- Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает
- Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
- Для документов формата pdf
- Для каких документов требуется цифровая подпись
- Заполнение товарной накладной
- Оптимизируем процесс. решение №1
- Подписание товарной накладной
- Сравнение по для создания эцп
- Товарно-транспортная накладная на бумаге
- Установка отдельной программы для создания подписи
- Электронная ттн. реально или нет? решение №2
- Выводы
Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает
Электронная подпись – это лишь реквизит электронного документа. Она позволяет определить, кем был создан документ, отсутствие изменений в нем и придать ему юридическую силу. Фактически ЭП – это полноценная замена собственноручной подписи человека или ответственного лица организации.
Подписать с помощью ЭП можно фактически любой файл. Чаще всего с помощью нее подписываются следующие виды документов:
- различные соглашения и приложения к ним;
- приказы, инструкции и т. п.;
- отчетность в различные органы (ФНС, ПРФ и т. п.);
- бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры и т. п.);
- заявления, обращения;
- платежные документы;
- другие документы, используемые при взаимодействии с контрагентами, госорганами или третьими лицами.
Существуют 3 вида ЭП:
- Простая ЭП – придает документу юр. силу только после подписания соответствующего соглашения в бумажном виде. Она не является гарантией отсутствия изменений. Для создания данного вида подписей обычно не используется криптография.
- Усиленная неквалифицированная ЭП – позволяет подтвердить отсутствие изменений и автора документа. Она аналогична собственноручной подписи только после подписания соответствующего дополнительного соглашения в бумажном варианте. Создается такая подпись с использованием криптографических сервисов, но для этого необязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
- Усиленная квалифицированная ЭП – наиболее полноценный аналог собственноручной подписи. Она имеет полную юридическую силу и позволяет подтвердить автора документа и отсутствие изменений в нем. Выдается данный тип подписей только УЦ, прошедшими аккредитацию в Минкомсвязи.
Во многих источниках используется устаревшая аббревиатура ЭЦП для электронных подписей. В настоящее время в законодательстве она уже отсутствует, так как применяется исключительно ЭП.
Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру —
Интернет-сервис обмена электронными документами Synerdocs
На вопросы портала ecpexpert.ru об ЭЦП отвечает эксперт Synerdocs Кассис Карина.
1. Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?
Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2021 г. N 63 «Об электронной подписи» – в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть – владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.
Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).
В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
2. Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?
И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2021 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.
Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.
3. Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.
Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.
В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.
Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.
Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.
4. Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?
Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.
Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.
5. Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?
Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.
Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2021 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2021 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.
В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.
Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.
ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.
Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.
Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.
6. Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?
Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.
Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).
Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».
Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2021 по делу N А43-5226/2021. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.
7. Обязательно ли обмениваться электронными документами через оператора электронного документооборота? Можно ли подписывать документы с помощью программы, установленной на компьютере пользователя и отправлять контрагенту напрямую? Существуют ли такие программы?
Чтобы наладить обмен электронными документами, подключаться к услугам оператора электронного документооборота совсем не обязательно. Выбор решения зависит от соглашения между контрагентами (можно использовать обычную электронную почту), которые приступают к внешнему электронному взаимодействию. При самостоятельной организации межкорпоративного электронного документооборота придется столкнуться с рядом трудностей. Для подписания документов электронной подписью можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами. С каждым из ваших контрагентов придется заключить отдельное соглашение о начале электронного взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена. После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых документов, возникнет вопрос хранения электронных документов. И это далеко не все задачи, которые вам придется решать при самостоятельной организации межкорпоративного электронного обмена, также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.
К тому же согласно требованиям Приказа Минфина от 20.04.2021 N 50н выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.
Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота. Решать вам, какой способ для вас будет более эффективным при организации обмена электронными документами с контрагентами.
8. Где фирме взять ЭП? Можно ли создать ЭП самостоятельно или нужно покупать в специализированной организации? Какая должна быть ЭП, чтобы подписанный ей документ имел такой же статус, как созданный на бумаге?
Во-первых, важно знать, существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.
Все подписи отличаются друг от друга характерными для них признаками, которые четко отражены в указанных Федеральных законах.
На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.
Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2021 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.
Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для решения задач межкорпоративного электронного документооборота можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре ( Перечень аккредитованных УЦ).
Квалифицированная электронная подпись позволяет осуществить доказательное подтверждение авторства документа, защиту от изменений и контроль целостности документа.
Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.
9. Сколько стоит сертификат электронной подписи для обмена юридически значимыми документами?
Стоимость сертификата ключа проверки электронной подписи зависит от нескольких факторов:
- Тип сертификата (квалифицированный или неквалифицированный). Квалифицированные сертификаты выдают только аккредитованные удостоверяющие центры;
- Предназначение сертификата (для сдачи отчетности в государственные органы, для участия в электронных торгах и другое);
- Политика ценообразования конкретного удостоверяющего центра.
В результате цена может очень серьезно варьироваться. В среднем, стоимость выпуска квалифицированного сертификата электронной подписи для применения в системах доверенных операторов электронного документооборота составит 1000 руб. Напомним, что сертификат действует один год.
10. Можно ли использовать для подписания всех документов одну ЭП: для передачи документов в налоговую, для обмена документами с контрагентами, для участия в электронных торгах? Или нужны разные ЭП?
Усиленная квалифицированная электронная подпись решает достаточно широкий спектр задач. С ее помощью вы сможете сдавать отчетность в налоговые органы, обмениваться электронными документами с контрагентами и другое. Для участия в электронных торгах потребуется электронная цифровая подпись. Напоминаем, Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», регулирующий вопросы, связанные с применением электронной цифровой подписи прекращает свое действие с 1 июля 2021 г. В связи с чем должен осуществиться окончательный переход к исполнению требований Федерального закона от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Приобретая сертификат, вы должны четко понимать, где он будет использоваться, так как, во-первых, цена сертификата напрямую зависит от количества функций, которые он может выполнять, во-вторых, чтобы быть уверенным, что сертификат будет пригоден для достижения ваших целей. Обычно цели использования электронной подписи указываются при заказе сертификата.
На практике бывают ситуации, когда применение сертификата зависит от стороны, принимающей документ. Например, некоторые операторы электронного документооборота принимают сертификаты, выданные только их удостоверяющим центром. Всегда важно убедиться, что нет никаких ограничений на использование вашего сертификата в той или иной информационной системе.
11. Есть ли ограничения на срок действия ЭП? Как быть, если документы, подписанные ЭП нужно хранить в течение многих лет?
Срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год, а срок хранения первичных бухгалтерских документов не меньше пяти лет. В момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись. Важно не путать с типом подписи (!).
Усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:
- Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
- Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
- Архивное хранение юридически значимых электронных документов.
В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.
12. Можно ли обмениваться документами, если у нас и у контрагента ЭП выдана разными удостоверяющими центрами?
Да, можно, и это никак не противоречит законодательству. Однако, стоит учесть, при использовании неквалифицированной электронной подписи в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 г. № 63 «Об электронной подписи» необходимо заключение соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, которое также должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При использовании оператора электронного документооборота вышеописанное ограничение автоматически снимается, так как Вы присоединяетесь к Регламенту обмена, который фактически обладает свойствами вышеозначенного соглашения.
13. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота появилось в Российской Федерации относительно недавно. Как сейчас существуют проблемы в нормативном регулировании электронного документооборота в России, каких нормативных актов не хватает для массового использования ЭП?
На самом деле все довольно позитивно. Есть необходимое законодательство в области применения электронной подписи и обмена электронными документами. Дополнительно готовятся поправки к Федеральному закону от 06.04.2021 г. N 63, они, в частности, описывают требования к использованию штампа времени в электронной подписи, вводят понятие о едином пространстве доверия.
Из проблем, не решен вопрос в области ведения электронных архивов. Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125 «Об архивном деле в РФ» уже устарел, в нем нет практически ничего про электронные документы. Оговариваются только сроки хранения, но ни технологий, ни рекомендаций по организации электронных архивов нет.
Пока государство не торопится решать проблемный вопрос, бизнес может делать это самостоятельно, занимая активную позицию по предложению вариантов работы в сложившейся ситуации, а также опираясь на международные стандарты и опыт коллег за рубежом.
Для документов формата pdf
PDF – популярный формат файлов для документов. Он без проблем открывается на различных устройствах и поддерживает подписание с использованием ЭП. Для этого можно воспользоваться специальным плагином КриптоПро PDF. Он предназначен для работы с программными продуктами и файлами PDF от Adobe Systems.
Для подписания документа необходимо открыть его в программе (например, Adobe Acrobat) и сохранить как PDF-файл с расширенными возможностями.После сохранения файла в нем откроется возможность добавления ЭП через меню «Подписание». В процессе подписания нужно настроить параметры, выбрать нужный сертификат и т. д. По желанию пользователя может быть добавлена видимая и невидимая ЭП. Обычно используется видимый вариант, чтобы в документе отображался соответствующий штамп.После сохранения файла в нем откроется возможность добавления ЭП через меню «Подписание». В процессе подписания нужно настроить параметры, выбрать нужный сертификат и т. д. По желанию пользователя может быть добавлена видимая и невидимая ЭП. Обычно используется видимый вариант, чтобы в документе отображался соответствующий штамп.
Для каких документов требуется цифровая подпись
Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании.
- Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
- При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
- На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
- При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.
Заполнение товарной накладной
В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.
Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.
В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).
Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.
В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.
Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.
В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.
Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).
Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.
Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:
Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.
При этом:
в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;
в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;
в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).
В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.
В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.
Далее прописью указываются:
в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;
в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;
Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.
Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.
Оптимизируем процесс. решение №1
Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки,
грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными
документами через Synerdocs, то схема работы для них значительно не
изменится. Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут
соответствующие документы. Однако существуют пути оптимизации и ускорения
процесса выставления акта за оказанные услуги:
1.
После подписания ТТН сторонами водитель может сфотографировать оригинал
документа и отправить в офис ТЭК в электронном виде.
2.
Фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью
(далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном
виде заказчику перевозки через сервис обмена. Что в свою очередь гарантирует оперативное
получение вознаграждения.
3.
Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено
важное условие: в договоре
между грузоотправителем и транспортной компанией следует явно прописать о
возможности использования документов по транспортировке в электронном виде.
4.
Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию
невозврата оригинала ТТН, например, может производиться возврат средств.
Еще одно преимущество использования сервиса Synerdocs для отправителя – это возможность «отслеживания»
груза. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или сформирует уточнение
по товарам, отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет
дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии
ТТН.
Если же компании не сталкивались ранее с обменом
электронными документами с контрагентами, то представленные преимущества – весомый
аргумент для перехода на ЭДО через Synerdocs.
Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура,
договоры, акты и многие другие, могут быть отправлены в сервисе с
использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в
соответствии с порядком обмена (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2021
года №174н).
Использование электронного документооборота не только значительно
бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и в
целом оптимизировало бы взаимодействие с контрагентами.
Напомним, что для любой ТЭК важно своевременно доставить
груз и ускорить получение оплаты. Избавление от бумажных хлопот только бы
приблизило компанию к выполнению поставленных задач.
Подписание товарной накладной
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.
Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».
Сравнение по для создания эцп
Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.
Плагины КриптоПро | КриптоАрм | ViPNet CryptoFile | Онлайн-сервис Крипто Контур | |
Стоимость | Платные | Бесплатная только стартовая версия | Бесплатно | Бесплатно |
Пакетная подпись | Есть | Есть | Нет | Есть |
Форматы | Word, Excel, PDF | Все | Все | Все |
Объем файла | Без ограничений | Без ограничений | Без ограничений | До 100 Мб |
Формирование усовершенствованной ЭП | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |
Тип ЭП | Отсоединенная /присоединенная | Отсоединенная /присоединенная | Отсоединенная /присоединенная | Только отсоединенная |
Дополнительные функции шифрования, проверки, расшифрования | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |
С электронной цифровой подписью могут работать как физические, так и юридические лица. Ее использование наделяет ЭД юридической силой и приравнивает его к бумажному. Для работы с ЭП необходимо иметь криптопровайдер и средства ЭЦП. К ним относят закрытый и открытый ключ и специальное ПО.
Подписание документов возможно через отдельные плагины для MS Office и Adobe Systems, а также через отдельные программы (КриптоАрм или CryptoFile) или через онлайн-сервисы. Формирование ЭП и получение заверенного файла происходит в несколько простых шагов вне зависимости от выбранного вида средств ЭЦП.
Товарно-транспортная накладная на бумаге
Сегодня в мире, в частности области B2B, огромное количество первичных учетных документов уже переведены
в электронный вид, и с помощью операторов электронных счетов-фактур успешно
идет их обмен между контрагентами. Однако о переводе ТТН в России пока ничего
не слышно.
Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство
подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном через
сервисы EDI с использованием
электронной подписи. Так, может, необходимость электронных ТТН в России
надуманна, и процесс работы с этими документами возможно наладить иным образом?
К слову, перед тем как погрузиться
в вопросы ЭДО в логистике, мне удалось пообщаться с представителями нескольких транспортно-экспедиционных
компаний, и выяснить, что вопрос с переводом ТТН в электронный вид является для
них актуальным (!). На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей
и клиентов их ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами,
накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит
в бумажном виде.
Известно, что грузоотправитель выписывает ТТН как минимум
в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель-экспедитор
также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к
перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК состоялся.
Он
забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После
сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТТН, тем
самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у
грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой.
На основании ТТН транспортно-экспедиционная
компания в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя
рассчитывается заработная плата. И именно на этом моменте возникает основная
сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим,
водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того,
чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании. К тому же, если по пути
следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.
В этой схеме может присутствовать также клиент – лицо,
обратившееся в транспортную компанию, которому необходимо отправить груз от
грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае для подтверждения
расходов на перевозку клиенту достаточно копии ТТН и оригинала акта выполненных
работ.
Установка отдельной программы для создания подписи
В некоторых случаях требуется подписать документ в формате, отличном от PDF или Word/Excel, или даже целый комплект документов, которые предварительно упакованы в архив. В этом случае можно воспользоваться специальными программами. Наиболее распространенная из них – КриптоАРМ.
Для подписания документа с помощью КриптоАРМ нужно выполнить 4 действия:
- Выбрать нужный файл, вызвать контекстное меню и выбрать в нем строку «Подписать».
- Ознакомиться со списком файлов для создания подписи.
- Настроить выходной формат файла подписи и при необходимости параметры сохранения (например, можно сразу создать архив).
- Выбрать желаемый тип подписи (присоединенная или отсоединенная), а также настроить другие необходимые параметры.
- Указать сертификат, который будет использован для подписания.
- Завершить работу с мастером создания подписей.
Электронная ттн. реально или нет? решение №2
В марте 2021 года в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру»
представители бизнеса выразили свое мнение по
переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации.
Специалисты считают, что вопрос перевод такого документа в электронный вид будет
решаться в самое ближайшее время.
Зачастую, когда компания желает избавиться от бумажных ТТН
и перевести документооборот в электронный вид, она сталкивается с вопросами
нормативного регулирования. Попробуем систематизировать существующие НПА:
1.
Федеральным законом от
06.12.2021 года №402-ФЗ (ред. от 23.05.2021) «О бухгалтерском учете», пунктом
2 статьи
9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.
2.
Форма
ТТН № 1-Т утверждена постановлением
Госкомстата РФ от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов,
работ в автомобильном транспорте».
3.
Федеральный
закон от №63-ФЗ «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в
области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых
сделок.
Действующее законодательство РФ не содержит ограничений
прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на
использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде,
в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все
необходимые сведения и реквизиты.
В целом, схема работы значительно не поменяется, а на
стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми
необходимыми подписями.
1.
Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов
через планшет/смартфон и подписывать документы в сервисе.
2.
В случае веских оснований для дополнительного осмотра груза инспекторами
ГИБДД водитель может предъявить электронные ТТН или одну ТТН в бумажном виде,
распечатанную из сервиса с отметками о подписании УКЭП.
К примеру, так выглядит печатная
форма электронной накладной ТОРГ-12, выгруженной с соответствующей отметкой из
сервиса Synerdocs:
3.
К тому же если добавить возможность создания такого документа, как акт
передачи, значительно ускорится процесс урегулирования споров, особенно в
случае повреждения товара по пути следования
Как видим,
основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией
решения.
Выводы
Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения
взаиморасчетов в основном ложится на плечи самих ТЭК, при этом, каждый участник
грузоперевозки нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном
получении всех документов.
Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товаросопроводительных
документов в электронном виде, но они есть и в случае работы с бумажными
аналогами.
Используя Synerdocs для передачи документов, транспортно-экспедиционные
компании получают ряд неоспоримых преимуществ:
●
Можно продолжать работать в привычной информационной среде и готовить
документы, не переключаясь между системами.
●
Все документы, отправленные в сервисе, надежно шифруются.
●
Все отправленные документы за счет заверения их квалифицированной
электронной подписью имеют юридическую значимость.
●
Доставка документов осуществляется за считанные минуты, сокращаются
сроки исправлений и корректировок.
●
И конечно, ускоряется время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря об
экономии на бумаге и почтовых отправках.
Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным
компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от
своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов
и значительной экономией на бумаге.
Несомненно, реализовать перевод ТТН в электронный вид
можно и иначе, используя имеющиеся базы данных ЕИКТС (единая
информационно-телекоммуникационная система органов внутренних дел), однако это
пока останется вопросом реализации на государственном уровне.
С возможностями Synerdocs в
транспортных компаниях можно ознакомиться на специализированной странице.