Как правильно работать с документами в СБИС: создание, контроль, сохранение | ГК ЛАД

Настроить соединение с почтовым сервером

Все письма, которые вы отправляете из документов на email, по умолчанию проходят через сервер СБИС. У такой настройки есть ограничения: из одного аккаунта можно отправить не более 150 писем в день, и отправитель в этих письмах не указывается.

Чтобы увеличить количество отправляемой корреспонденции и указать обратный адрес, настройте в СБИС соединение со своим почтовым сервером. Для этого на главной странице СБИС откройте меню конфигурации . Перейдите в раздел «Система и безопасность/Отправка писем» и выберите пункт «Отправка писем контрагентам с вашего почтового сервера».

Настроить почтовую переписку

Чтобы не только отправлять письма из документов, но и отвечать контрагентам на email прямо из СБИС, в разделе «Конфигурация/Система и безопасность/Отправка писем» поставьте флаг в пункте «Почтовая переписка в СБИС». Так вы сможете отвечать на email как на обычное сообщение в СБИС.

Включить email-рассылку в сбис для салонов

Чтобы клиент не забыл, что записался в салон, настройте уведомление-напоминание через email-рассылку.

На адрес электронной почты, который клиент указал при оформлении записи, будет направлено письмо с подробной информацией: дата, время, наименование услуги, имя мастера. Также в письмо можно добавить ссылку отмены записи. Перед отправкой попросите у клиента письменное согласие на получение таких писем.

Из других ящиков

Если письмо пришло на бумаге или иным способом, добавьте его в СБИС — откройте раздел «Документы/Входящие», нажмите « » и выберите «Письмо (на бумаге)».

1. Проверьте получателя — будет указана ваша компания, введите организацию отправителя.
2. Добавьте описание документа, чтобы иметь представление о содержании письма, не открывая его.
3. Прикрепите сканы или файл с электронным документом. Обязательно прикрепите скан конверта с отметками почтовой или курьерской службы. Это позволит точно зафиксировать время отправки и получения письма.
4. Укажите номер и дату письма, которые отправитель присвоил документу. Они могут быть указаны в самом письме или на конверте. Это поможет быстрее найти документ. Если номера нет, укажите «без номера».
5. Проверьте номер письма, который сгенерировал СБИС. Измените номер, если ведете учет писем в другой системе.

Чтобы номера присваивались по определенным правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие», на вкладке «Письма».

6. Укажите местонахождение оригинала — подразделение, в котором документ хранится сейчас.
7. Сохраните документ или передайте на выполнение.

Чтобы назначить ответственного за прием и передачу писем адресатам, создайте специальный бизнес-процесс для обработки корреспонденции.

Как контролировать документы в сбис

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Как распечатать документы в сбис

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите

Как редактировать документы в сбис

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

1. Кликните «Изменить» в карточке дока;
2. Исправьте неточности;
3. Нажмите «Сохранить».

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

Как создать документ в сбис

Кликните в любом разделе по кнопке

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Как удалить документы в сбис

Чтобы удалить ненужный(-е) файл(-ы):

— только один: нажмите

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в корзину. Его можно восстановить:

1. В нужном реестре отметьте фильтр «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»;
2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»;
3. Или выберите несколько пунктов и нажмите в панели массовых операций.

Если вам нужна дополнительная консультация, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или оставьте заявку на обратный звонок. Мы рады помочь.

Настроить уведомления по электронной почте в сбис коннекте

Чтобы не пропустить важный документ от партнера, настройте в СБИС оповещение по электронной почте. Когда контрагент отправит документы, вы получите оповещение со ссылкой, ведущей в личный кабинет вашей компании.

Для того чтобы настроить электронную почту в СБИС Коннект:

От пользователя сбис

Получив письмо в личном кабинете, откройте его и ознакомьтесь с содержимым. Измените регистрационный номер и дату, если уже присвоили их в другой системе. Чтобы СБИС автоматически давал номера по вашим правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие», на вкладке «Письма».

Отправить письмо клиенту

СБИС CRM позволяет отправлять клиентам письма по email. Менеджеру при отправке не нужно открывать почтовый клиент — достаточно настроить внешнюю переписку в СБИС.

Отправленное сообщение можно привязать к событию или документу — например, к счету. Так письмо будет проще найти, а руководитель или другие сотрудники также смогут ознакомиться с перепиской.

Подключить внешнюю переписку по email

Подключите электронную почту к СБИС, чтобы вести переписку по email из личного кабинета. Все письма из вашей почты автоматически загрузятся в раздел «Контакты» на вкладку «Диалоги». Если у вас несколько рабочих адресов, подключите их все, чтобы не переключаться между разными сервисами.

1. В разделе «Контакты» нажмите , чтобы настроить сообщения. Перейдите в блок «Внешняя переписка в СБИС» и кликните .
2. Выберите почтовый сервис, которому принадлежит ваш email. Включите доступ по протоколу, если вы выбрали Gmail.

Если в почтовом ящике письма были сгруппированы по папкам, структура сохранится при переносе в СБИС.

Когда на email придет новое письмо, СБИС покажет уведомление. Вы сможете ответить на письмо здесь же.

Посмотреть историю изменений настройки

В СБИС можно отследить, кто и когда вносил изменения в настройку почтового сервера. Для этого откройте историю в разделе «Конфигурация/Система и безопасность/Отправка писем» и нажмите . Ознакомьтесь с историей изменений.

источник

Прикрепить письмо к событию

1. После отправки письма создайте событие в карточке клиента.

Пример конверта с указанием реквизитов получателя (email)

При выгрузке документов в папку «Отправляемые» в СБИС Коннект ваша ИС автоматически создаст файл конверта с электронной почтой контрагента.

источник

Причина № 2. антивирус или firewall блокирует доступ сбис к интернет

• Попробуйте временно отключить антивирус, firewall, антиспам.
• Обратитесь к системному администратору компании для настройки антивируса или firewall.

Разрешить доступ к почте с двухфакторной защитой

Если вы хотите подключить к СБИС почту, при входе в которую используете смс-пароль, настройте в почтовом клиенте пароль для приложения или включите доступ по протоколу. Это поможет контролировать доступ к email.

источник

Создать и отправить письмо контрагенту

Общение с контрагентами не ограничивается обменом бухгалтерским документами. Иногда это отправка спецификаций к договору, платежного поручения или поздравительной открытки.

Вся полученная и отправленная корреспонденция хранится в разделах «Документы/Входящие/Письма» и «Документы/Исходящие/Письма».

Создать и отправить сообщение

В СБИС CRM существует два способа создать и отправить электронное письмо:

• Из карточки документа — сообщение будет прикреплено к счету или договору. Настройте шаблоны для сопроводительных писем к документам — при создании сообщения менеджер сможет выбрать нужную форму.
• Из карточки контрагента — письмо отправится на электронный адрес клиента. Впоследствии сообщение нужно привязать к событию, чтобы все детали общения с клиентом было легко найти в системе.