Как получить и подтвердить электронную подпись? — Где взять открытый ключ электронной подписи

Что такое электронная
подпись и для чего она нужна

Быстрая регистрация кассы или сдача отчётов в налоговую без личного
присутствия — мечта предпринимателя, которая может быть явью. Жизнь владельцев малого
бизнеса упрощает электронная цифровая подпись — новое слово в современном
документообороте. Рассказываем, как работает подпись, зачем она нужна и как её получить.

Электронная цифровая подпись — комбинация знаков или паролей, которая
служит эквивалентом обычной подписи на бумаге.

Обычную подпись просто подделать, а электронная имеет высокий уровень защиты от
фальсификаций.

Можно подавать документы в государственные инстанции, заключать соглашения с
контрагентами, не присутствуя при этом лично.

Наличие электронной подписи — обязательное условие участия в торгах
о государственных закупках и других.

Есть 3 вида электронных подписей. Они отличаются сферой применения и
степенью надёжности. Разберём каждый из них подробнее.

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного
обеспечения, например:

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно
создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать
«Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на
получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная
версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.После
завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные
ключи.

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в
удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем,
кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить
документ от плагиата и подтвердить авторство.

• Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
• В качестве ключа доступа к файлам и базам данных,
  защищенным паролем.
• Для заверения электронных документов.

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя
использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах
по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например,
договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое
соглашение пункты об обязанности соблюдать
конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И
подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все
документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) —
чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в
которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже
частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Юридические лица и ИП могут оформить
неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при
помощи опытного программиста.

• В рамках внутреннего документооборота компании.
• Для взаимодействия с контрагентами, если заключено
  соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных
площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и
осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП
позволяет совершать не все типы операций.

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная
электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего
документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная
квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных
криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт
удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

• проверочного сертификата для ключа подписи
  (USB-носитель);
• лицензированного дистрибутива — установочного пакета
  специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия
  ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации
от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные
будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся
собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность
владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

• Флеш-накопитель.
• Компьютерная программа, которая устанавливается с
  флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
• Установленный личный сертификат.
• Установленные библиотеки для электронной подписи.

Если коротко — везде.

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат
электронной подписи.

Лёгкий и быстрый способ оформить квалифицированную
подпись — подать заявку через Сбербанк Бизнес Онлайн: потребуется минимум
документов, а получить подпись можно будет курьерской доставкой.

Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед малым бизнесом.

Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна для
стандартных ежедневных задач: использования интернет-сайтов, защиты авторских документов
от плагиата.

Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет
большой объём внутреннего или внешнего документооборота.

Квалифицированная подпись позволит работать с государственными
порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и
участвовать в электронных торгах.

Федеральная налоговая служба постепенно переводит бизнес на электронный документооборот (ЭДО). Предприятия малого и среднего бизнеса обязуются подавать налоговые отчеты, а с 2021 года и бухгалтерскую отчетность, только в электронной форме. Юридическую силу такой отчетности придаст квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую предприниматели получают в специальных центрах сертификации (ЦС). Однако в 2021-2022 годах условия получения ЭЦП коренным образом изменились.

Как получить ЭЦП через ФНС и что изменилось в сфере ЭЦП — об этом расскажем в материале.

Новые правила получения и использования электронной подписи

Теперь получать ЭП нужно по новым правилам. Алгоритм действий зависит от юридического статуса и занимаемой должности, например, начальник и сотрудник компании будут получать ее в абсолютно разных учреждениях, комплекты документов тоже будут отличаться.

Давайте подробнее изучим эти изменения. Для начала разберемся с правилами, которые уже повлияли на юридических и физических лиц.

Где получить

Если раньше руководители коммерческих организаций и ИП получали ЭП в удостоверяющих центрах (далее УЦ), то сегодня их выдачей занимается Федеральная налоговая служба. Указанные изменения вступили в силу с 1 июля 2021 года. Если Вы получили электронную подпись до этого, то с 1 января 2022 года ее изменение или обновление будет возможно только в органах ФНС, ее территориальных органах и доверенных центрах.

Право на выдачу

В минувшем году удостоверяющие центры, которые прежде имели право на выдачу ЭП как начальнику, так и сотруднику, прошли аккредитацию на соответствие новым правилам. Если Вам была выдана электронная подпись в аккредитованном УЦ до конца 2021 года, Вы можете использовать ее до конца 2022 года, если срок действия не истечет раньше.

Алгоритм получения

До 1 января 2023 года алгоритм получения и использования ЭП для сотрудников не изменится. Пользоваться ею без электронной доверенности можно будет до истечения срока действия ЭП. Но существует исключение: не позднее конца текущего года. Для выдачи новой подписи нужно подать заявку в аккредитованный удостоверяющий центр. ЭП другого учреждения силу иметь не будет.

Перед подачей заявления рекомендуется проверить УЦ, он должен входить в список на сайте Министерства общественного развития, связи и массовых коммуникаций. Данный список может меняться.

Что изменится в 2023 году

Какие изменения будут введены в новом году? С 1 января 2023 года все сотрудники должны завести и применять ЭП в соответствии с новыми правилами (с электронной доверенностью), и исключений больше не будет. Старые версии ЭП больше не будут действительны, и подписывать документы с их помощью нельзя.

Как и где получить электронную подпись разным лицам

Следует учитывать, что теперь получить ЭЦП можно в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы или у уполномоченных лиц УЦ ФНС.

УЦ ФНС — это список учреждений, которые прошли специальную проверку и имеют право на выдачу электронной подписи руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям также как и ФНС. На текущий момент такую аккредитацию получили только три организации: Банк ВТБ, ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр». Подавать документы можно в указанные структуры.

Если Вы хотите подать заявление в ФНС, лучше выбрать отделение, где Вы зарегистрированы.

Отправляясь в налоговую инспекцию, возьмите с собой:

• паспорт
• ИНН
• СНИЛС
• токен (сертифицированный носитель) для хранения ЭП
• сертификат соответствия на токен

По внешнему виду токен не отличается от обычного флеш-накопителя. По сути, это носитель информации, на котором записана одна или несколько ЭП. Это все зависит от конкретного устройства. Но есть и отличия: в токен встроены криптографические алгоритмы, а еще он защищен паролем. Носитель должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России и соответствовать формату USB Type-A.

После получения ЭП необходимо приобрести и установить криптопровайдер. Желательно купить последнюю версию КриптоПро (подробнее об установке ниже).

Если Вы собираетесь ставить подписи на документах с ноутбука, но криптопровайдер настроен только на Вашем рабочем компьютере, придется докупить вторую лицензию. Программа рассчитана только на одно устройство, Вы не сможете использовать ее на другом девайсе.

Руководителю коммерческой организации

Чтобы получить ЭП, нельзя отправить другого сотрудника, посетить офис нужно самостоятельно.

Новые правила гласят, что можно обратиться в любое отделение ФНС без привязки юрлица к его месту постановки на учет. Однако на практике это не всегда возможно. Рекомендуем уточнить информацию в выбранном Вами отделении ФНС для получения услуги.

Сотруднику

Любой аккредитованный центр сертификации подходит для получения или смены ЭП (если изменились данные).

Какие изменения произошли для сотрудников? Раньше ЭП содержала фамилию, имя, отчество и наименование компании, и ее можно было использовать и без электронной доверенности.

Электронная доверенность или машиночитаемая доверенность (сокращенно МЧД) — это некий документ в электронной форме, который дает право на подписание документов от имени конкретной компании, при этом он должен быть заверен руководителем соответствующей структуры.

Новые правила направлены на то, чтобы максимально ускорить процедуру. Сотруднику, который получил новую ЭП, не нужно будет переоформлять ее, если он покидает место работы. На новом рабочем месте достаточно просто получить МЧД.

Физическому лицу

По большому счету, принцип действий здесь такой же. Чтобы получить усиленную квалифицированную электронную подпись, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Заявку можно отправлять в электронном виде. Чтобы воспользоваться услугой, нужно прийти в центр сертификации с паспортом.

Если же у Вас уже есть ЭП, Вы можете получить новую дистанционно, при условии, что Ваши персональные данные не изменились.

Самозанятому

Порядок действий тот же, что и для физического лица.

Как настроить ЭП на своем компьютере

ЭЦП — это цифровой сертификат, размещенный на специальном внешнем носителе — SIM-карте (мобильной ЭЦП) или USB-флешке.

Чтобы использовать этот сертификат для подписания электронных документов с помощью флешки (USB ЭЦП), необходимо установить на компьютер специальное программное обеспечение.

Ниже приведена краткая инструкция по его установке на ПК:

Установка КриптоПРО CSP

Чтобы компьютер «увидел» и опознал электронную подпись, следует установить специальное ПО. Одной из таких является программа КриптоПро CSP 5.0.

После загрузки запустите установочный файл программы.

Некоторые антивирусные программы могут помешать установке, расценив ее как вирус. Это нормально, не обращайте внимания на предупреждения и продолжайте установку.

КриптоПро CSP — платная программа, но для ее работы дается бесплатный период на 3 месяца. По истечении срока нужно ввести лицензионный ключ.

• на 1 год
• неограниченная
• встроенная в электронную подпись

Установить драйвер Рутокена

Для работы с электронной подписью, хранящейся на защищенном носителе Рутокен, установите подходящий драйвер.

Как установить электронную подпись

Итак, ПО для обнаружения компьютером электронной подписи установлено. Перейдем к установке ЭЦП, для этого нужно выполнить указанные ниже действия:

• Вставить в компьютер носитель Рутокен или флешку.
• Запустите криптографическое программное обеспечение — КриптоПро CSP.
• Активируйте вкладку «Инструменты».
• Нажмите кнопку «Просмотр сертификатов в контейнере».
• Выберите цифровую подпись и нажмите кнопку «ОК».
• Нажмите кнопку «Установить».
• По окончании процесса нажмите «Готово» и «ОК».

Вот и все, электронная подпись установлена на Вашем компьютере и видна в КриптоПро CSP.

Новые технологии позволяют нам экономить время и ресурсы. Сегодня, чтобы подписать документ, не обязательно встречаться с человеком лично, все, что Вам нужно, — это электронная подпись. Не забывайте, что получить усиленную квалифицированную подпись можно только в Федеральной налоговой службе (или у ее уполномоченных лиц), а также в аккредитованных УЦ.

Перейдем к основным выводам статьи:

• Электронная подпись ФНС России выдается ИП, руководителям организаций и физическим лицам.
• Подпись бесплатна, и получить ее можно в налоговой инспекции, предварительно записавшись на прием.
• Для получения электронной подписи от ФНС (Федеральной налоговой службы) в 2022 году необходимо предъявить не только документы (паспорт, номер социального страхования и идентификационный номер налогоплательщика), но и сертифицированный носитель, токен.
• Использовать подпись может только тот человек, на чье имя она выдана. Сотрудники должны получить личную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Для работы с ЭП необходим криптопровайдер, к примеру, КриптоПро CSP.

Что такое электронная цифровая подпись

Время прочтения: 6 минут

Чтобы подписать банковские, таможенные, налоговые и многие другие документы, не требуется личное присутствие: обычный автограф теперь может заменить электронная подпись (ЭП). Рассказываем, что это такое, какой может быть ЭП и как ее получить.

Виды ЭП (ранее ЭЦП)

Федеральный закон № 63‑ФЗ определяет, что в России может использоваться три вида электронной подписи (ранее она называлась электронная цифровая подпись, или ЭЦП).

Рассказываем об особенностях применения каждой из них.

Простая ЭП

ПЭП представляет собой комбинацию цифр, позволяющую удостовериться, что ее формирует определенное лицо. С таким видом подписи сталкивается практически каждый — например, вводя код из СМС, чтобы получить доступ на портал или подтвердить другое действие в интернете. Подпись используется:

• при аутентификации или регистрации в различных информационных системах
• в электронном документообороте (ЭДО) внутри компании
• при получении отдельных государственных услуг на портале Госуслуг

ПЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (для ПЭП ЕСИА, например).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП также установит авторство, т.е. определит факт подписания определенным лицом (не обязательно физическим, но и юридическим). Подпись формируется в момент подписания электронного документа. Подписание гарантирует неизменность документа, это значит, что, если в документ после подписания внесут правки, при проверке подписи она будет недействительна.

Для НЭП нет ограничений по использованию места хранения ключевой информации (рекомендуется использовать специальные носители — usb-токен, смарткарта и т.д.). При подписании документа требуется наличие криптографических средств защиты информации (не обязательно отечественные и (или) сертифицированные ФСБ).

НЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (Госключ, например).

Квалифицированная ЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате, выдавать который имеет право только аккредитованный Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица, в том числе ВТБ.

Отличия от НЭП:

• не требуется дополнительного соглашения, чтобы использовать КЭП для подписания договоров с контрагентами и в других случаях
• ПО для работы с КЭП должно быть сертифицировано ФСБ

При использовании квалифицированной подписи доступны более широкие возможности. С ее помощью можно сдавать отчетность, участвовать в торгах, вести документооборот как с контрагентами, так и внутри компании. Такая подпись без условий и соглашений имеет юридическую силу, что зафиксировано в положениях федерального закона № 63-ФЗ.

Обобщим информацию об основных отличиях между видами электронных подписей:

• ПЭП и НЭП хранятся на любом носителе, КЭП — только на защищенном, сертифицированном
• только КЭП может использоваться как аналог собственноручной подписи без заключения дополнительных соглашений о признании такой подписи

Как устроена усиленная квалифицированная электронная подпись

Электронная подпись представляет собой информацию в цифровом виде, прикрепленную к электронному документу, которая указывает авторство подписавшего лица.

Формируется электронная подпись с помощью ключей электронной подписи (открытый ключ (или ключ проверки ЭП) и закрытый ключ (ключ ЭП), которые хранятся на специальном защищенном носителе ключевой информации (с токена нельзя прямо скопировать информацию, он не определяется на компьютере и устройствах как диск) и неразрывно связаны друг с другом.

Открытый ключ

Открытый ключ — это набор символов, сгенерированный криптопровайдером. Открытый ключ обязательно указан в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи. Сертификат является публичной информацией, доступен для всех пользователей системы и необходим для проверки подлинности подписи.

Закрытый ключ

Закрытый ключ тоже генерируется криптопровайдером, но он, в отличие от открытого, является конфиденциальной информацией. Требует соответствующей защиты и особого контроля хранения (не передавать другим людям, защитить паролем, хранить на специальном носителе и т.д.).

Если закрытым ключом завладеют злоумышленники, они смогут подписывать документы от имени его владельца. Чтобы этого не произошло, ключ необходимо хранить в одном экземпляре на цифровом носителе, не перенося на компьютер. В случае утери устройства для хранения необходимо отозвать сертификат, чтобы подпись стала недействительной.

Когда нужна ЭП

С помощью простой ЭП можно подтвердить оплату или зарегистрировать личный кабинет — например, на сайте банка или на портале госуслуг. Неквалифицированная ЭП используется чаще всего для подписания документов, используемых во внутреннем документообороте компании. Функционал КЭП в несколько раз шире. Юридические лица с ее помощью могут:

• работать с любыми электронными документами
• сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность
• оформлять сделки купли-продажи
• участвовать в электронных торгах
• дистанционно получать банковские услуги
• подписывать документы в рамках внутреннего документооборота
• оформлять трудовые отношения, если сотрудник работает удаленно

КЭП поможет сэкономить немало времени и физическим лицам, которые могут:

• , воспользовавшись специальным сервисом ФНС или уполномоченных банков. Например, сервис онлайн-регистрации бизнеса ВТБ позволит сэкономить время на визите в ФНС и деньги на уплату госпошлины
• , которыми сотрудник обменивается с работодателем — например, договор о материальной ответственности или трудовой договор
• подавать на сайте ФИПС заявки на получение патента на изобретение, при использовании ЭП действует 30% скидка на госпошлину
• заключать сделки с недвижимостью через сайт Росреестра, запрашивать информацию о недвижимости, подавать заявления о ее постановке на кадастровый учет
• подавать заявления на поступление в ВУЗ без личного посещения приемной комиссии
• пользоваться полным функционалом личного кабинета налогоплательщика
• подавать судебный иск электронно через ГАС «Правосудие»

Без наличия ЭП практически невозможна и работа юридических лиц. Самые распространенные ситуации, когда необходимо подписать документ электронной подписью:

• передача налоговых деклараций в ФНС в электронном виде, а также отчетности в другие контролирующие органы
• участие в электронных торгах, наличие ЭП — обязательное условие для доступа к ним
• получение дистанционных банковских услуг
• регистрация сделок с недвижимостью
• привлечение к работе удаленных сотрудников из других городов
• работа с информационными системами государства – такими как Роскомнадзор, Росимущество и другими

Как физическим лицам, так и юридическим квалифицированная электронная подпись позволяет значительно экономить время и обеспечивает безопасность: она имеет высокий уровень защиты, и подделать ее, в отличие от рукописной подписи, практически невозможно.

Где получить КЭП

Ранее для того, чтобы получить КЭП, нужно было обращаться только в аккредитованный Удостоверяющий центр. Список центров в Москве или других городах можно было найти на сайте Минкомсвязи, возможности удаленно получить ее не было. Сделать это мог сам подписант или его уполномоченный представитель при наличии доверенности и паспорта. С 1 января 2021 года правила изменились.

Юридические лица

Юридические лица, ИП, нотариусы могут получить квалифицированный сертификат в Удостоверяющем центре ФНС. На сайте налоговой службы можно найти список отделений, которые выдают подписи.

Кроме того, право оформлять ЭП компаниям и индивидуальным предпринимателям имеют доверенные лица УЦ ФНС — это Аналитический центр и банки ВТБ и Сбер.

Сертификат получает лично индивидуальный предприниматель, а для организации — только ее руководитель, то есть то лицо, которое представляет компанию без доверенности.

Физические лица

Физические лица получают квалифицированный сертификат в аккредитованных УЦ. По всей России их немало, однако количество заметно сократилось после 1 июля 2021 года, когда вступили в силу новые требования к аккредитации.

Требования к токену

Еще один важный момент — необходимо самостоятельно приобрести носитель. Обычную флешку нельзя использовать для этой цели, необходим специальный токен. ВТБ предоставляет токен для выдачи КЭП и делает это бесплатно в двух случаях:

• если у получателя уже есть расчетный счет в банке
• если получатель открывает расчетный счет непосредственно перед выпуском КЭП

Внешне токен напоминает флешку, однако, в отличие от нее, это защищенный носитель с криптографическими алгоритмами и паролем. Еще одно важное требование — токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК.

Использование стороннего криптопровайдера (СКЗИ КриптоПРО, VipNet и т

Для генерации ключевой пары и подписания электронных документов необходимо дополнительно установить на компьютер специальную программу — средство криптографической защиты информации

Использование встроенной криптографии ключевого носителя

Такой носитель уже имеет встроенный чип шифрования, поэтому дополнительная установка средства криптографической защиты информации не требуется. Но всегда требуется установка драйверов для работы с таким носителем.

Чтобы участвовать в торгах, отправлять налоговые отчеты или подписывать документы, можно использовать токен любого типа. Для работы в ЕГАИС используются только токены со встроенной криптографией.

Купить все варианты носителей можно на месте, как правило в помещениях ФНС стоят автоматы иных компаний, где легко приобрести токен, или заказать заранее в интернет-магазине. Важно при этом убедиться, что токен сертифицирован ФСБ или ФСТЭК, иначе покупка окажется бесполезной.

Порядок получения квалифицированной ЭП и работы с ней

Расскажем об алгоритме получения КЭП для юридических лиц на примере ВТБ. КЭП — это записанные на специальный носитель ключи электронной подписи и квалифицированный сертификат, полученный от УЦ ФНС.

• Оставьте заявку на сайте ВТБ
• Дождитесь звонка менеджера, который проинформирует, какие документы необходимы и в какой офис обратиться
• Сотрудник в офисе проверит документы и отправит их в ФНС, запишет КЭП на токен, который можно получить от банка или принести с собой

КЭП выдается на 15 месяцев, продлить его можно в личном кабинете.

Чтобы с ключом можно было работать на компьютере, требуется его настройка. Лучше доверить ее штатному специалисту или заказать настройку в специализированной фирме. Общий порядок действий следующий:

• установка драйверов для носителя
• установка КриптоПро CSP и плагина для браузера
• установка сертификатов УЦ ФНС и Минцифры
• установка личного сертификата, для чего потребуется установить токен в компьютер
• настройка браузера, чтобы он мог подключаться к сайтам, оснащенным шифрованием по ГОСТу
• подключение к личному кабинету, после которого сервис запрашивает разрешение на доступ к ключу

Порядок действий для подписания конкретного документа зависит от используемой программы. Например, Word предлагает использовать встроенные инструменты:

• во вкладке «Файл» необходимо открыть пункт «Сведения»
• выбрать пункт «Защитить документ»
• кликнуть «Цифровая подпись»
• выбрать нужный сертификат в открывшемся списке.

Особенности работы с информационными системами определяются их требованиями. В большинстве случаев требуется установка дополнительных плагинов — например, для работы на портале Госуслуг или на торговых площадках. Кроме того, существуют специальные плагины для проверки электронной подписи, которые позволяют осуществлять ее в интерфейсах Microsoft Office Word и Excel, в PDF или в отдельных сервисах.

Что делать при утере токена с ключами электронной подписи

Закон предусматривает, что ответственность за сохранность ключа несет его владелец. Если ключ передан другому лицу, которое воспользовалось подписью не по назначению, ответственность за нее все равно будет нести тот гражданин, на которого оформлена ЭП.

В случае утери подписи необходимо обратиться в УЦ ФНС. Восстановить подпись в этом случае не удастся: сертификат будет отозван сразу же после обращения, а квалифицированный сертификат придется получать заново по тому же алгоритму, что и в первый раз.

Оформим документы на встрече

Сотрудник банка приедет в назначенное место, или вы можете посетить ближайшее отделение самостоятельно

Бесплатно выдадим КЭП за 30 минут

Будем ждать вас в одном из доступных офисов

Оставьте заявку прямо сейчас

Оставьте номер телефона и мы проконсультируем вас в ближайшее время

Оставьте заявку на получение КЭП

Нужен только номер телефона

Позвоним и проконсультируем

*USB-токен (юэсби-токен) — это устройство-носитель ключевой информации, позволяющее упростить и обезопасить процедуру идентификации и аутентификации пользователя.

Технически электронная подпись — это код, присвоенный конкретному лицу, а практически — цифровой аналог личной подписи, с помощью которого удобно регистрироваться, вести документооборот в электронном виде, взаимодействовать с госорганами и финансовыми организациями дистанционно, удостоверять документы, участвовать в госзакупках онлайн и делать многое другое. Где ее взять и как применять — читайте в нашей статье.

Что такое электронная подпись

Для подтверждения авторства цифровых документов и защиты информации сегодня используются возможности криптографии.

Каждый пользователь мобильного банка использует простой вид электронной подписи для подтверждения платежей. Тот самый «Код из СМС», который необходимо ввести, чтобы сделать перевод или оплатить покупку — это простая электронная подпись (ПЭП). Но существуют более надежные и защищенные виды цифровых подписей, например, усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдается уполномоченными организациями при личном предъявлении ряда документов.

Раньше этим занимались коммерческие удостоверяющие центры, сегодня список организаций стал сильно меньше, после изменений в законе право принадлежит УЦ ФНС и его доверенным лицам, к которым относится банк ВТБ с 2021 года.

Квалифицированная ЭП представляет собой специально зашифрованный файл, записанный на сертифицированный USB-носитель. Информация на таком токене надежно защищена с помощью сертификата ключа проверки.

Электронные подписи делятся по принадлежности на подписи физлиц и юрлиц.

Сфера применения электронных подписей определяется одноименным законом N 63-ФЗ от 2011 года. Ранее в нем употреблялось название электронная цифровая подпись (ЭЦП), но теперь ее принято называть просто — электронная подпись (ЭП).

Наличие электронной подписи делает цифровой документ полноценной заменой бумажного оригинала.

Преимущества оформления КЭП юрлица в ВТБ

Услуга по выдаче КЭП юрлица и ИП является дополнительной для клиентов банка.

• Главное преимущество оформления в ВТБ — то, что банк является официальным доверенным лицом УЦ ФНС, и подпись, которою организация выдает, действует практически для всех видов электронных площадок.
• Второе ключевое преимущество — возможность бесплатно получить КЭП на USB-токене «Рутокен ЭЦП 2.0» банка, сертифицированном в ФСБ России. Сэкономить на покупке токена позволяет наличие или открытие расчетного счета в ВТБ. Платить за счет и его обслуживание не придется, если выбрать пакет услуг «На старте».

Для каких целей нужна цифровая подпись

ЭП необходима физлицам и юрлицам, которые ведут электронный документооборот, сдают отчетность онлайн, пользуются интернет-банком или его мобильной версией, или получают услуги в интернет-сервисах, например на портале Госуслуг.

ЭЦП упрощает взаимодействие компаний с государственными органами, партнерами и клиентами. Предприниматель получает возможность отправлять налоговые декларации, оформлять патенты, участвовать в электронных торгах, получать дистанционное банковское обслуживание. Еще одно направление применения ЭЦП обусловлено внедрением формата удаленной работы, при котором электронную подпись использует не только руководитель, но и сотрудники, чтобы получить доступ к нужной информации и подтвердить полномочия.

Сегодня наличие электронной подписи – это одна из первичных потребностей бизнеса, без нее многие процессы будут сложнее – придется лично ехать и подавать документы, терять время в очередях. Пользоваться ЭЦП для подписания документов – удобное решение, которое поможет оптимизировать многие бизнес-процессы.

Варианты использования ЭП юридическими лицами:

• сдают налоговую отчетность в ФНС
• подписывают документы, хранить которые в бумажном виде нет необходимости, электронная подпись наделяет их юридической силой
• создают онлайн-заявки на сделки
• участвуют в онлайн-закупках — государственных, региональных и муниципальных
• подписывают документы для тендеров
• проводят платежи и переводы в интернет-банках и их мобильных приложениях.

Физлицам благодаря ЭП доступно обслуживание на портале Госуслуги, в личном кабинете ФНС, на ресурсах других государственных органов и прочих организаций:

• написание жалоб в городскую и региональную администрацию
• подача искового заявления в суд
• подача документов на налоговый вычет
• запись детей в дошкольные учреждения и оформление заявлений на поступление в высшие учебные заведения
• ведение документооборота с работодателем в удаленном режиме
• оформление разрешений на строительство.

Как устроена ЭП

В электронную подпись входят два сертификата: закрытый и открытый.

• Закрытый (криптографический) ключ в доступе только у владельца подписи. Он используется для шифрования данных.
• Открытый сертификат электронный, в отличие от криптографического, позволяет остальным участникам документооборота получать данные (дешифровать) о том, кто и когда поставил электронную подпись на документ.

Виды электронных подписей

Простая электронная подпись

Для создания простой электронной подписи не применяется криптографическое преобразование, она формируется в виде кода или пароля и подтверждает то, что конкретное лицо выпустило ее, чтобы подтвердить предоставление услуг. Например, банк формирует код для подтверждения перевода клиентом или портал Госуслуги просит подтвердить вход отправленным кодом.

Усиленная электронная подпись

Если для заверения бумажной версии документа нет необходимости использовать печать, например, он используется только для внутренней документации компании, то для электронного аналога подойдет усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она содержит прошедшие криптографическую обработку сведения о владельце и гарантирует, что после ее постановки в информация в документе не изменялась. Выпустить ее можно в специальном программном обеспечении.

Усиленная квалифицированная ЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) подходит для документов, требующих заверения печатью. Это несколько файлов, в которых хранится информация о владельце подписи, когда физлицо, ИП или учредитель юрлица подписывают УКЭП документы, это приравнивает их к подписанным от руки, а в случае юрлиц — заверенными печатью.

При использовании квалифицированной подписи, информация в документе может меняться, при этом правки, внесенные после подписания, будут видны, поэтому после их внесения, необходимо снова подписывать и сохранять документ.

ЭП в системе маркировки товаров

При работе с маркированными товарами юрлицу или ИП понадобится КЭП. Она нужна для регистрации бизнеса на платформе «Честный знак», в которой осуществляется маркировка, и в последующем для онлайн-подписания передаточных документов.

ЭП для торговых площадок

Более половины торгов осуществляются на электронных площадках, включая государственные и муниципальные закупки по 44-ФЗ и тендеры коммерческих компаний по 223-ФЗ. Эти законы обязывают ставить подпись на документах, но вид подписи: простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная, не уточняется.

Право выбора вида остается за организаторами торгов — как правило, электронные площадки принимают для работы усиленную квалифицированную подпись при предоставлении своих услуг. КЭП, выдаваемая ВТБ, принимается практически всеми электронными платформами для участия в торгах.

Где и как получить электронную подпись

Процесс получения подписи зависит от ее вида. Задумываться о том, как получить простую электронную подпись (ПЭП), как правило не приходится, чаще всего, она генерируется автоматически в процессе оформления каких-то услуг или регистрации в сервисах и отправляется в СМС или на email. На ней мы не будем останавливаться отдельно, а варианты получения КЭП для юрлиц, ИП и физлиц рассмотрим подробнее.

Как получить подпись юридическому лицу и ИП

Выдавать квалифицированную электронную подпись юрлица может только Удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) и его доверенные лица, их всего три: ВТБ, Сбер и Аналитический центр.

Для ИП в список документов входит

• решение о назначении руководителя или другой документ, подтверждающий право действовать от имени юридического лица без доверенности
• номер ИНН юрлица и руководителя
• номер СНИЛС руководителя

Как получить КЭП в ВТБ

Чтобы получить КЭП в ВТБ, достаточно оставить заявку на сайте и ответить на звонок менеджера, который проконсультирует, какие документы необходимо предоставить и в какой офис можно обратиться для получения КЭП.

В офисе проверят документы, отправят их в ФНС и запишут выпущенную КЭП на сертифицированный токен. Для записи может быть использован токен банка или заявителя.

Если выбран первый вариант, то банк запишет сертификат на Рутокен ЭЦП 2.0, сертифицированный ФСБ России. Тем, у кого уже открыт расчетный счет в ВТБ, или тем, кто открывает счет при получении КЭП, токен предоставляется бесплатно. Опция открытия счета и получения подписи довольно удобна, так как достаточно подать одну заявку, один раз прийти в офис банка и одновременно получить обе услуги.

Во втором случае заявителю необходимо принести для записи новый USB-токен с заводскими настройками. Он может быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России. Для записи примут следующие модели:

Как выбрать сертификат электронной подписи

Выбор вида электронной подписи зависит от цели ее использования и перечня взаимодействующих участников.

Физлицо — ФНС

При онлайн-подаче деклараций и других взаимодействиях с ФНС достаточно выпустить неквалифицированную ЭП непосредственно в Личном кабинете налогоплательщика — физического лица.

Физлицо — юрлицо, юрлицо — юрлицо

Выбор электронной подписи зависит от участников процесса — доступны все три варианта: ПЭП, НЭП и КЭП. Выбор первых двух необходимо зафиксировать в соглашении между участниками. Если решение принято в пользу КЭП — соглашение не потребуется.

ИП или юрлицо — ФНС

При удаленной работе представителей бизнеса с госорганами, в том числе с налоговой инспекцией, необходимо использовать сертификат квалифицированной подписи.

Возможности использования квалифицированной подписи шире, чем НЭП, поэтому, если не хочется столкнуться с ситуацией, когда при наличии НЭП, не получается поставить подпись, потому что электронной платформой принято решение принимать только КЭП, лучше сразу выпустить ее.

Как получить подпись физическому лицу

Для физлица самый простой способ получения квалифицированный вариант ЭП — обратиться в ближайший МФЦ или зайти на портал Минцифры, выбрать аккредитованный удостоверяющий центр поблизости и обратиться туда.

Многие УЦ предлагают дистанционную подачу заявок, но надо помнить, что для ее получения необходимо пройти идентификацию. Для этого понадобится биометрический загранпаспорт, при его отсутствии придется прийти в офис лично. Срок рассмотрения документов колеблется в диапазоне 1–3 дней.

Срок действия электронной подписи

Сколько прослужит электронная подпись зависит от ее вида.

Жизненный цикл ПЭП самый быстротечный: от нескольких секунд до пары минут. Как правило, ПЭП генерируется для подтверждения конкретной операции.

НЭП прослужит в течение года, ее жизненный цикл регламентируется законом, для того чтобы оградить владельцев подписи от действий мошенников.

Все КЭП, выпущенные до 1 июля 2021 года прекратили свое действие 1 января 2022 года. КЭП, выпущенные после 1 июля 2021 года, физлица могут использовать в течение года, для юрлиц срок действия, выпущенного УЦ ФНС или его доверенными лицами, составляет 1 год и 3 месяца.

Как перевыпустить сертификат

Если истек срок действия квалифицированной подписи, изменились данные ее владельца или произошла компрометация ключа, обязательно выпустите новую подпись в Удостоверяющем центре ФНС или в личном кабинете ИП или юридического лица ФНС России.

Как проверить подлинность ЭП

Проверка документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, проводится с помощью соответствующего сервиса на портале Госуслуги, также можно использовать программы и сервисы, размещенные в интернете.

Что нужно для начала работы с ЭП

После получения ЭП необходимо использование ПО, разработанного специально для создания, проверки, шифрования и дешифрования ЭП. Такое ПО называется криптопровайдер. Кроме него, понадобятся специальные плагины. Также нужно установить драйверы для того, чтобы USB-токены, на которые записаны сертификаты, считывались компьютером.

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям после получения квалифицированной цифровой подписи, чтобы начать работу с ней необходимо установить актуальные корневые сертификаты УЦ ФНС России и списки отозванных сертификатов, представленные на сайте ФНС в разделе «Ресурсы удостоверяющего центра ФНС России».

Поскольку для записи КЭП УЦ ФНС использует USB-токены типа А, то, если планируется использование ЭП на мобильном устройстве, на него также необходимо установить сертифицированный криптопровайдер, который позволяет подключать такие носители сертификатов и ключей.

Как подписать документ в электронном виде

Подписать электронной подписью можно документы в Adobe Reader, MS Word и других программах. Юридический статус документов, подписанных КЭП, такой же как у собственноручно подписанных.

Чтобы удостоверить документ в формате PDF, откройте его в Adobe Reader и следуйте инструкции:

• Перейдите в «Сертификаты» в «Инструментах» и выберете тип электронной подписи
• Выделите, где будет отображаться подпись, и выберете в списке нужный сертификат
• Нажмите кнопку «Подписать» и сохраните документ.

Для подписания документа в формате docx:

• Во вкладке «Файл» выберете «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
• В открывшемся окне проверьте тот ли сертификат ЭП указан, выбрать другой можно, нажав «Изменить».
• Напишите, для чего вы удостоверяете документ, и нажмите «Подписать».

Что делать в случае потери электронной подписи

Если токен с подписью был потерян или украден, нужно, не теряя времени, аннулировать ЭП, так как документы, подписанные ей, имеют юридическую силу. Для этого нужно подать заявление в удостоверяющий центр, в котором вы и получали электронную подпись.

В заявлении необходимо указать серийный номер утраченной подписи.

• Если сертификат был ранее установлен на компьютер, узнать его можно с помощью программы «КриптоПро CSP». Откройте вкладку «Сервис», нажмите «Просмотреть сертификаты в контейнере» и выберите нужный сертификат, нажав «Обзор» в появившемся окне, затем нажмите «Далее» — номер сертификата будет указан в новом окне.
• Если ключ еще не устанавливали — придется обратиться за помощью к специалистам УЦ ФНС.

Заявление необходимо принести лично, как и при получении, чтобы специалисты идентифицировали владельца. Порядок получения новой подписи описан выше.

Получить электронную подпись в ВТБ

Получить электронную подпись бесплатно

Электронная подпись (ЭП) — самое, что обычная подпись, но в электронном виде. Она приравнивает любой электронный документ к бумажному оригиналу.

По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:

• Кто подписал документ?
• Когда подписали документ?
• Есть ли у этого человека полномочия?

Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, документ после подписания.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Вот как используют электронную подпись юридические лица:

• Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.
• Передают электронные налоговые декларации в ИФНС.
• Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.
• Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
• Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.
• Подписывают служебные электронные документы внутри организации.
• Регистрируют электронные сделки с недвижимостью.
• Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.

Все эти операции призваны облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно .

А вот что могут сделать с электронной подписью обычные граждане:

• Получить государственные услуги через интернет — например, оформить регистрацию или обращение к муниципальным властям с помощью портала госуслуг.
• Подать электронное заявление на поступление в вуз, записать ребенка в садик или школу.
• Обмениваться документами с удаленным работодателем.
• Зарегистрировать или получить патент или разрешение — например, на строительные работы.
• Подать судебный иск или жалобу в электронном виде. Сделать это можно через систему ГАС «Правосудие».

Обычно физлица делают электронную подпись, чтобы передавать документы госслужбам — например, удаленно подают заявление на регистрацию по месту жительства или отправляют иск или доверенность в суд. Но на самом деле электронная подпись может заменить рукописную в любых случаях. Вот как, к примеру, ее можно использовать:

• Подписать долговую расписку, если хотите занять денег у человека из другого города.
• Подать иск, ходатайство или жалобу.
• Заверить доверенность, в том числе ту, для которой нужен нотариус.
• Заключить договор: купли-продажи, на оказание услуг или любой другой.
• Подписать любые документы. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием. Оно все построено на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по смс, равнозначен подписанию документа.
• Решить любой вопрос с налоговой службой. ФНС сама оформляет электронную подпись для решения таких вопросов, ей можно подписывать любой документ для налоговой и не ходить в ФНС. Это может быть, например, заявление на налоговый вычет, заявка о предоставлении льгот или жалоба на действия сотрудников ФНС.
• Обезопасить деловую переписку. Взломать почтовый ящик проще, чем подделать ЭП. Если два человека договорились между собой о том, что будут считать достоверными письма, подписанные электронными подписями, им никто не мешает это делать.

О том, как еще обычный человек может использовать электронную подпись на практике, мы рассказывали в другой статье.

Объясняем сложное простым языком

Разбираем законы, которые касаются вас и ваших денег. Раз в месяц присылаем письма с самым важным

Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — . Она шифруется с помощью закрытого ключа — особой последовательности символов, которая формирует файл подписи. Ключ выдают владельцу подписи.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, , симке, в облачном хранилище .

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

• Кто владеет подписью.
• Какие у него полномочия.
• Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.

Программа СКЗИ проверяет и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.