Не знаете, как подписать письмо электронной подписью? Вам поможет шаблон подписи в электронном письме!

Не знаете, как подписать письмо электронной подписью? Вам поможет шаблон подписи в электронном письме! Электронная цифровая подпись

[business english] как грамотно оформить подпись в почте

Как вы обычно подписываете письма? Установили шаблон, который автоматом цепляется к каждому мейлу? Или каждый раз пишете имя, должность и контакты вручную? Если это шаблон, то он на русском или английском? Должен ли английский вариант чем-то отличаться от русского?

Деловой английский выдвигает определенные требования к формату и содержанию подписи, и настоящему профессионалу стоит их знать и соблюдать. В противном случае вы рискуете смазать о себе впечатление из-за досадной мелочи. 

В этой статье я раскрою тонкости того, как правильно указывать свое имя и контакты при переписке с зарубежными партнерами. 

Итак, поехали! Для начала покажу, как выглядит моя подпись: 

— 

Best regards, 

Julia Shtyrlina 

Product manager 

Cybertonica 

Email: хххх@xxxxx.com 

Mobile: 7ххххххххх

Skype: хххххх.хххххх

Вроде бы все легко, верно? 

Но давайте посмотрим, какие правила тут кроются. 

1. Закрывающая фраза

Запомните: нельзя ставить свое имя в конце письма, не предварив его вежливой закрывающей фразой. Классическим вариантом в деловом английском считается Yours faithfully либо Yours sincerely. Первое ставится, когда вы НЕ знаете того, кому пишете. Второе – когда знакомы с адресатом.  

Если вам, как и мне, лень переключаться между Yours faithfully и sincerely, выбирайте более универсальный вариант – Best regards или Best wishes. Они уместны при общении с кем угодно. 

Надеюсь, не нужно объяснять, что Yours или XXX (аналог поцелуйчиков) лучше приберечь для личной переписки.

2. Ваше имя  

После закрывающей фразы на следующей строке мы пишем имя и фамилию. 

Запомните порядок: сначала ИМЯ, потом фамилия. Ivan Petrov, Maria Sidorova.

Часто спрашивают, нужно ли ставить Ms / Mrs / Mr перед именем. Я не ставлю. Во-первых, со славянскими фамилиями статус смотрится чужеродно, искусственно. Во-вторых, пол и наличие брачных уз для бизнеса не должны иметь значения. 

3. Должность и компания 

После имени сначала пропишите свою должность, а потом название компании. Каждое – на отдельной строке. Для компании лучше указать название бренда, чем официальное наименование юрлица. Вместо названия компании может быть ее логотип. Хорошо, если кликабельный и ведущий на официальный сайт. 

4. Контакты 

В разных компаниях политика того, в каких каналах общаться с клиентами, может отличаться. Но если регламента нет, рекомендую указывать 3 способа связи с вами: 

Эти 4 пункта – обязательные элементы email-подписи. Современный деловой этикет предписывает ниже устанавливать дисклеймеры, но об этом мы поговорим в следующей посте. 

Читайте также:  Ключ электронной подписи: что это и как получить

Должность

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

г. Москва

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Зачем нужна деловая подпись электронного письма?

Чаще всего переписка по email – это основной и «официальный» канал общения с клиентами и партнерами. Чтобы правильно создать подпись электронного письма, нужно понимать, какие дополнительные действия нужны от читающего.

Как добавить кнопки социальных сетей в подпись email

Как добавить в подпись email кнопки соцсетей
Как добавить в подпись email кнопки соцсетей

Ссылки на соцсети оформляются в виде знакомых пользователям логотипов (1). Это выглядит намного интереснее. В зависимости от общего стиля письма, значки могут быть цветными или черно-белыми (3).

В блоке профилей (2) можно галочками выбрать соцсети, в которых у вас есть аккаунты, и добавить активные ссылки.

В блоке 4 можно выбрать выравнивание значков (по правому, по левому краю, по центру) и отступы с каждой стороны.

Как добавить кнопку cta в электронную подпись

Кнопка CTA нужна, если письмо должно мотивировать пользователя совершить нужное нам действие. Например, оставить заявку на сотрудничество.

Как добавить кнопку CTA в подпись электронной почты
Как добавить кнопку CTA в подпись электронной почты

Через меню «Контент» создаем блок «Кнопка».

Стандартный вариант выглядит так
Стандартный вариант выглядит так

Дальше при помощи настроек можно:

  • изменить текст кнопки
  • изменить размер текста
  • установить ссылку на страницу
  • изменить цвет фона и кнопки (можно выбрать корпоративные цвета с помощью палитры RGB)
  • изменить расположение на странице
После всех манипуляций получаем что-то в этом духе
После всех манипуляций получаем что-то в этом духе

Не очень красиво, правда? Давайте перенесем кнопку на свободное пространство слева от фотографии сотрудника.

Красивая подпись в электронном письме
Красивая подпись в электронном письме

Обращаем ваше внимание на то, что при помощи Sendsay подобную подпись к электронному письму может создать абсолютно любой человек без специальных навыков в дизайне и верстке.

Для специалистов сервис содержит огромное количество расширенных настроек и редактор HTML-кода для создания уникальных подписей любой сложности.

В блоге Sendsay вы найдете много других полезных статей про email-маркетинг. Подписывайтесь!

Как добавить личную подпись сотрудника в email

Добавляем еще одну секцию с настройкой «2 колонки»
Добавляем еще одну секцию с настройкой «2 колонки»

Затем в правую колонку добавляем фото сотрудника, а в левую – информацию о нем: имя, должность, контактные данные.Личную подпись можно дополнить информацией о том, по каким вопросам можно связаться с конкретным сотрудником, а также добавить ссылку на личный аккаунт для связи.

Как добавить логотип в подпись электронного письма

Не знаете, как подписать письмо электронной подписью? Вам поможет шаблон подписи в электронном письме!
Как добавить в подпись email логотип

Чтобы добавить в подпись логотип, создадим новый блок. Для этого нажимаем кнопку «Добавить секцию» (1), устанавливаем новый блок в нужное место (2) и с панели «Контент» перетягиваем в окно созданного блока элемент «Картинка» (3).

Читайте также:  Использование электронной цифровой подписи
Как добавить в подпись электронной почты логотип
Как добавить в подпись электронной почты логотип

При помощи инструмента «Добавить ссылку» можно сделать картинку кликабельной и вести, например, на сайт компании.

Как сделать красивую подпись электронного письма в сервисе рассылок

Возможности оформления в стандартных почтовых клиентах ограничены. Подписи выглядят скучно и просто, не бросаются в глаза и плохо выполняют свои главные задачи: привлечь внимание и мотивировать совершить какое-то действие.

Создать рассылку с действительно эффектной и запоминающейся подписью можно при помощи сервиса рассылок Sendsay. Давайте посмотрим, как это можно сделать.

Этот функционал доступен в бесплатной версии сразу после регистрации
Этот функционал доступен в бесплатной версии сразу после регистрации

В меню выберите вкладку «Контент» (1), затем – Email (2), а потом нажмите кнопку «Создать Email» (3).

Теперь займемся настройкой внешнего вида – в редакторе можно сделать шаблон подписи в электронном письме
Теперь займемся настройкой внешнего вида – в редакторе можно сделать шаблон подписи в электронном письме

Если вы опытный пользователь, можно настроить внешний вид письма при помощи HTML-редактора. Если не любите возиться с кодом и предпочитаете интуитивно понятный интерфейс, используйте блочный шаблон. В нем можно быстро набросать нужные блоги и наполнить их контентом.

Начинающим рекомендуем воспользоваться уже готовым шаблоном – для этого перейдите в блок «Открыть галерею».

В подразделе с шаблонами доступны несколько прототипов писем со стандартными блоками
В подразделе с шаблонами доступны несколько прототипов писем со стандартными блоками

А в подразделе тематических шаблонов представлены разные письма по конкретным поводам: например, для подтверждения подписки или напоминания о брошенной корзине. Для примераподписи к электронному письму возьмем пустой шаблон письма для акционного предложения.

Любой элемент на экране можно изменить
Любой элемент на экране можно изменить

Как сделать подпись в яндекс.почте

Образец официальной подписи компании в электронном письме зависит от того, каким почтовым клиентом вы пользуетесь.

Как сделать подпись в Яндекс.Почте
Как сделать подпись в Яндекс.Почте
  1. Открываем настройки – значок находится в верхнем правом углу, слева от аватарки (1)
  2. Выбираем блок «Личные данные, подпись, портрет» (2)
  3. Кликаем «Добавить подпись» (3)

У Яндекса простой текстовый редактор, который позволяет персонализировать шрифт, добавить изображение и поставить ссылку.

Подпись руководителя в Яндекс.Почте
Подпись руководителя в Яндекс.Почте

Чтобы вставить ссылку в текст, выделите его и используйте инструмент «Вставить ссылку».

Чтобы вставить логотип компании, используйте инструмент «Вставить изображение». Желательно использовать картинки небольшого размера, например, 100х100. Крупные изображения будут выглядеть неорганично.

Как правильно оформлять подписи в письмах?

Зажмуримся и представим себя в идеальном мире…

Подписи разные в разных обстоятельствах, ведь их пишут люди, а не роботы:

Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо (это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.

Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.

…В реальном мире, к сожалению, всё не так.

Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

  • Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
  • Почта;
  • ISQ;
  • Skype;
  • номер в WhatsApp;
  • номер в Viber;
  • Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.
Читайте также:  Электронная подпись для Федресурса - Моя подпись

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также « 7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

Топ-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

  1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
  2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
  3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
  4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
  5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Лайфхаки

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

  • уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
  • добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
  • добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.

Мотивировать совершить целевое действие

Если подписчики email-рассылки часто пользуются вашими услугами офлайн, сообщите, какое действие вы от них ждете.

Например, пригласите в магазин
Например, пригласите в магазин

Перевести на другие каналы взаимодействия

Из почтового ящика пользователей можно вести на каталог или связанные сайты компании, которые могут быть интересны получателю письма.

Ссылки на другие каналы в подписи к письму
Ссылки на другие каналы в подписи к письму

Персонализировать общение с клиентами и партнерами

Если от лица бренда с пользователем по email общаются разные отделы и специалисты, персонализируйте их для лучшего контакта.

На вопросы о сотрудничестве отвечает исполнительный директор
На вопросы о сотрудничестве отвечает исполнительный директор

Привлечь внимание к компании

Если вы делаете рассылку от лица компании, обязательно используйте в подписи ссылку на сайт и логотип бренда.

Топ-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

  1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
  2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
  3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
  4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
  5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

Стандартная подпись:

  • с уважением;
  • искренне Ваш(а);
  • с наилучшими пожеланиями.

Доброе напутствие:

  • хорошего вечера;
  • удачного дня;
  • всего доброго;
  • всего хорошего;
  • хороших клиентов;
  • успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

  • с надеждой на понимание;
  • с надеждой на сотрудничество;
  • заранее благодарю;
  • в ожидании ответа и т.д.
Оцените статью
ЭЦП Эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector