Как правильно установить сертификат ЭЦП с флешки на компьютер

Государство в этом вопросе не осталось в стороне и наделило полномочиями работы с КЭП (квалифицированная электронная подпись) ФНС и некоторые доверенные структуры, которые могут выдавать СЭП (сертификат электронной подписи).

СЭП содержит закрытый ключ (генерация подписей), открытый ключ (проверка подлинности) и сведения о его владельце.

ЭДО в первую очередь удобно юридическим лицам для решения деловых вопросов без личного присутствия, но и физическим лицам можно решать значительную часть проблем удаленно.

Весь вопрос в том, как применить ЭП на деле, то есть начать использовать в электронном виде. Так, юридически настоящая подпись приравнивается к электронной.

Происходит это путем генерирования файла с цифрами, прикрепленного к электронному документу. Данный файл отвечает на вопросы кто и когда подписал бумаги и имеет ли этот человек такие полномочия. Цифровая подпись должна гарантировать то, что она принадлежит ее владельцу.

Виды ЭЦП и их особенности

По закону можно использовать 3 вида электронной подписи, которые обладают разными возможностями, способами пользования и полномочиями.

https://youtube.com/watch?v=1E-O7rkQJAw%3Ffeature%3Doembed

Простая подпись

Этот вариант уязвим и легкодоступен мошенникам. Такая подпись подтвердит операцию, но никак не гарантирует решение проблемы, если она возникнет, все вопросы придется доказывать в судебном порядке.

Неквалифицированная ЭП

Неквалифицированная ЭП, формируется с помощью специальной программы с сертификатом ФСБ (средства шифрования). Такую цифровую подпись используют для контрактов, договоров, отчетов в электронном виде.

Этот вариант достаточно трудно подделать, поэтому можно говорить о том, что документ не менялся после его подписания и имеет подлинную подпись.

Но неквалифицированная подпись никак не контролируется государством, ее владельцем может быть любой человек, она может быть выдана любым подразделением и не защищена на госуровне.

Квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной тем, что выдается коммерческим органом УЦ (удостоверяющим центром), который прошел аккредитацию Минкомсвязи и сертификацию ФСБ.

https://youtube.com/watch?v=WIscB4cSn74%3Ffeature%3Doembed

Центр контролируется государством и уполномочен правами выдавать подобные подписи и осуществлять защитные функции. Квалифицированный ЭЦП – самый серьезный и надежный вид подписи.

Сертификат подписи следует обновлять ежегодно и перевыпускать непосредственно перед окончанием его срока.

В последнем случае (квалифицированная) подпись «практически» невозможно взломать, а использовать ее можно в любых электронных документах.

Принцип работы ЭЦП

Для создания и дальнейшей интерпретации ЭЦП существует специальная программа СКЗИ (средство криптографической защиты информации с помощью шифрования).

Она работает следующим образом: при подписании документа ЭП программа сканирует его, создает хэш-сумму (уникальное сочетание информации), которая затем шифруется закрытым ключом (особая последовательность символов) и формирует файл ЭЦ-подписи.

Ключ передается владельцу ЭП, он может храниться на любом носителе: флэшка, компьютер, внешний жесткий диск, сим-карта, смарт-карта, диск, облачное хранилище и т.д.

При введении ключа программа проверяет и сравнивает хэш-сумму с содержимым документа. Если информация не менялась после подписания, значит произойдет совпадение и подпись действительна.

Несовпадение означает, что были внесены изменения и подпись будет считаться недействительной, а документ автоматически потеряет юридическую силу.

Как работать с ЭЦП

Для начала необходимо приобрести сертификат электронной подписи (выдача ЭЦП производится в течение 1 часа). Перед работой с сертификатом дома или в офисе нужно подготовить рабочее место: компьютер или ноутбук с операционной системой (macOS или Windows 10), браузером (Chrome, Yandex, Mozilla Firefox и т.д.) и доступом в интернет.

ОС Linux тоже подходит, но ее придется дополнительно настраивать самостоятельно или в удостоверяющем центре. Для квалифицированной ЭЦП необходимо установить СЗКИ (программа для криптозащиты информации).

Самыми распространенными из них в России являются «Криптопро CSP», «Лисси CSP», «Signal-com CSP» и «Vipnet CSP». Все ПО работают одинаково, но какую именно программу необходимо использовать скажут в МФЦ или удостоверяющем центре.

Что нужно сделать перед установкой сертификата ЭЦП

Установку сертификата ЭЦП на компьютер можно рассмотреть на примере такой популярной и удобной программы, как КриптоПро. Для начала необходимо установить ПО и потом настроить браузер.

• Установить ПО, запустив установочный файл игнорируя систему безопасности ПК, то есть разрешить внести изменения на компьютере. Затем нажать кнопку «Установить (рекомендуется)», а по завершении подтвердить операцию «ок».
• Запустить программу посредством следующих опций: «пуск»-«программы»-«криптопро»- «КриптоПро CSP». Затем ввести лицензионный ключ в поле, нажав на кнопку «ввод лицензии».

Если выбраны более старые версии программы, нужно учесть подходят ли они для используемой операционной системы, например, сертифицированный КриптоПро CSP 3.9 не работает в Виндоус 10.

Настройка браузера

Открыть «настройки» («3 точки» в верхнем правом углу окна)-«дополнительные инструменты»-«расширения», найти и активировать «CryptoPro Extension for CAdES Browser Plug-in». Если последний отсутствует нужно зайти в магазин Chrome, установить плагин и повторить активацию. При правильной установке в браузере появится значок программы.

Mozilla Firefox

Яндекс. Браузер

Следует открыть меню («3 полоски в правом верхнем углу»)-«дополнения»- «криптопро эцп» и открыть программу.

Internet Explorer

Необходимо перейти по вкладкам «панель управления»-«крупные значки»-«свойства браузера»-«безопасность»-«надежные сайты»-«сайты», убрать галочку с вкладки «для всех узлов этой зоны требуется проверка серверов (https:)»-«добавить в зону следующий узел» и написать адреса всех нужных веб-сайтов затем нажать на «закрыть».

Затем открыть вкладку «безопасность»-«другой», разрешить все элементы «ActiveX» и активировать «ок». Найти поле «конфиденциальность» и убрать галочку «включить блокирование всплывающих окон», подтвердив кнопкой «ок». Здесь не требуется включения специального плагина криптопро.

Пошаговая инструкция по установке сертификата ключа ЭЦП на компьютер

После того, как завершены все предварительные действия по подготовке рабочего места и куплен сертификат подписи можно начать его устанавливать в программу. Сделать это можно 3 способами.

Установка сертификата автоматически с выбором хранилища.

Установка сертификата вручную с выбором хранилища

Установка сертификата через «Личный сертификат»

• Для установки сертификата данным способом нужно также открыть программу КриптоПро через «пуск»-«панель управления»-«КриптоПро CSP», затем выбрать «сервис»-«установить личный сертификат».
• Выбрать нужный реестр через кнопку «обзор» и нажать на «открыть».
• Последующие окна отмечать кнопкой «далее», обязательно поставить галочку во вкладке «найти контейнер автоматически»-«далее»-«далее»-«готово».
• Отобразившиеся сообщения о произведенной записи следует подтверждать: «ок».
• Если раньше сертификат был установлен, система предложит его заменить и подтвердить.

Как отправить ЭЦП по электронной почте

Следует понимать, что отправка электронной подписи по E-mail осуществляется по незашифрованным каналам и совсем небезопасна, что является основанием компрометации ключа и отзыва его у владельца, так как письмо легко могут перехватить мошенники, а ответственность за безопасность ЭП лежит и на удостоверяющем центре.

Но, если все же возникла необходимость отправить подпись через интернет, сделать это можно следующим образом: скопировать эл.подпись на флэшку, заархивировать содержимое накопителя и отправить по почте.

https://youtube.com/watch?v=XqJ_jLCt4Rk%3Ffeature%3Doembed

Копирование подписи: открыть программу «Крипто Про»-«сервис»-«скопировать»-«обзор»-выбрать контейнер, который нужно скопировать-выбор флэш-накопителя.

• Архивирование информации на флэшке: «мой компьютер»-выбор накопителя-щелкнуть правой кнопкой и выбрать вкладку «добавить в архив».
• Отправка по E-mail: выбрать получателя и прикрепить файл.

Электронной цифровой подписью сегодня обзаводятся и предприниматели, и многие обычные граждане. В цифровом пространстве с её помощью проще вести дела и взаимодействовать с государственными органами. ЭЦП — необходимый инструмент для подтверждения авторства документов, имеющий защиту от подделок. Получить её достаточно просто, обратившись в удостоверяющий центр. Рассмотрим вопросы: как пользоваться электронной подписью, и какие «инструменты» для этого будут нужны?

Зачем может понадобиться электронная цифровая подпись

ЭЦП, являющаяся аналогом ручной подписи, создаётся при помощи криптографического преобразования данных. Доступ к этой информации имеется только у владельца сертификата подписи и ключей (открытого и закрытого). Открытый ключ необходим для подтверждения подлинности, а закрытый — для подписания документов.

Используют электронную подпись во многих сферах, включая торговлю, документооборот компаний и взаимодействие с контрагентами. Она необходима для защиты документов от подделок или внесения в них изменений уже после постановки подписи и подтверждения авторства.

Существует несколько видов ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. В зависимости от вида она подходит для тех или иных целей. Перед тем, как начать пользоваться электронной подписью, нужно разобраться с тем, какие для этого потребуются «инструменты». Рассмотрим их на примере квалифицированной ЭЦП, самой актуальной сегодня.

Криптопровайдер

Во-первых, это установка особого программного обеспечения для работы с криптографическими алгоритмами. Оно даст возможность зашифровывать и расшифровывать данные. Самыми популярными криптопровайдерами считаются КриптоПро CSP, ViPNet CSP и Signal-COM CSP.

Сертификат с закрытым ключом

Он выдаётся в удостоверяющем центре при заказе ЭЦП. Содержится на специальном носителе (токене), внешне похожем на флешку. При проведении операций криптопровайдер взаимодействует с этим носителем и получает доступ к закрытому ключу. Качественные токены с высоким уровнем защиты выпускают разные производители, наиболее популярные из которых — Рутокен и JaСarta.

Настроенное рабочее место

Необходима установка корневых сертификатов центра, выдавшего вам сертификат ЭП. Также необходима грамотная настройка браузера на компьютере, который будет позволять проводить нужные операции. Если начать работу в браузере, в котором стоят настройки по умолчанию, использование ЭЦП будет невозможным из-за политики безопасности современных ОС. Может потребоваться не только изменение настроек пользователя, но и установка плагинов. Еще для работы надо установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ).

Если подготовка инструментов к работе проведена правильно, то вам обеспечено корректное использование ЭЦП. При желании можно обратиться за помощью в настройке в специализированную компанию.

Как подписать документ ЭЦП

После установки на компьютер программы СКЗИ, в меню операционной системы добавляется специальный раздел. Рассмотрим подписание документов на примере программы «Крипто-АРМ».

Правой кнопкой мышки нужно кликнуть по документу и выбрать в меню «Крипто-АРМ», затем нажать «Подписать и зашифровать». При этом запустится мастер создания электронной подписи, объясняющий дальнейшие несложные действия. В результате, возле документа появится файл электронной подписи — документ.doc.sig.

Если нужно подписать текстовый документ Microsoft Office, шаги будут следующие:

• в программе Word найти вкладку «Файл» и открыть пункт «Сведения»;
• в появившемся списке выбрать «Защита документа»;
• кликнуть «Добавить цифровую подпись»;
• выбрать из списка нужный сертификат подписи;

Если сертификатов к вашему ПК прикреплено несколько, Word сразу предложит последнюю версию. Останется лишь заполнить поля и нажать «Подписать». После этого документ станет недоступным для редактирования, а рядом с ним появится файл электронной подписи в том же формате (документ.doc.sig).

ЭЦП может также применяться при создании графических файлов. Здесь она послужит защитой авторства фотографий или рисунков.

Как работать с ЭП внутри информационных систем

Бывают случаи, когда система отказывается принимать сертификат. Это обычно происходит в случае, если он не подходит для работы в данной информационной системе или закончился его срок годности. Многие торговые площадки не принимают сертификаты, выпущенные неаккредитованными УЦ. Также возможны проблемы технического плана, которые зависят как от настроек самого пользователя, так и от технических особенностей площадки.

Заказывайте сертификат ЭЦП только в проверенных удостоверяющих центрах, например, в УЦ “Астрал-М”. Наши специалисты подскажут, какие необходимо собрать документы для получения ЭЦП, подберут тариф и выдадут электронную подпись по регламенту.

Оформите заявку на выпуск ЭЦП прямо сейчас на сайте или получите консультацию по телефону.

Из нашей статьи вы узнаете:

Квалифицированная электронная подпись должна храниться на специальном защищённом носителе — токене или смарт-карте. Обычная флешка для этой задачи не подойдёт ввиду того, что она не защищена криптографическими алгоритмами.

Как выглядит ЭЦП на флешке и где купить специальный носитель, мы расскажем в этой статье.

Что такое флешка и токен электронной подписи

Как выглядит электронная подпись на флешке? Обычная флешка и токен — это не одно и то же, главное отличие в том, что токен является защищённым носителем электронной подписи. Внешне флешка похожа на токен, но работать с ЭЦП с неё нельзя.

Как пользоваться электронной подписью с токена

Для работы, кроме токена, понадобятся ещё два элемента — криптопровайдер и правильно настроенное рабочее место. Криптопровайдер представляет собой программу, которая позволяет работать с ЭЦП. Правильно настроенное рабочее место — это подходящий компьютер и установленные дополнительные элементы, при их необходимости (например, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in).

С помощью криптопровайдера удобно подписывать документы, а плагин для браузера позволяет работать на государственных порталах, участвовать в закупках и т.д.

На какие носители можно записать электронную подпись

Токенов много — они различаются дополнительными функциями, например, наличием трёхфакторной аутентификации с помощью биометрии. Но основная функция у них одна — работа с электронной подписью.

Записать электронную подпись на обычную флешку можно, но работать с ней не представляется возможным из-за отсутствия каких-либо элементов защиты. Ни один удостоверяющий центр не выпустит электронную подпись на обычной флеш-карте.

Какой должен быть объём у флешки для электронной подписи

Объём защищённого токена сильно отличается от объёма обычной флешки — он в разы меньше и зависит от модели — от 32 Кб до 144 Кб. Однако даже токен с самым маленьким объёмом может вмещать несколько электронных подписей, так как они занимают очень мало виртуального пространства.

Какие носители бывают

Носители электронной подписи бывают двух видов:

• Токены — представлены в виде защищённой USB-флешки.
• Смарт-карты — представлены в формате карты, для считывания информации с которой нужно специальное оборудование.

Важно: в ФНС флешку для электронной подписи нужно приносить вместе с сертификатом на неё.

Как работает USB-токен

Работает токен по принципу взаимосвязи между сертификатом электронной подписи и её закрытым ключом. Смысл заключается в том, что токен защищает ключ (доступ к нему возможен только при наличии секретного кода) и одновременно предоставляет возможность его использования.

Когда нужно подписать документ, на помощь токену приходит криптопровайдер. С его помощью и подписывается тот или иной документ.

Можно ли использовать Рутокен как флешку

Использовать Рутокен и любой другой токен в качестве флешки не получится из-за ограниченного количества памяти, которой хватит только на электронные подписи.

• носители электронной подписи бывают двух видов — usb-токены и смарт-карты;
• обычную флеш-карту нельзя использовать, как хранилище электронной подписи, так как она не защищена криптографией;
• для работы с токеном понадобится криптопровайдер и настроенное рабочее место.

ФНС и Минцифры запустили цифровую платформу, которая даёт возможность электронно подписывать юридически значимые документы с телефона. Для этого в мобильном приложении «Госключ» можно получить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (УКЭП или УНЭП).

Электронная подпись (ЭП) используется на различных онлайн-ресурсах для подписания, шифрования при передаче и сохранения неизменности электронного документа. Усиленная ЭП имеет криптографическую защиту, позволяющую сохранять конфиденциальность и целостность файлов при отправке контрагентам, чтобы данные не смогли перехватить и украсть.

Квалифицированная ЭП аналогична собственноручной подписи, её применяют для электронного документооборота с коммерческими организациями и госорганами. Все электронные документы, подписанные УКЭП, имеют юридическую значимость и приравниваются бумажным.

Неквалифицированную ЭП используют для документов, которые не требуют заверения печатью и применяется в основном во внутреннем документообороте компании. УНЭП не подойдёт для сдачи государственной отчётности, заключения договоров и т. д. С юридической стороны, чтобы правомерно обмениваться документами с контрагентами, потребуется заключить дополнительное соглашение.

В статье подробнее расскажем, как пользоваться приложением «Госключ» и получить там электронную подпись, чтобы упростить свой документооборот.

Кто может воспользоваться приложением

Мобильным приложением «Госключ» могут воспользоваться все владельцы смартфонов на базе управления:

• Android 5.0 и выше;
• iOS 11.3 и выше;
• macOS 11.0 и выше.

Чтобы пользоваться приложением, необходима подтверждённая учётная запись портала Госуслуг. Сделать это можно онлайн, если вы клиент какого-либо из перечисленных банков, или офлайн в центре обслуживания и на Почте России.

Как подписать электронный документ

Для подписания любого документа в приложении «Госключ» нужна электронная подпись. Если её нет — можно бесплатно получить ключ и сертификат электронной подписи в приложении. Процедура занимает немного времени, не требует посещения центров, где выдают ЭП, и никаких бумажных заявлений.

Приложение создаёт, хранит и применяет ключ ЭП в соответствии с мерами информационной безопасности. Не требуется никаких USB-токенов и SMS-паролей, все данные находятся в облачном хранилище. Главное — иметь подтверждённый профиль в ЕСИА и определиться с вариантом электронной подписи.

При оформлении УНЭП нужно учитывать, что придётся заключать дополнительное соглашение с контрагентами об использовании данной подписи и её юридической силе. В работе с УКЭП этого делать не нужно, так как её правовую силу регулирует федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», что автоматически наделяет подпись юридической значимостью.

• ввести номер телефона при входе и подтверждающий SMS-код;
• принять условия лицензионного соглашения;
• установить пароль для входа в приложение;
• сгенерировать случайные числа для работы приложения (для этого нужно перемещать палец по экрану);
• подтвердить получение сертификата УНЭП;
• подтвердить передачу данных, и можно подписывать документацию.

Для получения УКЭП потребуется загранпаспорт нового образца (с биометрическими данными владельца) и смартфон с NFC-модулем.

• нужно зайти в раздел «Получите сертификат УКЭП»;
• выбрать способ идентификации по загранпаспорту нового поколения;
• ввести его номер и дату окончания срока действия;
• запустить считывание загранпаспорта с помощью NFC-модуля;
• поступят бланки ознакомления заявления и сертификата УКЭП;
• подтвердить проверку документов подписанием и можно пользоваться.

Как только поступят документы для подписания, приложение отправит push-уведомление на экран телефона. Зайдя в систему, нужно выбрать поступивший бланк, ознакомиться и подтвердить подписание с помощью ЭП.

Срок действия электронной подписи, выпущенной в приложении, равен одному году. По истечении срока её можно перевыпустить бесплатно.

Как перенести подпись на другое устройство

Электронная подпись приложения «Госключ» закрепляется за определённым устройством. При возникновении ситуации, когда нужно сменить смартфон, чтобы не проходить заново процедуру получения сертификата ЭП, можно сделать следующее:

• в правом верхнем углу нажать на иконку настроек;
• выбрать пункт «Сохранить данные» и подтвердить;
• сохранить файл на телефон или в облако;
• для защиты сертификата потребуется сгенерировать случайное число, для этого нужно перемещать палец по экрану смартфона

Подробнее об УКЭП для разных бизнес-субъектов, где применяется и как сделать, можно прочитать в нашей статье.

Какие документы можно подписывать

Пользователь может воспользоваться приложением «Госключ» для заключения договоров, свершения сделок, отправки заявлений и других юридически значимых действий на портале Госуслуг и коммерческих площадках, интегрированных с цифровой платформой.

Приложение сотрудничает с мобильными операторами связи и в нём можно оформить договор на оказание услуг, чтобы стать абонентом; на перенос номера или перевыпуска SIM-карты. Достаточно подписать электронные документы и заказать доставку при необходимости.

С помощью сервиса можно подтверждать аккаунты в агрегаторах. С февраля этого года сервис начал взаимодействовать с торговыми онлайн-площадками. Пользователи могут заключать договоры о покупке товаров и услуг.

С апреля началось расширение списка документов и сделок, которые можно проводить с помощью приложения. До конца года планируется задействовать кадровый электронный документооборот.

Где ещё получить УКЭП

Также электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры. Подпись позволяет пользоваться всеми сервисами Госуслуг (от оформления загранпаспорта до получения патента на изобретение), дистанционно отправить документы во все учебные заведения, подать заявку на кредит или ипотеку, удалённо заключать трудовые договоры с работодателем и многое другое.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронной подписи для физлиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Подписи придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.

Подпись ИП или руководителя юридического лица получают только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц в соответствии с изменениями в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском УКЭП для юрлица и ИП. Для получения электронной подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию владельца, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

• Что такое ЭЦП и для чего она нужна.
• Как и где получить электронную подпись в 2023 году ИП, юридическому и физическому лицу.
• Какие изменения в законодательстве и правилах использования ЭЦП произошли в 2023 году

Что такое электронная цифровая подпись

Согласно законодательству РФ, ЭЦП – этоэквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

Больше узнать о защите персональных данных, электронных кадровых документах и работе в ЭДО вы можете от опытных экспертов. Получить не только практические знания, но и задать вопросы можно на вебинарах «Клерка».

Все вебинары (сейчас их в базе более 500) бесплатны для пользователей Клерк.Премиум.

Для чего нужна электронная подпись

В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

Организациям ЭЦП может понадобиться для:

• участия в электронных торгах,
• ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
• обращения с иском в арбитражный суд,
• сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

Преимущества цифровой подписи перед обычной:

• возможность быстрого заверения и обмена документами дистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
• исключение варианта подделки (нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
• упрощение операционной деятельности предприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
• возможность участвовать в госзакупках и продаже маркированных товаров.

Какие виды ЭЦП действуют в 2023 году

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи, которую можно получить в 2023 году: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Как подписывать документы до 1 сентября 2023 года

Раньше работники могли подписывать документы электронной подписью, выданной на организацию, а директор нередко делал дубликат ключа для бухгалтера, чтобы тот самостоятельно взаимодействовал с ФНС и банком.

Теперь размножение ЭЦП-токена прямо запрещено законом.

По закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, электронная подпись оформляется исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности.

Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста.

На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход к новому порядку работы планировался с 1 марта 2023, однако этот срок перенесли на сентябрь из-за технических сложностей (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

Итак, до осени 2023 года директор может подписывать документы:

• действующей подписью от коммерческого удостоверяющего центра;
• новой подписью от УЦ ФНС или УЦ – доверенного лица налоговой службы.

• действующей подписью, выданной коммерческим УЦ по старым правилам (ЭП, которая содержит реквизиты организации);
• новой подписью от коммерческого УЦ без метки о работодателе. К документу, подписанному такой ЭП нужно приложить машиночитаемую доверенность.

С 1 сентября 2023 года ЭП, выданные по старым правилам, будут аннулированы.

Чем отличается ЭП физлица от прежней ЭП с данными сотрудника

В ЭЦП физлица не указываются реквизиты компании, от имени которой действует сотрудник. Дополнительно, чтобы подтвердить свои полномочия, к пакету документов придется прикладывать МЧД – машиночитаемую доверенность.

Благодаря персонализации ключа, граждане смогут использовать новую электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей.

Например, подавать документы в госорганы, регистрировать сделки с недвижимостью, получать госуслуги и т.д.

Подпись компании выпускается на первое лицо (директора, генерального директора или др.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Кроме прочего, ЭП необходима сотрудникам, если ваша компания реализует маркированные товары. Без ЭП невозможно настроить ЭДО с другими участниками товарооборота и передачу данных в ЦРПТ (ЧестныйЗНАК). Подробно разобраться в нюансах поможет этот вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году

С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году

Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Для оформления сертификата руководители

• коммерческих фирм – нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС (полный список здесь);
• финансовых организаций – в УЦ Банка России,

Руководителю понадобятся следующие документы:

дополнительно могут потребовать:

• копию устава с изменениями,
• решение и приказ на руководителя.

Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

Как выпустить ЭП сотруднику организации

Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

Что изменилось в правилах ведения электронных трудовых в 2023 году? Разобраться в нюансах поможет вебинар – бесплатно для пользователей Клерк.Премиум.

• Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
• Юристу – для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

Как оформить ЭП физическому лицу

Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

При подаче заявки нужно предоставить:

Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

Как оформить ЭЦП самозанятому

Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

Как выпустить КЭП по новым правилам

Функция по выпуску КЭП с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу.

Для оформления сертификата юридические и физические лица должны подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц инспекции.

Исключение – продление сертификата до сентября 2023 года в УЦ, с которым было сотрудничество ранее.

Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году

• определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
• выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
• предоставить необходимые документы;
• оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
• получить КЭП вместе с сертификатом.

Электронный документооборот и ЭЦП

Электронный документооборот и электронная подпись непосредственно связаны друг с другом.

ЭЦП придает юридическую значимость файлам, передаваемым по каналам ТКС.

К 2024 году государство планирует полный перевод бизнеса на рельсы ЭДО (протокол президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34).

Уже сейчас со многими государственными структурами можно взаимодействовать только в цифровом формате.

Кроме того, обмен документами в электронном виде с контрагентами и даже с собственными сотрудниками позволяет компаниям экономить ресурсы и уходить от обработки большого объема бумажной первички.

В работе предприниматели используютразные виды ЭП. Например, для взаимодействия с госорганами лучше применять наиболее защищенный формат – УКЭП, а в кадровом делопроизводстве или при общении с партнерами файлы подписывать даже подписываются простой или неквалифицированной ЭП.

С ЭЦП бизнесу проще получать государственные услуги, заключать и закрывать сделки, взаимодействовать с банками, страховыми компаниями и т.д.

Информационные цифровые технологии все активней внедряются в работу, а электронная подпись документов обеспечивает скорость, удобство и безопасность делового общения.

В 2023 году ЭП могут получить не только представители компаний, но и индивидуальные предприниматели, самозанятые и просто физлица.