Как отправлять отчетность в налоговую через интернет

Системы, позволяющие работать «по-новому»

Несколько десятилетий назад была разработана первая в мире система электронного документооборота, именуемая СЭД. Данная система представляет собой грандиозный информационный поток, который управляется специальным программным обеспечением.

Структурной единицей электронного документооборота является цифровой документ. Это набор закодированных данных, которые сгруппированы и оформлены надлежащим образом. Таким образом, с помощью средств СЭД упрощаются все значимые деловые процессы, в том числе, сдача отчетности через интернет.

Главными преимуществами использования систем электронного документооборота для сдачи отчетности в контролирующие инстанции являются:

• электронная документация составляется и оформляется намного проще и быстрее, чем в бумажном формате;
• программы, отвечающие за создание и отправку электронных отчетов, созданы таким образом, что исполнителю будет очень сложно допустить какую-либо ошибку или неточность;
• чтобы подать необходимую отчетность в налоговую инспекцию, теперь не нужно стоять в длинных очередях, затрачивая при этом драгоценное время, – отправлять все формы можно практически мгновенно по электронной почте;
• уполномоченное лицо, например, бухгалтер, не сможет оказаться в ситуации, когда налоговый инспектор отказывается принимать отчеты ввиду их несоответствия определенным формам.

Не существует такого понятия, как обязательная сдача отчетности в электронном виде. Но она рекомендуется в случае, если предприниматель нанимает более 100 человек сотрудников. Это значительно упрощает работу по оформлению документации и ее обработке.

Сегодня система электронного документооборота имеет множество типов и видов. Существует несколько классификаций видов СЭДО, а именно:

• электронные архивы и базы данных – это системы, созданные для накопления и хранения всей наиболее важной информации;
• системы со встроенными маршрутизаторами и задачами для пользователей;
• цифровые «управляющие»;
• системы, ориентированные на сотрудничество нескольких сторон;
• системы со встроенными дополнительными модулями.

Перед тем, как выбрать конкретный вид СЭД для работы своей организации, менеджер должен задаться вопросом, а какие цели преследует сама организация, на какие результаты она настроена. Не думайте, что СЭД создана исключительно для юридических лиц. Эта система предназначена также и для физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, и для других субъектов. При помощи подобных информационных систем электронная сдача отчетности превращается в удобный и быстрый процесс для любого пользователя.

Если вы решили, что классический документооборот уже не подходит для вас и настал момент попробовать что-то новое и совершенное, то вам необходимо знать следующее:

1. Отправка отчетности через интернет возможна только после подачи официального заявления о том, что вы хотите подключиться к системе электронного документооборота. Заявление заполняется преимущественно в электронной форме. Оно имеет четко определенную структуру, которая была утверждена на законодательном уровне. Данный документ заполняется в единственном экземпляре и направляется в выбранную инстанцию.
2. В обязательном порядке необходимо заполнить основное и дополнительное соглашения. Эти два документа заполняются в нескольких экземплярах, чтобы каждый из них достался всем сторонам договора.

При осуществлении бумажного документооборота все документы подписываются уполномоченными лицами, а их подписи закрепляются оттисками специальных печатей. Как же быть с документом, который вручную подписать не представляется возможным? В таком случае на помощь приходит электронная цифровая подпись.

Как получить ЭЦП?

На законодательном уровне предусмотрено, что заверять электронные документы можно при помощи ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Она не только обеспечивает заверение документа, но и защищает его от несанкционированного взлома. В некотором смысле аналогом электронной подписи является цифровой ключ.

Электронный ключ получить можно в местном отделении Федеральной налоговой службы по месту регистрации налогоплательщика. Запомните, что между электронным ключом и цифровой подписью существует разница. Так называемый «ключ» подходит только для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию. Для других отчетов он не подходит.

Чтобы получить ЭЦП, необходимо написать заявление о ее предоставлении, составить договор и подать необходимые документы. Получателю также нужно запастись каким-нибудь цифровым носителем, например, флешкой либо диском. На них и будут записаны ключи и подписи. Для индивидуального предпринимателя, который работает без печати, предусмотрена одна электронная подпись.

Если вы не знаете, как сдавать отчетность через интернет, какие нужны документы для перехода на СЭД, как получить право на использование ЭЦП, то вам в этом вопросе могут помочь специалисты компаний, которые за определенную плату оказывают помощь клиентам в решении подобных заданий. Вам не нужно будет выполнять вышеуказанные операции, все сделают за вас. От вас будет зависеть только получение готового сертификата и генерация ключей доступа.

Вся электронная отчетность подготавливается и оформляется с помощью специальных программных пакетов. Сегодня существуют бесплатные программы, предоставляемые самими контролирующими органами. Также существуют и платные программы, которые имеют более совершенный функционал. Платный вариант – не всегда самый лучший. Выбор программы зависит только от вас.

Заполнение и отправка отчетности в ФНС на примере декларации ЕНВД

Для отправки отчетности в налоговую необязательно покупать дорогостоящую электронную подпись, и подключать специальные сервисы для организации, иногда возникает необходимость разово отправить отчет по НДС, а затраты для его отправки могут составлять порядка 10-15 тысяч рублей. Онлайн сервисы позволяют сэкономить на данной услуге порядка 90%!

Для того чтобы отправить электронные отчеты достаточно зарегистрировать на сайте, и оформить доверенность на предоставление интересов организации в налоговой, с указанием полномочий представителя (99 – полные полномочия, или выбрать определенные пункты, смотря какие услуги вас интересуют). С этого момента вы доверяете уполномоченному представителю отправлять и получать электронные документы в налоговой за вас, причем вся процедура проходит через интернет, и нет необходимости посещать налоговую, так как доверенность отправляет представителем электронно через телекоммуникационные каналы связи.

Как только вы уведомлены о регистрации вашей доверенности в налоговой, вы можете приступать к отправке любых документов через вашего представителя. Так же представитель получает требования, уведомления и письма за вашу организацию.

Отчетность по НДС должна сдаваться всеми плательщиками этого налога — ИП и юрлицами — в электронном виде через специализированного оператора. Данная процедура предполагает наличие у налогоплательщика:

• электронно-цифровой подписи с действующим сертификатом;
• доступа к программному обеспечению, посредством которого осуществляется отправка деклараций в ФНС;
• доступа к интернету.

Если хотя бы одно из вышеперечисленных условий не будет выполнено, отчетность по НДС в электронном виде отправить не получится. Но возникновение подобной ситуации вполне вероятно: сертификат ЭЦП может закончиться или аннулироваться в силу тех или иных причин, программа для отправки документов зависнет или заразится вирусом, а сбои в доступе к ресурсам Интернета не редкость даже в крупнейших городах.

Как в этом случае быть налогоплательщику?

Вариант здесь один — сдать отчетность через доверенное лицо. Некоторое время налогоплательщики пользовались возможностью предоставить декларацию в бумажном виде, при этом уплатив штраф за отчетность не по форме в размере 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Однако с 2015 года в п. 5 ст. 174 НК РФ четко указано, что декларация на бумаге считается непредставленной. А это уже совсем другие штрафы.

Ни для кого не секрет, что теперь государственная регистрация хозяйствующих субъектов происходит в упрощенной форме. Связь с контролирующими органами исполнительной власти и страховыми организациями страхователь может поддерживать при помощи современных телекоммуникационных каналов связи.

Передача отчетности в электронном виде может быть произведена между субъектом хозяйственной деятельности и следующим инстанциям:

• Федеральным пенсионным фондом;
• Федеральной налоговой службой;
• страховыми компаниями и прочими организациями.

Однако для соединения с этими органами субъекту необходимо пройти ряд процедур, связанных с переходом на электронный документооборот.

После того, как субъект получил цифровую подпись или ключ, подписал все соглашения и договоры, он имеет полное право обмениваться с контролирующими органами отчетностью и иной документацией посредством выбранной системы электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. В данном случае связь осуществляется через сеть интернет.

Как сдать электронную отчетность правильно? Электронный отчет создается в специальной программе, корректируется, а далее на него накладывается электронная цифровая подпись. Теперь его можно отправлять в необходимый орган. Помните, что все без исключения системы обмена электронными данными оснащены специальными модулями, которые отвечают за уведомления, приходящие сторонам в подтверждение той или иной операции.

Так и в данной ситуации: если вы отправили отчет в электронном виде в налоговую инспекцию или в другой орган, то через некоторое время вам должны прислать квитанцию (сообщение) о том, что ваши документы получены. Через еще определенный период времени, иногда оно может длиться 2-3 дня, вам должны прислать второе сообщение о том, что отчетность была проверена и принята.

В случае, если в документах имеются ошибки или неточности, то проверяющие органы сообщают об этом. Также уведомление должно содержать в себе полный перечень ошибок. После получения подобного уведомления отправитель обязан в максимально приемлемые сроки исправить все ошибки и снова отправить документацию на проверку.

Важно! Электронная цифровая подпись действительна только в течение срока действия договора об ее предоставлении. Обычно этот срок составляет 1-2 года. В случае с электронными ключами ситуация такая же. Сдать отчетность через интернет можно только после того, как на ней будут оставлены все подписи. Если отчетность сдается представителем организации, то в первую очередь на документ налагается подпись бухгалтера, после свою ЭЦП оставляет руководитель компании, и только в последнюю очередь ставится электронная подпись, которая эквивалентна «мокрой» печати организации.

Если налогоплательщик не нанимал бухгалтера, то на электронной отчетности сначала ставится подпись начальника, а уже потом – ЭЦП печати. Если отчетность в электронном виде подает индивидуальный предприниматель, у которого нет бухгалтера и персональной печати, то он оставляет только свою цифровую подпись.

Возможность подачи отчетности в электронном виде через интернет – это настоящий прорыв в современном деловом мире. Отправка электронной отчетности имеет большое количество положительных моментов, которые выражаются в экономии времени и средств налогоплательщиков, а также качественном контроле работы как подотчетной, так и контролирующей стороны.

Представление на бумажном носителе

Малые предприятия большую часть отчетности могут сдавать на бумаге. Однако такой способ требует лишних затрат времени. Сдать отчетность через интернет в налоговую инспекцию гораздо проще. Кроме этого, отправляя отчеты через спецоператоров, вы можете отследить всю цепочку прохождения декларации — от ее отправки до приема специалистами.

Некоторые компании и вовсе не могут обойтись без электронной отчетности, ведь Налоговый кодекс обязывает их отчитываться только по телекоммуникационным каналам связи. Такое правило действует для декларации по НДС. Почти все категории плательщиков вынуждены отправлять данную декларацию через интернет, исключение существует только для отдельных групп налоговых агентов (абз. 2, 3 п. 5 ст. 174 НК РФ).

Налоговая декларация (расчет) может быть представлена по установленной форме на бумажном носителе.

Стратегически важное решение

Любой субъект, занимающийся хозяйственной деятельностью, должен прекрасно понимать, что переход от обычного документооборота к электронному – стратегически важное решение. Вначале придется столкнуться с некоторыми трудностями, которые в конечном итоге изживут себя, а выбранная СЭДО окупится в минимальные сроки.

В современном мире практически все отрасли деятельности человека работают с применением различных гаджетов, которые помогают людям решать те или иные поставленные задачи. В связи с этим для упрощения деловых процессов и появилась СЭД. Она дает возможность не только руководителю грамотно управлять своими подчиненными, но и бухгалтерам точно в сроки без лишних затрат времени сдавать отчетность в местные органы контроля и учета.

Правительство РФ поставило перед собой цель – переведение 100% государственных служб на СЭД до 2020 года. Такое решение позволяет ускорить и оптимизировать все государственные процессы.

Порядок подключения