Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Читайте также:  электронные воды манометр на АлиЭкспресс — купить онлайн по выгодной цене

Если регистры бухгалтерского учета (первичные учетные документы) формируются в электронном виде, какие требования к их заполнению предъявляются?

Согласно п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, установленным в рамках бюджетного законодательства. Напомним, что в настоящее время необходимые формы регистров утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2021 № 52н.

Если формы каких-либо регистров не унифицированы, учреждение вправе установить их в рамках формирования своей учетной политики. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать такие документы, приведен в п. 11 Инструкции № 157н и Приказе № 52н.

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н).

При этом реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) формируется в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционный день, месяц, квартал) и подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции № 157н).

Исправления отражаются в электронном регистре бухгалтерского учета лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном для бумажных регистров, и записями, подтвержденными справками (п. 18 Инструкции № 157н).

К сведению: при наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).

В приложении 5 к Приказу № 52н установлено несколько особенностей формирования и составления документов в электронном виде.

Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в бухгалтерской справке (ф. 0504833).

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.

Из всех форм, представленных в Приказе № 52н, отдельно сказано только о заполнении инвентарной карточки (ф. 0504031) в электронном виде.

В частности, указано, что при ведении инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) отражается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.

Кроме того, при ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.

Учреждение обязано обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента их передачи в архив. Порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.

* * *

Как видим, особенных требований к заполнению бухгалтерских учетных документов в электронном виде СГС «Концептуальные основы», Инструкция № 157н и Приказ № 52н не содержат. Следовательно, их нужно заполнять так же, как и на бумаге.