Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри — СКБ Контур

Что надо сделать работодателю до начала эксперимента

Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:

Бухгалтерия
Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Что предлагаем

Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца. 

  1. В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
  2. Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.

Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур

Подготовила редактор Варвара Смирнова

Что дает участие в эксперименте по переходу на кадровый эдо

Есть несколько плюсов. Компании-участники из первых уст узнают, какие изменения в законодательстве планируются. Они вправе вносить свои рекомендации, то есть фактически влиять на формулировки. При этом раз в квартал нужно отчитываться о результатах эксперимента в Минтруд.

Сегодня очевидно, что кадровый ЭДО будет только набирать обороты. В связи с пандемией президент попросил поторопиться с законами, облегчающими взаимодействие работодателей и работников на удаленке. Уже вышелзаконопроект № 973264-7 о комбинированной и временной дистанционной работе с упрощенными условиями.

Зачем бизнесу кадровый эдо

Переход на кадровый ЭДО — важный этап в жизни компании, который затрагивает все уровни специалистов, и, соответственно, для каждого уровня есть свои преимущества.

Руководители обычно заинтересованы в экономии бюджета на определенные процессы, а кадровый ЭДО как раз предполагает разгрузку специалиста по кадрам.

Кадровый ЭДО положительно влияет на репутацию работодателя на рынке труда — снижается вероятность штрафов и репутационных рисков. Важен и факт того, что компания участвует в инновационном проекте.

Эйчарам гораздо легче доказать факт передачи электронного документа в случае возникновения трудовых споров. Кроме того, им проще делать массовую рассылку таких документов.

Благодаря ЭДО ускоряется передача документов в бухгалтерию. А для самих сотрудников важно то, что электронные документы можно удобно подписывать (особенно когда ты находишься на удаленке) и легко находить — в отличие от бумажных они не теряются.

Преимущества в ЭДО есть и для IT-специалистов. Во-первых, для хранения документов не нужны свои сервера. Во-вторых, гарантируется безопасность их подписания.

Зачем это нужно контуру

Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.

Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.

Интеграция диадока

Если специалист по кадрам пользуется 1С, то после интеграции Диадока в системе появится дополнительная вкладка, где можно посмотреть статусы документов, отправить их и получить.

Диадок можноинтегрировать в любую кадровую систему — через модули, коннекторы или API.

Как получить электронную подпись в контуре

Получить электронную подпись можно разными способами. Выпуск сертификата осуществляется в офисах СКБ Контура. Также её могут доставить курьеры Тинькофф Банка.

Предусмотрен еще один вариант — выпуск сертификата электронной подписи в кадровом отделе компании.

Как развивается кадровый эдо

В 2021 году был принятФедеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который, по сути, стал отправной точкой для активного развития электронного документооборота (ЭДО).

В 2021 году в Трудовом кодексе появилисьст. 312.1 и ст. 312.2 о дистанционных сотрудниках, которые дали законные основания для обмена кадровыми документами в электронном формате.

В 2021 году прояснилась ситуация по архивному делу, и сейчас в электронном документе можно ставить отметку об электронной подписи.

Пик активности, связанной с электронным документооборотом, пришелся на 2021-2021 годы, когда при Минтруде была создана рабочая группа и инициирован запуск пилотного проекта по электронной проверке кадровых документов. 

В 2021 году стартовал эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Он длился год, задача заключалась в том, чтобы определить, какие поправки нужно внести в Трудовой кодекс. В нем участвовали крупные компании: ПАО «Сбербанк России», ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг».

В 2021 году впервые встал вопрос об электронном формате трудовой книжки (Федеральный закон от 16.12.2021 № 439-ФЗ). В связи с этим появилсязаконопроект № 967986-7 о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора.

Наконец, в 2020 году при Минтруде стартовал очередной эксперимент по кадровому ЭДО. На этот раз эксперимент предполагает открытое участие: каждая компания по желанию может подать заявку до 1 декабря и в течение 30 дней присоединиться к тестированию новшеств, которые затронут трудовое законодательство.

Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».

Читайте также:  Как посмотреть эцп файла в пдф

СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.

Электронная подпись
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»

Получить через час

Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).

ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Таблица

Как подписывать электронные кадровые документы

Кадровый документ

Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:

собственной ИС работодателя

базы «Работа в России»

Трудовой договор

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).

Договор о материальной ответственности

Ученический договор

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Прочие кадровые документы

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

Как сотрудники подписывают документы

Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать».

Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.

Какая подпись нужна для работы с электронными документами

Для подписания электронных документов нужна электронная подпись. Но проблема заключается в том, что она бывает трех видов:

Какие внутренние документы оформляются для кадрового эдо


Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Какие документы станут электронными

На практике компании имеют дело более чем с 80 видами разных кадровых документов. Но в целом все они делятся на два вида:

  • документы личного характера (касаются конкретного работника);
  • документы массового характера (касаются всей компании в целом, подразделения и т.д.).  

Безопасно отправлять в электронном виде можно такие документы, как заявления, приказы, графики отпусков, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и многие другие. 

Юристы считают, что есть три типа документов, в отношении которых каждая компания самостоятельно принимает решения, в каком формате с ними работать:

  1. трудовой договор;
  2. ученический договор;
  3. договор о материальной ответственности.

Одни передают все эти документы только в электронном виде. Другие — в электронном виде, но в течение трех дней дублируют их на бумаге, третьи используют консервативный подход и ограничиваются исключительно бумажным вариантом.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

  • договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
  • графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
  • отдельное соглашение к трудовому договору;
  • соглашение об изменении условий трудового договора;
  • локальный нормативный акт;
  • заявление;
  • согласие;
  • отказ;
  • уведомление;
  • извещение;
  • объяснение.

Норматив
Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Составить бесплатно

Кто может участвовать в эксперименте

Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.

В отношении сотрудников существует два ограничения.

  1. Дистанционные работники. Они не участвуют в эксперименте, так как могут обойтись без «бумажных» документов по иному основанию. Согласно статье 312.1 ТК РФ, они вправе обмениваться с работодателями электронными документами, подписанными квалифицированными электронными подписями (КЭП).
  2. Люди, временно направленные работодателями к другим компаниям или физлицам по договору о представлении персонала. Для таких работников «бумажные» документы обязательны.
Читайте также:  Способы проверки эцп

О чем сообщать в минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

  • до 1 августа 2020 года;
  • до 1 декабря 2020 года;
  • до 2 апреля 2021 года.

Для сообщения информации о ходе эксперимента следует использовать бланк, приведенный в приложении № 4 к Положению. Там, в числе прочего, есть поля для отображения данных об общей численности персонала; о количестве сотрудников, участвующих в эксперименте, и о тех, кто от него отказался.

Порядок перехода

Организовать электронный кадровый документооборот в организации можно поэтапно. Для начала необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. Технический аспект перехода на кадровый ЭДО предполагает выбор системы его реализации.

В общем виде схема действий такова:

  • Подготовка описания уже существующих в компании кадровых процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
  • Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота на фирме. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый кадровый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.
  • Аудит имеющейся документации в отношении персонала компании. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:
  • Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация кадрового документооборота также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

«Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО» помогут сделать переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. «Астрал.

Проблемы при внедрении

Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП.

Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат становится необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами.

КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.

Решение для работы с электронными документами

Тем, кто уже пользуетсяДиадоком, известно, что изначально этот сервис был создан для пересылки юридически значимых бухгалтерских документов. Но с помощью настроек он хорошо адаптируется под кадровый ЭДО.

Сотрудник может подписывать документы либо в мобильном приложении, либо в веб-интерфейсе Диадока.

Основной интерфейс для отдела кадров — это работа из привычной кадровой системы. Но специалисты, так же как и сотрудники, могут работать в веб-интерфейсе сервиса.  

В Диадоке настраивается личный кабинет компании и необходимое количество личных кабинетов сотрудников. В результате образуется группа, внутри которой настраивается кадровый документооборот.

Сколько сотрудников участвует

На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.

Сколько хранить документы и как представлять для проверки

Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. «Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов»).

Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

Эксперт
Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок

Таблица по рискам перевода кадровых документов на эдо

Риски перевода в ЭДО

Документ

Какая ЭЦП

Требования к оформлению документа

Низкий

трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему

КЭП

электронный, ст. 312.2 ТК

заявление о приеме на работу

любая

нет требований

приказ о предоставлении отпуска

нет требований

заявление о предоставлении отпуска по графику

нет требований

авансовый отчет по командировке

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

Средний

правила внутреннего трудового распорядка

НЭП или КЭП

под подпись, ст. 68, 189 ТК

график отпусков

под подпись, ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

уведомление работника о начале отпуска

под подпись, ч. 3 ст. 123 ТК

приказ о направлении работника в командировку

любая

письменный, Постановление от 13.10.2008 № 749

согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)

письменный, ст. 259 ТК

приказ о переводе

письменный, Постановление от 16.04.2003 г. №  225

Высокий

трудовой договор, приложения и соглашения к нему

КЭП

письменный, ст. 57, 67 ТК

приказ о приеме на работу

под подпись, ст. 68 ТК

личная карточка

под подпись, п. 12 и 41 Постановления от 16.04.2003 г. №  225

заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением

письменный, ст. 127 ТК

заявление о переводе

письменный, ст. 72.1 ТК

допсоглашение на перевод

письменный, ст. 72 и 72.2 ТК

заявления об увольнении по собственной инициативе

письменный, ст. 80 ТК

приказ о прекращении трудового договора

под подпись, ст. 84.1 ТК

Читайте также:  Зарегистрировать ООО или ИП — СберБанк

Поможем осуществить переход на КЭДО максимально безболезненным для вашей компании и кадровиков. «1С-ЭДО» — программа, которая позволяет снизить число допущенных в документации ошибок. Вся работа с бумагами становится быстрее и проще. Звоните!

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя. Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России».

Цель эксперимента

Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).

Персонал
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки

Попробовать бесплатно

По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

Бухгалтерия
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Электронная подпись для кадрового эдо

Перед тем как перейти на кадровый электронный документооборот, нужно обзавестись электронной подписью. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно ФЗ № 63, существует три разновидности ЭП:

Дальнейший этап внедрения электронного документооборота в кадровой службе — оптимизация работы. По завершении аудита следует оценить все процессы со стороны. Возможно, имеет смысл ликвидировать систему хранения нескольких версий документов. Предпочтительный вариант — типовые формы. На этой стадии можно предоставить персоналу доступ к информсистемам.

Автоматизированная система требует выбора подходящей платформы для перехода. Здесь не существует универсального решения. Функции продолжительного хранения материалов и создания архивов может взять на себя СЭД. Перечень возможностей охватывает формирование документации согласно шаблону, передачу её на согласование и подпись с применением ЭП.

Завершить процесс нужно подготовкой нормативной документации. В рамках данного этапа организации нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Следует издать положение об ЭДО, внести корректировки в трудовой и коллективный договор.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector