Новые электронные подписи: читайте подробную инструкцию по работе с ними в системе Контур.Экстерн — Бухонлайн

Что изменится с 1 июля 2021 года

ФНС официально станет выпускать бесплатные сертификаты подписей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Это будут некопируемые сертификаты на руководителя организации.

Отметим, что во многих регионах налоговые инспекции в тестовом режиме начали выдавать такие сертификаты еще в конце апреля этого года.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой

Подать заявку

Убедитесь, что всё нужное под рукой

1) Действующий сертификат Контура или доверенного УЦ с такими же ИНН, ФИО, СНИЛС, как в новой заявке, чтобы подписать заявление в электронном виде. Это позволит быстрее продлить сертификат.

2) Если подходящего сертификата нет  и вы получаете сертификат на сотрудника организации, то нужно будет подписать заявление вручную. Для этого понадобится принтер и телефон с камерой / фотоаппарат / цветной сканер. 

Что нужно для работы с сертификатом уц фнс

Если налогоплательщик планирует работать с сертификатом УЦ ФНС в Экстерне, ему дополнительно необходимо иметь:

1. Носитель, на который будут записаны сертификат и ключи электронной подписи.

Носитель можно приобрести в сервисном центре. Если при подключении к Экстерну компания получила Рутокен Лайт, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Общий размер Рутокен Лайт — 64 Кб. На него допустимо записать до 15 контейнеров с сертификатами.

Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК для ключевого носителя, который необходим для получения сертификата в УЦ ФНС, можно запросить в сервисном центре.

2. Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP.

Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого будет организована работа с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

— участник аккредитован на площадке, но не зарегистрирован в еис

Действия по добавлению пользователя осуществляются на Электронной площадке. Для добавления электронной подписи Участнику, незарегистрированному в ЕИС:

1. Откройте главную страницу РТС-тендер и выберите раздел «44-ФЗ», далее раздел  «Участникам»;
2. Нажмите на раздел «Добавить пользователя» или перейдите в раздел «Аккредитация» и нажмите на ссылку «Подать запрос на добавление нового пользователя организации», которая находится под кнопкой «Продолжить регистрацию»;
3. Откроется форма «Заявка на добавление пользователя». В поле «Сертификаты» нажмите кнопку «Выбрать из списка». Выберите Ваш сертификат и нажмите «Ок». Заданные в сертификате данные автоматически заполнят ряд полей формы «Заявка на добавление пользователя»;
4. Заполните обязательные поля, отмеченные «*»;
5. Нажмите кнопку «Отправить» и подтвердите действие сертификатом. Заявка на добавление электронной подписи утверждается автоматически в течении 20-30 минут.

По вопросам, связанным с работой на площадке, заполнением форм и документам необходимо обращаться в техническую поддержку ЭТП.

— участник зарегистрирован в еис

После прохождения регистрации Участника в ЕИС действия по добавлению пользователей организации выполняются Участником в Личном кабинете ЕИС.

В списке сертификатов выберите нужную заявку

Если у вас нет других сертификатов, заявка сразу откроется. Если вы не можете найти заявку в списке, проверьте, что не скрыли её раньше. Для этого нажмите «Отображать скрытые сертификаты». Если такой возможности в интерфейсе нет, значит у вас нет скрытых заявок или сертификатов.

Проверьте данные сертификата

Эти данные попадут сертификат.

Важно! Проверяйте данные внимательно, потому что если в данных будут ошибки, потребуется перевыпуск сертификата за отдельную плату (если у вас не подключена услуга “Сопровождение сертификата”).— Если название или адрес организации указаны неверно, нажмите ссылку «Обновить по данным ФНС» — мы автоматически актуализируем информацию в соответствии с данными в ЕГРЮЛ.

— Если ИНН, ОГРН или параметры сертификата указаны неверно — позвоните в ваш сервисный центр.— Если данные владельца указаны неверно, нажмите “Редактировать” и исправьте ошибки. Особое внимание обратите на реквизиты паспорта. Если срок действия паспорта закончился или получен новый паспорт, укажите реквизиты нового документа.

Также проверьте номер телефона, к которому будет привязан сертификат — на него придёт СМС с кодом подтверждения при выпуске сертификата, а также по этому телефону можно подтверждать доступ к заявке (другой способ — по сертификату с такими же ФИО, ИНН и СНИЛС).

Если сменился владелец сертификата, измените все данные. ФИО и дату рождения указывайте точно так же, как в паспорте: с буквами Ё, дефисами, пробелами и пр. Если у вас нет паспорта РФ, подойдёт временное удостоверение личности. ​

Если вы иностранный гражданин, вместо паспорта РФ можете представить иностранный паспорт с нотариально заверенным переводом или вид на жительство в РФ (если нет иностранного паспорта). ФИО заполняйте русскими буквами, как в заверенном переводе.

Когда все данные будут указаны верно, нажмите «Подтвердить данные»

Проверьте актуальность документов

Мы скопируем документы из старой заявки, если соответствующие данные не поменялись. Проверьте их ещё раз.

Дождитесь ответа ПФР и ФНС — мы автоматически проверяем СНИЛС и ИНН. Если ПФР подтвердит данные, скан СНИЛС не нужен.
Если ответ долго не приходит или в госсистемах нет ваших данных, нажмите “Восстановить документ”, чтоб скопировать документ из старой заявки, или загрузите фотографию или скан карточки СНИЛС и свидетельства ИНН заново.
Если данные владельца или организации изменились, вам нужно подтвердить изменения документами. Напротив документов, которые нужно представить, есть зеленые кнопки “Загрузить”.

Сделайте фотографии или цветные сканы этих документов. Технические требования к файлам:

• Качество картинки должно быть таким, чтобы текст легко можно было разобрать (примерно 200-400 dpi).
• Страницы не обрезаны, входят целиком.
• Размер до 10 МБ.
• Форматы jpg, png, gif, pdf, tif, bmp, heic.

Если вы используете не оригинал документа, а копию, она должна быть заверена по образцу:

Заверить копию может:

• руководитель или уполномоченное лицо организации/ИП, с которой заключен договор на выдачу сертификата, при наличии печати,
• нотариус,
• сервисный центр.

ИсключениеНа копии паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, заверительная надпись не обязательна.

Важно! Нельзя фотографировать/сканировать копию заявления. Только оригинал. Не выбрасывайте заявление! Оно понадобится при получении сертификата.

Загрузите подготовленные сканы в нужные вкладки. Также вы можете загрузить дополнительные документы, кликнув на ссылку “Загрузить дополнительные документы” внизу страницы. У каждого опционального документа написано, в каких случаях он требуется.

После проверки/загрузки всех обязательных документов станет активной кнопка “Продолжить” внизу страницы. Нажмите её.

Выберите сервисный центр

Чаще всего при продлении сертификата не нужен визит в сервисный центр, так как заявление на выдачу подписано действующим сертификатом.  В этом случае шага выбора СЦ не будет — вы сразу можете приступить к выпуску сертификата (следующая инструкция, начинайте с п.7).

В остальных случаях (например, заявление не подписано сертификатом) нужно выбрать адрес сервисного центра, куда вам будет удобно подойти с оригиналами документов после одобрения заявки.
Чаще всего какой-то сервисный центр уже выбран — он отображается на зелёной плашке. Если он вам подходит — сразу нажмите кнопку “Отправить на проверку”. Если СЦ не подходит или не выбран, найдите удобный вам адрес в списке или на карте и кликните на него — он подсветится зелёным.
В списке и на карте показываются только точки в выбранном регионе/городе. Если вы хотите посмотреть точки в других регионах — поменяйте локацию.
После того, как вы выбрали удобный вам сервисный центр, нажмите кнопку «Отправить на проверку».

Заявка отправлена

Мы проверим заявку в течение 1–2 дней и сообщим вам результат. На странице написана пошаговая инструкция конкретно для вашего случая.

— Если вам нужно подойти в сервисный центр, то инструкция будет, например, такая:

На встречу для удостоверения личности и проверки документов должен прийти будущий владелец. Если сертификат выдаётся на сотрудника организации, то понадобится доверенность от руководителя. 

— Если вы подписали заявление сертификатом и все данные прошли проверку в гос.системах (паспорт, СНИЛС  ИНН для сертификатов для ИП и физлиц), то вам не нужно идти в сервисный центр, вы увидите вот такое сообщение. Дождитесь одобрения заявки и после этого приступайте к выпуску сертификата.

Где можно использовать подпись от фнс

Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.

Сами налоговики пишут про подпись так:

Подпись можно использовать:

На всех электронных площадках и сервисах.

При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):

• Через операторов электронного документооборота;
• Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».

Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.

Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать.

Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.

В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.

Где получать подписи с 1 января 2022 года

Юрлицам и ИП сертификаты подписей станут выдавать удостоверяющий центр ФНС (далее — УЦ ФНС) и его доверенные лица.

Банки должны обращаться в удостоверяющий центр Центробанка, бюджетные организации — в удостоверяющий центр Федерального казначейства.

Сотрудники организаций и уполномоченные лица смогут получать сертификаты подписей физлиц в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. Чтобы подписать документ юридического лица таким сертификатом, понадобится электронная доверенность.

Она, в свою очередь, должна быть подписана сертификатом руководителя организации, полученным в УЦ ФНС. Подробнее см. «Поправки в закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».

Получить сертификат электронной подписи физлица

Получить через час

Таким образом, изменения затронут всех налогоплательщиков, которые сдают отчетность через интернет или используют ее в других целях. Переходный период продлится 6 месяцев — с 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года. В это время должны быть приняты необходимые нормативные акты и отработаны все процессы.

Если кнопка есть

Нажмите на эту кнопку и далее следуйте указаниям системы, они помогут вам отправить заявку.

Если сменился владелец сертификата или данные организации:

3) Документы. Оригинал или заверенная копия паспорта будущего владельца сертификата. Возможно, потребуются СНИЛС и ИНН (если не получится проверить ваши данные в госсистемах автоматически) и документы организации — список документов и случаи, в которых они нужны, написаны на шаге загрузки документов.

4) Телефон с камерой, фотоаппарат или цветной сканер. Нужно будет загрузить изображения документов.

Нажмите кнопку «Приступить», когда будете готовы заполнять заявку.

Заполнение данных о доверенности

Если отчетность и другие документы для налоговой будет подписывать сотрудник, имеющий сертификат физлица, необходимо направить на него в ФНС электронную доверенность.

Чтобы ввести данные о доверенности в Экстерне, нужно в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» выбрать сертификат физлица. Затем нажать на кнопку «Добавить доверенность». 

Далее следует выбрать:

• «Заполнить». Появится окно, куда надо внести данные.
• или «Есть принятая электронная доверенность». Эта кнопка актуальна, если раньше человек работал в другой системе отчетности с сертификатом физлица. В этом случае достаточно ввести данные действующей электронной доверенности.

Зачем нужна электронная доверенность

Как было сказано выше, с 1 января 2022 года работники организаций смогут получать и использовать только сертификаты физлиц. Их будут выдавать аккредитованные удостоверяющие центры. В таком сертификате укажут ФИО сотрудника. Данных об организации не будет.

Чтобы сотрудник мог завизировать своей электронной подписью документы от имени организации, и нужна электронную доверенность. Нормативные правовые акты, которые утвердят такую доверенность, должны появиться к июлю.

ФНС станет первым госорганом, который будет принимать документы, подписанные физлицом, имеющим электронную доверенность. Такая доверенность подтвердит, что сотрудник организации вправе сдавать за нее документы в налоговые органы. Электронная доверенность должна быть подписана сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.  Она заменит бумажную доверенность, завизированную собственноручной подписью руководителя компании.

В настоящее время готов проект приказа, который содержит формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС. Предполагается, что этот формат начнет действовать с 1 июля 2021 года. Однако вся новая схема подписания электронной отчетности сотрудниками — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной только с 1 января 2022 года. Таким образом, в течение полугода будут действовать как старый, так и новый порядок.

Как реализован многопользовательский режим

Ранее, чтобы добавить нового пользователя в Экстерн, нужно было купить рабочее место и сертификат. С июля 2021 года можно будет добавлять пользователей, имеющих сертификат физлица, не выпуская на них новых сертификатов. Это стало возможным, поскольку по новым правилам при смене работодателя у сотрудника может оставаться один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без него):

1. Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя.

2. Новый пользователь может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и при желании «привязать» свой сертификат для входа.

Какая подпись нужна для сдачи отчетности

Электронную отчетность, направляемую в госорганы, можно будет подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица.

Отчетность в ФНС и Росстат

Чтобы отчитаться в ФНС или Росстат, в реквизитах плательщика нужно выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица (см. инструкцию).

Отчетность в ПФР

Перед тем, как отправить отчетность в ПФР, необходимо, как и сейчас, передать в фонд регистрационные данные с информацией о сертификате (см. инструкцию). При этом можно отметить в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

Также сертификат нужно выбрать перед отправкой отчета СЗВ-ТД, заявления на подключение к системе электронного документооборота (ЗПЭД) и уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Допустимо указать сертификат физлица или сертификат, полученный в УЦ ФНС.

Если нужно сдавать только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять. Также см. «Что необходимо сделать перед сдачей СЗВ‑ТД».

Отчетность в ФСС

Перед отправкой отчета можно выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

Если документы будут подписаны сертификатом физлица — сотрудника компании, то сначала ему следует зарегистрироваться на портале ФСС и передать бумажную доверенность старого образца (см. инструкцию).

Сдайте электронную отчетность во все контролирующие органы через интернет

Сдать бесплатно

Подписание и отправка электронной доверенности

Если руководитель может сразу подписать доверенность (например, он находится в соседней комнате и готов подойти со своим сертификатом, выданным УЦ ФНС), нужно выбрать кнопку «Подписать и отправить».

Секция роснефть

Если срок действия текущего сертификата ещё не истек, войдите с помощью него в ЛК ЭТП, после чего действуйте по пункту 2.

Этап 1. подготовка к получению эцп

Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.

Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.

Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.

Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.

В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.

Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.

Этап 2. подача заявления на выпуск подписи

Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.

В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».

Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.

Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.

Придя в налоговую, наш ИП обнаружил, что в системе ФНС указан его старый номер СНИЛС, который неактуален уже 13 лет. Причем в Госуслугах и ПФР информация верная. Инспектор отказался выдавать подпись. Обновление данных заняло примерно две недели, заявку на изменение можно отправить из того же личного кабинета. Но не исключено, что если прийти в налоговую лично, всё пройдёт быстрее.

Этап 3. получение подписи в фнс

Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.

1. Паспорт. Куда же без него.
2. USB-токен. Не зря же мы его покупали.
3. Сертификат на токен. Мы помним, что не все налоговые его требуют, но лучше перебдеть, чем недобдеть.
4. СНИЛС. Без него ключ не выдадут

Регистрационные документы брать не нужно.

Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).

Этап 4. настройка компьютера для работы с эцп

Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.

Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.

Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.

Пара слов про криптопровайдер

Отзыв электронной доверенности

В некоторых случаях электронную доверенность нужно отозвать. Например, если сотрудник уволился и больше не вправе подписывать документы за организацию.

Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС. 

Отозвать доверенность можно в Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке доверенности. Нужно заполнить форму отзыва и отправить ее в ФНС (подписав сертификатом руководителя или предварительно запросив подпись от руководителя).

Когда придет ответ, что отзыв принят, доверенность перестанет действовать.

В порядке заключения

В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.