XIV. Особенности работы с электронными документами / КонсультантПлюс

Что такое электронный документ

Официальное определение термина в нормативно-правовой базе появилось поздно. Итогом жарких дискуссий стал закон № 227-ФЗ от 29.07.2021 года. Парламентарии признали электронными документами зафиксированную цифровую информацию, пригодную для восприятия человеком.

Нотариусам разрешается свидетельствовать идентичность традиционного документа цифровому файлу и наоборот. Порядок регулируется статьями 103.8 – 103.9 Основ. Если результатом оказания услуги становится юридическая информация в электронном виде, выполнению подлежит приказ Минюста России № 155 от 29.06.15.

Примечание! В некоторых случаях закон прямо запрещает создание электронного образа документа. Нельзя заверить цифровую версию письменной сделки, паспорта или его аналога.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.

Xiv. особенности работы с электронными документами / консультантплюс

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2021 N 133)

(см. текст в предыдущей редакции)

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2021 N 297)

(см. текст в предыдущей редакции)

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2021 N 69)

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее – электронные журналы):

1) журнала регистрации организационно-распорядительных документов;

2) журнала регистрации входящей корреспонденции;

3) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

4) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

5) книги учета депозитных операций.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

Читайте также:  Расшифрование документа — Контур.Крипто

(п. 201 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

202. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

(см. текст в предыдущей редакции)

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD – ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2021 N 69, от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2021 N 133)

(см. текст в предыдущей редакции)

204. Электронные документы, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Если Примерной номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, в соответствующее номенклатурное дело нотариуса помещается образ на бумажном носителе нотариального документа, оформленного в электронной форме, если иное не установлено пунктами 166.1166.3 Правил.

(п. 204 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме

Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:

  • Быстро передать документы в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
  • Защитить документы от рисков, связанных с хранением и использованием документов на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять. При этом он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный.
  • Уменьшить объем архива. Вместо нескольких полок с папками для электронных документов достаточно флешки или места в «облаке».

Где можно использовать электронную подпись

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная
Внешние и внутренние электронные документы
Документооборот с физическими лицами
Госуслуги
Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика
ПФР и ФСС
Арбитражный суд

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.

Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). Самые распространенные средства криптозащиты в России — это «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все они примерно одинаковые.

Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов.

Читайте также:  Как продлить сертификат ЭЦП

Как подписать документ электронной подписью

Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

  1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
  2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
  3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
  4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.
Запуск мастера создания электронной подписи с помощью «Крипто-АРМ» в Виндоус

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

Если у вас установлена СКЗИ и есть подпись, то подписать документ можно прямо в ворде

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Чтобы подписать документ в «Гугл-докс» с помощью плагина eSignGSA, найдите плагин в разделе «Дополнения» и установите его. Затем нажмите Start

Как приобрести подпись физическому лицу

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ: рядом может не быть удостоверяющих центров, а МФЦ найдется всегда. Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:

  1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
  2. Паспорт.
  3. СНИЛС.
  4. Свидетельство о присвоении ИНН.

В Москве электронная подпись для граждан стоит 900—950 рублей. Вместе с носителем цена составит 1500—1600 Р. Отдельно носитель будет стоить от 1500 рублей. Эта цена отличается в зависимости от тарифа удостоверяющего центра и того, насколько защищенную подпись вы хотите использовать.

Как приобрести подпись юридическому лицу и ип

Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ.

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

  1. Портал «Криптопро».
  2. Сайт госуслуг.
  3. Сервис «Контур-крипто».
На сайте «Криптопро» укажите путь к подписанному документу и подписи в специальном окне, и программа выдаст результат

Как проходит процедура удостоверения

Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2021 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:

  1. Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
  2. Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
  3. К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
  4. Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
  5. Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.

Как устроена эп

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

  1. Кто владеет подписью.
  2. Какие у него полномочия.
  3. Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.

Какие документы можно заверять у нотариуса?

Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:

  • паспорт,
  • водительское удостоверение и т.д.
Читайте также:  Простая или квалифицированная электронная подпись: в чем разница и в каких случаях их можно использовать? - Шортрид

Все остальные документы можно заверять, например:

  • свидетельство о рождении,
  • лицензии,
  • страховые документы,
  • доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.

Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы

Процедура подтверждения тождественности электронных документов бумажным оригиналам выглядит следующим образом:

Цели удостоверения

Потребность в подтверждении тождественности электронной юридической информации бумажному документу возникает у заявителей все чаще. Распространенными основаниям обращения за нотариальной услугой являются:

  1. Спор. Удостоверение равнозначности электронного файла традиционному документу необходимо для формирования доказательственной базы. Техническое оснащение судов в России оставляет желать лучшего. Работать с виртуальными данными служители Фемиды могут далеко не всегда. До окончательного перехода системы к прогрессивному формату участники разбирательств могут пользоваться услугами нотариуса.
  2. Интернет-бизнес. Коммерческие отношения в сети редко предполагают личные встречи. Пересылка писем по почте занимает слишком много времени. Предприниматели и компании нашли решение в оцифровке. Так, нотариальные конторы регулярно свидетельствуют тождественность электронных лицензий, уставов, решений учредителей и других бумаг. Потребность возникает и при создании фирмами виртуальных архивов.

Обратиться за помощью могут и рядовые граждане. Нотариус вправе создать цифровой аналог свидетельства о наследстве, диплома об образовании и др. В отличие от простых сканированных копий такие электронные документы имеют полную юридическую силу. Их обязаны принимать суды, публичные структуры, муниципалитеты.

Эцп в москве | получение электронной подписи, кэп, эцп для торгов в москве купить

Получить электронную подпись в Москве

Мы подготовили для вас перечень адресов удостоверяющих центров в Москве, где можно купить ЭЦП для физических и юридических лиц.

ЭЦП (электронная цифровая подпись) позволяет подтверждать личность владельца и придавать подписанным электронным документам юридическую силу.

Законодательство РФ предусматривает три вида цифровой подписи: усиленную квалифицированную (КЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и простую подписи.

Единственным видом ЭЦП, придающим электронным документам юридическую силу без дополнительных соглашений между контрагентами, является усиленная квалифицированная подпись. Ее используют, чтобы сдавать отчетность, участвовать в торгах (в том числе и в торгах банкротов), взаимодействовать с коммерческими площадками и ЕГАИС ФСРАР.

В зависимости от целей применения электронной подписи вы можете получить:

  • КЭП для физических лиц — применяется для получения в электронном виде государственных услуг, финансовых услуг, услуг нотариуса и т.д.;
  • Базовый сертификат КЭП для ИП и юридических лиц — подходит для сдачи отчетности, работы с онлайн-кассой, получения финансовых услуг. Данный сертификат может быть использован и для торгов;
  • Сертификаты с расширением для конкретных информационных систем — необходимы для участия в закупках на некоторых коммерческих площадках и для работы в специализированных информационных системах;
  • Квалифицированная подпись для работы с ЕГАИС ФСРАР —  с ее помощью можно подключиться к системе ЕГАИС, если вы имеете дело с продажей алкогольной продукции.

Получить электронную подпись в Москве

Чтобы получить ЭЦП, обратитесь в ближайший центр выдачи сертификатов или заполните заявку на сайте:

  1.  В заявке укажите паспортные данные, ФИО, СНИЛС и электронную почту владельца сертификата.
  2.  Распечатайте и подпишите заявление. Заверьте заявление печатью, если таковая имеется.
  3.  Загрузите скан-копии или фотографии заявления, СНИЛС и паспорта и отправьте заявку в ваш удостоверяющий центр.  По окончании проверки на указанные вами номер телефона и электронную почту поступит уведомление об одобрении/отклонении заявки.
  4.  После подтверждения заявки вы получите счет на оплату — внимательно проверьте его и совершите оплату.
  5. Предоставьте счет и оригиналы сканированных документов в удостоверяющий центр для получения сертификата.

Получить электронную подпись в Москве

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector