Как подписать отчетность бухгалтеру, если электронная подпись у директора

А если главбух на испытательном сроке?

Если главбух не прошел испытательный срок в компании, основания по его увольнению не отличаются от таковых для остальных работников.

Отрабатывать две недели тут не нужно, в соответствии со статьей 71 ТК, работника, которого решили уволить на испытательном сроке, обязаны об этом уведомить за три дня до увольнения. Сам главбух, если понял до окончания испытательного срока, что эта работа ему не подходит, также может уйти, уведомив работодателя за три дня до увольнения. 

Кстати, для главбухов испытательный срок может быть до 6 месяцев.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности при приеме на работу, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязательств перед работодателем может оказаться выше по сравнению с требованиями к прочим работникам.

Более подробную информацию об ответственности главного бухгалтера см. в материале «Какую материальную ответственность несет главбух».

К главбуху, помимо материальной ответственности, применимы также административная и уголовная:

  1. Материальная ответственность предполагает сохранность имущества и доступных активов, в том числе и денежных средств (п. 2 ст. 243 ТК РФ).
  2. Административная ответственность затрагивает области начисления налогов и ведения учета в целом. КоАП РФ предусмотрена ответственность для должностных лиц, к числу которых относится и главный бухгалтер, в случае совершения противоправных деяний в области финансов. Штраф до нескольких тысяч рублей налагается в соответствии с положениями ст. 15.1–15.9, ст. 15.11 КоАП РФ за непредставление данных в контролирующие органы, искажение сведений в отчетности, занижение налоговых сумм к уплате и прочие нарушения.
  3. Уголовной ответственности подвергаются должностные лица при совершении правонарушений в особо крупных размерах. Наказанием могут быть штрафы до нескольких тысяч рублей, принудительные работы и даже лишение свободы (ст. 199 и 199.1 УК РФ).

Иногда бухгалтер вправе снять с себя ответственность по отношению к ведению бухучета и предоставлению информации. При появлении разногласий по этому вопросу с руководством организации главбух отражает спорные сведения в учете только по письменному распоряжению руководителя, который в этом случае и несет единоличную ответственность за достоверность данных бухучета.

Главный бухгалтер несет ответственность перед работодателем и в течение некоторого времени после увольнения. При обнаружении ошибок при проверке деятельности уволенного сотрудника организация вправе требовать наказания виновных лиц в течение одного года со дня обнаружения ущерба, в том числе после расторжения трудового договора (ст. . 392 ТК РФ).

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Главный бухгалтер в силу специфики своей деятельности не является рядовым работником. При его увольнении могут возникнуть некоторые трудности. Прежде всего, они связаны с передачей дел и документации.

Законодательно процесс передачи дел главбухом при увольнении нигде не регламентирован. Однако во избежание дополнительных трудностей в будущем необходимость выполнения этих действий следует закрепить в локальных актах организации. В них могут быть зафиксированы: обязанность по передаче дел, сроки и ответственное лицо за прием дел.

Передачу дел допустимо провести не только с привлечением нового главного бухгалтера. В роли принимающего может выступить сам руководитель либо другое ответственное лицо, указанное в локальном нормативном акте.

Процесс передачи дел можно совершить поэтапно с выполнением следующих действий:

  • оформление приказа о приеме-передаче дел;
  • проверка имущества и состояния отчетности, наличия документов;
  • составление описи по приемке-передаче;
  • непосредственная передача дел.
Читайте также:  Эцп для торгов череповец

По окончании данной процедуры следует составить акт приемки-передачи, который отразит реальное наличие документов и состояние отчетности.

Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс», узнайте, как составить акт на передачу дел главного бухгалтера и получите образец такого акта.

Смена бухгалтера. передаем дела правильно

Уход бухгалтера — стресс для директора. При этом процедура передачи дел главным бухгалтером при увольнении никак не урегулирована законодательно. Приходится самостоятельно вырабатывать правила и стандарты, по которым пройдет этот трудоемкий, но необходимый процесс. Напоминаем — уходящий главбух за допущенные ошибки и недочеты продолжит какое-то время нести ответственность, так что убедитесь, что у вас с учетом все в порядке.

После увольнения главный бухгалтер продолжает нести ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, отсутствие ошибок в ней. Ответственность сохраняется за главбухом год после увольнения согласно указаниям ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • несвоевременная сдача отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
  • уклонение от уплаты налогов в крупном размере сотрудника могут привлечь к уголовной ответственности — штраф до 500 тыс. р. либо лишение свободы до шести лет.

Также бухгалтер несет перед руководством компании материальную ответственность — согласно ст. 238 ТК РФ бывший работодатель может потребовать возместить ущерб, нанесенный в ходе выполнения профессиональных обязанностей. За ущерб могут быть приняты доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Процедура производится в судебном порядке с предоставлением доказательств.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе указывают:

  • причину проведения приема-передачи дел — увольнение главного бухгалтера;
  • сроки проведения;
  • период, за который передаются дела;
  • лицо, ответственное за передачу дел — фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера;
  • лицо, ответственное за прием дел — ФИО нового главбуха;
  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. При создании комиссии ответственен за организацию и проведение передачи дел председатель комиссии.

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств (проверяют правильность ведения учета и отраженных остатков по счетам):

  • товаров,
  • материалов,
  • основных средств,
  • кассы,
  • расчетов с дебиторами и кредиторами.

Результаты инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи.

Вступая в должность новый главбух проверяет состояние учета и отчетности. А также наличие документов, таких как:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • учетная политика;
  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями, прочими контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • акты налоговых органов по результатам проверок;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков;
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись.

Важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, проверить бухгалтерскую отчетность на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета. Проверить правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Проверить все первичные документы новому бухгалтеру нереально, но провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете следует.

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

  • Учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету, приложения к ней,а также действующий на предприятии план счетов;
  • Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
  • Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
  • Бухгалтерская отчетность, декларации и расчеты по всем налогам;
  • Книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выставленных счетов — фактур;
  • Приказы о проведении инвентаризации, инвентаризационные описи (акты), сличительные описи;
  • Акты налоговых проверок и сверок с налоговыми органами;
  • Документы по учету основных средств и материалов;
  • Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга);
  • Выписки банков по расчетным счетам с приложение докуметов (платежные поручения, ордера, инкассо и т.п.)
  • Кадровые документы (личные дела, трудовые договоры, приказы о кадровых событиях — принятии, переводе, увольнении, штатное расписание, табели учета рабочего времени);
  • Документы по расчету зарплаты — расчетно-платежные ведомости;
  • Авансовые отчеты;
  • Договоры с поставщиками и покупателями, акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  • Первичные документы по покупке, продаже;
  • Прочие документы (бухгалтерские справки, путевые листы, БСО, доверенности и т.д.).
Читайте также:  Настройка сайта Госуслуги для работы с ЭЦП

Все документы нумеруются, передача оформляется актом приема-передачи, в котором указываются все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

В акте следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, передающих и принимающих дела;
  • дату передачи;
  • период, за который осуществлена передача;
  • дату и номер приказа, на основании которого производится передача;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Скажете — пугающий объем работы? А если организовать документооборот с другой стороны — предположим ваши документы заведены в электронный архив. Электронный архив может оптимизировать работу компании любого масштаба, к тому же существенно сократить процесс передачи дел. Не только при увольнении бухгалтера, но и при смене директора, продаже компании или других изменениях, влекущих необходимость передать дела новому преемнику.

Электронный архив с «Делис Архив»:

  • Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний;
  • Доступен в виде облачного решения по хранению и использованию электронных копий документов.

Электронный архив бухгалтерских документов позволяет сотрудникам и руководителям компаний:

  • осуществлять копирование и создание документации в автоматическом режиме;
  • отправлять необходимые документы посредством электронной почты;
  • производить поиск в автоматическом режиме по разным реквизитам документов;
  • фиксировать связь между разными документами по общим данным;
  • осуществлять выборку той документации, оригиналы которой располагаются в различных отделах компании;
  • и, конечно, быстро сформировать опись всех находящихся в архиве документов.

Способ № 1

Уполномоченный представитель организации (например, сотрудник ОБ) приносит в ведомство документ, подтверждающий полномочия. Когда документ примут, подписывает отчетность своей электронной подписью.

В ФНС нужно принести бумажный оригинал доверенности от руководителя организации, а в ФСС — загрузить на портал ФСС скан доверенности и сертификат электронной подписи, которым будет подписываться отчетность.

В ПФР — подать «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП). УПУП можно предоставить в электронном виде, если руководитель подпишет его своей электронной подписью, либо занести в ПФР бумажный оригинал. Нужно ли дополнительно представлять бумажную доверенность, уточняйте у конкретного УПФР.

Подписывать отчетность представитель сможет своей электронной подписью юрлица (выдается на юрлицо ОБ с указанием личных данных представителя), подписью ИП (если ОБ является не юрлицом, а ИП) или электронной подписью физлица (выдается на представителя, содержит только его личные данные).

Способ № 2

Уполномоченный представитель организации (например, сотрудник ОБ) отправляет в ведомство машиночитаемую (электронную) доверенность, а потом сдает отчетность со своей электронной подписью.

Сейчас такой порядок работает с отчетностью в ФНС и ФСС. ПФР пока разрабатывают схему использования машиночитаемой доверенности.

Создать машиночитаемую доверенность для отчетности в ФНС можно на портале налоговой или в сервисе отчетности, например, Контур.Экстерне. Нужно заполнить электронную форму доверенности, отправить руководителю, чтобы он подписал ее своей электронной подписью юрлица или ИП. После этого доверенность отправится на проверку в ФНС.

Когда налоговая примет машиночитаемую доверенность, представитель сможет сдавать отчетность. Для этого он может использовать свою электронную подпись юрлица (выдается на юрлицо ОБ с указанием личных данных представителя), подписью ИП (если ОБ является не юрлицом, а ИП) или электронную подпись физлица (выдается представителю, содержит только его личные данные).

Эти два способа работают в течение 2022 года. Однако уже с 1 января 2023 года должен остаться только второй способ — отчетность через машиночитаемую доверенность. Новые правила введены 63-ФЗ «Об электронной подписи».

О порядке сдачи отчетности — всё. Теперь ответим на дополнительные вопросы.

  1. Трудоустройство представителя — ни в первом, ни во втором случае не является обязательным. То есть сотрудник ОБ может по доверенности (бумажной или машиночитаемой) сдавать отчетность.
  2. Электронная подпись представителя и должность в ней — подпись он получает либо на свою ОБ (указаны реквизиты ОБ, его должность в ней и личные данные представителя), либо только на себя (указаны его личные данные).
Читайте также:  Эцп росреестра для банка

Сдачу отчетности через представителя первым «бумажным» способом популярные сервисы отчетности давно поддерживают. Контур.Экстерн и Тензор в их числе. Сдачу отчетности с помощью машиночитаемой доверенности поддерживают пока не все сервисы, а если и поддерживают, то только для налоговых отчетов.

В Контур.Экстерне оформление электронной доверенности ФНС доступно всем пользователям.

Увольнение по инициативе работодателя

Уволить главбуха (как и любого другого работника) просто из-за личной неприязни — нельзя. Необходимо основание для расторжения трудового договора со стороны работодателя. Что называется, “по статье”.

На “Клерке” не так давно писали, что руководитель HR-отдела искала способы уволить главбуха только из-за того, что та захотела прибавку к зарплате из-за возложения на нее дополнительных обязанностей. Причем, по сути работы подкопаться было не к чему — свои обязанности главбух выполняла без нареканий.

Но если главбух все-таки недобросовестный, то в ТК есть основание, закрепленное в п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей).

Еще одно основание — принятие главбухом решения, приведшего к нарушению сохранности имущества, его неправомерному использованию или иному ущербу имуществу компании (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если главбух совмещает работу с обслуживанием товарно-материальных ценностей (например, является еще и кассиром), то применимо основание для увольнения по п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК. В связи с утратой доверия.

Еще один вариант — сокращение бухгалтерии в принципе, с цельюпередачи ведения учета на аутсорсинг.

Во всех остальных случаях, в том числе знаменитое “пиши по собственному”, — чреваты для работодателя судом, принуждением вернуть уволенного сотрудника на должность и выплатой за период неправомерного увольнения среднего заработка.

Увольнение по собственному желанию

Как уже было сказано, бухгалтеримеет право уволиться в любой момент. Понятно, что во время сдачи отчетности, или когда еще нет замены, как правило, главбухи не уходят. Но это зависит от работодателя и от сложившихся с главбухом отношений. 

Если отношения сложились не самые лучшие, руководство отказывается принимать заявление и увольнять главбуха, у того есть другие варианты, чтобы это заявление попало к работодателю. 

Во-первых, он может подать заявление через секретаря (если он есть). Если же секретарю даны жесткие указания от главбуха ничего не принимать, то есть еще Почта России. Заявление об увольнении отправляется ценным письмом с описью вложения.

Расчет, компенсация неиспользованного отпуска, запись в трудовой книжке — не отличаются от таковых с другими работниками.

Увольнение по соглашению сторон

Это, можно сказать, идеальный вариант при увольнении главного бухгалтера. Стороны спокойно договорились, когда он уходит, и что должен при этом сделать для безболезненного расставания.

При таком способе увольнения составляется соглашение о расторжении трудового договора, в котором должно быть указано:

  • предмет соглашения;
  • дата увольнения;
  • условия, при которых будет производиться процедура;
  • возможные последствия нарушения соглашения.

Составляется оно в свободной письменной форме, каких-то установленных образцов нет.

Итоги

Как правило, главный бухгалтер — это второй по значимости человек в организации после руководителя. Во многом финансовое благополучие фирмы зависит именно от его действий, знаний и опыта в сфере ведения учета. Увольнение лица, занимающего эту должность, сопряжено с некоторыми трудностями, которые включают в себя поиски нового компетентного сотрудника, проверку текущего положения фирмы и передачу полномочий. В то же время главный бухгалтер несет бремя более высокой ответственности перед руководством за свою работу.

Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector