Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри — СКБ Контур

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

  1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
  2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова

Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый эдо

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.

Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышелзаконопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями.

В чём суть перехода на электронные кадровые документы

Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.

О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье

Зачем бизнесу кадровый эдо

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.

Зачем это нужно контуру

Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.

Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.

Интеграция диадока

Если специалист по кадрам пользуется 1С, то после интеграции Диадока в системе появится дополнительная вкладка, где можно посмотреть статусы документов, отправить их и получить.

Диадок можноинтегрировать в любую кадровую систему — через модули, коннекторы или API.

Использование сервиса «работа в россии»

Электронный документооборот можно осуществлять одним из двух способов: при помощи собственной программы работодателя, либо при помощи сервиса «Работа в России». Возможен и смешанный вариант. Он подразумевает, что часть документов создается, используется и хранится в своей информационной системе, а часть — в сервисе «Работа в России».

Электронная подпись
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

Получить через час

В период с 20 июля по 4 сентября 2020 года «Работа в России» будет применяться для целей эксперимента в режиме так называемой «опытной эксплуатации». В это время пользоваться данным сервисом смогут лишь те организации, которые до 1 июля выразили свое согласие.

От них потребуется зарегистрироваться в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и проследить, чтобы там зарегистрировались работники, выразившие согласие участвовать в эксперименте. Плюс к этому работодателям необходимо получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Начиная с 1 октября 2020 года, пользоваться сервисом «Работа в России» смогут все желающие.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

  • 1 августа 2020;
  • 1 декабря 2020;
  • 2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Как получить электронную подпись в контуре

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  4. Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
  5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  6. Место проведения эксперимента.
  7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Читайте также:  Отправить отчет | СБИС Помощь

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Как развивается кадровый эдо

В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

Как сотрудники подписывают документы

Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать».

Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Какая подпись нужна для работы с электронными документами

Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

  • документы личного характера (касаются конкретного работника);
  • документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).  

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие. 

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

  1. трудовой договор;
  2. ученический договор;
  3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Норматив
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Составить бесплатно

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Перевод кадровых процессов на эдо

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

  • Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

  • Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

Читайте также:  Об электронной цифровой подписи для начинающих. Просто об ЭП / ЭЦП |

  • Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г.

Документы по увольнению (заявление, приказ) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать НЭП или КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Внимание! Документация по увольнениям требуется при любой проверке, проводимой сотрудниками инспекции по труду. Минтруд не признает электронные варианты этих документов, о чем ведомство указало в Письме от 06.03.2020 г. № 14-2/ООГ-1773.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Порядок перехода

Организовать электронный кадровый документооборот в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота на фирме. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

«Астрал.Онлайн» и «1С-ЭДО» помогут сделать переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. «Астрал.

Проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Решение для работы с электронными документами

Тем, кто уже пользуетсяДиадоком, известно, что изначально этот сервис был создан для пересылки юридически значимых бухгалтерских документов. Но с помощью настроек он хорошо адаптируется под кадровый ЭДО.

Сотрудник может подписывать документы либо в мобильном приложении, либо в веб-интерфейсе Диадока.

Основной интерфейс для отдела кадров — это работа из привычной кадровой системы. Но специалисты, так же как и сотрудники, могут работать в веб-интерфейсе сервиса.  

В Диадоке настраивается личный кабинет компании и необходимое количество личных кабинетов сотрудников. В результате образуется группа, внутри которой настраивается кадровый документооборот.

Сколько сотрудников участвует

На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.

Суть экспериментального проекта

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве уже стартовал. В ближайшем будущем процесс станет повсеместным.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту продлится вплоть до 31 марта 2021 года. Принять в нём участие разрешено ИП и юрлицам вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса.

Пилотный проект охватывает различные типы бумаг, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления. К их числу относятся соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

Проводимый Министерством труда эксперимент предусматривает необходимость создания специальной информсистемы либо доработки уже имеющейся. Пока операции могут производиться с помощью сервиса «Работа в России», который станет общедоступным с 1 октября 2020 года.

Допускается и смешанный вариант. В таком случае некоторый объём документов формируется и хранится в собственной информсистеме, остальная часть — в системе «Работа в России». Даже при использовании только своего ПО компаниям придётся наладить взаимодействие с государственной платформой.

Читайте также:  Как правильно работать с ЭЦП

Кадровый электронный документооборот уже составляет 1/5 всего документооборота фирм. В нём участвует 40 типов бумаг.

Чтобы участвовать в пилотном проекте, нужно подать заявление на участие до 1 декабря 2020 года. Мнения участников о пилотном проекте собирают в три этапа: до 1 августа 2020, до 1 декабря 2020, а также до 2 апреля 2021 года.

Положение об электронном кадровом документообороте регулирует вопросы реализации экспериментального проекта. В приложении № 3 приведён список подпадающих под эксперимент документов. Он открытый, что подразумевает возможность самостоятельно вносить в него корректировки.

Электронный кадровый документооборот позволит уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.

Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо

Риски перевода в ЭДО

Документ

Какая ЭЦП

Требования к оформлению документа

Низкий

трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

КЭП

электронный, ст. 312.2 ТК

заявление о приеме на работу

любая

нет требований

приказ о предоставлении отпуска

нет требований

заявление о предоставлении отпуска по графику

нет требований

авансовый отчет по командировке

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

Средний

правила внутреннего трудового распорядка

НЭП или КЭП

под подпись, ст. 68, 189 ТК

график отпусков

под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

уведомление работника о начале отпуска

под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

приказ о направлении работника в командировку

любая

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

письменный, ст. 259 ТК

приказ о переводе

письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

Высокий

трудовой договор, приложения и соглашения к нему

КЭП

письменный, ст. 57, 67 ТК

приказ о приеме на работу

под подпись, ст. 68 ТК

личная карточка

под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

письменный, ст. 127 ТК

заявление о переводе

письменный, ст. 72.1 ТК

допсоглашение на перевод

письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

заявления об увольнении по собственной инициативе

письменный, ст. 80 ТК

приказ о прекращении трудового договора

под подпись, ст. 84.1 ТК

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

Электронная подпись для кадрового эдо

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно ФЗ № 63, существует три разновидности ЭП:

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к информсистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор.

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Таблица

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация

Какая подпись используется при создании и изменении:

Как предоставить документ работнику (соискателю)

договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

прочих кадровых документов

«Работа в России»

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»)

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте

Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе

Собственная система

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП

Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector