- Что требуется для юридически значимого документооборота?
- Как применить эцп в финансово-хозяйственной деятельности между предприятиями?
- Можно ли передать эцп другому лицу по доверенности?
- Оформить электронную подпись
- Сопровождение торгов – от поиска закупки до подписания контракта
- Шаг 1. выбрать аккредитованный удостоверяющий центр
- Заключение договоров с помощью эп
Что требуется для юридически значимого документооборота?
«Настоящее» использование электронного документооборота в последнее время быстрее всего развивается в области обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами.
Так, в налоговую инспекцию нужно сдавать счета-фактуры либо исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).
Что же значит этот термин – юридически значимый документооборот?
- В ФЗ № 149-ФЗ понятие «документированная информация» подразумевает, что кроме самой информации в документе необходимы реквизиты для ее идентификации. Кроме того, в этом же законе указано, что электронный документ как документированная информация, представленная в электронной форме», также должен содержать реквизитную часть.
- ГОСТ Р 51141-98, описывающий стандарты делопроизводства, дает понятие юридической силы документа и дополнительно определяет понятие официального. На практике определение юридической значимости применяется только к электронным документам, а в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
- Закон № 63-ФЗ определяет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документа на аналоговом носителе с собственноручной подписью, если закон однозначно не говорит о необходимости предоставления документа исключительно на бумаге.
После внедрения 1С:Документооборота появляется возможность поддерживать юридическую значимость электронных документов посредством поддержки электронной подписи и подсистемы интеграции с провайдерами ЭДО.
Для активации поддержки юридически значимого документооборота включаем функциональную опцию «Использовать обмен электронными документами» в пункте «Настройка обмена данными-Настроек программы».
В подсистеме можно подключиться к сервису 1С-ЭДО или 1С-Такском для использования их в качестве провайдеров ЭДО.
Здесь же настраиваются профили настроек ЭДО.
По ссылке «Настройки ЭДО» можно перейти к настройкам обмена с конкретным контрагентом.
Как применить эцп в финансово-хозяйственной деятельности между предприятиями?
Система, в которой участвуют различные организации (физические или юридические лица), должна опираться на соглашение о применении ЭЦП оформленное в форме договора между участниками системы. Естественно, что не должно оформляться в виде двухстороннего договора.
При большом количестве участников системы очень трудно заключить такое количество договоров и сложно вносить в них изменения в случае необходимости. Наиболее удобной формой оформления и заключения такого рода соглашения является договор присоединения в соответствии со ст. 428 ГК РФ.
В такой системе настойчиво рекомендуется заключить договор со сторонней организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра, и не являющейся участником системы, к примеру опять же с ООО “ИТК”. Это поможет использовать эту организацию и в качестве экспертной организации при разрешении спорных ситуаций, связанных с применением ЭЦП.
При обмене электронных документов между организациями, как правило, не используется специализированных программных систем. Документы готовятся в виде файлов с помощью офисных приложений (Word, Excel) или экспортируются из учетных систем (1С, Парус и т.д.). После этого подписываются как файлы и пересылаются с помощью средств электронной почты контрагенту.
Пример самой простой системы обмена электронными документами, удостоверенными ЭЦП:
Каждое рабочее место участника обмена электронными документами с ЭЦП потребуется оснастить следующими средствами:
1. СКЗИ КриптоПро CSP (версия 3.6) – стоимость лицензии на одно рабочее место – от 1200 руб. Это то сертифицированное средство, которое реализует отечественные криптографические алгоритмы формирования/проверки ЭЦП, шифрования информации.
2. Приложение “КриптоАРМ СТАНДАРТ” версии 4 – стоимость лицензии на одно рабочее место – от 1200 руб. Это, то средство, которое предоставляет удобный пользовательский интерфейс выполнения криптографических операций конечным пользователем (по нажатии правой кнопки мыши на файле/группе файлов в контекстном меню появляются пункты – подписать/зашифровать; аналогично – проверить подпись/расшифровать)
Для формирования ключей и изготовления сертификатов ключей подписей предлагаем Вам воспользоваться услугами УЦ ООО “ИТК”
Обмен подписанными файлами между участниками информационного обмена осуществляется с помощью почтовых сообщений, путем приаттачивания (прикрепления, вложения) подписанных файлов. Все это в стандартных любых почтовых клиентах.
Можно ли передать эцп другому лицу по доверенности?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Передача другому лицу ключа электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать ее техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи.
Обоснование вывода:Прежде всего отметим, что подпись – обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст.
10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).Электронная подпись (далее – ЭП) является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст.
160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”, далее – Закона N 63-ФЗ). Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами (ст.
1 Закона N 63-ФЗ). Под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст.
2 Закона N 63-ФЗ).В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает неквалифицированная и квалифицированная.От простой усиленную ЭП отличают обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки ЭП (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате – электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающем принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП (п.п.
2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой ЭП признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст.
5 Закона N 63-ФЗ). Тогда как одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная ЭП, является требование об указании ключа проверки ЭП в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Как следует из п. 2 ч.
2, ч. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки ЭП может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности.
Иначе говоря, это может быть или руководитель, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. Иначе говоря, ЭП может быть оформлена как на руководителя, так и на иное лицо, действующее на основании доверенности.
При этом в соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия.
Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей ЭП другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.
Он также обязан не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ).Тем не менее норма п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной ЭП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст.
185 ГК РФ), но только указывает на техническую возможность простановки ЭП другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки ЭП. Такой вариант толкования нормы п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ встречается и в судебной практике (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 14.12.
2021 по делу N 11-14292/2021, решение Советского районного суда г. Махачкалы Республики Дагестан от 08.09.2021 по делу N 12-636/2021).Как было сказано выше, ЭП является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на ее владельце.
Непосредственно же передачу права использования ЭП от ее владельца иному лицу Закон N 63-ФЗ не предполагает. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (смотрите, например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 14.03.
Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТПавлова Наталия
Ответ прошел контроль качества
12 апреля 2021 г.
Оформить электронную подпись
Электронная подпись нужна, чтобы подписывать любые документы удаленно — без бумажной волокиты и отправки курьеров.
Как обычно выглядит отправка документов: заполнить → распечатать → вручную подписать → нанять курьера или сходить на почту, чтобы отправить.
Как с электронной подписью: в компьютере заполняете документ → ставите электронную подпись, это просто ключ в документе → отправляете по электронной почте или через специальную программу документооборота.
Бывают разные виды электронных подписей. Для госзакупок нужна самая защищенная, она называется квалифицированной электронной подписью. Иногда используют ее сокращенное название — КЭП.
Самый надежный способ хранить подпись — записать на специальную флешку рутокен. Подпись на рутокене хранится в защищенной области устройства. Чтобы воспользоваться подписью, нужно знать специальный ПИН-код. Он хранится у владельца.
По умолчанию у всех рутокенов сначала одинаковый ПИН-код. Поэтому после покупки его нужно поменять на собственный и никому его не говорить. Даже если рутокен попадет в чужие руки, никто не сможет подписать документ.
Помимо участия в торгах подпись можно использовать при сдаче отчетности, в системах электронного документооборота и регистрации онлайн-кассы.
Оформить квалифицированную электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре с аккредитацией Минкомсвязи. Тинькофф — один из них.
Тинькофф выпускает квалифицированную электронную подпись для госзакупок с сертификатом по новому госту. На оформление уходит меньше двух дней, сама подпись стоит 3000 ₽. Рутокен и сертификат оплачиваются дополнительно.
После оплаты курьер привозит рутокен, клиент сам записывает на него подпись по инструкции в личном кабинете.
Сопровождение торгов – от поиска закупки до подписания контракта
Решите, в каких закупках вы хотите участвовать: государственных или коммерческих. Большинство заказчиков начинают с госзакупок по 44-ФЗ. Правительство установило в них четкие правила и следит, чтобы все участники закупок их выполняли.
Участвовать в коммерческих торгах сложнее: в них правила устанавливают заказчики — в своих положениях о закупках. Они могут самостоятельно решать какие требования предъявлять поставщику и по каким критериям оценивать заявку.
Получите электронную подпись. Все государственные и большинство коммерческих тендеров проходят в электронном виде и без подписи принять в них участие не получится. При этом коммерческие электронные торговые площадки (ЭТП) могут требовать специальные расширения к электронной подписи. Подберите подпись, с которой сможете участвовать в торгах на всех выбранных площадках.
Пройдите аккредитацию на выбранных ЭТП. Если вы хотите участвовать только в госзакупках — зарегистрируйтесь в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). После этого вы автоматически получите аккредитацию на восьми федеральных ЭТП, на которых проводят закупки государственные и муниципальные организации.
Для участия в коммерческих торгах выберите, на каких ЭТП вы будете это делать. Если таких площадок несколько — придется получать аккредитацию для каждой из них.
Пройдите предварительную квалификацию на ЭТП. Согласно Постановлению Правительства № 99 в некоторых закупках, например дорогих или высокотехнологичных, могут участвовать только проверенные поставщики. Чтобы пройти проверку, нужно подтвердить опыт участия в аналогичных закупках, предоставить лицензию или другие документы.
Начните поиск подходящих закупок. Ищите тендеры самостоятельно — на сайте ЕИС и в специальных сервисах — или с помощью эксперта. Тщательно изучите закупочную документацию и убедитесь в том, что ваша организация соответствует требованиям заказчика. Если вы уверены, что можете выполнить все условия контракта — подготовьте заявку на участие в выбранной закупке.
Шаг 1. выбрать аккредитованный удостоверяющий центр
Подбирать подходящий удостоверяющий центр лучше не на сайте Минцифры России. На этом портале указывается только юридический адрес УЦ, но нет адресов филиалов, в которые тоже можно обратиться за электронной подписью.
Чтобы найти ближайший к вам филиал УЦ, стоит воспользоваться поисковой системой Яндекс или Google. Нужно ввести «получить электронную подпись для ИП в …» и указать город, в котором вы находитесь.
После выбора УЦ необходимо удостовериться, что срок его аккредитации не истёк. Это можно сделать на сайте Минцифры России. Напишите в строке поиска ИНН или название УЦ. Если центр действующий, сервис выдаст информацию о нём.
Заключение договоров с помощью эп
С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:
1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;
2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.
Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.
Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.
