✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция

Необходимые технические требования к по для начала работы

Для начала работы с электронными подписями необходимо обеспечить подходящее рабочее место:

  • процессор с частотой 1,2 ГГц. Обязательна также поддержка технологии SSE2;
  • ОЗУ от 2 Гб;
  • пространство на диске от 10 Гб;
  • лицензионная операционная система Windows;
  • доступ к сети интернет;
  • браузер, чтобы подписать ЭЦП Контур УЦ СКБ;
  • доступ в браузере к сайтам контур.ру по порту 443.

Обратите внимание! Потребуется также носитель, на котором хранятся закрытые ключи. Это может быть флеш-карта или диск.

Что понадобилось для эксперимента

Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.

Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.

Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.

Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера
Вот так выглядит токен с электронной подписью. Он похож на флешку, вставленную в порт компьютера

Возможности сбис

СБиС – уникальное программное обеспечение, которое предоставляет пользователям широкие возможности по обмену различными юридическими знаниями. С помощью Системы Бухгалтерского и Складского учета можно:

  • редактировать документы;
  • перевести документы в цифровой формат;
  • расширить документы до нужного формата;
  • заверить документы ЭЦП;
  • подписать документы электронной подписью Контур.
✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция
Для работы с электронной подписью можно использовать программное обеспечение СБиС

Несмотря на то, что программа не рассчитана непосредственно на работу с электронными подписями, многими гражданами она используется именно для этого. Помощь ПО СБиС в юридических вопросах сложно переоценить. Помимо широкого функционала, оно также предлагает полезную и актуальную информацию о выполнении разных юридических действий.

Визирование документов электронно-цифровой подписью можно производить как с помощью специальных программ (например, КриптоПро), так и онлайн сервисов (например, Контур.Крипто). В некоторых случаях используется программное обеспечение типа СБиС. В зависимости от формата документа (Word, Excel или PDF), процедура имеет свои особенности.

Для чего подписывать документ

Подписать документ с помощью ЭЦП может понадобиться в следующих случаях:

  • создание декларации для её последующей отправки в ФНС;
  • заверение авторства текстового файла;
  • согласование данных, указанных в документе, между группой лиц;
  • защита данных от несанкционированного доступа третьими лицами (с ЭЦП к файлу при этом добавляют шифрование, а чтобы просмотреть его содержимое потребуется получить сертификат или пароль доступа).

И согласно действующих законодательных нормативов РФ, наделить электронный документ юридической силой можно только путем заверения его усиленной цифровой подписью, которую получить можно исключительно в специализированных удостоверяющих центрах после верификации личности (для чего и запрашиваются документы).

Зачем подписывать документы электронной подписью

Перед тем как подписать документ электронной подписью, сначала разбираются с вопросом, для чего это нужно делать. Использование технологии  подразумевает решение следующих важных вопросов в экономике электронного формата:

  • Строгий контроль сохранения электронного документа. Если какие-то сведения в нем изменить, то подпись станет недействительной. Существуют определенные алгоритмы, на основании которых вычисляется электронная подпись. Исходя из этого, ЭЦП соответствует лишь заданному документу.
  • Защита документов от подделки.
  • Фиксация авторства. После использования электронной подписи автор документа уже не сможет отказаться от своих обязательств, которые в нём рассматриваются.
  • Доказательство авторства. Если кто-то захочет присвоить информацию из документа себе, то у него не получится этого сделать, поскольку закрытый ключ электронной подписи имеется только у её владельца.

Использования электронной цифровой подписи является уместным, облегчающим взаимодействия между двумя или более сторонами сделки, в рамках конкретных направлений рынка и денежного обращения. Это:

  • банковские операции;
  • виртуальная торговля;
  • регистрация сделок с недвижимостью через интернет (это очень удобно собственников квартир, которые находятся не на территории России);
  • декларирование товаров на таможне;
  • сервисы, которые помогают гражданам страны обращаться в различные органы власти;
  • налоговая и бухгалтерская отчетность;
  • многие другие сферы, где необходимо подтверждение и фиксация условий договора.
✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция
Примеры использования ЭЦП

Зачем я оформил эп

Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке. Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.

На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни. Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.

После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.

Использование для подписания эцп онлайн-сервисов

Если рабочее место не подходит для установки такого программного обеспечения, которое будет поддерживать программы для работы с электронными подписями, можно воспользоваться специальными онлайн сервисами. Наиболее распространенным из них является Контур.Крипто.

✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция
Поставить ЭЦП онлайн помогает веб сервис Контур.Крипто

Онлайн сервис работает полностью бесплатно и позволяет:

  • создавать электронную подпись;
  • шифровать электронные файлы;
  • подписывать как отдельные, так и архивные файлы;
  • подписывать документы двумя или более людьми.
Читайте также:  Затраты на обеспечение электронной подписи: бухгалтерский и налоговый учет

Чтобы начать работать с онлайн сервисом, необходимо зарегистрироваться, а также установить на ПК ПО. Установка выполняется в автоматическом режиме. Сама программа обладает интуитивно понятным интерфейсом.

Для подписания потребуется:

Как выглядит эцп на документе

Как выглядит электронная подпись на документе — таким вопросом задаются многие пользователи, желающие проверить ту или иную форму на подлинность.

При распечатке электронного документа, заверенного ЭЦП, электронная подпись на бумажном носителе не обнаруживается, поскольку фактически ЭЦП — действие по криптографическому шифрованию информации, которое позволяет однозначно идентифицировать подписанта.

На электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:

  1. Набор цифр и букв, который обычному пользователю может показаться случайным. Однако на самом деле такой код обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
  2. Графическая картинка. В электронном виде выглядит как обычный штамп, содержащий подпись ответственного лица и печать предприятия. Подписывающее лицо также может создать стикер с сообщением или заданием получателю, который выводится на экран. Таким функционалом обладает относительно недорогой софт «КАРМА», разработанный российскими программистами.
  3. Невидимая ЭЦП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Незнающий человек попросту не сможет выявить ее наличие, а значит, и подделать ее будет крайне затруднительно. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭЦП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.

Пример того, как выглядит ЭЦП на справке 2-НДФЛ, сформированной в личном кабинете налогоплательщика:

Как подписать документ электронной подписью в word 2007, 2021, 2021, 2021

Как подписать документ электронной подписью контур или тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Как подписать документ электронной подписью средствами криптопро csp и криптоарм

Для работы с КриптоАРМ установите криптопровайдер КриптоПро CSP (если отсутствует встроенный), а также личный и корневой сертификаты. Включите «Упрощенный режим» в разделе «Режимы» («Параметры»). Для сохранения настроек параметров используйте профили. Как подписать документ электронной подписью, используя КриптоАРМ и КриптоПро:

Как подписать электронной подписью документ pdf

Для работы с документацией в формате PDF вы можете  воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом, десктопным приложением или плагином КриптоПро PDF. Каждый из этих способов имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые представлены в таблице.

Как называетсяКак работаетНужно ли платитьБесплатный тестовый периодПреимуществаНедостатки
Веб-сервисыКонтур.Крипто

РусТендер

Необходимо настроить ПК (Контур.Загрузочный диск). Процесс подписания осуществляется на компьютере, а документация сохраняется в облаке.НетНетОтсутствие абонентской платы и привязки к рабочему местуМожно создавать только отсоединенные ЭП
ПО для компьютераКриптоАРМ

КриптоПро CSP

VipNet CSP

Можно выполнять операции в главном окне или через контекстное менюДаОт 14 до 90 днейШирокий перечень функций, позволяет создавать присоединенные и отсоединенные ЭПЛицензия распространяется только на один ПК
Программный модульКриптоПро PDFВыполнение операций через Adobe AcrobatДа (только для Adobe Acrobat, c Adobe Reader поставляется бесплатно)3 месяцаПозволяет работать непосредственно в приложениях AdobeМожет использоваться только на одном ПК, узкий перечень функций, совместим только с ОС Windows

Как подписывать документ эцп в vipnet cryptofile

Загрузите дистрибутив криптопровайдера VipNet CSP с сайта разработчика. После установки зарегистрируйте программу через интернет, указав серийный номер (высылается на e-mail). Установите драйверы для токена или смарт-карты и настройте рабочее место с помощью «Мастера настройки» или другого сервиса.

Последний шаг — установка, регистрация и настройка VipNet CryptoFile. На этом этапе выберите КЭП из списка («Настройки операций» — «Задать»). До того как подписывать документ ЭЦП, сначала запустите приложение VipNet CryptoFile.

Как с помощью эцп подписать документ в формате pdf

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

Чтобы подписать PDF-файл:

  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC

  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.

  3. 
картинка7

  4. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.

  5. 
картинка8

  6. Нажмите Поставить цифровую подпись.
  7. 
картинка9

  8. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.
  9. 
картинка10а

  10. Нажмите Подписать.

  11. 
картинка10

Как с помощью эцп подписать документы формата word и excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается.
Для программ, начиная с версии MS Office 2021, алгоритм следующий:

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как создать файл электронной подписи в формате sig

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).

  2. 
КриптоАРМ

  3. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.
  4. 
Мастере создания

  5. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

  6. 
исходный файл для подписания

  7. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

  8. 
преобразован исходный файл

  9. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).

  10. 
Использование подписи

  11. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.

  12. 
Выбор сертификата

  13. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.

  14. 
Хранилище сертификатов

  15. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.

  16. 
Готово

    После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).

    
SIG создан

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.

Как я оформлял доверенность

Электронной подписью можно заверять любые юридически значимые документы. Это могут быть исковые заявления, запросы в различные государственные органы, объяснения, трудовые договоры и договоры подряда.

Если возникает спор, оба идут с этими файлами в суд. У суда не возникает вопросов, подлинная ли подпись. Перепечатать первую страницу договора не получится — подпись заверяет не одну страницу, а документ целиком. Даже если изменить одну запятую, подпись сломается — подделку будет видно.

Договоров я ни с кем не заключал, поэтому решил оформить доверенность в простой письменной форме, которую не нужно заверять у нотариуса, и подписать ее ЭП. Главное удобство такой доверенности — ее можно отправить по электронной почте или через любой мессенджер.

Не нужно лично появляться там, где требуется предъявить доверенность. Например, ее можно отправить в школу, чтобы бабушка могла узнавать об успеваемости ребенка. Или в поликлинику, если доверяете кому-то, кроме близких родственников, принимать решение о медицинском вмешательстве.

Ожидания. Я надеялся, что мой представитель без проблем будет получать документы в суде и на почте по доверенности с ЭП. Все-таки электронная подпись равносильна собственноручной по закону — вопросов у сотрудников госорганов быть не должно.

Как это работает. Сначала нужно составить текст доверенности в ворде. Я больше люблю работать с гугл-документами, но в данном случае выбора у меня не было. У гугл-документов свои службы цифровых подписей, и с тем типом ЭП, что у меня, они не работают.

После того как текст доверенности будет готов, ее нужно подписать. Для этого необходимо зайти во вкладку «Файл» → «Сведения» и выбрать «Добавить электронную подпись».

Подпись в документе можно проверить, посмотреть, действителен ли ее сертификат, и узнать точное время подписания документа.

Чтобы подписать документ, нужно нажать кнопку «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»
Чтобы подписать документ, нужно нажать кнопку «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО

Реальность. Воспользоваться электронной доверенностью у меня так и не получилось. В канцелярии суда, где мой представитель получал документы, по электронной почте доверенность принимать отказались: сослались на то, что ни разу так не делали. Но их устроила напечатанная форма, несмотря на то что там нет оригинала подписи, а есть только ее фотография.

Как я пытался поменять полис омс через госуслуги

На портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое. Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:

  1. Рождение ребенка.
  2. Поступление в вуз онлайн.
  3. Переезд в другой регион.
  4. Оформление европротокола онлайн.
  5. Цифровое исполнительное производство.

Пока это только прототипы. Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию. Мне кажется, это было бы полезно.

В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.

Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.

Как это работает. На госуслугах нужно было перейти на страницу оказания услуги. Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.

Когда я заполнил форму, нужно было подписать заявление электронной подписью. Для этого необходимо вставить токен в USB-порт. Система сама обратится к токену — нужно только следовать подсказкам и в конце нажать на кнопку «Отправить».

После выбора услуги откроется окно для подачи заявления о выборе страховой медицинской организации
После выбора услуги откроется окно для подачи заявления о выборе страховой медицинской организации

Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел. 30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.

Почему так получилось, сказать сложно. Может быть, это был технический сбой или страховая компания решила не принимать заявления, подписанные ЭП, через госуслуги. Чтобы завершить оформление полиса или узнать, почему мое заявление так и не было отправлено, придется обратиться в страховую компанию лично.

Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.

Мое заявление так и находится в очереди на отправку. Судя по всему, страховая компания не знает, что я хочу поменять полис
Мое заявление так и находится в очереди на отправку. Судя по всему, страховая компания не знает, что я хочу поменять полис

Как я успешно подал жалобу в гибдд

Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.

Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.

Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.

Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.

Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.

Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.

Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.

Так выглядит подписанный документ в ворд. В гугл-документах, к сожалению, работа именно с моей ЭП не поддерживается — там свои сервисы для подписей
Так выглядит подписанный документ в ворд. В гугл-документах, к сожалению, работа именно с моей ЭП не поддерживается — там свои сервисы для подписей

Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.

Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.

Штраф не мой — платить за чужое нарушение мне не нужно. Отлично!
Штраф не мой — платить за чужое нарушение мне не нужно. Отлично!

Матчасть

Выдают электронные подписи в удостоверяющих центрах — специальных организациях, которых государство уполномочило на выдачу ЭП. Как оформить такую подпись и как защититься при ее использовании, я рассказывал в отдельной статье.

Технические и программные требования

Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

  • операционная система – Windows 7 или старше;
  • предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
  • предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
  • предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
  • в ОС добавлен персональный ЭЦП.

Блок вниманияЕщё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.

Выводы

Такая форма подписания документов мало распространена. Люди, в том числе сотрудники госорганов, не знают и не понимают, что такое ЭП. И не представляют, что подписанные ею документы имеют ту же юридическую силу, что и подписанные собственноручно.

Субъективные ощущения. Пока я подписывал документы таким образом, возникло ощущение, что я стал меньше зависеть от географии. Теперь мне не нужно приезжать в определенное место за сотни километров ради того, чтобы расписаться в очень важной бумаге.

Появилась возможность не стоять в очереди с этой очень важной бумагой в канцелярию — можно отправить ее по электронной почте. Теперь я могу это делать из любой точки мира. Главное, чтобы там был интернет, а под рукой — носитель с подписью. Если раньше я брал в поездки только ноутбук, то теперь токен тоже будет постоянно со мной.

Но не все так радужно. Простому гражданину, получившему электронную подпись, скорее всего, придется придумывать, где ее применить. За месяц я нашел только три способа использования ЭП, хотя пришлось проявить изобретательность. В двух случаях из трех я легко мог обойтись без нее.

Жалобы в ГИБДД принимают вообще без подписи. Достаточно заполнить все поля в форме на сайте. Доверенность можно было подписать от руки. Во многих организациях документ, подписанный электронно и поступивший от имени физического лица, скорее вызовет удивление. Почему не было отправлено заявление о замене полиса ОМС, пока непонятно.

В общем, инфраструктура для физических лиц, у которых есть электронная подпись, в РФ пока не развита. Надеюсь, ситуация изменится.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector