой системе нормативной справочной информации. Если, нужных полномочий в классификаторе не найдено, разрешено их прописывать в МЧД вручную, без кода.

Далее МЧД необходимо отправить в налоговую. Сделать это можно через ту информационную систему, в которой доверенность была оформлена. После этого сведения об МЧД появляются в Едином реестре, где её можно проверить по номеру. Нотариус отправляет МЧД через ИС Федеральной нотариальной палаты.

При сдаче отчётности или взаимодействии с контрагентами уполномоченный сотрудник подписывает документы личной КЭП физлица и прикладывает МЧД или указывает её номер. Получатель проверяет срок действия доверенности и полномочия отправителя.

Требования к оформлению и использованию МЧД меняются со временем. Сроки переходного периода переносят не в первый раз, также пользователи ждут новый формат МЧД. Поэтому рекомендуем обращаться к источникам, таким как ФНС или наш сайт, для получения актуальной информации.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Каждый из видов электронных подписей выдаётся по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.

Выпуск ПЭП

В отличие от порядка оформления простой подписи, получить УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью неё. Для получения УНЭП можно обратиться в компании (удостоверяющие центры), которые занимаются выпуском электронных подписей разного уровня, например, Калуга Астрал. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи интеграции по API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы получить интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте.

Выпуск сертификата УКЭП для работников

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска УКЭП — Астрал Подпись и 1С-ЭТП . Квалифицированные сертификаты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют подписывать кадровую документацию.

Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП

Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического лица или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищённый носитель ключевой информации.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском УКЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Важно! При расторжении трудового договора работодатель не имеет права оставить ЭП уволенного сотрудника себе, даже если сертификат подписи был оплачен компанией. Использовать электронную подпись может только её владелец. Это касается всех видов подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП.

Могут ли ИП работать с УКЭП физлица

Электронная подпись для ИП 2023 — это тема, которая не просто так волнует бизнес. Ведь ответ на вопрос, какую подпись использовать предпринимателям, остаётся неоднозначным.

Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше получить сертификат УКЭП ФНС заранее и пользоваться им.

У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие — в сертификат ИП вносятся данные о ОГРНИП.

Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходим сертификат УКЭП, содержащий в себе идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Для всех торговых точек ИП может иметь только один сертификат подписи из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество сертификатов электронной подписи физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП».

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.

С 1 сентября 2023 года изменится порядок работы в области электронных подписей. Использование машиночитаемой доверенности совместно с КЭП физлица станет обязательным. МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник, наёмный работник или любое физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2024 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Где и как можно получить квалифицированную электронную подпись в 2023 году

Это зависит в первую очередь от того, кто ее получает:

Чтобы получить усиленную квалифицированную подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или доверенное лицо УЦ ФНС. Чтобы заказать подпись, достаточно заполнить соответствующее заявление, после чего приложить к нему необходимые документы: как правило, это паспорт и СНИЛС.

По окончании проверки всех документов вы получите ключ электронной подписи, ключ ее проверки и сертификат ключа проверки УКЭП.

Получите электронную подпись для сдачи отчетности в контролирующие органы через интернет в Такском. Вы можете дополнительно приобрести лицензированную программу КриптоПро CSP.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы её использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП..

Важно! УКЭП первого лица организации подходит для действий и документации, выполняемых и подписываемых только от имени юрлица. Например, с такой подписью директор не сможет продать собственную квартиру. Для личных целей гражданину необходимо использовать УКЭП физического лица.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Важно помнить, что для работы от имени ИП или организации на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Документ создаётся в электронном виде. В МЧД руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах. Подробнее о МЧД мы писали здесь .

Создавать МЧД удобно с сервисом Астрал Доверенность. Решение позволяет быстро оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей УКЭП.

Электронная подпись работника

Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят::

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Электронная подпись в кадровом документообороте упрощает и ускоряет процесс обмена подписания документов между работником и работодателем. Простую электронную подпись (ПЭП) можно использовать только для ряда кадровых документов в случаях, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью (ЭП). Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками, дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.

Можно ли копировать ключи подписи для сотрудников

Техническая возможность копирования ключей электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие ключи электронной подписи делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.

Передавать свои ключи и сертификат электронной подписи другим лицам нельзя согласно законодательству. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Работа с электронной подписью часто касается бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.

Если удостоверяющий центр получит достоверный факт о том, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае электронную подпись аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут признаться судом недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица сертификат УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем.

Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчётность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.

Носитель для электронной подписи

Запись ключей электронной подписи и сертификата производятся на носитель клиента.Подойдёт любой носитель совместимый с КриптоПро CSP:

Пересылка флешек или токенов не требуется! Ключи электронной подписи (закрытый и открытый) генерируются Вами на своём компьютере и сохраняются в контейнере посредством КриптоПро CSP. На основе ключей и Ваших данных создаётся запрос на сертификат, который отправляется в удостоверяющий центр. После удалённой идентификации личности удостоверяющий центр выдаёт сертификат, который Вы записываете в созданный ранее контейнер.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на КЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать и подписывать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. Впоследствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Можно ли выпустить сертификат электронной подписи по доверенности в ФНС

Получить сертификат квалифицированной электронной подписи в ФНС по доверенности нельзя. Даже если доверенность будет заверена нотариусом, заявление на выпуск сертификата подписи не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку: ни родственнику, ни сотруднику. Выпустить сертификат и ключи электронной подписи в налоговой можно только лично.

Предприниматель или директор должны явиться в налоговую с документами и сертифицированным токеном, заполнить заявление и получить сертификат УКЭП. Заранее записываться на определённые дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.

Для ускоренного выпуска сертификата квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица ФНС УЦ «Основание».

Как аннулировать УКЭП

Отзывать подпись следует только после того, как сделка зарегистрирована в Росреестре. В противном случае регистрация будет приостановлена и потребуется перевыпуск и подписание документов новой электронной подписью.

Чтобы отозвать усиленную электронную подпись, клиенту нужно отсканировать QR-код на бумажном экземпляре сертификата проверки электронной подписи, который выдается менеджером на сделке. QR-код находится в самом низу экземпляра сертификата. После сканирования QR-кода ссылка на сайте удостоверяющего центра будет вести вас на инструкции по отзыву.

В случае, если у вас отсутствует возможность отсканировать QR-код, то вам необходимо обратиться в тот удостоверяющий центр, который выпускал подпись. Полный перечень удостоверяющих центров указан .

При обращении в удостоверяющий центр вам необходимо уточнить, что вы хотите отозвать свою УКЭП, которая была выпущена в этой компании. Сбер или Домклик не могут самостоятельно отозвать электронную подпись, выпущенную в партнерском удостоверяющем центре.

В законе представлены три вида подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная (ФЗ «Об электронной подписи», ст.5).

Простая электронная подпись

Такая подпись генерируется средствами шифрования — специальной программой, сертифицированной ФСБ.

Государство не контролирует выпуск таких подписей, поэтому в государственных органах такие подписи не будут считаться действительными.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — самый безопасный вид электронной подписи. Создается с привлечением криптографических средств, является гарантией неизменности подписанного ей документа. Такую подпись подделать практически невозможно. Она гарантирует, что документ подписан определенным человеком в конкретное время, и после этого документ не менялся.

Выдать ее могут только в удостоверяющем центре. Эта организация уполномочена выдавать электронные подписи и осуществлять услуги по криптозащите информации.

Как перевыпустить сертификат УКЭП удалённо

В 2023 году не все смогут перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо. Это получится сделать только в том случае, если у директора или ИП уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС. При этом ФИО и ключевая информация об организации не менялись. Понадобится зайти в личный кабинет ФНС, выбрать сервис «Перевыпустить сертификат электронной подписи», написать соответствующее заявление и подписать его действующим сертификатом ЭП. Ведомство выпустит новый сертификат, а старый аннулирует автоматически.

Важно! Сертификат подписи, полученный в коммерческом УЦ, перевыпустить удалённо через налоговую нельзя. Получение возможно только при личном посещении ФНС.

Также электронную подпись возможно получить с помощью биометрии. На это указывает ст. 18 63-ФЗ. Понадобится биометрический загранпаспорт со сроком действия 10 лет, смартфон с технологией NFC и подтверждённая учётная запись госуслуг.

Паспорт имеет специальную микросхему, которая содержит информацию о владельце. В том числе биометрические данные о физических и поведенческих особенностях. Именно эта особенность и позволяет идентифицировать личность заказчика сертификата электронной подписи.

Несмотря на то что такой способ получения сертификата КЭП закреплён законодательством, он не до конца реализован. В законе прописано, что таким образом можно получить квалифицированную электронную подпись любому налогоплательщику: юрлицу, ИП или физлицу. Но сделать это, например, в удостоверяющем центре ФНС напрямую не получится.

Получение сертификата КЭП с помощью биометрии подойдёт тем, кто только хочет зарегистрировать себя в качестве юридического лица или ИП. Пользователь может сделать сертификат физического лица удалённо в приложении «Госключ». С помощью такой КЭП можно подать заявление на регистрацию бизнеса в налоговый орган.