Как использовать штампы в организации?

Каждая организация использует штемпельную продукцию: датеры, штампы, коврики и печати. Эти устройства отличаются областью применения и индивидуальной информацией. Важно понимать, что штампы и печати имеют существенные отличия. Главное, что первый тип устройства используется для быстрого нанесения информации на документы (реквизиты компании, дата, информация об администраторе).

Печати принято использовать при оформлении государственных документов, а также важных финансово-хозяйственных бумаг. Устройство используется для подтверждения подписи лица, составившего документ. Печать на бумаге в этом случае идентифицирует компанию как юридическое лицо. Чтобы заказать печать, нужно знать их формы. Они бывают: прямоугольной (обычно с указанием реквизитов организации – названия, адреса и т. д.), треугольной (обычно используется для справок и внутренних документов) или других форм, иногда причудливых в виде фигур.

В последнее время стали популярны факсимильные марки с указанием фамилии и имени владельца марки. Эти марки нашли широкое применение в личных домашних библиотеках. Оборудование штампа-факса обычно традиционное — прямоугольное или треугольное, а печать может быть любой: подпись, монограмма, фамильный герб — в зависимости от решения владельца штампа.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который ведет офицер, ответственный за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись в соответствии со строгими правилами хранения документов отчетности. Каждый лист журнала пронумерован, журнал прошит, проштампован (опечатан) и подписан руководителем организации. Журнал хранится в несгораемом (сейфовом) шкафчике.

В организации могут быть созданы специальные комиссии для проверки состояния учета и складирования печатей и штампов. По результатам проверки составляется акт (акт), который представляется директору для принятия необходимых мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, директор назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом начальника ответственным за учет и хранение. Закон должен содержать приказ с печатями и штампами.

Кроме основных и дополнительных печатей, в работе канцелярии организации используются штампы. Штамп представляет собой вид печати прямоугольной формы. Штампы официально заменяют почерк в частых однотипных ситуациях в делопроизводстве. Штампы в данном случае являются реквизитами, участвующими в придании документу юридической силы и ускорении документооборота.

Марки бывают нескольких видов:

• угол (заголовок);
• запись;
• ограничения прав доступа;
• с организационными данными;
• по этому случаю.

Угловой (адресный) штамп применяется, если организация не имеет печатных или «электронных» бланков. Угловая печать может использоваться для переписки, выдачи текущих справок и т.п. В этом случае угловая печать, выполненная в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых печатях реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и на бланке. Требования, описанные в угловых уплотнителях и уплотнителях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размеру заготовки уголка (70 х 100 мм).

Учетный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номер (индекс) входящего документа. Этот штамп определяет ответственность организации за документ, начало отсчета до срока. Регистрационная печать не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограниченного доступа ставится в правом верхнем углу каждого листа документа, в записях документов ограниченного доступа и на пакетах документов ограниченного доступа. Эта печать может быть дополнена сведениями, предусмотренными законодательством о сведениях, составляющих государственную тайну, и сведениях, засекреченных.

Штамп с реквизитами предприятия, обычно небольшого размера в рамке. Включает в себя сокращенное наименование организации, место регистрации, идентификационный номер налогоплательщика.

Маркировочные штампы применяются для внутренних нужд предприятия (маркировка продукции, тары и т.п.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размер, форма и содержание не регламентируются.

Кто отвечает за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, перевозку и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначаемое приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ издается заново и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после их выдачи структурными подразделениями приказом начальника возлагается на работников, получивших эти печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен нести ответственность за учет печатей и штампов, никакими нормативными правовыми актами не урегулирован. В каждой организации эта проблема определяется в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы. Печати и штампы выдаются под расписку в журнале работникам, лично ответственным за их использование.

Какими могут быть печати организаций?

Печати каждой организации разные, так как они используются для подготовки внутренних документов. Следует сразу отметить, что видов штампов очень много, и здесь речь идет только о современных решениях, без учета древних печатей и штампов. Их можно условно разделить на группы.

Заглавный (угловой) штамп

Этот вид штампа применяется в тех случаях, когда необходимо нанести на документы-конверты общие сведения об организации: наименование, адрес, контактные данные. Эта печать придает конверту некоторую формальность. Также эту печать можно использовать для краткосрочной переписки или для выдачи некоторых видов справок из учреждения.

Регистрационный штемпель

Применяется только в случаях определения и исчисления срока действия документа, выполнения определенных обязательств стороны или при точном определении получения отправленных документов.

Штампы, ограничивающие доступ к информации

Одна из самых популярных марок на данный момент. Форма и цвет могут быть абсолютными, они не регламентируются никаким документом. Суть этого штампа очень проста: быстрое распространение рекламной информации той или иной организации на большой площади. Опытный сотрудник без труда вставит распечатку в PDF онлайн.

Штамп с данными компании

Эта лента используется для внутренней документации или короткой переписки. Он содержит название компании организации, адрес регистрации, адрес офиса, расчетный счет, название банка, идентификационный номер налогоплательщика и контактную информацию (телефон, электронная почта, факс). Сделать штамп ООО в нашем конструкторе несложно.

Маркировочные клейма

Используется только внутри организации. Форма, содержание и цвет этой подписи законодательством не регламентируются. Им «маркируют» посуду, постельное белье, дощечки, различные заготовки, материалы и т. д.

Дата (переходящая дата)

Один из самых часто используемых штампов, его легко сделать в нашем редакторе! Благодаря простой конструкции и условиям использования его можно использовать практически для любых целей. Главная особенность такого штампа – на цилиндре, в верхней части штампа, три вертикальные резинки: две с цифрами от 0 до 9, а третья – название месяца. Это позволяет писателям не прописывать даты вручную, а спокойно менять их на штампе и сразу же применять в работе.

Числитель (штамп с переменным числом)

Этот штамп похож на дату. Но вместо месяца и числа на ремешках проставлены только цифры. Это позволяет использовать данный штамп при регистрации документов, присвоении и идентификации их порядкового номера. Поэтому такой штамп можно найти во многих архивах или библиотеках.

Печать банка

включает полное наименование юридического лица, платежные реквизиты, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес организации, реже – контактный телефон, адрес электронной почты, факс.

Адресный штемпель юридического лица

Этот штамп должен содержать такие данные, как: сокращенное или полное название организации, адрес веб-сайта, адрес регистрации компании, электронный и почтовый адрес организации, дату документа, а также номер исходящего и входящего документа.