Об утверждении Регламента использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России от 27 февраля 2013 –

(с изменениями на 16 июня 2022 года)

В соответствии с Регламентом использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России, утвержденным приказом Минсельхоза России от 29 ноября 2022 года N 614,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России (далее – Регламент).

2. Депуправделами (В.В.Тимофееву):

утвердить Инструкцию пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России;

обеспечить подготовку рабочих мест работников Минсельхоза России и эксплуатацию средств электронной подписи;

организовать проведение методических занятий с работниками Минсельхоза России по использованию электронной подписи в Системе электронного документооборота Минсельхоза России.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Министр
Н.В.Федоров

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования электронной подписи (далее – ЭП) при работе с электронными документами в системе электронного документооборота Минсельхоза России при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению ЭП; порядок работы с электронными ключами подписи и сертификатами ЭП является обязательным для исполнения всеми сотрудниками центрального аппарата Минсельхоза России, являющимися участниками электронного обмена и обеспеченными средствами ЭП.

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен заявленному;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2022 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи” порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицами, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минсельхоза России;

документооборот – движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

носитель ключевой информации – физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.

подписант – должностное лицо Министерства, имеющее право подписи документа;

подлинник документа – первый и единственный экземпляр документа;

пользователи – работники Минсельхоза России, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

прикрепленный файл – текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы – пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее – Депуправделами) и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

электронный документ – документ, информация в котором представлена в электронной форме;

средства электронной подписи – шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр – юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2022 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”;

участники электронного взаимодействия – государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане осуществляющие обмен информацией в электронной форме;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией, которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронная регистрационная карточка документа – набор обязательных сведений о документе, представленных в виде единого учетного объекта и используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.4. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.5. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.6. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств – защищенных электронных носителей ключевой информации (token).

1.7. Правом подписи внутренних электронных документов и согласования (визирования) документа в СЭДО с использованием ЭП наделяются заместители Министра, директора и заместители директоров департаментов Министерства.

1.8. Право согласования (визирования) электронных документов ЭП имеют все сотрудники Министерства, которым установлен соответствующий признак в СЭДО.

1.9. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.10. Подключение подсистемы ЭП в СЭДО производится на автоматизированных рабочих местах работников Министерства (далее – АРМ).

1.11. Для выполнения действий, устанавливаемых настоящим Регламентом, пользователям производится установка программных средств ЭП, соответствующая настройка АРМ СЭДО и выдача ключей ЭП.

1.12. Пользователь, подписавший документ ЭП, несет ответственность за его содержание.

2.1. Работа пользователя в СЭДО с использованием ЭП осуществляется в соответствии с Инструкцией пользователя по работе с электронной подписью в системе электронного документооборота Минсельхоза России (Действующая версия инструкции размещена в СЭДО в “личной папке” в подпапке “мои документы” пункт “Документация по системе”).

2.2. Регистрация документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии.

Основой построения СЭДО является регистрация документов – запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и распределения.

При регистрации документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”, в СЭДО вносятся сведения, включенные в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

адресант (указывается наименование организации, откуда поступил документ, для обращения граждан – фамилия, имя, отчество гражданина);

адресат (указывается наименование организации или фамилия, имя, отчество должностного лица, на чье имя поступил документ);

фамилия и инициалы лица – исполнителя документа;

вид документа;

дата документа (проставляется число, присвоенное организацией – автором документа);

номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией – исполнителем документа);

дата поступления документа;

входящий номер документа;

наименование либо аннотация документа;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа (резолюция);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу).

Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО – регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

2.3. Подписание (визирование) электронных документов с использованием ЭП может дублироваться подлинными подписями согласующих лиц на бумажных носителях.

2.4. Подписанный ЭП электронный документ направляется в папку “Для регистрации” для дальнейшей регистрации в установленном порядке.

2.5. Работниками отдела обеспечения деятельности руководства Депуправделами при поступлении на подпись проектов исходящих документов осуществляется проверка наличия и корректности ЭП ответственного исполнителя (департамента), а также наличия и корректности согласующих ЭП соисполнителей (департаментов) в СЭДО.

При наличии замечаний проекты исходящих документов возвращаются на доработку исполнителям.

2.6. Пользователи осуществляющие регистрацию и отправку исходящего документа, завизированного с применением ЭП, проверяют наличие виз согласования на электронном документе.     

3.1. При подготовке проекта документа исполнитель выполняет следующие действия и осуществляет:

создание регистрационной карточки внутреннего или исходящего документа;

заполнение обязательных полей на вкладке “Данные”;

прикрепление файлов документа на вкладке “Версии файлов”;

создание маршрута согласования на вкладке “Согласование”;

перечисление сотрудников в карточке маршрута согласования, которым документ должен быть направлен на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования). Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием вида согласования “Утверждение”. Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;