Где можно использовать подпись от фнс
Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.
Сами налоговики пишут про подпись так:
Подпись можно использовать:
На всех электронных площадках и сервисах.
При предоставлении налоговых деклараций (расчетов):
- Через операторов электронного документооборота;
- Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».
Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.
Бесплатно сдавать отчетность с помощью электронной подписи тоже можно. Для этого есть сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме». Но если вы привыкли работать с каким-нибудь СБИС-ом или Контуром, этот сервис может вас культурно шокировать.
Он предназначен исключительно для отправки отчётности, сформировать в нём декларацию невозможно. А чтобы отправить через него декларацию, необходимо её сформировать в особом формате, для чего вам потребуется программа Налогоплательщик ЮЛ.
В общем, с помощью ЭЦП от налоговой можно при помощи бесплатных сервисов ФНС сдавать отчётность и вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Но для этого необходимо освоить дополнительные программы, которые не всегда интуитивно понятны. Но если есть на это время и настрой, то справиться сможет любой.
Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может использоваться во всех перечисленных выше случаях с учетом ограничений, номенклатуры документа, который подписывается данным сертификатом.
В этом случае обмен документами происходит на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию КЭП регламентируются оператором. Плохая новость — за каждый пересылаемый через оператора документ придется платить (как правило, применяется оплата за объем).
Целесообразно заранее проанализировать, с кем организация будет обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать эффект от перехода на электронный документооборот.
Бюджет на проект по внедрению УКЭП увеличивается ещё и за счет количества сотрудников, которым необходим сертификат. Средняя стоимость сертификата может варьироваться от 3 до 5 тысяч рублей в год. И скорее всего, всем сотрудникам организации такая подпись не требуется.
Для ознакомления с документом или подтверждения факта согласования достаточно простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной. Квалифицированный сертификат, как правило, нужен только тем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, отправляемые за пределы организации: первое лицо организации, главный бухгалтер, директора департаментов и т.п.
Для более надеждой защиты в подпись можно встроить информацию о том, когда документ был подписан (так называемый штамп времени). Время подписи получается от специальных центров штампов времени, которые считаются точными и надёжными источниками времени.
Такая электронная подпись называется улучшенной. Большинство современных СКЗИ поддерживают работу с улучшенными квалифицированной и неквалифицированной подписью, а аккредитованные удостоверяющие центры, выпускающие сертификаты, зачастую предоставляют услуги по предоставлению штампов времени своим клиентам.
Главным образом, такая подпись необходима для:
Генерального директора
Главного юриста
Главного бухгалтера
Других сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени компании
Необходимая инфраструктура:
СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ
СКЗИ
Бюджет:
От 1000 рублей ежегодно на получение квалифицированных сертификатов * количество сотрудников.
От 2700 рублей на для клиентских компонент СКЗИ * количество сотрудников.
От 5 рублей * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.
Ответы на вопросы про эцп для бухгалтера
1. Можно ли скопировать ЭЦП на компьютер? У меня несколько подписей для разных задач и мне неудобно хранить их на токенах.
Да, технически это возможно, однако специалисты по информационной безопасности не рекомендуют так делать. Токен с закрытым ключом хранится лично у вас, что обеспечивает его безопасность. А к компьютеру, особенно если он подключен к интернету, может получить доступ любой желающий.
Если вы все-таки решите скопировать электронные подписи на компьютер, соблюдайте минимальные требования к безопасности: поменяйте простой пароль на сложный, обновите антивирус, блокируйте компьютер, когда уходите с рабочего места.
2. У нас в компании три человека сдают отчетность. Могу ли я получить одну ЭЦП на всех?
Технология электронной подписи подразумевает привязку каждого сертификата к конкретному физическому лицу (приказ ФНС от 17.12.2008 № ММ-3-6/665). Теоретически вы можете передавать токен друг другу, но тот, на кого выпущен сертификат, компрометирует свою электронную подпись. Ею могут воспользоваться для мошеннических целей, и владельцу будет сложно доказать свою непричастность.
