Как подписать документ электронной подписью: инструкция для PDF, Word, Exel и других

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

2. Средства электронной подписи.

В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

3. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Где применяется: что даёт подпись документа эцп

Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.
ЭЦП используется в следующих случаях:

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает

Электронная подпись – это лишь реквизит электронного документа. Она позволяет определить, кем был создан документ, отсутствие изменений в нем и придать ему юридическую силу. Фактически ЭП – это полноценная замена собственноручной подписи человека или ответственного лица организации.

Подписать с помощью ЭП можно фактически любой файл. Чаще всего с помощью нее подписываются следующие виды документов:

• различные соглашения и приложения к ним;
• приказы, инструкции и т. п.;
• отчетность в различные органы (ФНС, ПРФ и т. п.);
• бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры и т. п.);
• заявления, обращения;
• платежные документы;
• другие документы, используемые при взаимодействии с контрагентами, госорганами или третьими лицами.

Существуют 3 вида ЭП:

• Простая ЭП – придает документу юр. силу только после подписания соответствующего соглашения в бумажном виде. Она не является гарантией отсутствия изменений. Для создания данного вида подписей обычно не используется криптография.
• Усиленная неквалифицированная ЭП – позволяет подтвердить отсутствие изменений и автора документа. Она аналогична собственноручной подписи только после подписания соответствующего дополнительного соглашения в бумажном варианте. Создается такая подпись с использованием криптографических сервисов, но для этого необязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
• Усиленная квалифицированная ЭП – наиболее полноценный аналог собственноручной подписи. Она имеет полную юридическую силу и позволяет подтвердить автора документа и отсутствие изменений в нем. Выдается данный тип подписей только УЦ, прошедшими аккредитацию в Минкомсвязи.

Во многих источниках используется устаревшая аббревиатура ЭЦП для электронных подписей. В настоящее время в законодательстве она уже отсутствует, так как применяется исключительно ЭП.

Веб-сервисы для электронной подписи документов

Если нет желания устанавливать дополнительное ПО на компьютер или это невозможно (из-за необходимости покупки лицензии, по соображениям безопасности и т. п.), то для подписания можно воспользоваться веб-сервисами. Один из самых распространенных онлайн-ресурсов для этих целей – Контур.Крипто. Он доступен владельцем ЭП, выпущенных любыми УЦ.

Для подписания документа через Контур.Крипто надо выполнить 4 шага:

1. Загрузить с компьютера файлы, которые планируется подписать.
2. Указать сертификат электронной подписи, который должен использоваться при подписании.
3. Дождаться, пока сервисом будет создан файл подписи.
4. Сохранить пакет из оригинального файла и подписи на ПК или отправить его сразу получателю по электронной почте.

Подписание документов ЭП – несложный процесс даже для неопытного пользователя компьютера. Для этого достаточно просто следовать инструкции и использовать соответствующее ПО. По желанию можно также пользоваться и веб-сервисами.

Вопросы и ответы по продуктам vipnet

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.

1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Использование веб-сервисов

Проставить ЭП в файлах можно с помощью онлайн-сервисов в интернете. Многие пользователи выбирают Контур Крипто, который позволяет бесплатно проверять и генерировать оттиски онлайн, расшифровывать и зашифровывать файлы. Визировать информацию можно в любом формате, по отдельности, пакетом или архивом rar.

Доступ к сервису открывается после регистрации и автоматической установки на компьютер для выполнения преобразований.

Подписать файлы пдф удобно в таком порядке:

• загрузка подлежащего заверению документа;
• выбор доступного сертификата;
• создание ЭЦП онлайн;
• визирование с помощью соответствующей опции, автоматическое формирование папки с готовым файлом, которому присвоено расширение .sig.

Сервер позволяет отправлять завизированные бумаги и предоставлять адресату ссылку на сохраненную в Крипто Контур папку. Оригинал ЭД, файла, сертификата с подписью и инструкцией по ее проверке можно передать по email.

Формирование и получение заверенных файлов pdf в любой из выбранных программ происходит оперативно. Наличие дополнительных опций и допустимый объем визируемых документов зависят от выбора версии и типа программного помощника.

Как с помощью эцп подписать документы формата word и excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2021, алгоритм следующий:

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Настройте outlook

1. Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл/Параметры/Центр управления безопасностью».
2. Нажмите «Параметры центра управления безопасностью».
3. Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры».
4. В поле «Сертификат подписи» нажмите «Выбрать» и укажите ЭП, которая будет использоваться для подписи, шифрования и расшифровки сообщений.

   Выбрать можно только сертификат, в описании которого email совпадает с учетной записью Outlook.

5. Вернитесь на вкладку «Защита электронной почты».

   Чтобы все письма подписывались и шифровались автоматически, включите режимы «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Иначе настраивать подпись в Outlook нужно будет для каждого письма.

   Установите режим «Отправлять подписанные сообщения открытым текстом», чтобы для всех прикрепленных файлов подпись формировалась как отдельное вложение. Иначе текст сообщения, все файлы и ЭП будут объединены в одно вложение.

Открыть файл с расширением sig

Теперь пойдем от обратной ситуации, вам прислали присоединенный файл SIG и вам надо его просмотреть и у вас естественно возникают вопросы:

1. Как открыть файл sig
2. Чем открыть файл sig
3. Как посмотреть и прочитать файл sig

Если вы читали то, что я написал Выше, то у вас уже не возникнет вопрос чем открыть документы подписанные ЭПЦ формата sig, для этого мы используем нашу программу КриптоАРМ

Для примеры мы возьмем обратную ситуацию, наш файл который мы подписали Документ Microsoft Word.docx.sig откроем для просмотра.

1. Запускаем программу КриптоАРМ  с рабочего стола или из меню Пуск -> Все программы
   
2. открывается главное окно программы в котором заходим в пункт меню Файл (рис.1) и из выпадающего меню выбираем Просмотр документов (рис.2)
   
3. в открывшемся окне выбираем документ который хотим открыть для просмотра
   
4. После этого у нас происходит процесс открытия подписанного документа
   
5. и после этого у нас открывается файл, я создавал текстовый документ формата doc в котором просто написал test
   

Если вы осилили мою статью от начала и до конца, то я уверен на все 100% у вас отпали все вопросы о том как подписывать и просматривать документы формата sig, но если появились какие то ошибки или другие вопросы, пишите мне на почту или в комментариях под статьей буду вам помогать!

ну и как полагается Видео )

Подписание с помощью word.

Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

     1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

     2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

     3. Нажмите «Подписать».

Проверить подпись.

Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

Создать файл sig

Для создания подписанного файла сиг, после установки КриптоАРМ проделываем следующую операцию:

1. кликните правой кнопкой мыши на вашем файле который нужно подписать (рис.1) далее из выпадающего меню выбираем КриптоАРМ (рис.2) и далее выбираем Подписать (рис.3)
   
2. у нас открывается мастер создания ЭЦП и нам нужно только нажать Далее
   
3. далее в окне у нас будет список файлов на подписание в который можно добавить дополнительные файлы или убрать лишние
   
4. на следующим шаге выбираем  выходной формат файла с кодировкой и расширением (оставляем все по умолчанию и нажимаем Далее)
   
5. На этом шаге у нас идет настройка параметров подписи тут мы указываем, что делаем (в нашем случае это Подписано) (рис.4) и самое важно в этих параметрах вы можем указать Присоединенная или Отсоединенная будет подпись (рис.5)
   
6. после того как мы выбрали параметры переходим к самому процессу подписания и нажимаем кнопку Выбрать
   
7. из списка выбираем наш сертификат (я для примера создал тестовый сертификат ЭЦП ) в списке он у меня называется Test
   
8. Мастер подписи закончен и переходим к кульминации, нажимаем на кнопку готово
   
9. у нас запускается операция подписания и после появится окно с результатами подписи (рис.6) и видим в папке откуда мы запускали подпись документа, рядом с этим фалом появился файл с таким же названием и на конце у него добавился формат sig
   
10. Все!

НУ вот вы и научились создавать и подписывать документы в формате *.SIG

Сравнение по для создания эцп

Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.

С электронной цифровой подписью могут работать как физические, так и юридические лица. Ее использование наделяет ЭД юридической силой и приравнивает его к бумажному. Для работы с ЭП необходимо иметь криптопровайдер и средства ЭЦП. К ним относят закрытый и открытый ключ и специальное ПО.

Подписание документов возможно через отдельные плагины для MS Office и Adobe Systems, а также через отдельные программы (КриптоАрм или CryptoFile) или через онлайн-сервисы. Формирование ЭП и получение заверенного файла происходит в несколько простых шагов вне зависимости от выбранного вида средств ЭЦП.

Технические и программные требования

Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

• операционная система – Windows 7 или старше;
• предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
• предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
• предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
• в ОС добавлен персональный ЭЦП.

Ещё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.