Электронная подпись эцп

Виды электронных подписей для работников в кадровом ЭДО

В кадровом ЭДО применяют 5 типов электронных подписей для работников: УКЭП, УНЭП, УНЭП Госключ, ПЭП, ПЭП Госуслуги. От вида ЭП зависит, сколько вы потратите и какой эффект от КЭДО получите.

Я применяла все виды электронных подписей — как работник, дистанционный работник и самозанятый. В статье рассказываю, на что обращать внимание при выборе ЭП для сотрудников и за что не стоит переплачивать.

Виды электронных подписей и их особенности

Электронные подписи для работников бывают 5 видов. Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП Госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП Госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП. Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ Об электронной подписи и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.

Выбор видов подписи в зависимости от информационной системы

Не каждый вид ЭП вы сможете использовать. Выбор ограничен информационной системой, которую работодатель применяет для ведения КЭДО. Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал Работа России.

ТК РФ не запрещает использовать обе системы для КЭДО, утверждает Минтруд. Но с одной системой проще отслеживать подписание и организовать архивное хранение.

Применение различных видов ЭП

В КЭДО работодатели применяют 3 типа электронных подписей. НЭП и НЭП Госключ в информсистеме работодателя применяются с ограничениями. Ими нельзя подписать трудовые договоры, договоры о матответственности, приказы о дисциплинарке и кадровые отчеты в госорганы. КЭП подходит для подписания любых кадровых документов в любой системе. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.

Поэтому в некоторых компаниях кадровики с НЭП подписывают приказы об отпуске, премировании, ЛНА, а директор с КЭП — трудовые договоры и кадровые отчеты.

Для каких документов подходят ЭП

На портале Работа России все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП Госключ, ПЭП Госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.

Вот полный список документов, которые нельзя подписывать ПЭП:

• Трудовой договор
• Договор о матответственности
• Ученический, на получение образования, доп. соглашения к ним
• Согласие на перевод
• Заявление об увольнении, его отзыв
• Уведомление об изменении условий ТД
• Приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 22.3 ТК РФ)

Защищенность ЭП

В отличие от других видов подписей, ПЭП и ПЭП Госуслуги не защищают подписанный документ от изменений. Работник может потом заявить, что работодатель исправил текст ЛНА или приказа после его подписания.

Выпуск ЭП

От порядка выпуска электронной подписи зависит, как быстро вы сможете оформить прием и придется ли будущему сотруднику куда‑то ездить. Это важно при найме работников из других регионов и большой текучке кадров.

Для получения КЭП сотрудника нужно гонять в удостоверяющий центр. Есть возможность оформить КЭП дистанционно по биометрии, но это не быстро. Человек сначала сдает биометрию в банке, ожидает регистрацию в Единой биометрической системе и только потом сможет оформить КЭП по видеосвязи в удостоверяющем центре.

Markdown форматирование:

## НЭП
НЭП сотрудник получает удаленно по подтвержденной учетной записи на Госуслугах. Если учетки на Госуслугах нет, то идентификацию сотрудника может провести кадровик, и подпись выдадут. Технические подробности читайте в Saby (СБИС). С НЭП оформление на работу занимает от 10 минут.
НЭП Госключ сотрудник оформляет сам только при наличии подтвержденной учетки на Госуслугах, смартфона и мобильного приложения Госключ. На один смартфон можно выпустить одну электронную подпись. Работнику с кнопочным телефоном подпись не получить.
ПЭП Госуслуги оформляют удаленно с помощью банковского приложения или лично в МФЦ.
ПЭП выдает работодатель по правилам компании удаленно или лично в офисе работодателя.
## Удобство использования
Вы же наверняка хоть раз отказывались от покупки в интернете из-за сложного способа оплаты. Также и работники не всегда готовы для подписания вашего ПВТР устанавливать спецпрограммы, открывать доп. приложения.
Чем проще использовать ЭП, тем выше шанс, что работник подпишет кадровый документ вовремя.
Для использования КЭП нужно установить на компьютер или телефон работника специальное ПО — средства электронной подписи.
С НЭП и ПЭП проще. Дополнительные настройки устройств не нужны, если хранить ключи НЭП в облаке. Сотрудник может подписать документ на любом доступном ему компьютере, телефоне или планшете.
Для подписания документа НЭП Госключ работник должен в телефоне из приложения для КЭДО переключиться в приложение Госключ и уже там подписать документ.
Подписать документ ПЭП Госуслуги работник может только на сайте Работа России.
## Сколько стоят ЭП
Стоимость ЭП для работника оценивайте с учетом цены, которую заплатите за личный кабинет сотрудника (ЛК). При КЭДО работник подписывает и хранит кадровые документы в ЛК информационной системы работодателя или Работы России.
* В Saby (СБИС) стоимость НЭП входит в стоимость личного кабинета пользователя.
Обращайте внимание, как разработчик формирует плату за ЭП и личный кабинет. Например, в Saby (СБИС) установлена цена за пользователя, а не за НЭП. Это значит, что при увольнении одного сотрудника и приеме нового вы без доплат получаете НЭП и ЛК для нового работника в рамках ранее оплаченной лицензии, — подсказывает Михаил Ефимов, руководитель направления в компании Тензор.
Работодатель не тратит деньги на личный кабинет сотрудника, только если полностью ведет кадровый ЭДО на портале Работа России. Но так бывает редко. Компании интегрируют свои системы с Работой России, чтобы сотрудник без отрыва от работы в одном окне получал задачи, письма и кадровые документы.
## Про каждый вид ЭП подробно
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

Преимущества использования различных видов электронных подписей в России

ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать под подпись или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.

ПЭП в информационной системе

В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.

Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП Госуслуги)

ПЭП Госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения. Этот вид ЭП работник сможет применять, только если работодатель ведет КЭДО на портале Работа России.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает удостоверяющий центр. В Saby (СБИС) сможете организовать выдачу НЭП в момент приема сотрудника. НЭП подтвердит не только создание и подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью Госуслуг (НЭП Госключ)

С помощью НЭП Госключ документы можно подписать только телефоном. Больше про Госключ рассказали в статье. НЭП Госключ – это условное название. По ст. 22.3 ТК РФ она называется усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника. Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы. КЭП действует один год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ. КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа. Подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Заключение

ПЭП, НЭП, НЭП Госключ и КЭП – различные виды электронных подписей, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества. Выбор подходящего типа ЭП зависит от специфики документов, с которыми приходится работать в организации. Ознакомившись с данными видами подписей, можно правильно применять их в рабочей деятельности для повышения эффективности и безопасности процессов.

Увольнение с КЭП

ПЭП используют работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.

НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.

НЭП Госключ по защищенности такая же, как НЭП и КЭП. Но с ней процесс подписания сложнее, и она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами.

За КЭП сотрудника нужно гонять в удостоверяющий центр. ПЭП Госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП Госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП Госуслуги.

Пошаговая инструкция

Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.

Saby (СБИС)

Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте Saby (СБИС). Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.

Преимущества использования ЭП

Использование ЭП позволяет:

• Подделать ЭП невозможно
• Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

С использованием ЭП работа по схеме разработка проекта в электронном виде – создание бумажной копии для подписи – пересылка бумажной копии с подписью – рассмотрение бумажной копии – перенос ее в электронном виде на компьютер уходит в прошлое.

Три вида электронной подписи

Электронные подписи разделяются законом 2011 г. на три вида.

Простые и неквалифицированные подписи заменяют подписанный бумажный документ в случаях, оговоренных законом или по согласию сторон. Например, простые подписи могут использовать граждане для отправки сообщений органам власти. Усиленная подпись также может рассматриваться как аналог документа с печатью.

Квалифицированные подписи заменяют бумажные документы во всех случаях, за исключением тех, когда закон требует наличие исключительно документа на бумаге. Например, с помощью таких подписей граждане могут получать госуслуги в электронном виде, а органы государственной власти могут отправлять сообщения гражданам и взаимодействовать друг с другом через информационные системы. Ранее выданные сертификаты ЭЦП и подписанные с их помощью документы приравниваются к квалифицированным подписям.

Иностранные электронные подписи приравниваются в России к тем видам подписей, которым они соответствуют.

Простая электронная подпись, в отличие от прежней электронно-цифровой подписи, не предназначена для защиты документа от подделки. Она не позволяет обнаружить возможное искажение содержания документа. Единственная ее функция — подтверждение факта формирования электронной подписи (а не самого документа!) определенным лицом.

Целям определения лица, подписавшего электронный документ, а также обнаружения факта внесения изменений в документ после его подписания служит усиленная электронная подпись. Именно эта подпись (в двух видах — неквалифицированная и квалифицированная) является аналогом прежней электронной цифровой подписи.

Средствами ЭЦП являются аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций:

В основе электронной подписи лежит криптография открытого ключа. С ее помощью формируется специальный сертификат пользователя. Он содержит данные о пользователе, открытый ключ и электронную подпись сертификата, ее можно проверить с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Алгоритм гарантирует, что произвести генерацию подписи может только удостоверяющий центр, который имеет секретный ключ шифрования и доверие к которому является основой для работы всей системы ЭЦП.

Доверие к удостоверяющим центрам основано на иерархическом принципе: сертификат удостоверяющего центра нижнего уровня заверяется электронной подписью удостоверяющего центра более высокого уровня. Высочайшим уровнем удостоверяющих центров является федеральный, который находится под управлением государственных органов. Вся система доверия, построенная на сертификатах, образует так называемую инфраструктуру открытых ключей (Public Key Infrastructure, PKI). При такой инфраструктуре требуется проверка не только легитимности ключа удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, но и всех вышестоящих удостоверяющих центров. В частности, при формировании электронной транзакции необходимо проверить не только математическую корректность ЭЦП, но и валидность всей цепочки сертификатов, задействованных при изготовлении сертификата подписанта, на момент подписания им конкретного электронного документа.

В России сейчас создается система PKI, которая доступна практически всем желающим. Изначально она была создана агентством Росинформтехнологии на базе Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ). Однако сейчас федеральный удостоверяющий центр передан в ведение «Ростелекома». Этот телекоммуникационный оператор активно предлагает развивать различные проекты с использованием PKI.

Равнозначность собственноручной подписи

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

Область применения ЭЦП определяется идентификатором, называемым OID. У каждой области действия свой OID. Например, область применения, которая позволяет подписывать документы для постановки объектов на ГКН, имеет OID 1.2.643.5.1.24.2.1.3.1 «Формирование кадастровым инженером документов для получения услуг со стороны заявителя». ЭЦП с таким OID выдается только кадастровым инженерам, которые для получения предъявляют Аттестат кадастрового инженера.

Область применения, которая позволяет органу кадастрового учёта подтверждать документы – результаты кадастрового учета имеет OID – 1.2.643.5.1.24.2.1.2 «Формирование документов как результата оказания услуги со стороны органов кадастрового учета». ЭЦП с такими OID нами не выдается. И не может быть выдан без специальной аккредитации.

Основная статья: Удостоверяющие центры

Удостоверяющий центр (Центр сертификации) (англ. Certification authority, CA) — организация, выпускающая сертификаты ключей электронной цифровой подписи.

Электронная подпись для госзакупок

Основная статья: Электронная подпись в закупках

Для участия в закупочных процедурах необходимо наличие электронной подписи. Каких типов бывают ЭП, что влияет на стоимость подписи и какой пакет документов необходимо подготовить для её получения? Подробнее здесь.

Электронная подпись на Украине

Основная статья:Электронная подпись на Украине