Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель

[business english] как грамотно оформить подпись в почте

Как вы обычно подписываете письма? Установили шаблон, который автоматом цепляется к каждому мейлу? Или каждый раз пишете имя, должность и контакты вручную? Если это шаблон, то он на русском или английском? Должен ли английский вариант чем-то отличаться от русского?

Деловой английский выдвигает определенные требования к формату и содержанию подписи, и настоящему профессионалу стоит их знать и соблюдать. В противном случае вы рискуете смазать о себе впечатление из-за досадной мелочи. 

В этой статье я раскрою тонкости того, как правильно указывать свое имя и контакты при переписке с зарубежными партнерами. 

Итак, поехали! Для начала покажу, как выглядит моя подпись: 

— 

Best regards, 

Julia Shtyrlina 

Product manager 

Cybertonica 

Email: хххх@xxxxx.com 

Mobile: 7ххххххххх

Skype: хххххх.хххххх

Вроде бы все легко, верно? 

Но давайте посмотрим, какие правила тут кроются. 

1. Закрывающая фраза

Запомните: нельзя ставить свое имя в конце письма, не предварив его вежливой закрывающей фразой. Классическим вариантом в деловом английском считается Yours faithfully либо Yours sincerely. Первое ставится, когда вы НЕ знаете того, кому пишете. Второе — когда знакомы с адресатом.  

Если вам, как и мне, лень переключаться между Yours faithfully и sincerely, выбирайте более универсальный вариант — Best regards или Best wishes. Они уместны при общении с кем угодно. 

Надеюсь, не нужно объяснять, что Yours или XXX (аналог поцелуйчиков) лучше приберечь для личной переписки.

2. Ваше имя  

После закрывающей фразы на следующей строке мы пишем имя и фамилию. 

Запомните порядок: сначала ИМЯ, потом фамилия. Ivan Petrov, Maria Sidorova.

Часто спрашивают, нужно ли ставить Ms / Mrs / Mr перед именем. Я не ставлю. Во-первых, со славянскими фамилиями статус смотрится чужеродно, искусственно. Во-вторых, пол и наличие брачных уз для бизнеса не должны иметь значения. 

3. Должность и компания 

После имени сначала пропишите свою должность, а потом название компании. Каждое — на отдельной строке. Для компании лучше указать название бренда, чем официальное наименование юрлица. Вместо названия компании может быть ее логотип. Хорошо, если кликабельный и ведущий на официальный сайт. 

4. Контакты 

В разных компаниях политика того, в каких каналах общаться с клиентами, может отличаться. Но если регламента нет, рекомендую указывать 3 способа связи с вами: 

  • мобильный — с первых шагов повышает уровень доверия в партнерстве. Только не забывайте указывать его в международном формате, через 7. Если боитесь, что начнут тревожить вне работы, в скобках укажите приемлемые часы для связи и свою временную зону. Например, для Москвы: 10am — 7pm GMT 3. 

  • email — казалось бы, адресат и так его знает, зачем повторяться? Однако это необходимо на случай, если собеседник хочет поделиться вашим контактом с кем-то еще. Ему нужно будет просто скопировать вашу подпись в пару кликов.    

  • мессенджер для оперативной связи — Skype, WhatsApp или Telegram. 

Эти 4 пункта — обязательные элементы email-подписи. Современный деловой этикет предписывает ниже устанавливать дисклеймеры, но об этом мы поговорим в следующей посте. 

Начните с простого и оставайтесь в теме

При выборе шаблона подписи для работы следует помнить, что читаемость так же важна, как и стиль. Сначала взгляните на простые проекты с необходимой информацией без загромождения лишними деталями.

Если их слишком много, читатель может отключиться. Проявляйте творческий подход, но оцените каждый элемент, который вы включили в свою подпись. Если одного номера телефона достаточно, не добавляйте второй. Если чистый дизайн выглядит лучше всего, не закрывайте его большим количеством элементов.

Важно, чтобы дизайн соответствовал вашему бренду, с цветами, шрифтами и макетами в духе в вашей компании. Некоторые фирмы имеют конкретные рекомендации по определению границ полёта творческой мысли в создании подписей.

Дизайн за простоту (или смелость)

С учётом бренда и маркетинговых целей, вы можете сузить свой выбор. Вы должны выбрать шаблон подписи, сочетающий креативность, профессионализм и ваш бизнес. Вот несколько стилей дизайна к рассмотрению:

Есть ряд дополнительных функций вне стиля.

3 кратких совета по дизайну подписи email

Вот подсказки по выбору подписи электронной почты с правильным дизайном, который соответствует вашим брендам и бизнес-целям:

Польза несколько опций

Шаблоны подписи имеют множество опций, таких как области для логотипа или фотографий. А ещё отформатированный текст для вашего имени и контактной информации, а ещё специальные значки — ссылки на ваши социальные профили и веб-сайт. Уже с графикой и красочными элементами.

Читайте также:  Проверка сертификата Электронной Подписи на сайте Госуслуги.

Вы можете захотеть шаблон подписи email с продвинутыми функциями, файлами PSD и HTML, и несколькими вариантами макета. Очень полезно выбрать гибкий шаблон с нужными параметрами, которые пригодятся сейчас и в ближайшем будущем.

Откройте ещё несколько хороших советов:

Как оформить подпись в электронной почте

Автоматизировать процесс прикрепления шаблона подписи ко всем письмам можно в любой электронной почте. В Gmail для настройки подписи необходимо в пункте меню «Настройки» найти вкладку «Подпись». В этом блоке можно ввести нужный текст, отформатировать его и подобрать шрифт.

Как сделать подпись через настройки клиента gmail

1. В верхнем углу по правой стороне нажимаем Шестеренку.2. В открывшемся окне выбираем пункт Настройки.3. Скролим страницу до момента настройки подписи.4. В небольшом текстовом редакторе создаем простую подпись, не забывая в конце экрана нажать кнопку: Сохранить изменения.

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Если необходимо внедрить ссылку выделяем нужное слово нажимаем на значок «цепь» и в поле Веб-адрес вписываем url ссылки.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Для сохранения результата не забываем про кнопку ОК.Вариант №2

Лучшие шаблоны подписей (от мастеров дизайна)

Сегодня мы покажем самые популярные email signature templates от GraphicRiver. Разработанные профессионалами, они имеют все ожидаемые опции. Выберите для личного или делового использования.

Уникальный набор email подписей с современными опциями для личного или делового использования. Благодаря более чем 100 вариантам, 50 уникальным макетам и 20 наборам цвета, этот креативный комплект файлов готов к настройке любого дизайна. Включает специальные функции: smart каталог, отзывчивый дизайн, а также полные файлы PSD и HTML.

Модный набор шаблонов подписей email со множеством творческих опций. 43 уникальных макета, несколько цветовых вариантов и больше трёхсот полностью редактируемых PSD и HTML-файлов.

Вы можете быстро настроить его на свой бизнес-бренд, добавить данные, такие как: логотип, социальные профили, а также добавить текст и точные цветовые комбинации. Заставьте своих адресатов обратить внимание!

Шикарный комплект профессиональных шаблонов подписи email с плоскими, чистыми, модными дизайнами. Содержит более 360 HTML файлов, 12 стилей цветов и 30 макетов. Один из лучших наборов подписей на GraphicRiver с положительными отзывами:


HTML-код понятен, очень легко настраивается и супер-гибкий, очень отзывчивый, хорошо выглядит на мобильных устройствах. Отличная работа, как всегда, от CreaKits, я могу только рекомендовать всем!

Имеет всё для создания фирменной электронной подписи, без необходимости начинать с нуля!

Этот профессиональный конструктор подписей email не требует знания кода. Сделайте подпись за пару минут. Используйте прилагаемые PSD HTML-файлы или работайте с удобным онлайн-компоновщиком.

Правьте текст, меняйте цвета и добавляйте социальные ссылки. Затем загрузите свой логотип или изображение профиля, чтобы настроить этот набор email подписи под уникальный стиль вашего бизнеса.

Если вы ищете креативный дизайн подписи email с жирным шрифтом и правильными макетами, настройте этот чёрно-белый набор. Это комплект шаблонов с 30 вариантами макета, включая PSD и HTML-файлы, а также бесплатные иконки в замечательном исполнении.

Получите удовольствие от модной email подписи. Этот набор шаблонов готов для вашего личного или корпоративного брендинга. Содержит правильные форматы файлов Photoshop и HTML.

В комплекте 20 вариантов дизайна подписи с чистыми макетами и красивыми шрифтами. Сделайте своё имя, должность и контактные данные уникальными.

Хотите выдающуюся email подпись, созданную для профессионального бизнес-брендинга? Этот набор плоских шаблонов подписи содержит, в том числе, дивные варианты дизайна.

  • 35 модных email подписей.
  • Чистые макеты.
  • Множество опций оформления & цвета.
  • 350 HTML 35 PSD файлов.
  • Полная настройка файлов.

Оснащён отформатированными файлами шаблонов, группами слоёв PSD и хорошо документированными HTML-файлами, лёгкими в работе. Оформляйте свою подпись email отличным дизайном!

Если вам нужна подпись email с креативным дизайном, то этот набор шаблонов — именно то, что вы ищете. С файлами PSD HTML и ярким оформлением, он имеет всё необходимое для отличной электронной подписи.

Здесь несколько красивых, уникальных вариантов дизайна в сочетании с модными красочными опциями: от динамических фигур до обрезки фотографий и подборки стиля вставки вашего имени и контактных данных. Пользуйтесь!

Онлайн-генератор подписи

Альтернатива вышеперечисленным способам это сервис Hubspot Signature Generator который является бесплатным в отличии о себе подобных и к тому неплохо справляется со своими обязанностями, а также прост в обращении.

Читайте также:  Электронная подпись для Федеральной налоговой службы. Как получить ключ ЭЦП для ФНС

Смотрите сами, моя подпись в письмах Яндекс выглядит почти так как на предоставленной картинке.

Из недостатков можно выделить:

• нет русификации сайта, но это легко исправить с помощью расширения Google Переводчик если вы совсем не знаете английский язык;• русскоязычных социальных сетей тоже нет.

Eще один важный момент после вставки созданной подписи в почтовый аккаунт есть возможность ее отредактировать заменить английские буквы на русские изменить текст и цвет.

Вывод: подпись в электронном письме это неоспоримо выгодный инструмент, которым нельзя пренебрегать, особенно если вы деловой человек.

Обещанная ссылка с социальными иконками на мой Яндекс-диск.Советую посмотреть ролик с обзором интересного сайта о списке адресов бесплатных почтовых ящиков на любой вкус, для разных целей.

Подписи в электронных письмах

Вне зависимости от содержимого подписи, руководствуясь правилами оформления, использовать нужно исключительно текстовое наполнение с минимальным количеством изображений. Это позволит получателю более комфортно воспринимать информацию, копировать текст и не тратить время на ожидание загрузки дополнительной графики.

По необходимости можете использовать все возможности стандартного редактора подписей, комбинируя различные цвета для текста и фона. Однако не делайте подпись излишне яркой и притягивающейся большее внимание, нежели основное содержание.

Подпись в письме примеры

Не стоит стараться сделать электронную подпись сложной минимализм всегда будет выглядеть более элегантно и выгодно. Просто укажите свое имя возможно должность, номер телефона, адрес и веб-сайт и этого будет вполне достаточно.

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Можно, также добавить для большей визуализации цветовые эффекты, но не стоит увлекаться 1-2 тона, но не более того иначе получиться винегрет.

Неплохо будет добавить личную фотографию что придаст визуальный интерес и запоминаемость.

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Логотип вашей компании тоже даст эффект заинтересованности и запоминаемости, но выбирать нужно, что-то одно исходя из личной ситуации, а вот совмещение тут не всегда возможно, нужно экспериментировать.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Еще один пример с применением логотипа компании используя разделитель, а в имени жирный цветной шрифт в верхнем регистре, что несомненно привлекает внимание.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
Используйте социальные сети это обязательно станет для вас дополнительным трафиком, стоит учесть более 3–5 значков соц. сетей ненужно ставить помните про минимализм.

Добавьте к подписи призыв к действию, не забывая о простате и насущности лозунга. Вы можете обещать скидки на свои продукты, просто поощрять регистрацию на сайте и многое другое. Главное не забывать периодически менять призыв по мере его актуальности современности на данный момент.

Хочу еще раз напомнить рекомендации при составлении подписи.

Как не нужно делать:

1. Никогда не делайте из подписи целую статью, состоящую из списка адресов телефонов и прочей информации, которая будет по контенту больше самого письма.2. Если вы имеете аккаунты во всех существующих социальных сетях, то это не значит, что их все нужно впихнуть в свою подпись — это просто глупо 3–5 самых популярных вам дадут в сто раз больше эффекта.3.

Правильная подпись в письме выглядит так:

1. Подпись в письме должна начинаться со слов с уважением… (сугубо личное мнение).2. Добавлять цвета и жирный шрифт, но главное не переусердствовать, избегайте слишком ярких и блеклых возможно применить тот тон, что используется в вашем логотипе.3.

Фото и логотип смогут добавить индивидуальность и запоминаемость.4. Социальные сети не только помогут обратить внимание, но и добавят еще прирост трафика на ваш сайт.5. Для придания образности также подойдут разделители (вертикальная черта) это добавит значимости и заострит внимание.

Теперь определившись какую, мы хотим видеть подпись в электронном письме переходим к созданию таблицы. Я покажу принцип создания на своем примере, а вы уже по этому руководству сможет создать «шедевр» на свой вкус.

Благодаря таблице структуризация элементов не будет нарушена так, как почтовый клиент может распознавать только табличные значения. Иначе получится хаос перенос текста и картинок будет выглядеть не так, как вы планировали изначально.

1.Итак, идем по пути Вставка ⇒Таблица в моем случае она будет 5X4 где пять — это одно фото и 4 иконки социальных сетей, а четыре это строчки под текст.

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
У вас должна получиться такого вида таблица.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
2. Выделяем все ячейки левого столбца и жмем по нему ПКМ. В появившемся контекстном меню выбираем пункт Объединить ячейки.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
1. В результате произведенных действий левый столбец очистится от линий, теперь самое время вставлять фото.
2. Если картинка слишком большая и из-за нее поехала нижняя строка таблицы это нормально кликаем ПКМ по картинке появиться возможность изменения размера, о чем будут сигнализировать по всему периметру синие квадратики. Ставим курсор на квадрат нижнего угла по диагонали он примет вид двухсторонней стрелки зажимаем ПКМ и тянем в верхний левый угол фотки, тем самым сжимая ее в размере.
3. Ячейки выровнялись, но нужно отцентровать изображение, для этого также сожмем столбец до потребного вида.
4. Полученный результат устраивает, значит переходим к дальнейшим действиям. Совет если потребуется отменить действие пользуйтесь горячими клавишами Ctrl Z. Кстати этот метод отмены работает во многих программах.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
3. Выделяем верхнюю строку кликаем по ней выбираем пункт Объединения ячеек и так поступаем с двумя последующими, самую последнюю не трогаем.

Читайте также:  Как настроить ключ ЕГАИС Рутокен ЭЦП 2.0 для работы в Маркировке (Честный знак)

4. Заполняем поля, размер шрифта от 8–10 не больше. В нижние четыре столбца вставим социальные логотипы (ссылку на архив готовых иконок я дам в конце статьи).

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
5. После вставки видите снова все поехало ничего страшного нет поступаем так же, как и с фотографией сначала ее сжали потом ячейки подогнали.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
6. Вот, что получилось у меня, но это еще не все.Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
7. Выделяем таблицу — выбираем пункт Свойтва.

8.Границы таблицы: ставим значение 0 пт;Поля ячеек: обычно от 0.05 до 0.09 в данном примере я выставил наименьшее;Минимальная высота строки 0.5.

Вот, так теперь выглядит моя реальная подпись можете проверить если подпишетесь на обновления моего блога. Осталось добавить ссылки и все будет готово.

Подпись в электронном письме: примеры | Современный предприниматель
9.Чтобы ссылку на блог сделать рабочей выделяем ее, в панели инструментов редактора нажимаем на значок «звена цепи» и все больше ничего делать не нужно url-адрес будет рабочим, о чем станет ясно по изменившемуся цвету на классический синий.

Подпись в электронном письме: примеры

В посланиях делового характера стиль письма и подписи должны быть одинаковыми. Для сферы бизнеса неприемлемы фразы, свидетельствующие о фамильярности, личной привязанности (Например, «Чао», «Пока», «Всегда твой», «Искренне твой» и другие). Важно соблюдать органичную взаимосвязь между назначением послания и стилем его оформления.

Образец подписи электронного письма:

Помогла ли вам эта статья?

ДАНЕТ

Правильная подпись в электронном письме – какой она должна быть

Электронное послание для контрагента или бизнес-партнера должно быть подписано отправителем. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета. На подпись возлагается ряд важных функций:

Как правильно оформить подпись в электронном письме:

  1. Надо указать основные сведения об организации и отправителе с их контактными данными.
  2. Подпись должна отображать род деятельности фирмы.
  3. Лаконичность – обязательное требование. Для завершающего элемента послания достаточно 3-4 строчек. Если в подписи будет более 5 строк, она станет отталкивающим фактором.
  4. Важное условие – грамотность написания.
  5. Эстетичность проявляется в органичном сочетании выбранной цветовой гаммы с размером и типом шрифта. Не надо делать блок с подписью слишком ярким, он должен дополнять текст сообщения, а не отвлекать от него.

Оригинальная подпись в электронном письме не всегда производит ожидаемый положительный эффект. Излишняя угловатость выбранного шрифта свидетельствует о непреклонности и безликости. Их рекомендуется применять для автоматических рассылок. Рукописный стиль оформления уместен для случаев, когда надо установить доверительные отношения с получателем информации при условии, что уже имелись личные контакты, произведшие на клиента положительное впечатление.

Создайте профессиональную подпись для почты!

Можно быстро создать отличную подпись email, не будучи графическим дизайнером. С правильным дизайном ваша почта будет узнаваемой.

Просмотрите наши high-quality email signature templates на GraphicRiver!

Выберите один, чтобы ваша email подпись смотрелась профессионально — с вашим именем, званием и контактными данными в каждом из будущих писем.

Заключение

https://www.youtube.com/watch?v=NCb07J6T83c

Соблюдая все названные в статье правила, вы создадите подпись, прекрасно дополняющую основное содержимое отправляемых писем. После этого останется лишь воспользоваться соответствующим функционалом, чтобы добавить ее. Для этого перейдите в специальный раздел в настройках или отредактируйте HTML-код страницы в браузере.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector