Как перейти на электронный кадровый документооборот? — СКБ Контур

Что сделать перед подключением

До начала проведения эксперимента работодатель должен:

  • утвердить список экспериментальных кадровых документов (трудовые книжки включать нельзя);
  • выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
  • за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
  • сформировать и утвердить список работников-участников;
  • при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
  • при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).

В чём суть эксперимента

Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н.

Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:

  1. Бумажная форма является требованием закона.
  2. Работника нужно ознакомить с документом в письменном виде под роспись.

Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.

Демоверсия системы контур.персонал

После заполнения формы вам придет письмо с инструкцией по скачиванию демоверсии Контур.Персонал Базовый, а также демоверсии отраслевых решений: Контур.Персонал Госслужба, Контур.Персонал Медицина, Контур.Персонал Производство.

Внимание! Демонстрационная версия продукта обладает теми же возможностями, что и полнофункциональный вариант программы, однако имеет ряд ограничений:

  • в демоверсию могут быть занесены и обработаны данные лишь по 25 сотрудникам;
  • демоверсия рассчитана на одно рабочее место;
  • работа с демоверсией не предполагает технической поддержки и обновлений.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

  • 1 августа 2020;
  • 1 декабря 2020;
  • 2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Как перейти на электронный кадровый документооборот?

Елизавета, добрый день!

Отвечаем последовательно на 3 ваших вопроса:

1. Процесс перехода компании на электронный кадровый документооборот такой:

– Выбрать технологию, с помощью которой вы будете обмениваться кадровыми документами.

– Рассказать сотрудникам компании, что в ближайшие недели/месяцы планируется переход на электронный кадровый документооборот, чтобы их морально подготовить. Ответить на вопросы сотрудников, если они возникнут.

– Утвердить «Положение об электронном документообороте», которое регламентирует формы электронных кадровых документов и порядок использования в них электронной подписи.

– Подписать на бумаге с каждым сотрудником соглашение об электронном документообороте.

– Начать обмениваться документами.

Читайте также:  Квалифицированная электронная подпись | СБИС Помощь

2. При обмене кадровыми документами можно использовать сервис обмена через оператора либо можно обмениваться напрямую при условии применения определённых технологий, которые обеспечивают юридическую значимость кадровых документов в течении 50 лет. А именно подтверждение неизменности документа, подтверждение точного времени и даты подписания с обеих сторон. Подробнее об этих вариантах:

Вариант А – при помощи третьей стороны, например СКБ Контура.

Момент подписания электронного документа фиксирует третья сторона, которая должна присутствовать при подписании документа. Она зафиксирует время и день подписания электронного документа в соответствующем протоколе или квитанции. На основе этого метода некоторые компании предлагают системы, которые участвуют в ЭДО и хранят время подписи. В Диадоке реализована обязательная проверка сертификата и подписи под документом, а также проставление штампа времени подписания, полученного от доверенного сервера.

Вариант Б – без помощи третьей стороны.

Использовать службу штампов времени TSP (Time-Stamp Protocol) и протокола OCSP (Online Certificate Status Protocol). TSP фиксирует точное время подписания документа, а OCSP — что в момент подписания сертификат КЭП был действителен. Эти данные сохраняются в подписанном КЭП документе. Такие протоколы предлагают некоторые информационные системы и удостоверяющие центры. Но у этого подхода есть несколько ограничений:

– Информационная система, в которой подписывают электронного документа, должна быть оснащена инструментами создания TSP и OCSP;

– В момент подписания на компьютере должен быть интернет, а серверы TSP, OCSP должны исправно работать.

– Срок действия сертификатов серверов TSP, OCSP не больше 15 лет. Если к этому времени у вашего документа не закончится срок хранения, то нужно будет переподписать его.

3. Стоимость наших услуг зависит от нескольких факторов, мы сможем это обсудить в непубличной переписке. Для этого обратитесь, пожалуйста, к менеджеру Сервисного центра, который закреплен за вашей организацией.

Как подписывать электронные документы

Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.

Читайте также:  Как отозвать эцп у организации. Как аннулировать сертификат ключа электронной подписи

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  4. Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
  5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  6. Место проведения эксперимента.
  7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Как работать с информационной системой

Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Помощь

Опыт нашей компании показывает, что тех приказов, которые находятся в стандартной версии системы, достаточно практически для любой организации. Как правило, требуется незначительная доработка программы либо небольшая коррекция бизнес-процесса самой организации.

В нашей программе есть около 100 готовых отчетов. Кроме того, существует гибкий механизм передачи данных из отчета в отчет, позволяющий строить еще более сложные выборки.

Читайте также:  Удаленный перевыпуск электронной подписи

Если вам все же необходимы дополнительные отчеты или приказы, то здесь есть два варианта решения. Первый – обратиться к нашим специалистам, которые выяснят ваши потребности, сформируют техническое задание и разработают необходимый приказ или отчет. Второй вариант – провести обучение ваших специалистов, после которого они смогут сами создавать необходимые отчеты (используя встроенный гибкий механизм построения отчетов) и приказы. Все услуги в этом случае рассчитываются согласно ценовому листу нашей компании.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Преимущества электронного документооборота

Модуль Взаиморасчёты автоматически сравнит данные по операциям с контрагентами, сформирует акт сверки и протокол расхождений.

Проводите сверку в привычном интерфейсе 1С или в веб-версии модуля.

Справочная

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Электронный кадровый документооборот

Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях. На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО.

Со своей стороны, Минтруд РФ готов начать работу в этом направлении. «Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность вести электронный кадровый документооборот, — отметила Любовь Ельцова. — В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме». При этом оба вида документов должны иметь равную силу с точки зрения закона, и по требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему бумажную копию электронного документа.

Замминистра обозначила два ограничивающих условия. Первое условие — решение о переходе на электронный формат документов руководство предприятия должно принимать только с учетом мнения выборного органа сотрудников. Второе — не перекладывать расходы на работников.

В этом же направлении работает и Минэкономразвития РФ. В рамках проекта «Цифровая экономика РФ», который был утвержден 28 июля 2021 года, в числе краткосрочных мер озвучен отказ от бумажных трудовых книжек. По мнению заместителя министра Саввы Шипова, возможность дистанционно заключать трудовые договоры и отказаться от трудовых книжек повысит трудовую мобильность населения. По предварительным оценкам, отказ от бумажных трудовых произойдет уже до конца текущего года.

«Это здорово, что обсуждение темы сдвинулось с мертвой точки, однако уже сейчас понятно, что это долгосрочный вопрос и в ближайшее время он не решится. Переход на электронный кадровый документооборот требует серьезной подготовки, разработки законодательных норм и регламентов. Но все равно мы рады, что инициатива работодателей поддержана на государственном уровне», — прокомментировала предложения Минтруда РФ эксперт проекта Контур-Персонал компании СКБ Контур Алина Галиулина.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector