Обзор работы с электронными подписями в 2022 году: получение, сроки действия, новые доверенности, подписи сотрудников

С 01.01.2022 организации должны использовать электронные подписи (далее – ЭП), выданные удостоверяющим центром (далее – УЦ) ФНС России. Выдавать подписи начали еще с 1 июля. Новый механизм получения сертификатов и использования квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП) вызывает много вопросов. Из статьи вы получите ответы на самые распространенные из них.

С 01.01.2022 вступают в силу изменения[1], внесенные в Федеральный закон от 06.04.2022 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[2] (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ), которые вводят новый порядок выдачи сертификатов и использования КЭП.

Согласно ч. 1 ст. 17.2 новой редакции Федерального закона № 63-ФЗ в случае использования КЭП при участии в правоотношениях юридических лиц:

1) применяется КЭП юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается УЦ ФНС России в установленном уполномоченным федеральным органом порядке с указанием в качестве владельца квалифицированного сертификата физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности (единоличный исполнительный орган – далее ЕИО);

2) в случае, если от имени юридического лица электронный документ подписывает работник, не являющийся ЕИО, электронный документ подписывается КЭП, оформленной на этого работника, и одновременно представляется электронная доверенность на этого работника, которая должна быть подписана КЭП, указанной в пункте 1. Предоставление доверенности контрагенту осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов.

На линию Службы поддержки пользователей фирмы «1С» поступают вопросы от организаций, в том числе касательно механизма получения сертификатов и использования КЭП с 01.01.2022. В статье ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы.

Все ли организации и индивидуальные предприниматели с 01.01.2022 должны получать сертификаты КЭП в УЦ ФНС России? 

Есть исключения. Кредитные организации, операторы платежных систем, некредитные финансовые организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в ч. 1 ст. 76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»[3], получают сертификаты КЭП в УЦ Центрального банка Российской Федерации. Должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации – в УЦ Федерального казначейства.

Какой порядок получения сертификата КЭП организации для работы с 01.01.2022? Возможно ли получение сертификата КЭП организации не в УЦ ФНС России, а в другом уполномоченном УЦ? Есть ли перечень таких организаций? 

С 01.07.2021 ФНС России уже начала осуществлять выдачу сертификатов КЭП организациям. Услуга по выдаче сертификатов КЭП предоставляется в операционных залах налоговых органов. Воспользоваться этой услугой можно не во всех территориальных подразделениях, а только в тех, которые входят в перечень, опубликованный на портале ФНС России в разделе «Иные функции ФНС России» (далее выбирайте «Удостоверяющий центр ФНС России», «Порядок получения электронной подписи»). Можно обратиться в ближайшую точку выдачи КЭП – услуга оказывается экстерриториально.

Чтобы получить КЭП, необходимо выполнить ряд действий (Алгоритм). Подробно рассмотрим их.

Шаг 1. Подать заявление на выдачу КЭП в Личном кабинете налогоплательщика – физического лица. Сформировать и отправить заявление можно через «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» (на руководителя юридического лица) или через «Личный кабинет индивидуального предпринимателя» (непосредственно на индивидуального предпринимателя).

В разделе «Жизненные ситуации» необходимо выбрать услугу «Получить квалифицированную электронную подпись» (рис. 1).

Система автоматически сформирует заявление (рис. 2).

После заполнения электронной формы УЦ проверит организацию и пришлет подтверждение (рис. 3) в сообщение в Личном кабинете и на электронный ящик.

В сообщении (рис. 4) будет предложено выбрать удобное место и время для визита в УЦ ФНС для подтверждения личности и получения электронной подписи.

Заявление можно подать и непосредственно в УЦ ФНС России, перед поездкой можно записаться[4] на сайте ФНС России. Процедура не очень отлажена, уточняйте условия в своей региональной инспекции[5].

Шаг 2. Поехать в УЦ ФНС России с паспортом, СНИЛС[6], токеном.

В УЦ ФНС России вам выдадут распечатанный на бумаге сертификат ключа проверки ЭП, руководство пользователя, а также запишут ЭП на ваш токен (рис. 5).

Обязательно ли личное присутствие в удостоверяющем центре руководителя организации при получении сертификата КЭП организации? 

Для получения первичной КЭП в целях удостоверения личности необходимо, чтобы руководитель явился лично. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно действующей ЭП или биометрическими данными (см. п. 25 Порядка реализации ФНС России функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей[8]).

Какие документы необходимо представить руководителю организации в УЦ для получения сертификата КЭП организации? 

Необходимы следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС (номер страхового свидетельства Государственного пенсионного страхования) заявителя – физического лица;
• документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности.

Кроме того, необходим носитель ключевой информации (токен) для записи сертификата и ключа ЭП, а также документация на ключевой носитель информации – сертификат соответствия ФСТЭК России (рис. 6) или ФСБ России. В случае применения носителя со встроенным средством криптографической защиты информации (далее – СКЗИ) – формуляр на СКЗИ и сертификат соответствия ФСБ России. Можно использовать скан-копию сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК России, ФСБ России или производителей носителей ключевой информации.

Подойдет для записи сертификата ЭП в УЦ ФНС России простая флешка? 

Обычная флешка для этой цели не подойдет! УЦ ФНС России поддерживает ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ и другие, соответствующие установленным требованиям.

Средняя стоимость ключевого носителя – 1000–2000 рублей. Приобрести такие носители можно у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах. Кроме того, можно использовать уже имеющиеся носители (при условии их соответствия требованиям).

Где можно использовать КЭП? 

Использовать КЭП можно:

Что еще потребуется для использования КЭП в организации? 

Для того, чтобы у организации появилась возможность корректно использовать КЭП,также необходимо установить СКЗИ – КриптоПро CSP[9].

Какова стоимость сертификата КЭП, выдаваемого УЦ ФНС, и на какой срок он выдается? 

Выдача квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП в УЦ ФНС России осуществляется на безвозмездной основе для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов. Срок действия – 15 месяцев.

Какой порядок получения сертификата КЭП на дочерние общества организации, полномочия единоличного исполнительного органа которых переданы организации? 

Только лицо, имеющее право действовать без доверенности, может обращаться в УЦ ФНС России для получения квалифицированного сертификата юридического лица. Все остальные работники организации, действующие по доверенности, получить подпись юридического лица в УЦ ФНС не смогут.

Какой порядок получения сертификата КЭП работником организации для подписания электронных документов организации с 01.01.2022? 

С 01.01.2022 сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать ЭП, выданную на физическое лицо аккредитованным УЦ. С 2022 года получать ЭП физического лица нужно будет в УЦ, который аккредитован по новым правилам.

Список аккредитованных УЦ по состоянию на определенную дату публикуется на портале Минцифры России[10]. Перечень удостоверяющих центров, не получивших аккредитацию в период с 01.07.2021 до 31.12.2021 и деятельность которых будет прекращена, также подлежит размещению.

Для минимизации расходов организаций при выборе аккредитованного УЦ следует обращать внимание на то, чтобы дата аккредитации УЦ была после 01.07.2020.

Какие документы необходимо представлять с 01.01.2022 работнику организации в УЦ для получения сертификата КЭП? Какие еще документы, кроме рабочих, работник сможет подписывать такой КЭП? 

Для получения сертификата КЭП работнику организации нужно представить в УЦ следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования) заявителя – физического лица;
• ИНН заявителя – физического лица.

Форму и особенности представления данных документов следует уточнять в аккредитованном УЦ, в который планируется обратиться за такой услугой. Так как данный сертификат КЭП выдан на физическое лицо, работник сможет использовать КЭП для любых личных целей.

Какой порядок оформления электронных доверенностей на работников организации, использующих КЭП в работе? Где взять форму такой доверенности? Какой порядок и срок хранения таких доверенностей? 

Использовать ЭП физического лица для документов организации можно будет только вместе с доверенностью в электронном виде. Для удобства распознавания информационной системой будет принята электронная форма доверенности (доверенность в машиночитаемом виде). Нормативно-правовые акты, конкретизирующие форму и порядок использования машиночитаемых доверенностей, пока не приняты, но с их проектами можно ознакомиться на федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Это следующие проекты:

Предполагается, что машиночитаемые доверенности будут оформляться по образцу, размещенному на официальном сайте оператора той информационной системы, для которой предоставляются документы.

Будут ли действительны после 01.01.2022 КЭП, сертификаты которых оформлены ранее и срок их еще не истек?

Согласно письму Минцифры России от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 «О разъяснении применения положений Федерального закона от 06.04.2022 № 63-ФЗ» (далее – Разъяснения), продолжат свое действие сертификаты КЭП, выданные УЦ, прошедшими аккредитацию по новым правилам.

Во-первых, в Разъяснениях уточняется, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, получившие квалифицированные сертификаты ключей проверки ЭП, созданные аккредитованными после 01.07.2020 УЦ, вправе применять такие сертификаты после 01.01.2022 до окончания срока действия таких сертификатов. Причем это касается как ЭП руководителей, действующих от имени юридических лиц без доверенности, так и физических лиц, действующих от имени юридических лиц на основании доверенности.

Во-вторых, в Разъяснениях подтверждено требование п. 5 ст. 3 Федерального закона № 476-ФЗ: применение сертификатов КЭП, созданных до 01.07.2021 УЦ, не прошедшими аккредитацию по новым правилам, после 01.01.2022 не допускается.

В-третьих, в Разъяснениях уточнен порядок применения сертификатов КЭП, созданных до 01.07.2021 УЦ, аккредитованными до 01.07.2020 и прошедшими аккредитацию по новым правилам после 01.07.2021. Если квалифицированные сертификаты ключей проверки ЭП были созданы таким УЦ до 01.07.2021 и при этом УЦ прошел аккредитацию по правилам, установленным Федеральным законом № 476-ФЗ до 31.12.2021, то такие сертификаты действуют до окончания срока действия сертификатов ключей проверки ЭП.

Поясните порядок применения новой редакции ч. 3 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ.

«Обезличенные» ЭП изначально применялись в информационных системах исключительно при оказании государственных и муниципальных услуг. В соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ применение «обезличенной» КЭП юридического лица допускается в правоотношениях юридических лиц, которые осуществляют функции оператора соответствующей информационной системы. В случае, когда правоотношения требуют участия должностного лица, то использование «обезличенной» КЭП юридического лица не допускается.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, на портале ФНС России размещена памятка[14] по получению КЭП с ответами на все возможные вопросы. Также дополнительную информацию можно получить в Едином контакт-центре ФНС России по телефону 8-800-222-2222.

Машиночитаемые доверенности – это следующая актуальная тема, которая вызовет многочисленные вопросы участников электронного документооборота. Следим за нормативной базой и обязательно затронем данную тему в следующих номерах журнала.