Продажи через WildBerries: особенности документооборота

Отгрузка товара на маркетплейс

Цепочка документов начинается с Заказа покупателя (если вы используете заказы в своей программе) или Расходной накладной (Реализации товаров и услуг) с видом Передача на комиссию. В шапке документа вы указываете контрагента – юр.лицо маркетплейса и договор с ним, договор должен иметь вид С комиссионером. В табличной части перечисляете товары, которые передаете на хранение.

В непосредственный момент передачи вы с маркетплейсом подписываете Акт приема передачи товара и Транспортную накладную. Формы этих документов могут быть зафиксированы в договоре.

Продажа товара конечному покупателю и вознаграждение комиссионеру

По завершению сделки Wildberries или Ozon выставляет отчет о продажах по своей форме, также зафиксированной в договоре, в которой указаны сумма, по которой покупатель приобрел товар, вознаграждение комиссионера и прочие дополнительные расходы. Этот отчет обязательно сопровождается УПД.

У себя в программе вы вносите Отчет комиссионера о продажах, его можно оформить на основании ранее сделанной Реализации (передачи на комиссию), тогда в отчете будет автоматически заполнена информация о товарах, контрагенте, договоре и прочее. Вам останется проверить данные и внести сумму вознаграждения.

Обратите внимание, что в отчет комиссионера вы вносите информацию о цене продажи (ровно та цена, которую заплатил конечный покупатель), цене передачи (та цена, по которой вы фиксировали стоимость переданных товаров, она может не совпадать с ценой продажи) и сумму вознаграждения, указанную в УПД.

В результате проведения документа формируется ваша прибыль и задолженность маркетплейса перед вами. 

Сумма задолженности зависит от варианта удержания комиссионного вознаграждения, который указывается на вкладке Дополнительно.

Если вы ставите вариант “Удержать комиссионное вознаграждение”, то сумма задолженности будет равна сумме продажи за минусом вознаграждения. В нашем случае 2000р должен нам маркетплейс. Сумма вознаграждения будет напрямую отнесена к себестоимости товара и валовую прибыль вы увидите сразу за ее вычетом.

Если вознаграждение не удерживается, то вы его все равно можете указать в Отчете комиссионера, но в таком случае сформируется два вида задолженности:

В этом случае валовая прибыль будет рассчитана как выручка минус себестоимость товара, а сумма вознаграждения будет отнесена в дальнейшем на финансовый результат.

Дополнительные затраты

Помимо вознаграждения маркетплейс берет плату за дополнительные услуги. Это может быть услуга хранения товара, доставка, рекламные услуги и так далее. Какие-то из них, например, у Вайлдберриз это “возмещение расходов поверенного” может входить в отчет о продажах по форме комиссионера и сразу вычтено из суммы продаж как и вознаграждение. Но на все эти услуги должны быть оформлены УПД.

Подобные затраты оформляем в программе 1С с помощью документа Приходная накладная (Поступление товаров и услуг или Приобретение услуг и прочих активов).

В качестве контрагента указываем маркетплейс, но договор в 1С для операций прихода должен быть с видом “С поставщиком”, поэтому создаем еще один договор соответствующего вида (он может иметь такой же номер как и договор с комиссионером). В табличной части указываем наименование услуги, количество и ее стоимость. Формируется наша задолженность перед маркетплейсом за эту услугу.

Поступление оплаты за проданные товары

Большинство маркетплейсов в своем отчете о продажах пишут сумму к перечислению за вычетом всех предоставленных вам услуг. В нашем примере на ваш счет от маркетплейса поступит 1850 рублей.

Это оформляется обычным Поступлением на расчетный счет, вручную или загружается с помощью клиент-банка.

Зачет встречных требований

В результате оформления всех перечисленных документов общая задолженность между вашей организацией и маркетплейсом будет равна нулю. Никто никому ничего не должен.

Но платежи комиссионера сопровождаются назначением платежа, в котором указано какую накладную он оплачивает и там чаще всего выступает номер УПД с вознаграждением и ни слова про накладную с услугами. К тому же в 1С у нас остается задолженность в рамках договора с комиссионером 150р и в рамках договора с поставщиком те же 150р.

Для зачета такого остатка маркетплейс представляет еще один документ “Уведомление о зачете встречных требований” (Озон) или “Акт о зачете встречных однородных требований” (Вайлдберриз). В нем указаны номера УПД, по которым остались задолженности и порядок из зачета:

“Зачесть сумму долга Стороны 2 перед Стороной 1 в размере 150 рублей в счет погашения задолженности , Договор по договору xx от xx.xx.xxxx. Зачесть сумму долга Стороны 1 перед Стороной 2 в размере 150  рублей в счет погашения задолженности по УПД № xxxxxx от xx.xx.xxx по договору  № xx от xx.xx.xxxx.”

На основании этого документа проводим Корректировку долга с видом Взаимозачет.

В качестве покупателя и продавца указываем наш маркетплейс, на вкладке Расчеты с покупателем подбираем оставшуюся задолженность по договору с комиссионером, на вкладке расчеты с поставщиком – задолженность по договору с поставщиком (это делается автоматически по кнопке Подобрать).

В результате задолженность полностью корректно зачтена по всем видам договоров, колонка Долг равна нулю.

Отказ в поставке.

В этом разделе я дам вам практические советы на что стоит обращать внимание поставщику и его менеджеру, чтобы приёмка товара на складе прошла успешно. Развернуть машину могут по любой причине, вы должны понимать, что от этого не застрахован никто. Но благодаря следующим советам можно минимизировать эти риски.

1. Первое и самое важное, по-моему, мнению – это штрихкода. Обязательно нужно проверять все ШК. С штрихокодов начинается приёмка, когда считывают ШК на ТТН. Сколько возникало ситуаций, когда ШК плохо напечатан, либо помят, и поставку разворачивали после долгого пути. ШК на моно короба, аналогичная ситуация, по ним идёт приёмка коробок из моно поставки. ШК на товаре должен быть аккуратно наклеен и распечатан «без пробелов», он используется только при приёмке, так что не беспокойтесь о его дальнейшей судьбе;
2. Проверяйте размеры поставки. Если объём коробок в поставке более 1 , они должны поставляться на палетах. При возникновении сомнений, меньший объём коробок лучше также поставлять на палете, так как приёмщик оценивает размеры поставки визуально. Поэтому от него будет зависеть результат поставки и не стоит рисковать из-за этой мелочи.

Требования к упаковке палетов:

• размер палета не более 120см * 80см * 15см. Небольшие расхождения также принимаются, если высота палета будет 14 см, например, берите;
• короба не должны выходить за края палета;
• короба можно выстраивать «тетрисом»;
• после расположения коробов на палете, их нужно обернуть стрейч-пленкой по всей высоте коробок на палете;
• каждый палет должен быть промаркирован упаковочным листом произвольной формы. Данные для упаковочного листа на палет: номер поставки, тип коробов, поставщик, кол-во ед. на поддоне, номер поддона, общее кол-во поддонов, склад, дата поставки;

1. При поставке палетами нельзя путать коробки между поставками. На палете с микс могут быть только короба, которые относятся к микс поставке. На палете с моно аналогично только моно короба;
2. Штрихкод на товаре должен быть на упаковке, не внутри пакета на товаре, не внутри коробки на товаре, а только на самой верхней упаковке. Если дополнительно на товаре поставщика есть штрихкод, то он обязательно должен соответствовать ШК на упаковке и загруженному в спецификации;
3. В машине для разгрузки не должно быть лишних вещей или товаров без документов, не относящихся к поставке;
4. Количество товара в коробке должно соответствовать загруженному в заказе. При приёмке открывают одну из коробок поставки и проверяют. Если в коробке будет несоответствие по количеству или по дизайне, поставку могут развернуть.

Привязка документов к поставке.

УПД — это универсальный передаточный документ. Его используют как первичный документ. С помощью УПД можно оформить поставку товаров, услуг или работ. Именно на основании этого документа производится поставка товара в Вайлдберриз.

Для того, чтобы приемка поставки была разрешена необходимо, чтобы УПД был прикреплен к документу. УПД отправляют поставщики через систему электронного документооборота (ЭДО). Как только техническая поддержка проверит УПД, он появится в разделе «Управление поставками» — «Поставки» — «Непривязанные документы, загруженные в ЭДО».

В этом разделе можно увидеть не только список не привязанных УПД, но и информацию о них.

После того, как УПД появилось в личном кабинете, можно привязать его к поставке. Заходим в раздел «Управление поставками» — «Поставки». В табличной части «Статус поступления: «Создан» отображаются все будущие поставки.

Чтобы перейти к привязке УПД к поставке, нажмите на номер поставки.

В этом окне также можно увидеть список не привязанных документов. Теперь нажмите «Добавить» и на выпадающий список.

Теперь из списка доступных выбираете УПД, который относится к этой поставке, нажимаете на него и «Сохранить».

В результате этих шагов документ стал привязанным к поставке. Если вам нужно отвязать документ, например, для того чтобы заменить его на другой УПД, нажмите на «крестик».

Еще одним обязательным документом поставки является ТТН (Товарно-транспортная накладная). Как добавить её к поставке я расскажу в следующем разделе.

Привязка ттн к поставке и шк для водителя.

Приёмка поставки осуществляется по штрихкоду (ШК), к которому должна быть привязан ТТН. Поэтому сейчас мы рассмотрим сразу два этих вопроса: генерация ШК на ТТН и привязка ТТН к поставке. Перейдем в раздел «Управление поставками» и выбираем из выпадающего списка склад, на который запланирована поставка.

Выбираем поставку, к которой хотим привязать ТТН.

И нажимаем на неё и кнопку «Распечатать ШК наТТН».

Количество ШК должно соответствовать количеству машин. В качестве примера возьмем одну машину. Нажмите кнопку «Добавить», предварительно выбрав количество ШК.

Продажи через wildberries: особенности документооборота

Работа с штрих-кодами для коробов, упаковочные листы.

В зависимости от вида поставки короба должны быть по-разному промаркированы. На каждый моно короб наклеивается специальный штрихкод, который должен быть сгенерирован внутри поставки в личном кабинете и привязан к товару, который находится внутри короба.

Моно короба. Каждая коробка должна быть промаркирована уникальным штрихкодом. Соответствие штрихкода товару должно быть загружено в поставку.

Перейдём к загрузке ШК на моно короба. Заходим в раздел «Управление поставками» и также как в случае с ШК на ТТН ищем нужную моно поставку. Моно поставка в календаре отображается синим цветом. Нажимаем на неё, а далее кнопка «ШК коробов».

Далее добавляем ШК в поле для ввода:

• по количеству номенклатур в моно поставке при условии, что каждый товар будет только в одной коробке. 10 номенклатур, 10 коробок, значит 10 ШК;
• по количеству номенклатур при условии, что номенклатура может быть в нескольких коробках, но с одинаковым количеством товара внутри. 1 номенклатура, 2 коробки, в каждой коробке одинаковое количество товара – 5, значит 1 ШК;
• по количеству коробок при условии, что номенклатура в нескольких коробах с разным количество внутри, 1 номенклатура, 3 коробки, 1 короб – 10 товаров, 2 короб – 13 товаров, 3 короб – 29 товаров, значит 3 ШК.
  Нажимаем кнопку «Добавить».

Создание пропуска.

Пропуск — это электронный документ, по которому водителя и машину с товаром пустят на территорию склада. Пропуск оформляется к поставкам на склад, для проезда в пункты приёма он не нужен. Обратите внимание, Вайлдберриз быстро меняет свои условия, поэтому обязательно проверяйте нужно ли создавать пропуск в выбранный пункт приём.

За день до даты разгрузки статус поставки должен измениться на «Приёмка разрешена». Статус изменится при наличии всех документов, спецификаций, фото, ШК и отсутствия расхождения между УПД и заказом. Теперь можно добавить пропуск.

Переходим в раздел «Управление поставками». Находим вашу поставку, видим статус изменился. Нажимаем кнопку «Пропуск».

Первым обязательно вводим данные водителя: фамилия, имя, марка и госномер машины.

Дополнительно может ехать представитель. Нажимаем кнопку «Добавить» и вводим аналогичные данные: фамилия, имя, марка и госномер машины. После нажимаем «Отправить», чтобы пропуск сохранился в базе.

На данный момент мы полностью подготовили поставку. Теперь осталось только дождаться результатов. А пока я расскажу вам причины отказа в приёмке и что с этим делать.