3. Должен ли я получать разные ЭЦП для сдачи отчетности и для работы в ФГИС “Меркурий”?
Нет, это не требуется. Квалифицированная электронная подпись, выпущенная в соответствии с федеральным законом № 63-ФЗ ”Об электронной подписи”, соответствует требованиям и налоговой, и многих других информационных систем, в том числе ФГИС “Меркурий”. Подписанный квалифицированной подписью документ будет обладать юридической силой в этих системах.
4. Прочел, что теперь ФНС тоже может выдавать электронные подписи. Что это значит? Другие удостоверяющие центры закроют?
Нет, они продолжат работать в обычном режиме. Просто теперь за сертификатом можно обратиться и в УЦ ФНС тоже.
5. Правда ли, что сотрудники ФСБ могут приходить в офис и проверять электронные подписи?
Ведомство регулирует сферу информационной безопасности и криптографии, поэтому имеет право контролировать использование шифровальных средств. Но инспектировать обычную компанию вряд ли будут. В первую очередь ФСБ проверяет работу удостоверяющих центров.
6. Узнала, что вводят новый ГОСТ и подпись старого образца будет недействительна. Насколько срочно мне нужно перевыпустить сертификат?
Регулятор рынка — Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций — в 2021 году признает легитимными оба варианта подписи: и на старом ГОСТе 2001, и на новом ГОСТе 2021. То есть все выпущенные на ГОСТ 2001 сертификаты будут работать весь 2021 год.
Получить подпись нового образца нужно будет не позднее 1 января 2020 года (письмо ФСБ от 07.09.2021 № 149/7/6-363). Вы можете работать с подписью старого образца, пока не истечет срок ее действия.
7. Как сказать удостоверяющему центру, что я хочу получить подпись нового образца? Это нужно указать отдельно в заявлении?
Ничего дополнительно делать не нужно. С 1 января 2021 года удостоверяющие центры, в соответствии с выпиской из документа ФСБ России, могут выпускать сертификаты только на ГОСТ 2021. Вы просто технически не сможете получить подпись на старом ГОСТе.
8. Нужно ли менять программное обеспечение Крипто ПРО для работы с электронной подписью в связи с переходом на новые ГОСТы?
Сертификаты на ГОСТах 2021 работают с Крипто ПРО не ниже версии 4.0. Если у вас установлена более старая версия, ее нужно обновить. Клиенты УЦ СКБ Контур могут сделать это в автоматическом режиме, а нюансы зависят от типа лицензии: срочная, бессрочная, встроенная, для серверов. Подробно мы писали об этом в статье про ГОСТы.
9. Я получил сертификат по новому ГОСТу, но проведение реформы отложили. Теперь нужно его менять?
Не совсем отложили, просто сделали весь 2021 год переходным периодом. Информационные системы, торговые площадки и органы власти принимают сертификаты обоих образцов. Проверьте работоспособность вашей подписи на сайте системы, в которой планируете ее использовать.
10. Как проверить, на каком ГОСТе выпущен мой сертификат?
Найдите сертификат на компьютере и откройте вкладку «Состав». Там указаны стандарты криптографических алгоритмов, которые используются при формировании электронной подписи.
Получить электронную подпись
Судебная практика: бухгалтерский учет ключа электронной подписи
Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 01.07.2021 N 88-4997/2021 по делу N 2-613/2020
Категория спора: 1) Неосновательное обогащение, возникающее из внедоговорных отношений; 2) Защита прав и интересов работника.
Требования заявителя: 1) О взыскании неосновательного обогащения; 2) О взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами.
Требования: 3) Об установлении факта трудовых отношений.
Обстоятельства: Истец указал, что он не имел намерения передать денежные средства ответчику либо одарить его, не заключал каких-либо договоров. Ответчик предъявила встречный иск об установлении факта трудовых отношений, утверждает, что работала в должности главного бухгалтера.
Решение: 1) – 3) Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов по уплате государственной пошлины – отказано.Отменяя решение суда в части установления факта трудовых отношений с Е. и отказывая ей в иске, суд апелляционной инстанции, учитывая положения Федерального закона от 6 декабря 2021 года N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, указал, что материалы дела не содержат первичных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая составлялась бы Е., как главным бухгалтером ООО “СА”. Отклоняя довод Е. о возложении на нее в силу служебного положения обязанности по организации и ведению бухгалтерского учета, предоставления доступа к программе для сдачи отчетности, доступа к ключу электронной цифровой подписи для заверения электронных платежных документов, суд второй инстанции исходил из того, что данные обстоятельства не свидетельствует о трудовых отношениях, поскольку названные документы составлялись при исполнении договора управления между ООО “СА” и ООО Д”. Судом также отмечено, что из пояснений Е., данных в ходе проведения проверки СУ УМВД России по Хабаровскому краю (КУСП от 9 ноября 2021 года) по заявлению руководителя ООО Д”, следует, что с 2021 года по март 2021 года она работала в должности главного бухгалтера ООО Д” и по предложению директора Общества Л. с Е. как индивидуальным предпринимателем был заключен договор на оказание услуг сверх трудовых обязанностей главного бухгалтера. Учитывая, что факт допуска истца к работе в ООО “СА” с ведома или по поручению работодателя материалами дела не подтвержден, оснований для удовлетворения исковых требований у суда не имелось.
Требования к заполнению регистров бухгалтерского учета в электронном виде
Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Если регистры бухгалтерского учета (первичные учетные документы) формируются в электронном виде, какие требования к их заполнению предъявляются?
Согласно п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, установленным в рамках бюджетного законодательства. Напомним, что в настоящее время необходимые формы регистров утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2021 № 52н.
Если формы каких-либо регистров не унифицированы, учреждение вправе установить их в рамках формирования своей учетной политики. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать такие документы, приведен в п. 11 Инструкции № 157н и Приказе № 52н.
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н).
При этом реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) формируется в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционный день, месяц, квартал) и подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции № 157н).
Исправления отражаются в электронном регистре бухгалтерского учета лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном для бумажных регистров, и записями, подтвержденными справками (п. 18 Инструкции № 157н).
К сведению: при наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).
В приложении 5 к Приказу № 52н установлено несколько особенностей формирования и составления документов в электронном виде.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в бухгалтерской справке (ф. 0504833).
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.
Из всех форм, представленных в Приказе № 52н, отдельно сказано только о заполнении инвентарной карточки (ф. 0504031) в электронном виде.
В частности, указано, что при ведении инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) отражается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
Кроме того, при ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Учреждение обязано обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента их передачи в архив. Порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
* * *
Как видим, особенных требований к заполнению бухгалтерских учетных документов в электронном виде СГС «Концептуальные основы», Инструкция № 157н и Приказ № 52н не содержат. Следовательно, их нужно заполнять так же, как и на бумаге.
Электронная «первичка»
Очевидно, что рост экономической активности в стране происходит за счет увеличения оборотов в отдельных предприятиях и организациях, что в свою очередь сопровождается повышением количества учетных документов. В связи с этим вполне понятно желание руководства фирм сократить и упростить документооборот на предприятии. Практика показывает, что одним из возможных путей решения этой проблемы является переход на электронный документооборот. Действительно, создание и хранение документов в электронном виде сулит явные преимущества. Однако в данном случае, как, впрочем, и в любом другом деле, необходимо соблюдать нормы действующего законодательства.
Что разрешено?
Пунктом 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Постановления Росстата, утверждающие унифицированные формы первичных учетных документов, тоже нередко содержат указание на возможность их составления на машинных носителях информации. Вместе с тем это отнюдь не означает, что первичный документ, единственной формой которого является электронный файл, признается оформленным надлежащим образом.
Дело в том, что в силу п. 2ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумаге, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП). Иные варианты, обеспечивающие соблюдение данного требования, на сегодняшний день законодательством не предусмотрены. Этот вывод подтвержден Письмом Минфина России от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 , в котором указано: составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации . Только при соблюдении данного условия документы, составленные в электронном виде, признаются легитимными.
Именно это требование (об обязательном наличии ЭЦП) и является главной причиной, сужающей сферу применения документов в электронном виде. Напомним, что в настоящее время коммерческие организации используют электронные документы во «внешних» взаимоотношениях:
–с налоговыми органами (представление налоговых деклараций через Интернет);
–с банками (проведение операций по расчетным счетам);
–с государственными и муниципальными заказчиками либо специализированными организациями (при представлении заявки на участие в торгах с целью заключения контракта на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд).
Во всех перечисленных случаях электронные документы должны быть подписаны в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, а именно Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» . В пункте 1 ст. 4 этого закона указано, что ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
–сертификат ключа подписи не утратил силу (действует) на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств момента подписания;
–подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
–ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
При этом сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра (ст. 3 указанного закона).
Как быть с « первичкой»?
Итак, можно ли какие-то виды первичных документов не оформлять на бумаге, а ограничиться только созданием их в электронном формате? Прежде чем ответить на этот вопрос, логично вспомнить, какие документы относятся к первичным.
Известно, что львиная доля форм «первички» утверждена соответствующими постановлениями Росстата. Поэтому, чтобы не быть голословными, делая выводы, обратимся непосредственно к установленным образцам документов. При этом нужно помнить следующее. Несмотря на то, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться, все реквизиты, утвержденные Росстатом, должны оставаться без изменения. Организациям предоставлено право вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Однако (обратите внимание!) удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 ). Именно этим основополагающим принципом мы и будем руководствоваться в дальнейшем.
Учет труда и его оплаты
В данном разделе статьи мы будем рассматривать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Начнем с форм № Т-1 и Т-1а. Это образцы приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу. В инструкции по заполнению данного документа указано: подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (ам)
под расписку. Для этого в бланке предусмотрена строка «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен, личная подпись, дата». Очевидно, что наличие такого реквизита (а как мы помним, исключить его предприятие не может) не позволит создавать формы № Т-1 и Т-1а только в электронном формате.
Следующий документ по учету кадров – личная карточка работника (форма № Т-2). Инструкция вновь содержит указание на то, что в разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой вносимой записью администрация обязана ознакомить работника под расписку. Для выполнения этого требования предусмотрена графа 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Полагаем, что вывод о невозможности составления формы № Т-2 в виде электронного файла уже не вызывает сомнений.
В отношении штатного расписания (форма № Т-3) установлено, что оно утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Как видим, в данном случае инструкция не содержит указания на наличие личных подписей работников. Это означает, что данный документ может быть только электронным. Однако с большой долей вероятности можно утверждать, что при проверке инспекторы потребуют представить его бумажный вариант. К тому же незначительное количество экземпляров, в которых составляется на предприятии штатное расписание, никоим образом не влияет на объемы документооборота фирмы. В принципе этот вывод можно распространить и на форму № Т-7 «График отпусков».
Следующая группа унифицированных документов может быть представлена такими формами:
– № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
– № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
– № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» и № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)».
Мы позволили себе объединить их в одну группу по одной простой причине – в каждом из них присутствует обязательный реквизит «Личная подпись работника». И вновь вывод очевиден.
Еще одна группа форм касается направления сотрудников в командировку (приказ форм № Т-9 и Т-9а, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а). Все перечисленные документы должны составляются в бумажном варианте, поскольку требуют проставления не только подписей (в том числе должностных лиц сторонних организаций), но и печатей.
Во втором разделе постановления представлены документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Он включает в себя:
–табели учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13);
–расчетно-платежную, расчетную и платежную ведомости (Т-49, Т-51, и Т-53 соответственно);
–журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53);
–лицевые счета (Т-54, Т-54а);
–записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (Т-60), записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Т-61);
–акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Т-73).
Понятно, что все перечисленные формы (за исключением Т-49, Т-53 и Т-73, в которых требуется проставление личных подписей работников) заполняются работниками бухгалтерии и предназначены исключительно для «бухгалтерских» целей – расчет выплат, причитающихся работникам. Поэтому, казалось бы, ничто не мешает создавать их в компьютере и не распечатывать. Однако, на наш взгляд, этот вывод поспешен и не отвечает требованиям действующего законодательства. Поясним сказанное. Для этого напомним, прежде всего, содержание п. 5 ст. 9Закона о бухгалтерском учете, которым установлено, что внесение исправлений в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских, исправления в которых недопустимы) производится лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Очевидно, что это положение предусмотрено для бумажных вариантов «первички».
Кроме того, обращаем внимание на ст. 16 Закона об информации[1]. В ней сказано, что обладатель информации обязан обеспечить ее защиту от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий. А теперь зададимся вопросом о том, насколько эффективно защищены от исправлений электронные документы, хранящиеся в компьютере бухгалтера-расчетчика. Наверное, некоторые смогут утверждать, что на их предприятии обеспечена должная защита компьютерных файлов. Однако отнюдь не все организации могут быть уверенными в этом. Получается, что исправления в бумажных вариантах документов выявить достаточно легко – визуально. Однако сделать это в электронных документах значительно сложнее.
И еще один аргумент состоит в том, что, придя на проверку, контролеры могут потребовать представления табелей, расчетных ведомостей, лицевых счетов в бумажном варианте. Эти документы подтверждают расходы предприятия на оплату труда, а значит, для целей налогообложения прибыли они должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства, которое, в частности, устанавливает обязательное наличие в табелях, например, подписи руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Таким образом, для обеспечения исполнения буквы закона этим лицам следует проставить ЭЦП на электронном документе. Сколько предприятий готовы воплотить это в жизнь?
Учет материалов
Унифицированные формы документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а . К ним относятся: «Доверенность» М-2 и М-2а, «Приходный ордер» М-4, «Акт о приемке материалов» М-7, «Лимитно-заборная карта» М-8, «Требование-накладная» М-11, «Накладная на отпуск материалов на сторону» М-15, «Карточка учета материалов» М-17, «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» М-35. Это документы складского учета, поэтому на предприятиях с большими оборотами по складам вполне понятно желание отдельных должностных лиц снизить количество бумаг и производить большую часть записей в компьютерных файлах. Однако, продолжая анализировать проблему возможности электронной «первички», вновь обратимся непосредственно к унифицированным формам и инструкции по их заполнению.
Выписывать и представлять поставщикам и другим контрагентам доверенности в электронном виде теоретически, конечно, можно, если между предприятиями налажен электронный документооборот. Вместе с тем в большинстве случаев избежать распечатки этих документов не удастся.
Остальные формы (за исключением акта о приемке материалов М-7 и карточки учета материалов М-17) содержат обязательные реквизиты в виде личных подписей материально ответственных лиц («сдал», «принял»), а также «отпуск разрешил». Форма М-7 применяется в случае приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика (составляется также при приемке материалов, поступивших без документов) и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. В инструкции по заполнению указано, что этот акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Таким образом, и форма М-7 должна оформляться на бумажном носителе.
Составление карточки учета материалов М-17 только в виде электронного документа также не соответствует требованиям нормативных актов, в частности зарегистрированным в Минюсте Методическим указаниям по учету МПЗ[2]. Этот документ предоставляет организации право самостоятельно выбрать вариант учета материалов на складах[3], тем не менее в любом случае невозможно избежать личных подписей ответственных лиц (кладовщика, бухгалтера, получателя материалов).
Иногда можно услышать мнение о том, что организация, выбравшая автоматизированный способ учета, всю складскую «первичку» может формировать только в компьютере. Более того, автору известны предприятия, на которых весь учет материалов (количественный и стоимостный) осуществлял только бухгалтер. При этом оприходование материалов производилось на основании документов поставщиков, а списание в производство – по окончании месяца исходя из количества выпущенной продукции и установленных руководителем норм расхода. Кладовщик в свою очередь выполнял только техническую работу по складу, нигде не расписывался и об остатках материалов, числящихся за ним в компьютерном учете, не знал. Нужно ли говорить о том, что такая организация работы сотрудников далека от правил бухгалтерского учета?! Да и вероятность искажения налогооблагаемой прибыли тоже не вызывает сомнений.
Действительно, в силу п. 140 Методических указаний по учету МПЗ автоматизированный учет материалов вполне допустим. Однако речь в данном случае идет об обработке существующих первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники. При этом все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. Такими регистрами, в частности, являются ведомости, в которых отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме.
Складская «первичка», как и любые другие документы, признается составленной должным образом при наличии личных подписей ответственных лиц либо их замены ЭЦП. В противном случае сведения, хранящиеся в компьютерных файлах, первичными учетными документами не являются, поскольку не позволяют решить основные задачи бухгалтерского учета и, в частности, учета материально-производственных запасов. Напомним, что такими задачами являются контроль за обеспечением экономного и рационального расходования материалов в производстве, достоверность данных об их остатках, контроль за сохранностью запасов в местах их хранения и на всех этапах их движения.
Учитывая изложенное, представляется, что применять ЭЦП в практике складского учета весьма затруднительно. Это означает, что использовать электронные первичные документы в данной ситуации практически невозможно. В противном случае налоговики смогут доказать нарушение организацией требований п. 1 ст. 252 НК РФ, устанавливающего обязанность оформлять документы, подтверждающие произведенные расходы (отпуск материалов в производство), в соответствии с законодательством РФ.
К сведению : п. 49 Методических указаний по учету МПЗ предусмотрена возможность оприходования материалов без заполнения приходного ордера. Вместо приходного ордера, приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Однако во избежание претензий налоговиков применение этого способа необходимо установить в учетной политике организации по бухгалтерскому учету. Такие рекомендации дал Минфин в Письме от 29.10.2002 № 16-00-14/414 . Понятно, что этот вариант позволит сократить количество бумажных документов в организации.
Что в итоге?
Считаем, что для проведения исследования по заданной нами теме совсем не обязательно анализировать каждую утвержденную унифицированную форму. За рамками статьи остались бланки, введенные постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (учет кассовых операций и результатов инвентаризаций), от 21.01.2003 № 7 (учет основных средств), от 25.12.1998 № 132 (учет торговых операций) и т. д. Вместе с тем при ответе на вопрос о том, законно ли не распечатывать составленный в компьютере первичный документ, бухгалтер, как и в рассмотренных выше ситуациях, должен исходить из состава реквизитов конкретной унифицированной формы и возможности заменить личную подпись ответственных лиц (а в ряде случаев еще и печать организации) ЭЦП.
Как известно, организации предоставлено право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов. Однако и это не может повлиять на решение анализируемого вопроса в пользу электронных документов. Сдерживающим фактором в данном случае является условие пп. «ж»п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете о том, что такие формы должны содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Следует отметить, что сфера применения электронных документов в ближайшее время, скорее всего, существенно не расширится. Это подтверждается и проектом нового закона о бухгалтерском учете, опубликованным Минфином. Этот документ, по нашему мнению, также не предусматривает кардинальных изменений по рассматриваемой проблеме.
[1] Федеральный закон от 27.07.2006 № 149- ФЗ « Об информации , информационных технологиях и о защите информации ».
[2] Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119 н .
[3] Так , в соответствии с п . 109 отпуск материалов со складов на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета . В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются . Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета.
