Журнал перехода на электронные трудовые книжки | Современный предприниматель

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Введение

Каждая организация при работе с СКЗИ обязана выполнять ряд требований. Основополагающим документом является приказ ФСБ России «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации» (Положение ПКЗ-2005).

Из него вытекают другие документы, в частности «Инструкция об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну», которая утверждена приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при президенте Российской Федерации (ФАПСИ) от 13.06.2001 № 152.

К слову, агентство было расформировано в 2003 году, а его функции были распределены между ФСО, ФСБ, СВР и Службой специальной связи и информации при ФСО. Тем не менее инструкция свою силу не утратила. Помимо официальных документов организация должна соблюдать требования правил пользования СКЗИ, которые вендор согласовывает с регулятором.

Итак, согласно инструкции, к СКЗИ относятся как сами программные или аппаратно-программные средства, так и информация, необходимая для их работы, ключи, техническая документация. При этом абсолютно все средства криптографической защиты в организации должны браться на поэкземплярный учёт. Именно об этом процессе и пойдёт речь дальше.

Инструкция была написана 20 лет назад, когда сертифицированные СКЗИ применялись крайне редко, а большинство организаций не имели такой разрозненной и распределённой по всей стране ИТ-инфраструктуры. Поэтому многие пункты документа сейчас вызывают вопросы у специалистов.

Например, вести учёт в электронном виде можно, но только с применением квалифицированной ЭП (учёт СКЗИ в электронном виде — это тема для отдельной статьи, и об этом мы поговорим в следующий раз) либо сопровождая каждое действие соответствующими актами.

Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2022 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.

Ведение кассовой книги полностью в электронном виде

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

• доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
• потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.

2022 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2022 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

• полное и краткое наименование организации или ИП;
• название документа;
• дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
• отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
• подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
• дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
• Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

• Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
• Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
• Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

Кто и как ведёт учёт

Если организация является обладателем конфиденциальной информации, то ей, скорее всего, требуется обеспечить безопасную передачу, обработку и хранение этой информации с помощью СКЗИ. Организует и контролирует все работы с СКЗИ орган криптографической защиты (ОКЗ).

В первом случае организация должна издать приказ о создании ОКЗ, определить его структуру и обязанности сотрудников. Например:

• начальник отдела занимается организацией и совершенствованием системы управления работой своих сотрудников;
• администратор безопасности обеспечивает сохранность информации, обрабатываемой, передаваемой и хранимой при помощи средств вычислительной техники.

Все работники, которые осуществляют деятельность, связанную с установкой, настройкой и доступом к СКЗИ, должны быть внесены в приказ и ознакомлены с ним, а для каждой должности требуется разработать должностную инструкцию и ознакомить пользователей с порядком использования СКЗИ.

В итоге перечень необходимых документов состоит из:

• приказа о создании ОКЗ;
• должностных инструкций;
• утверждённых форм журналов учёта;
• шаблонов заявлений, актов;
• инструкции для пользователей по работе с СКЗИ.

В соответствии с инструкцией по всем СКЗИ должен вестись поэкземплярный учёт, а их движение (формирование, выдача, установка, передача, уничтожение) должно быть документально подтверждено. Для этого и обладатель конфиденциальной информации, и орган криптографической защиты должны вести журналы (каждый — свой) поэкземплярного учёта СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов.

При этом если орган криптографической защиты информации — это структурное подразделение организации, то от него требуется вести оба журнала. Дело в том, что в этом случае организация не только является обладателем конфиденциальной информации, но и выполняет часть функций ОКЗ.

Например, крупные холдинги, как правило, выделяют в своём составе ИТ-компанию, которая в том числе обеспечивает информационную безопасность с использованием СКЗИ. Она ведёт все журналы и сопутствующую документацию и является для своего холдинга поставщиком услуг.

Если услуги оказывает сервис-провайдер, то он заполняет журнал учёта для органа криптографической защиты, а организация — журнал для обладателя конфиденциальной информации.

Журналы учёта хранятся в течение 5 лет. Сами СКЗИ и документация к ним должны находиться в специальном помещении (требования к нему описаны в приказе ФАПСИ № 152). Основное условие: доступ туда получают только сотрудники ОКЗ строго под роспись.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

• Документ нужно прошнуровать.
• Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
• Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
• Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
• В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Операции с скзи: взятие на учёт

Рассмотрим порядок учёта на конкретном примере. Организация N — обладатель конфиденциальной информации — хочет использовать СКЗИ компании «КриптоПро». Организация N не готова создавать у себя ОКЗ и обращается к сервис-провайдеру, который будет предоставлять ей соответствующие услуги.

Таблица 1. Пример данных для учёта

В графы 1–6 журнала поэкземплярного учёта должны попасть данные о:

• диске с дистрибутивом;
• формуляре;
• серийном номере лицензии на СКЗИ.

После заполнения всех этих данных СКЗИ выдаются пользователям, то есть тем работникам в организации, для которых закупались. Это может быть как сотрудник бухгалтерии, который применяет ЭП для подписания и отправки документов, так и другой ответственный специалист, взявший на себя обязательства по сохранности СКЗИ.

На этом этапе заполняются 7-я и 8-я графы журнала (кому и когда выдаётся СКЗИ — с обязательной росписью пользователя). Если возможности расписаться в журнале нет, то можно заполнить акт передачи, где в свободной форме указывается, кто (администратор безопасности) и кому (пользователю)

В 9-ю графу записывается имя сотрудника, производившего установку СКЗИ. Чаще всего это делает специалист технической поддержки, который также является администратором безопасности. Но это может быть и пользователь, если он обладает соответствующими навыками и правами доступа в сеть. В графе 11 указывается серийный номер материнской платы или номер опечатывающей пломбы системного блока.

В случае увольнения сотрудника, который производил установку, требуются изъятие СКЗИ и составление акта, в котором указываются предмет и способ изъятия (например, удаление ключевой информации с носителя). Всё это фиксируется в графах 12, 13, 14.

При уничтожении СКЗИ также составляется соответствующий акт. В нём должны быть указаны предмет и способ уничтожения. Программные СКЗИ уничтожаются посредством стирания с носителя ключевой информации (чистки реестра), а также деинсталляции ПО. В случае аппаратных СКЗИ можно удалить с них ключевую информацию либо уничтожить их физически.

Ниже приведён пример журнала, заполненного организацией — обладателем конфиденциальной информации. ООО «Компания» в данном примере — это сервис-провайдер, который выполняет функции органа криптографической защиты для организации.

Таблица 2. Журнал поэкземплярного учёта СКЗИ для обладателя конфиденциальной информации

Журнал учёта СКЗИ для органа криптографической защиты во многих пунктах перекликается с аналогичным документом для организации и заполняется по такому же принципу, поэтому не будем подробно останавливаться на его разборе. В примере ниже ООО «Организация» — это обладатель конфиденциальной информации, который воспользовался услугами сервис-провайдера.

Таблица 3. Журнал поэкземплярного учёта СКЗИ для органа криптографической защиты

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления.

Выводы

Трудно не согласиться с тем, что все эти требования уже давно морально устарели и «Инструкция» нуждается в актуальных корректировках, но пока мы вынуждены выполнять требования её текущей редакции. Обратите внимание, что для ведения журнала поэкземплярного учёта СКЗИ в электронном виде требуется подписывать документы только квалифицированной ЭП либо сопровождать каждое действие соответствующими актами. Если же речь идёт о физическом документе, то все данные и подписи должны быть внесены в него всеми ответственными лично.

Безусловно, учёт СКЗИ — это только один из множества обязательных к исполнению процессов, описанных в документе. В дальнейших статьях мы постараемся подробно описать процесс опломбирования СКЗИ, технологию их уничтожения и многое другое.

Итоги

Возможны два способа вести кассовую книгу на ПК: с распечаткой, последующим сшитием и хранением на бумаге или полностью электронно с использованием определенных механизмов от несанкионированного доступа и электронных подписей. Какой выбрать, зависит от ваших технических возможностей и готовности использовать в работе новые технологии.